Kassensystem mieten, leasen oder kaufen? So entscheiden Sie sich richtig
Wenn Sie sich mit einem eigenen Geschäft selbstständig machen oder eine neue Kasse für Ihr bereits bestehendes Geschäft benötigen – es stellt sich Ihnen als Kleinunternehmer immer die Frage, wie Sie diese am besten finanzieren.
Ein gutes Kassensystem ist eine der wichtigsten Grundlagen für ein glatt laufendes Geschäft. Jedes Unternehmen hat jedoch unterschiedliche Ansprüche. Unter welchen Umständen lohnt es sich also seine Kasse zu mieten, zu leasen oder zu kaufen?
In diesem Artikel ergründen wir die Vor- und Nachteile jeder der Optionen und helfen Ihnen bei der richtigen Wahl Ihres Kassensystems.
Kassensystem mieten – Vorteile und Nachteile
Ein Kassensystem zu mieten kann eine gute Option für Sie sein, wenn Sie entweder gerade erst mit wenig Startkapital loslegen, bereits mehrere Filialen besitzen, für die Sie eine größere Anzahl an Kassen benötigen oder aber nur während einer bestimmten Saison arbeiten.
Verkaufen Sie z.B auf Märkten, Festivals oder Events oder eröffnen einen Food-Truck, kann es sich lohnen Ihre Registrierkasse zu mieten. Berücksichtigen Sie vor Ihrer endgültigen Entscheidung jedoch folgende Vor- und Nachteile.
Die Vorteile der Miete
Schneller Versand
Oft bieten Kassenanbieter für Mietkassen einen besonders schnellen Versand an. Da Veranstaltungen manchmal kurzfristig anstehen, muss eine Kasse schnell geliefert und betriebsbereit sein. Beachten Sie jedoch die Kosten für den Versand und vor allem für den Rückversand. Hier verstecken sich ab und zu nämlich zusätzliche Gebühren.
Geringe Anschaffungskosten und zeitliche Begrenzung
Wer mit einem kleineren Budget startet, freut sich natürlich über den niedrigeren Preis, den ein gemietetes Kassensystem bietet. Berechnen Sie jedoch sehr genau, wie viel Ihre Kasse Sie für die Dauer Ihres Einsatzes kosten wird. Zahlen Sie pro Tag oder pro Monat? Was ist die Mindestmietdauer? Kommen zusätzliche Kosten für zusätzliche Funktionen auf Sie zu?
Technisch immer aktuell
Wenn ein neues Modell der Registrierkasse auf den Markt kommt, dann haben Sie die Möglichkeit in Ihrem nächsten Mietvertrag eine aktuellere Kasse zu nutzen. So sind Sie flexibel und auch technisch immer auf dem neuesten Stand.
Die Nachteile der Miete
Immer wieder neu entscheiden
Falls Sie nicht immer wieder das gleiche Kassensystem mieten, müssen Sie jedes Mal, wenn Sie eine neue Kasse aussuchen, auch eine neue Entscheidung treffen. Immer wieder sicherstellen zu müssen, dass Preis-Leistung stimmen und dass alle notwendigen Voraussetzungen erfüllt werden, kann mit der Zeit sehr anstrengend werden.
Regelmäßige Einarbeitung notwendig
Da sich die Kassensoftware von Kassensystem zu Kassensystem unterscheidet, ist es notwendig, dass Sie und Ihre Mitarbeiter sich immer wieder aufs Neue mit dem System vertraut machen. Abgesehen davon, dass die Fehlerquote dadurch steigt, ist es auch sehr zeitintensiv und aufwendig.
Bürokratischer Aufwand
Sollten Sie den Anbieter Ihrer Registrierkasse wechseln, kommt auch zusätzlicher bürokratischer Aufwand auf Sie zu. Daten und Zahlungsinformationen übermitteln und Verträge neu unterschreiben kann für vielbeschäftigte Geschäftsinhaber mit der Zeit zu einer Herausforderung werden.
Gut zu wissen: Der Unterschied zwischen mieten und leasen
Bei der Miete nutzen Sie ein Kassensystem kurz- oder langfristig gegen eine monatliche Gebühr. Die gemieteten Kassensysteme gehören jedoch weiterhin dem Vermieter.
