Wie Sie die richtige Gastrokasse für Ihr Geschäft finden

Kassensysteme Gastronomie: Die Auswahl ist Groß, die Verwirrung ebenfalls.

Wenn Sie wissen wollen:

• Welche Fragen Sie sich stellen sollten, bevor Sie eine Gastrokasse kaufen

• Was ein gutes Gastro Kassensystem ausmacht

Dann sollten Sie sich diese 7 Fragen genauer anschauen.

Los geht’s.

1 - Zu welcher Branche gehört Ihr Geschäft?

Es gibt sowohl Multi-Talente unter den Gastrokassen, als auch Kassensysteme, die sich auf einen bestimmten Branchenzweig spezialisieren.

In der Gastronomie findet man z.B. folgende Kategorien:

Kassensystem Bar

Für die Arbeit an der Bar sind Barkeeper gefragt, die neben Cocktails auch mit Bestellungen bei großem Andrang, dem Servieren von Getränken und dem Entgegennehmen von Zahlungen jonglieren können.

Wer es auch noch schafft gleichzeitig den Warenbestand des Lagers im Auge zu behalten, stellt sicher, dass aus einem Aperol Spritz nicht einfach nur ein Spritz wird und der Kunde enttäuscht nach Hause geht.

Bei der Auswahl einer Kasse sollten Sie vor allem auf eine Kasse mit Warenwirtschaft und automatisierter Buchführung achten, da es essentiell ist alle Geschäftsvorgänge zu registrieren, um gesetzeskonform zu arbeiten.

Kassensysteme für Café und Bistro

Da es bei Cafés und Bistros häufig um Geschäfte von kleinerer Größe mit relativ niedrigen Umsätzen handelt, sollten Sie hierbei auf den Preis der Gastrokasse und die Länge Ihres Vertrages achten.

Nur so bleiben Sie flexibel und können Ihr Kassensystem an die wechselnden Anforderungen Ihres Betriebes anpassen.

Kassensysteme für Restaurants

Für Restaurants ist es wichtig alle Ihre Tische übersichtlich zu verwalten und Bestellungen fehlerfrei anzunehmen.

Außerdem sollten Kellner die Möglichkeit haben Bestellungen direkt vom Tisch, an dem die Gäste sitzen, an die Küche weiterzugeben und durch Zusatzinfos zu ergänzen, ohne die Arbeitsabläufe der Kollegen durcheinander zu bringen und dadurch die Fehlerquote zu erhöhen.

Food Trucks

Für Food-Trucks sind z.B. mobile Kassensysteme besonders praktisch, da sie einfach zu transportieren sind und über eine ausfallsichere Offline-Funktion verfügen, dank der die Kasse alle Vorgänge auch ohne Internet sicher abspeichern kann.

Das erspart Stress mit dem Finanzamt und mühevolles dokumentieren alles Vorgänge mit Stift und Papier.

2 - Wie groß ist Ihr Geschäft?

Die Größe Ihres Geschäfts ist ausschlaggebend für die Konfiguration Ihrer Hardware.

Wie viele Kassen haben Sie? Haben Sie auch mehrere Filialen?

Sollten Sie mehrere Kassen in der gleichen Filiale haben, müssen Sie nicht immer mehrere komplette Kassensysteme kaufen. Informieren Sie sich beim Kassenhersteller, welche Elemente wirklich unabdingbar sind und auf welche Sie verzichten können.

Um böse Überraschungen zu vermeiden, fragen Sie auch unbedingt nach, inwiefern sich der Preis ändert, wenn mehrere Kassen benötigt werden.

Kann Ihnen der Anbieter preislich eventuell entgegenkommen?

Bei mehrere Filialen ist es wichtig, dass Sie Ihre Daten und Umsätze filialübergreifend sehen und verwalten können. Nur so sparen Sie Zeit und arbeiten genauer. Diese Funktion gibt es oft als Extra, das auch den Preis Ihrer Lizenz erhöhen kann.

Viele Gastronomen und Einzelhändler arbeiten bereits mit dem Kassensystem von SumUp. Wenn Sie gerne mehr darüber erfahren würden, wie Sie das SumUp Kassensystem zu Ihrem Vorteil nutzen können, kontaktieren Sie einfach unser Team über dieses Formular. Selbstverständlich kostenlos und unverbindlich.

