Fakturering - Hvad er fakturering?
Fakturering er den proces, når en vare sælges til en anden. Som bevis for købet modtager køberen en faktura.
Lav din fakturering direkte i vores online faktureringsprogram. På den måde har du alle dine fakturaer samlet samtidig med at du kan styre dit regnskab.
Man skal sende en faktura, når man som virksomhed sælger et produkt eller en ydelse til en kunde. Fakturaen fungerer som bevis for, hvad kunden skal betale og bruges som bilag i virksomhedens regnskab.
En faktura er derudover et officielt dokument, hvilket vil sige at de informationer der står på fakturaen er gældende i en købssituation.
Hvordan fakturerer man?
Man fakturerer ved at sende en faktura til kunden, hvor at kunden kan se, hvad der skal betales, og hvad der betales for. Herefter betaler kunden beløbet, der er angivet på fakturaen. Hvad fakturaen skal indeholde kan læses nedenfor.
Før computeren lavede virksomheder fakturaer i hånden, men nu er alt efterhånden elektronisk, og her er fakturering ingen undtagelse. Der er kommet mange udbydere af faktureringsprogrammer, hvor man som virksomhed nemt og hurtigt kan sende fakturaer.
Vi hos SumUp Fakturaer har et online faktureringsprogram, der er nemt og intuitivt, men hvor du samtidig kan bogføre de almindelige posteringer.
Hvad er reglerne for fakturering?
Der er en masse regler, når det kommer til fakturering og det at sende en faktura. De vigtigste regler er, hvad en faktura skal indeholde:
Fakturatitel
Fakturanummer
Fakturadato
Hvem fakturaen er til
Hvem fakturaen er fra
Hvad der sælges
Subtotal
Momssats
Momsbeløb
Noter
Udover hvad fakturaen skal indeholde, er der ikke som sådan krav til, hvordan fakturaen skal se ud. Det vigtigste er blot, at fakturaen er nem at læse, så den på ingen måde kan misforstås for nogle af parterne. Der er et hav af fakturaskabeloner på nettet, der alle har forskellige designs. Fælles for dem er dog, at opsætningen er nem at læse.
Hvornår skal man senest sende en faktura?
Det er altid at foretrække, at man som virksomhed sender sin kunde fakturaen hurtigst muligt efter, at arbejdet er udført, eller at varen er blevet leveret. På den måde er der ikke gået lang tid, og begge parter ved, hvad fakturaen drejer sig om.
Dog er det sådan, at en faktura senest skal være sendt tre år efter, at jobbet er udført. Så længe at fakturaen sendes inden for tre år, er kunden forpligtet til at betale fakturaen. Opkræver virksomheden derimod ikke et beløb inden for tre år, så er kunden ikke forpligtet til at betale for ydelsen.
De fleste fakturaer bliver sendt inden for de første dage eller uger efter, at arbejdet er udført. Hvor lang tid der gør afhænger af, hvor ofte virksomheden fakturerer deres kunder. Nogle virksomheder gør det dagligt, ugentligt eller månedligt alt efter hvilket system de kører med.
Hvornår skal man sende en faktura kontra give en kvittering?
En faktura og en kvittering har rigtig mange lighedspunkter, da begge fungerer som et købsbevis. Groft set er en kvittering en forenklet udgave af fakturaen, da kvitteringen har færre oplysninger end fakturaen. Der er dog regler for, hvornår man skal sende en faktura frem for at give en kvittering:
Send en faktura: Hvis en virksomhed handler med en privatperson, og handlen overstiger 3000 kr. inkl. moms, skal der udstedes en faktura for købet
Send en faktura: Hvis en virksomhed handler med en anden virksomhed, og handlen overstiger 5000 kr. inkl. moms, skal der udstedes en faktura for købet
Det betyder, at hvis der handles med en privatperson for under 3000 kr. inkl moms, kan virksomheden nøjes med at give en kvittering. Det samme gælder, hvis der handles med en virksomhed for under 5000 kr. inkl. moms.
Fakturering til det offentlige
Vil man gerne handle med det offentlige, skal man også vide, at der er nogle særlige forhold vedrørende fakturering, der gør sig gældende. Når man laver handel med det offentlige, skal man sende en EAN-faktura, der indeholder et 13-cifret EAN nummer og en reference på virksomheden.
Normale fakturaer bliver sendt via mail eller post, men sådan er det ikke med en EAN-faktura. Den bliver sendt igennem et format, der hedder OIOUBL, hvorefter fakturaen ryger direkte ind i det offentliges system.
De 13 cifre på EAN nummeret er med til at identificere den enkelte offentlige afdeling som skal modtage fakturaen. Hvis man ikke har EAN nummeret på fakturaen, der skal sendes til det offentlige, vil den ikke nå frem.
Fakturering uden moms
Selvom fakturaer er henvendt virksomheder, der er registreret, kan man også sende en faktura uden moms. Hvis man har en personlig ejet mindre virksomhed, omsætter man for under 50.000 kr. årligt, og så behøver man ikke at lade sig momsregistrere. I sådan et tilfælde skal man lave en faktura på normal vis men så undlade moms fra fakturaen.
Sådan sender du en faktura uden moms i SumUp Fakturaer:
Log ind på din SumUp profil
Klik på 'Indstillinger' ude i venstre side
Klik på 'Virksomhed' og rul ned til 'Moms og registrering'
Ud for 'Sæt moms på indtægter og udgifter' kan man slå moms til og fra
Næste gang en faktura skal sendes, vil den være uden moms.
Hvad hedder fakturering på engelsk?
På engelsk hedder fakturering 'invoicing', og når man sender en faktura, sender man en 'invoice' til kunden.