Bei einem Leasing sind mehrere Parteien beteiligt – die Leasinggesellschaft bzw. Bank, der Leasingnehmer und der Fachhändler, bei dem das Kassensystem bezogen wird.
Der wohl wichtigste Unterschied zwischen Miete und Leasing ist, dass Sie bei der Miete die Möglichkeit haben, den Vertrag jederzeit anzupassen. Sie können ihn kurzfristig kündigen oder verlängern oder auch um weitere Geräte oder Dienstleistungen erweitern.
Kassensystem leasen – Vorteile und Nachteile
Eine weitere Finanzierungsmöglichkeit, um Ihre Registrierkasse günstig zu beschaffen ist es Ihre Kasse zu leasen. Hierbei zahlen Sie dem Anbieter einen monatlichen Betrag für die Hardware und Kassensoftware und können die Kasse am Ende der Laufzeit für den übrig gebliebenen Restbetrag kaufen, wenn Sie einen Vertrag mit Kaufoption abschließen.
Die Bedingungen für das Mieten und Leasing sind sehr ähnlich. Einige Punkte sollten Sie jedoch besonders beachten.
Die Vorteile des Leasing
Immer auf dem neuesten Stand
Ähnlich wie beim Mieten eines Kassensystems, haben Sie auch hier die Möglichkeit Ihre Kasse nach Ende der Vertragslaufzeit gegen eine aktuellere einzutauschen. So bleiben Sie flexibel und können von neuen Funktionen und Updates profitieren.
Geringe Anschaffungskosten
Eine Kasse zu leasen anstatt zu kaufen erlaubt es Ihnen Ihre Ausgaben so gering wie möglich zu halten. Sie haben die Möglichkeit Ihr Budget anderweitig zu nutzen und können die Kasse am Ende des Vertrages trotzdem kaufen.
Sie sparen Steuern
Da die Leasingrate sich als Betriebsausgabe steuerlich voll absetzen lässt, sparen Sie Geld und können das Gesparte wieder zurück in Ihr Geschäft investieren. Informieren Sie sich am besten bei Ihrem Steuerberater, um diesen Vorteil auch wirklich nutzen zu können.
Die Nachteile des Leasing
Wenig Flexibilität
Bevor Sie einen Leasingvertrag unterschreiben, sollten Sie unbedingt sichergehen, dass der Anbieter Ihnen eine ausreichend lange Testphase bietet. Sollte sich nämlich herausstellen, dass die Kasse doch nicht ganz Ihren Anforderungen entspricht, ist die Auflösung des Vertrags mit zusätzlichen Kosten verbunden.
Möglicher Datenverlust
Zusätzlich sollten Sie sich erkundigen, ob Sie nach Ende des Leasing-Zeitraums weiterhin Zugriff auf Ihre Daten haben werden. Sollten Sie die Kasse nicht anschließend kaufen wollen, ist es wichtig, dass Sie die gespeicherten Daten behalten können. Denn nur so ist eine reibungslose Buchhaltung möglich.
Kassensystem kaufen – Vorteile und Nachteile
Wenn Sie ein Kassensystem kaufen wollen, müssen Sie zwischen den Kosten für die Kassensoftware und Hardware unterscheiden. Achten Sie besonders darauf, ob die Kasse alle wichtigen Funktionen für Ihre Branche beinhaltet und ob Sie genügend Zeit haben werden das System ausgiebig zu testen.
Nehmen Sie sich auch genügend Zeit, um zwischen den Vorteilen und Nachteilen abzuwägen.
Die Vorteile des Kaufens
Einmalige Investition und Entscheidung
Je nachdem, wie Sie Ihr Budget planen, kann sich die einmalige Investition in eine Kasse schnell lohnen. Wenn Sie genügend Informationen gesammelt haben, sich sicher sind, dass die Kasse Ihren Anforderungen entspricht und die Kasse kaufen, dann sparen Sie auf lange Sicht Zeit, Geld und Energie. Das wiederum bietet Ihnen die Möglichkeit sich auf den Geschäftsalltag und Ihre Kunden zu fokussieren.
