Kontoudtog - Hvad er et kontoudtog?
Et kontoudtog er en oversigt over alle ind- og udbetalinger fra en bestemt konto i en bestemt periode.
I SumUp Fakturaer er det muligt at downloade og sende kontoudtog til dine kunder, så dine kunder kan se, hvad de skylder dig.
Et kontoudtog kaldes også for et kontoudskrift, og det er ofte et dokument, man forbinder med sin bank. Normalvis kan man se et kontoudtog for hver konto, man har i banken, så man kan se de transaktioner, der er på den pågældende konto i en periode. Det hjælper en med at se, hvad man bruger sine penge på.
På engelsk hedder kontoudtog for account statement.
Hvornår bruger man et kontoudtog?
Kontoudtog bliver brugt i flere forskellige situationer, men oftest finder man kontoudtog fra sin bank eller netbank. Normalvis har virksomheder og privatpersoner flere forskellige konti, og til hver konto følger der et kontoudtog. Kontoudtoget giver både bank og privatperson/virksomhed et overblik over, hvilke penge der går ind og ud af kontoen.
I andre tilfælde bruger virksomheder det også, når de sender en eller flere fakturaer til en kunde. Ved at sende et kontoudtog til en kunde, kan kunden først og fremmest se, hvad kunden har købt hos dig, men også se hvis der er nogle fakturaer, der ikke er betalt.
Kontoudtog kan altså bruges til at opkræve penge fra kunder, hvor en liste over de skrevne fakturaer fremgår og altså ikke indeholder transaktioner.
Note! Et kontoudtog er ikke et alternativ til en faktura. Du skal altid sende en faktura, når du skal opkræve penge af en kunde, men en samlet liste over fakturaer på et kontoudtog kan godt sendes efterfølgende.
Hvordan ser et kontoudtog ud?
Der findes ikke én formel til, hvordan et kontoudtog ser ud, men mange kontoudtog følger alligevel den samme overordnede kontoudtog skabelon.
Hvad skal et kontoudtog indeholde:
En dato for transkationen/fakturaen
En beskrivelse af transaktionen/fakturaen
Et beløb på transaktionen/fakturaen
En saldo på kontoen
I SumUp Fakturaer har vi også et felt øverst, hvor der står følgende informationer:
Titlen 'Kontoudtog'
Perioden kontoudtoget gælder for
Informationer på den virksomhed der sender kontoudtoget
Informationer på den kunde der modtager kontoudtoget
Det fakturerede beløb
Det betalte beløb
Det krediterede beløb
En saldo
Hvor længe skal man gemme et kontoudtog?
Hvis du driver en virksomhed, er der regler for, hvor længe du som minimum skal gemme dine kontoudtog - både dine egne men også dem, du eventuelt sender til dine kunder.
Danske virksomheder skal følgebogføringsloven, og det indebærer blandt andet, at alle bilag skal gemmes i minimum 5 år, og dette gælder også kontoudtog, der skal gemmes i 5 år.
Som privatperson vil du langt hen af vejen kunne se dine kontoudtog på din netbank, men det er forskelligt fra bank til bank, hvor lang tid de gemmer dem. Nogle vil gerne have kontoudtogene på deres egen computer eller i mapper for at kunne gemme dem i en længere årrække.
Se dine kunders kontoudtog i SumUp Fakturaer
Det er muligt at sende dine kunder et kontoudtog i SumUp Fakturaer, så dine kunder kan se deres samlede fakturaer samt det beløb, som de skylder dig.
Sådan finder du dine kunders kontoudtog i SumUp Fakturaer:
Log ind på din SumUp profil
Klik på 'Kontakter' ude i venstre side og vælg derefter 'Kunder'
Du kan nu se en liste over de kunder, du har oprettet. Her vælger du den kunde, som du gerne vil se kontoudtoget på
Oppe i højre hjørne kan du se 'Kontoudtog', og her skal du klikke
Du vil nu se dette:
Du skal vælge om du vil se 'Kontoaktivitet' eller 'Udestående fakturaer' under 'Dokument' og så vælge hvilken periode, du vil se kontoudtoget fra
Afslut ved at klikke på 'Eksporter fil'
Du har nu downloadet din kundes kontoudtog, og nu kan du sende det til kunden! Du har også mulighed for blot at udskrive kontoudtoget, hvis du ønsker det.