Hvor længe og hvordan skal man opbevare en faktura?
Som erhvervsdrivende er der mange ting, der altid skal holdes styr på, hvilket kan virke uoverskuelig, da der sjældent er et stille øjeblik.
Når det kommer til at udstede en faktura, er det egentlig simpelt nok – så længe man kender til hvilke faktura regler, der gælder på området.
En faktura skal opbevares i 5 år
Grundreglen for opbevaring af fakturaer er den samme, som den regel der gælder for opbevaring af regnskab og bilag. Et bilag kan bl.a. være en faktura, en kvittering eller andre vigtige dokumenter. Ifølge bogføringsloven, som de fleste erhvervsdrivende i Danmark er underlagt, skal en faktura opbevares i minimum 5 år fra den dato, hvor fakturaen er sendt.
Man skal altså se på den fakturadato, der fremgår af den pågældende faktura. Det er vigtigt, at en faktura ikke smides væk på den præcise dato, hvor den er blevet opbevaret i 5 år, da virksomhedens regnskabsår/finansår her har en indflydelse på opbevaringsperioden.
Normalvis ligger et regnskabsår fra 1. januar til 31. december, men for nogle virksomheder ligger året anderledes. En faktura skal opbevares i 5 år, men hvis den dato falder midt i et regnskabsår, skal fakturaen opbevares indtil det pågældende regnskabsår afsluttes.
Eksempel på hvor længe en faktura skal opbevares
Der er en virksomhed, som vi kalder Virksomhed A, og en anden virksomhed som vi kalder Virksomhed B. Virksomhed A har et regnskabsår som følger kalenderåret, hvilket vil sige at det løber fra 1. januar til 31. december. Virksomhed B har derimod et regnskabsår, der løber fra 1. maj til 30. april.
Begge virksomheder har udstedt en faktura til en kunde den 15. februar i år 2016. Fakturaen har altså en fakturadato, der hedder den 15. februar 2016.
Virksomhed A skal opbevare fakturaen til den 31. december 2021, og Virksomhed B skal opbevare fakturaen til den 30. april 2021. Grunden til at Virksomhed A skal opbevare fakturaen i længere tid end Virksomhed B er, at Virksomhed A har et regnskabsår, der slutter senere end Virksomhed B’s. Man skal igen huske, at en faktura skal opbevares i 5 år, men skal opbevares indtil at det femte regnskabsår afsluttes.
Havde der modsat været sendt en faktura den 5. Maj 2016 skulle Virksomhed A stadig opbevare fakturaen indtil 31. December 2021. Virksomheds B skal opbevare den helt indtil 30. April 2022.
Virksomhed B skal her opbevare fakturaen et godt stykke længere end før. Fakturaen skal opbevares det stykke længere, da 5. Maj ligger i starten af virksomhedens regnskabsår, og fakturaen skal derfor ikke afskaffes før regnskabsåret slutter 30. April 2022. Dette er også selvom fakturaen på det tidspunkt er blevet opbevaret i næsten 6 år.
Hvordan skal en faktura opbevares?
Før i tiden har det været meget almindeligt at opbevare sine fakturaer i en lang række mapper på kontoret eller på loftet sammen med forrige års regnskaber. Før computeren blev en integreret del af hverdagen, opbevarede man de fleste bilag fysisk, men i dag er det også meget udbredt at opbevare dem online.
Om man vil opbevare fakturaerne i en fysisk eller online form står helt frit for den selvstændige, men der er stadig andre regler, som der skal overholdes, når en faktura skal opbevares.
En faktura, og resten af regnskabet, må eksempelvis ikke opbevares uden for Norden, da de danske myndigheder til hver en tid skal kunne kigge regnskabet igennem. Med Norden menes der: Danmark, Sverige, Norge, Finland og Island.
Med det sagt betyder det ikke, at muligheden for at have sine fakturaer og regnskabet i et andet land er udelukket. Hvis man eksempelvis ser en fordel i at have sit regnskab i Spanien, skal denne sag argumenteres over for myndighederne, som så efterfølgende vil tage stilling til, om de vil godkende det.
En faktura skal opbevares sikkert
Sikker opbevaring indebærer også, at det skal opbevares et sted, hvor det ikke kan blive beskadiget på nogen måde. Brand og vandskade kan altid være en risiko, og hvis en brand hærger et kontor, og regnskabet går til i flammerne, er regnskabet ikke opbevaret sikkert.
Man kan naturligvis ikke helgardere sig mod brand, men man kan i stedet sikre sig, at der findes en ekstra kopi af regnskabet. Det er her vigtigt at sikre sig, at der altid er et ekstra eksemplar af sin faktura, kvittering eller andre bilag. Man overholder altså ikke bogføringsloven, hvis man mister sit eneste eksemplar af sit regnskab.
Opbevaring af en faktura i et online faktureringsprogram
Udover at kunne opbevare sine fakturaer på den “gammeldags måde”, kan virksomheder nu opbevare det hele i et online faktureringsprogram. Et online faktureringspogram gør det muligt for virksomheder at kunne finde den frem til bestemte faktura uden at skulle kigge tonsvis af ringbind igennem.
Alle fakturaer vil blive opbevaret sikkert i skyen, så der ikke er nogen fare for at miste dem grundet brand eller vandskade. De fakturaer der bliver opbevaret i eksempelvis SumUp Fakturaer, bliver opbevaret på to forskellige servere, hvilket øger sikkerheden.
Derudover vil man altid kunne finde frem til den bestemte faktura, der ledes efter, ved blot at søge på fakturaen eller bilaget. Man kan også se alle fakturaer inden for en bestemt periode, hvis man hellere vil det.
Ved at have fakturaerne opbevaret i et online faktureringsprogram vil der altid være mulighed for at give regnskabet til myndighederne, hvis det skulle blive nødvendigt.
Opbevaring i et online regnskabsprogram overholder alle kravene om sikker opbevaring, så fakturaerne kan opbevares så længe, der er nødvendigt.