Einmalige Einrichtung und Einarbeitung
Behalten Sie Ihr Kassensystem über mehrere Jahre, so müssen Sie und Ihre Mitarbeiter die Bedienung nicht immer wieder neu erlernen. Sie machen weniger Fehler und müssen sich weniger Sorgen um die Kassennachschau machen. Außerdem muss die Einrichtung der Software und Hardware nur einmal durchgeführt werden. So lernen Sie Ihre Kasse in- und auswendig und wissen immer was zu tun ist.
Immer aktuell durch regelmäßige Software-Updates
Solange Sie mit Ihrem Kassenanbieter abgeklärt haben, ob dieser regelmäßige Aktualisierungen des Kassensystems anbietet, sind Sie auch mit einer gekauften Kasse auf der sicheren Seite. Seit der Einführung der KassenSichV in Deutschland haben z.B. viele Anbieter Ihre Kassensysteme mit einer TSE aufgerüstet. So mussten Unternehmer sich keine neue TSE Kasse kaufen und konnten ununterbrochen und finanzamtkonform weiterarbeiten.
Testphasen und Geld-zurück-Garantie
Die meisten Anbieter, die Ihre Kassensysteme zum Kauf anbieten, sind sich im Klaren, dass Verbraucher zunächst testen möchten, ob die Kasse auch wirklich das hält, was sie verspricht. Darum bieten sie oft Testphasen von bis zu 30 Tagen und eine Geld-zurück-Garantie. Informieren Sie sich vor dem Kauf Ihrer Kasse unbedingt, ob dies auch für die Kasse Ihrer Wahl der Fall ist.
Sie überlegen sich eine Kasse zu kaufen? SumUp bietet ein Kassensystem ohne Langzeitverträge und mit 30 Tage Geld-zurück-Garantie. Zusätzlich gibt es die gesetzlich vorgeschriebene TSE gratis dazu.
Die Nachteile des Kaufens
Evtl. weniger Flexibilität bei Neuerungen
Die Vorteil einer Kassenmiete sind die Nachteile eines Kassenkaufs. Wenn Ihr Kassenanbieter nicht genügend Ressourcen darin investiert, um sein Kassensystem auf dem neuesten Stand zu halten, kann es passieren, dass Ihre Kasse mit der Zeit veraltet sein wird. Auch das sollten Sie vor dem Kauf unbedingt abklären.
Investition nötig
Die Hardware ist das, was beim Kauf die meisten Kosten verursacht. Selbstverständlich haben Kleinunternehmer ein begrenztes Budget, wenn sie sich gerade erst selbstständig machen. Eine Kasse zu kaufen muss also gut überlegt sein. Nehmen Sie sich genügend Zeit, um alle Kosten zu berechnen und herauszufinden, ob es sich auch auf lange Sicht lohnt. Informieren Sie sich beim Anbieter eventuell über Ratenzahlungen.
Langfristiges Engagement
Für manche Geschäftsmodelle macht das Kaufen eines Kassensystems einfach nicht viel Sinn. Wer eine Kasse kauft, muss sich sicher sein, dass sie für eine lange Zeit genutzt werden kann. Wie solide ist Ihr Businessplan? Was sind Ihre Ausweichmöglichkeiten für den Fall, dass das Geld knapp wird? Werden Sie die Möglichkeit haben Ihre Kasse an jemanden weiterzuverkaufen? Überlegen Sie sich Schritte für ein Worst-Case-Szenario, bevor Sie sich für den Kauf einer Kasse entscheiden.
Wichtige Fragen, bevor Sie sich ein Kassensystem anschaffen
Welche Grundfunktionen benötigen Sie?
Wichtig: Das Kassensystem sollte Sie von möglichst vielen zeitintensiven Routineaufgaben entlasten, damit Sie sich auf Ihre Kunden oder Gäste konzentrieren können.
Zu den Grundfunktionen gehören z.B Analysen und Berichte, Tischverwaltung, mehrere Zahlungsmöglichkeiten und zentrale Filialverwaltung über die Cloud.
Welche zusätzlichen Funktionen benötigen Sie?