3 - Wie ist Ihr Team beschaffen?

Wenn Sie ein Team haben, sollten Sie sich zunächst fragen, wie technisch begabt dieses ist.

Halten Sie Ausschau nach einer Kasse für Gastronomie, die einfach zu bedienen und schnell zu erlernen ist. Davon wird die Dauer der Einarbeitungszeit neuer Teammitglieder und deren Fehlerquote abhängen.

Wie groß ist Ihr Team?

Bei mehreren Mitarbeitern ist es außerdem wichtig, dass die Gastrokasse einen schnellen Mitarbeiterwechsel ermöglicht und, dass Sie eventuell die Arbeitszeit und die Leistung Ihrer einzelnen Mitarbeiter nachverfolgen können.

Nur so können Sie Ihre Arbeitszeit optimal nutzen und die Schichten so planen, dass Ihr Service einwandfrei funktioniert.

Eventuell möchten Sie, dass nicht alle Ihre Mitarbeiter auf alle Ihre Daten zugreifen können. Hierbei helfen getrennte Mitarbeiter-Logins, bei denen Sie die Zugriffsrechte flexibel einstellen können.

Je größer Ihr Team, desto wichtiger dieses Feature.

4 - Welche Funktionen erwarten Sie von Ihrer Gastrokasse?

Um zu verstehen welche Schlüsselfunktionen Sie benötigen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Wie viele Tische haben Sie? Brauchen Sie unbedingt eine Funktion zur Tischverwaltung oder könnten Sie auch ohne auskommen?

• Wie geben Sie Bestellungen an Ihre Küche weiter?

• Wie möchten Sie Zahlungen annehmen? Mit Karte? Auf Rechnung?

• Wie wollen Sie Ihr Kassenbuch führen? Benötigen Sie ein digitales Kassenbuch?

• Möchten Sie auch Gutscheine anbieten?

• Würden Sie Ihren Kunden gerne ein Treueprogramm anbieten?

• Möchten Sie einen Lieferservice anbieten?

• Haben oder planen Sie einen Online-Shop? Würden Sie Ihn gerne mit dem Kassensystem verknüpfen?

• Nutzen Sie Buchhaltungssoftware, die Sie mit Ihrer Gastrokasse verknüpfen wollen? Benötigen Sie eine DATEV-Schnittstelle?

Nicht jeder Gastronome braucht alle diese Funktionen. Darum bieten viele Hersteller die Möglichkeit sich ein “Paket” zusammenzustellen, das den Anforderungen jedes Einzelnen entspricht.

Auch hier gilt es beim Preis des Angebots genauer hinzuschauen und zu vergleichen.

5 - Welche Art von Kundenservice benötigen Sie?

Wie die meisten von uns es vom Internet- oder Telefonanbieter kennen: nichts ist frustrierender, als ein Problem zu haben und niemanden erreichen zu können, der helfen kann.

Ein wichtiges Kriterium bei einem Kassensystem für Kleinunternehmer sind daher die Öffnungszeiten.

Was sind Ihre Öffnungszeiten?

Brauchen Sie Ihr Kassensystem auch spät abends oder haben Sie am Wochenende geöffnet? Die Arbeitszeiten des Kundenservice sollten sich möglichst gut mit Ihren Arbeitszeiten überschneiden, damit Sie im Fall der Fälle jemanden haben, den Sie erreichen können.

Ein weiterer ausschlaggebenden Punkt ist der Preis.

Einige Anbieter werben zwar mit einem kostenlosen Kundenservice, verlangen aber Bares für die Einarbeitung, die Installation oder ihren Kundenservice am Wochenende.

Vergewissern Sie sich, was genau im versprochenen Kundenservice enthalten ist und entscheiden Sie erst dann, ob das Angebot sich für Sie lohnt.

Der letzte wichtige Punkt für den Kundenservice ist natürlich das Fachwissen der Mitarbeiter.

Können sie Ihre Fragen kompetent und ohne lange Wartezeit beantworten? Haben Sie das Gefühl, dass die Mitarbeiter Sie und Ihr Geschäft mit all seinen individuellen Anforderung verstehen? Oder fühlt es sich eher so an, als seien Sie ein Ticket im System, das abgearbeitet werden muss?

