Få hjælp til at forstå faktura processen

Efter at have været igennem en lang opstartsproces, har du endelig fået din første kunde og hermed lavet dit første salg. Næste skridt for dig er selvfølgelig at opkræve penge for det produkt eller den ydelse, som du har solgt.

Men hvordan er det nu lige med en faktura? Skal din virksomheds informationer stå på, eller er det nok med, at det er kundens informationer, der fremgår? Hvordan fungerer det, hvis en kunde har købt flere produkter - skal der så en faktura for hver solgte produkt?

Spørgsmål vil der altid være nok af!

En faktura er et lovligt bindende dokument, hvilket betyder at når der er lavet en aftale mellem en sælger og en køber, skal der udarbejdes en faktura. Fakturaen har som funktion at opkræve penge fra køber men samtidig at kunne bevise, at købet har fundet sted.

I og med at en faktura er et lovligt bindende dokument, er der også en række krav til, hvad den skal indeholde.

Fakturaen skal indeholde informationer på både dig og din kunde

Det kan måske virke overfladisk, at der både skal være informationer på både dig og din kunde, men der er der en grund til. Der skal nemlig ikke være nogen tvivl om, hvem fakturaen er fra, og hvem fakturaen er til. Derfor skal der stå sælgerens navn, adresse og CVR-nummer, hvis virksomheden altså er registreret.

Selvsamme informationer skal fremgå om køber, og hvis køber ikke har et CVR-nummer, skal det bare undlades. Navnet på både køber og sælger skal være det fulde navn, og hvis køber er en virksomhed, skal virksomhedens navn stå på.

Fakturaen skal indeholde specifikke datoer og tal

Udover at sælgers og købers informationer skal fremgå, er det også vigtigt, at kunden ved, hvornår fakturaen skal betales. Der skal derfor være en forfaldsdato, som er den dato, hvor kunden senest skal betale. Der er nødt til at være en forfaldsdato på en faktura, ellers ved sælger ikke, hvornår det kan forventes, at der ruller penge ind. Derudover ved køber heller ikke, hvornår sælger senest forventer, at betalingen skal være fundet sted.

Det er sådan, at uden en forfaldsdato kan der ikke sendes en rykker. En rykker kan kun sendes efter, at betalingsfristen er overskredet, og at forfaldsdatoen er passeret. Derfor er det yderst vigtigt, at der kommer en forfaldsdato på, da betalingen derfor kan skabe problemer for både køber og sælger.

En faktura skal indeholde en fakturadato

Udover en forfaldsdato skal der også stå, hvornår fakturaen er lavet og sendt til kunden, hvilket bliver kaldt for en fakturadato. Det er vigtigt, at den dato der står på, er den dato, hvor kunden kan se fakturaen. Det er oftest intet problem i de tilfælde, hvor en faktura sendes elektronisk, da den kommer frem til kunden med det samme og hermed på samme dato, som den er udarbejdet.

Der kan dog opstå tvivl, hvis fakturaen sendes med posten, hvilket kan tage flere dage. Dermed vil fakturadatoen være den dag, hvor du som køber har sendt fakturaen afsted mod kunden. Det giver som udgangspunkt ikke nogle problemer, hvis blot kunden har en lidt længere betalingsfrist.

Når en faktura skal udarbejdes, er der ikke nogen regler for, hvor mange dage der må være mellem en fakturadato og en forfaldsdato. Dog ses det oftest, at kunden får 8 eller 14 dage til at betale, men i teorien er det op til sælger at beslutte, hvor lang frist kunden skal have.

Det er dog god stil at give kunden længere tid, da det viser tillid over for kunden, hvilket kan styrke det personlige bånd.

En faktura skal indeholde et fakturanummer

En anden vigtig information, som en faktura skal indeholde, er et fakturanummer. Hver faktura skal have et separat fakturanummer, og rækkefølgen skal til hver en tid være kronologisk. Selvom der sælges til den samme kunde, skal den næste faktura have et nyt fakturanummer, så ingen fakturaer har samme nummer.

Det er sådan, at man godt må bruge det samme fakturanummer, men det samme fakturanummer må bare ikke forekomme mere end én gang inden for det samme regnskabsår.

Et fakturanummer er et krav, da en faktura til hver en tid skal kunne identificeres.

Fakturaen skal indeholde en beskrivelse og pris på varen eller ydelsen

Det er vigtigt at påpege, at det som sælges tydeligt skal fremgå af fakturaen. Fakturaen har jo netop som formål at vise, hvad der skal betales, og hvad der betales for.

En god start er at give en god beskrivelse af den vare eller ydelse, som der sælges til kunden. Det kan eksempelvis være “1 times fotografering i studie”. Den beskrivelse er tydelig for både sælger og køber, og der kan derfor ikke opstå misforståelser omkring, hvad der opkræves penge for.

Sælges der flere enheder af samme produkt eller ydelse, skal der blot skrives det antal enheder, der sælges. Ud for hver vare eller ydelse, skal der også stå prisen på varen, og hvis varen er pålagt moms, skal momssatsen også fremgå.

Den del af fakturaen bør skrives så tydelig som muligt for at undgå misforståelser mellem sælger og køber.

Det er også sådan, at hvis der bliver solgt flere varer til en kunde på samme tid, er det helt i orden at putte alle de varer på samme faktura. Du skal med andre ord ikke sende flere fakturaer til samme kunde bare fordi, at der er flere forskellige varer.

Fakturaen skal indeholde et total beløb

Igen her er det vigtigt at være præcis i forhold til, hvor meget kunden skal betale. Det kan lede til mange misforståelser, hvis du som køber ikke selv skriver, hvad det totale beløb er. Det er altså ikke nok blot at skrive prisen ud fra hver enkelte produkt, og så lade kunden regne sig frem til beløbet.

Hvis varerne er pålagt moms, vil der oftest først være et subtotal beløb, som er den totale pris uden moms. Derefter står der et momsbeløb, og den momssats der er blevet brugt, så kunden og du som sælger kan se, hvor meget momsen udgør. Afslutningsvis vil der være det totale beløb, som er det beløb, køber skal betale. Det beløb kan med fordel understreges eller markeres i en farve, der skiller sig ud fra resten af fakturaen.

Alt det andet en faktura skal indeholde

En information der er uundgåelig er, at der skal stå tydeligt, at dokumentet er en faktura, og der bør derfor altid stå “Faktura” eller “Regning”. Dette skrives i toppen af dokumentet, da det oftest er der, at blikket falder først.

Derudover er der ingen specifikke krav til, hvordan fakturaen skal bygges op, men det er derimod vigtigt, at fakturaen er letlæselig og til at forstå. Med det sagt kan en fakturas design sagtens afspejle, hvilken type virksomhed der er afsenderen. Derfor kan en cykelhandler med fordel bruge cykelhandlerens egne farver og logo på fakturaen. Designet skal bare ikke gøre, at informationerne bliver ulæselige.

I SumUps online faktureringsprogram vil en faktura altid opfylde alle de oplistede krav, og der er også mulighed for at tilføje ekstra informationer til fakturaen. Det kan altid være en fordel at skrive bl.a. bankoplysninger på fakturaen. Bankoplysningerne kan være med til at fremskynde betalingen fra købers side, da køber dermed har alle de oplysninger, der skal til for at kunne betale fakturaen.

Hvis bankoplysningerne derimod ikke fremgår, kan betalingen tage længere tid, fordi køber derfor er nødsaget til at spørge om informationerne. Dog vil der altid fremgå et betalingslink, som modtageren af fakturaen kan betale igennem.