Je nach Branche, benötigen Sie unterschiedliche Zusatzfunktionen. Für eine Kasse im Gastro-Bereich ist z.B die Tischverwaltung oder mobiles Bonieren wichtig, damit Sie Bestellungen Ihrer Kunden von da annehmen können, wo diese gerade sind. Egal ob an der Bar oder auf der Außenterrasse. Für den Einzelhandel ist eine Bestandsverwaltung von höchster Priorität.
Definieren Sie vor dem Anschaffen der Kassensoftware, welche Anforderungen sie jetzt und in Zukunft haben werden.
Wie einfach ist das Kassensystem zu bedienen?
Je einfacher das Kassensystem zu bedienen ist, desto schneller können Sie damit arbeiten. Das spart Zeit und Geld bei der Einarbeitung und verringert die Fehlerquote. Bei einer gut durchdachten Kasse können Sie auf die beliebtesten Produkte direkt zugreifen und Ihr Angebot und Preise mühelos anpassen.
Wie gut ist der Kundenservice wirklich?
Es gibt Anbieter, die Ihnen nur die Hardware und ein Handbuch zur Verfügung stellen. Andere unterstützen Sie aktiv bei der Installation. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, wählen Sie einen Anbieter, der eine Einarbeitung und kostenlosen Support anbietet und nach Möglichkeit detaillierte Anweisungen, auf die Sie online zugreifen können.
Außerdem sollten die Supportzeiten zu Ihren Arbeitszeiten passen. Wenn der Support nur schwer erreichbar ist, dann spielt die Qualität keine große Rolle mehr.
Wie sicher ist das Kassensystem?
Moderne Kassensysteme speichern alle Daten in der Cloud. Dort sind alle Daten rund um die Uhr und unabhängig vom Standort verfügbar. Achten Sie darauf, dass der Kassenanbieter die Software regelmäßig aktualisiert. Ihr Kassensystem ist dann vor Datenverlust geschützt und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen.
Wie viel wird das Kassensystem insgesamt kosten?
Egal, ob Sie ein Kassensystem kaufen oder mieten, der Preis hängt von den Funktionen ab und ist schwer zu vergleichen, da Kassensysteme unterschiedliche Funktionen und Vorteile bieten. Vergleichen Sie aber nicht nur die Preise, sondern vor allem das, was im Preis inbegriffen ist: wird Sie z.B. das Hinzufügen von Produkten etwas kosten? Oder müssen Sie für Support und Aufbau extra zahlen? Wenn Sie sich dafür entscheiden Ihr Kassensystem zu mieten, sind Backup und Updates im Preis inbegriffen?
Wie viel Infrastruktur brauchen Sie dafür?
Schnittstellen und Zubehör werden bei der Auswahl eines Kassensystems oft vergessen:
Haben Sie genügend Steckdosen und eine zuverlässige Internetverbindung im Lokal? Haben Sie genügend Platz für ein Kassensystem mit Kassenschublade und Bondrucker auf Ihrer Ladentheke? Benötigen Sie ein System für einen Standort oder wollen Sie mehrere Standorte vernetzen?
Ist das Kassensystem zukunftssicher?
Egal, ob Sie kaufen, leasen oder mieten. Überlegen Sie sich ob, das Kassensystem erweiterbar sein sollte. Für den Fall, dass Sie eine zweite Filiale eröffnen oder eine zweite Kasse im gleichen Geschäft benötigen. Außerdem sollte die Kasse evtl. mit zusätzlichen Geräten wie Bondrucker oder Scanner erweitert werden können. Wenn der Kassenanbieter zusätzlich die Software regelmäßig aktualisiert und sich Änderungen, wie der KassenSichV, anpasst, dann sind Sie für die Zukunft gerüstet.
Fazit: Investieren Sie genügend Zeit
Das Erfolgsrezept bei dieser Art von Entscheidungen ist wie immer: Eigene Anforderungen verstehen und definieren und danach mehrere Optionen gründlich recherchieren und vergleichen.
Trauen Sie sich den Kassenanbietern auch Fragen zu stellen, die Ihnen vielleicht als kleinlich oder als nebensächlich erscheinen. Nur so können Sie sicher sein, dass Ihre Entscheidung garantiert die richtige sein wird.
Sprechen Sie mit einem Experten Fordern Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch an und stellen Sie alle Fragen, die Sie zum Kauf eines Kassensystems haben
