Hvad er forskellen mellem en kvittering og en faktura?

Som virksomhedsejer har du sandsynligvis hørt om betegnelserne ‘faktura‘ og ‘kvittering‘. Dog er forskellen mellem disse dokumenter ikke altid åbenlys.

Fakturaer og kvitteringer er begge dokumenter, der udstedes under salgsprocessen, men de har hver især forskellige funktioner.

Denne artikel forklarer, hvad fakturaer og kvitteringer er, hvordan de adskiller sig fra hinanden, og hvilke oplysninger der skal stå på dem.

Hvad er en faktura?

En faktura er et dokument, der udstedes fra en virksomhed til en kunde, når kunden skal betale for de leverede produkter eller tjenester. Det er en officiel anmodning om betaling og fungerer også som bevis på salg for din virksomhed.

Da fakturaer er officielle forretningsdokumenter, er der obligatoriske fakturafelter, de skal indeholde. Dette inkluderer din virksomheds og din kundes navn og adresse, et fakturanummer, udstedelsesdatoen, betalingsfristen, en liste over de solgte produkter eller tjenester og det samlede skyldige beløb.

Hvis din virksomhed er momsregistreret, skal du udstede en momsfaktura, der indeholder yderligere momsoplysninger.

Fakturaer udstedes normalt efter, at produkterne eller tjenesterne er leveret, men inden betalingen er modtaget. Det er dog også muligt at udstede en faktura, efter at betalingen er modtaget.

Hvad er en kvittering?

En kvittering er et dokument, der udstedes fra en virksomhed til en kunde, efter at kunden har betalt for produkter eller tjenester. Den fungerer som bevis på betaling for både din virksomhed og kunden.

Kvitteringer for betaling skal indeholde dine virksomhedsoplysninger, betalingsdatoen, det betalte beløb og et eventuelt resterende beløb til betaling.

Hver gang en betaling modtages fra en kunde, bør der udstedes en kvittering. Dette gælder også for depositummer eller delbetalinger.

Forskellen mellem en faktura og en kvittering

Fakturaer og kvitteringer har forskellige formål, da de udstedes på forskellige stadier i salgsprocessen. Fakturaer udstedes, inden kunden sender betalingen, hvorimod en kvittering udstedes, efter at betalingen er modtaget. Fakturaen fungerer som en anmodning om betaling, og kvitteringen fungerer som et bevis på betaling.

Dette betyder også, at der skal stå forskellige oplysninger på de to dokumenter. Fakturaen skal indeholde en detaljeret liste over løsningerne og tjenesterne, hvorimod kvitteringen for betaling kun behøver at vise det betalte beløb og et eventuelt resterende beløb til betaling. Begge dokumenter skal være tydeligt mærket som “Faktura” eller “Kvittering”.

Skal jeg udstede både en faktura og en kvittering?

Afhængigt af din virksomheds placering, branche og forretningsstruktur behøver du muligvis ikke at udstede både en faktura og en kvittering.

Fakturaer er kun obligatoriske under visse omstændigheder. De fleste virksomheder vælger dog at udstede fakturaer for alle salg for at have en detaljeret oversigt over deres indkomst af skattemæssige årsager.

Hvis du er usikker på, om det er obligatorisk for din virksomhed at udstede fakturaer, skal du tjekke de relevante myndigheders websted eller tale med en kvalificeret revisor.

Kvitteringer bør dog altid udstedes, når du modtager en betaling fra en kunde.

Dette er både til kundens og din egen fordel. Det forsikrer kunden om, at deres betaling er vellykket, sikrer, at din virksomhed holder styr på, hvilke betalinger der er foretaget, og sørger for, at din virksomhed overholder de relevante bestemmelser.

Hvordan opretter jeg fakturaer og kvitteringer via SumUp?

SumUp tilbyder en række forskellige løsninger til virksomheder, som f.eks. fakturaer og kvitteringer for betaling.

Med SumUp Fakturaer kan du oprette professionelle fakturaer på få sekunder og udstede dem direkte til din kundes e-mailadresse. Du kan inkludere dine bankoplysninger til modtagelse af bankoverførsler eller vælge at inkludere et betalingslink til modtagelse af onlinebetalinger.

SumUp tilbyder flere forskellige betalingsmuligheder, herunder kortlæsere og betalingslinks. Hver gang du modtager betaling fra en kunde, har du mulighed for at sende en kvittering til kundens e-mailadresse eller udskrive den ved hjælp af en printer, der er tilsluttet kortlæseren.