Ein persönliches Verhältnis zwischen Ihnen und dem Kundenmitarbeiter kann ausschlaggebend dafür sein, wie schnell und wie gut Ihre Anfragen beantwortet werden.

Legen Sie bei Ihrer Auswahl deshalb großen Wert darauf, wie gut der Kundenservice tatsächlich ist, und ersparen Sich unnötigen Stress und wertvolle Zeit in der Warteschleife.

6 - Welche Vertragsbedingungen passen zu Ihnen?

Bei den Vertragsbedingungen brauchen Sie bei vielen Anbietern eine besonders große Lupe.

Ein besonderes Augenmerk verdienen vor allem die Preise.

Sind die Preise, mit denen im Internet geworben wird tatsächlich die Preise, die Sie für die Kassensoftware zahlen werden oder müssen Sie für zusätzliche Funktionen auch zusätzliches Geld ausgeben?

Brauchen Sie die Zusatzfunktionen wirklich jetzt sofort, oder können Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt dazubuchen?

Was passiert, wenn Sie mal Sommerpause machen oder Umbauen? Können Sie Ihre Lizenz pausieren? Gibt es vielleicht saisonale Lizenzen, die nur für einen kurzen Zeitraum gelten?

Niedrige Lizenzpreise bringen oft Langzeitverträge mit komplizierten Kündigungsbedingungen mit sich.

Seien Sie sich daher im Klaren, welche Vertragsart sich für Ihre Kasse für Gastronomie tatsächlich lohnt und wie wichtig Flexibilität für Sie ist.

Vergewissern Sie sich, dass Sie eine Geld-zurück-Garantie haben und, dass Sie Ihr Gastro Kassensystem eine Zeit lang testen können, bevor Sie sich verbindlich dafür entscheiden.

Gratis Versand und Rückversand können außerdem ein nettes Extra sein.

7 - Ist die Kasse bereit für das Kassengesetz 2020?

Seit 01.10.2020 gilt in Deutschland die KassenSichV.

Das neue Kassengesetz soll Steuerhinterziehung entgegenwirken und setzt voraus, dass alle elektronischen Registrierkassen mit einem zertifizierten Sicherheitsmodul - der sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) - versehen sein müssen.

Die Frist für die Inbetriebnahme der TSE wurde in allen Bundesländern auf den 31.03.2021 verschoben.

Sollte Ihre Gastrokasse nachrüstbar sein, sollten Sie sich so schnell wie möglich eine technische Sicherheitseinrichtung kaufen. Ist es nicht nachrüstbar, müssen Sie Ihre Kasse durch ein TSE Kassensystem ersetzen.

Da es beim Kassengesetz 2020 vor allem um Manipulationssicherheit geht, sollten Sie vor dem Kauf Ihrer Kasse für Gastronomie darauf achten, dass diese ausfallsicher ist.

Ausfallsicher bedeutet, dass das Kassensystem trotz eines Internetausfalls alle Transaktionen im System sicher speichern kann, sodass Sie später darauf zugreifen können.

Sollte die Kasse das nicht tun, laufen Sie Gefahr dem Finanzamt Grund zur Beanstandung zu geben und Ihnen ein Bußgeld auszuschreiben.

Jetzt sind Sie dran

Geben Sie sich genügend Zeit das richtige Kassensystem auszusuchen, bevor Sie Ihr Geschäft eröffnen oder Ihre alte Kasse ersetzen.

Der Kauf einer Gastrokasse erfordert zunächst zwar Zeit und Geld, lohnt sich aber auf lange Dauer.

Bereiten Sie sich am besten einen Fragenkatalog vor, bevor Sie mit einem der Mitarbeiter telefonieren. Das wird Ihnen helfen den Faden nicht zu verlieren und sicher zu gehen, dass Sie sich nach den Punkten, die für Sie wichtig sind, erkunden.

Und wenn Sie das Gefühl haben, dass das SumUp Kassensystem Ihren Anforderungen entsprechen könnte, dann wenden Sie sich gerne an einen unserer Mitarbeiter, indem Sie das untenstehende Formular ausfüllen.