Hvornår skal jeg sende en faktura frem for at give en kvittering?

Du kender det nok. Du står i en butik, du har købt en vare, og med dig har du fået varen og en kvittering. På kvitteringen kan du se, hvad du har købt, beløbet du har købt for og andre oplysninger. Alt i alt er det en forenklet faktura, du står med i hånden.

Men hvad er forskellen egentlig på en faktura og en kvittering, og hvornår skal man sende en faktura til sin kunde frem for at give dem en kvittering? Det kan du blive klogere på, ved at læse med her.

Som udgangspunkt er det oftest butiksejere, der gør brug af kvitteringer, da købet sker på stedet, og beløbet ikke er så højt. Er man derimod freealancer og leverer en vare eller ydelse, er det fakturaen, der er mest udbredt.

Hvad er forskellen på en faktura og en kvittering?

Som nævnt er en kvittering en forenklet udgave af en faktura, hvilket også betyder, at der er flere formelle krav til en faktura. En kvittering skal blot indeholde virksomhedens navn, CVR-nummer eller SE-nummer, hvornår købet er fundet sted, hvad der er købt og til hvilken pris. Modsat har vi fakturaen, som har væsentlig flere krav.

Hvad indeholder en faktura?

Det skal som det første fremgå tydeligt af dokumentet, at der er tale om en faktura. Det mest almindelige er, at der står 'Faktura' eller 'Regning' som overskrift. Som det næste skal din faktura indeholde et faktureringsnummer.

Har du eksempelvis ikke sendt nogen faktura endnu, skal din første faktura have 1 som fakturanummer. Når du sender din anden faktura, skal den have 2 som fakturanummer, og når du sender din tredje faktura, skal den have 3 som fakturanummer - ja, du forstår.

Som sælger skal dine informationer også fremgå af fakturaen. Virksomhedens navn og adresse skal fremgå sammen med et momsregistreringsnummer og et CVR-nummer. Ligeså skal købers informationer også være synlige på fakturaen.

Hvis du handler med en privatperson, skal der blot stå navn og adresse på kunden. Handler du derimod med en anden virksomhed er det virksomhedens navn der skal stå, samt et CVR-nummer og et evt. momsregistreringsnummer.

Dato skal der også stå på fakturaen, og der skal både være en dato på, hvornår fakturaen er sendt afsted samt en dato på, hvornår betalingen senest skal finde sted. Begge datoer er utrolig vigtige for, at man ikke ender ud i, at kunden ikke ved, hvornår der skal betales.

Hele kernen ved en faktura er, at køber og sælger kan se, hvad der købes, og hvor meget der købes for. Derfor skal der udførligt stå, hvad varen eller ydelsen er, samt hvad prisen er. Sælges der flere af samme vare eller ydelse, er det vigtigt, at der også er en pris pr. enhed samt en samlet pris.

Til slut er det også vigtigt, at kunden præcis ved, hvor meget der skal betales. Er der også moms på varene, er det vigtigt at den samlede pris står både med og uden moms, samt at det tydelig står, hvor stor en andel moms udgør af det samlede beløb.

Hvornår bør man sende en faktura?

Nu hvor du kender forskellen på en faktura og en kvittering, er det nemmere at forklare, hvornår man bør sende sine kunder en faktura frem for at give dem en kvittering. Der er to hovedregler:

• Handler en virksomhed med en privat kunde skal der laves en faktura, hvis beløbet overstiger 3000 kr. inkl. moms

• Handler en virksomhed derimod med en anden virksomhed skal der laves en faktura, hvis beløbet overstiger 5000 kr. inkl. moms

Hvordan udsteder man en faktura og en kvittering?

Det er efterhånden mest normalt at droppe de fysiske fakturaer sendt med posten og i stedet gøre brug af elektronisk faktura. Fordelene ved en faktura der bliver sendt og lavet online er, at fakturaen er hurtigere lavet, den kommer hurtigere til kunden, og kunden har mulighed for at gøre brug af online betaling, så betalingen sker hurtigere. Alt i alt er en faktura sendt online både tidsbesparende og nemmere for begge parter.

Er du derimod i en situation, hvor du dagligt har en masse kunder, der alle skal have en kvittering, er det stadig den fysiske kvittering, der er mest udbredt. Det kræver blot en form for kasse styring og en lille printer.

Der er dog i takt med den teknologiske udvikling også mulighed for at kunne sende sine kunder kvitteringen online - enten på mail eller SMS.

SumUp laver små kortterminaler specielt tænkt til mindre virksomhedsdrivende. Med en kortterminal fra SumUp kan du sørge for at dine kunder altid kan betale med kort, og samtidig kan du nemt og hurtigt sende kundens kvittering afsted mod kunden. Du behøver altså ikke at have en printer ved siden af kassen.