Erlernen Sie die Grundlagen der Buchführung, um die Finanzen Ihres Geschäfts zu verwalten

Die Buchführung hat oft den schlechten Ruf, mühsam und übermäßig kompliziert zu sein, aber das ist sie überhaupt nicht. Sie besteht im Wesentlichen aus einer einfachen Tätigkeit: der Dokumentation aller Geldeingänge und -ausgänge in Ihrem Geschäft.

Dies ist ein wichtiger Teil der Geschäftsführung, nicht nur um Gewinne und Ausgaben für Steuerzwecke zu melden, sondern auch um die finanzielle Gesundheit Ihres Geschäfts im Auge zu behalten. Es ist daher unerlässlich, die Bücher abzustimmen, um Ihren Onlineshop am Laufen zu halten und Ihnen gleichzeitig einen Überblick über Möglichkeiten zur Kostensenkung und Margensteigerung zu geben.

Finanzberichte, die Sie unbedingt kennen sollten

Dies sind die drei Finanzdokumente, die nahezu alle Geschäfte benötigen:

Bilanz

Hier werden Ihre Aktiva, Passiva und Ihr Eigenkapital erfasst. Vermögenswerte sind Ihr Inventar, Bargeld und Forderungen (innerhalb eines Jahres). Verbindlichkeiten sind geschäftsbezogene Schulden, während das Eigenkapital das ist, was Ihnen nach Abzug der Verbindlichkeiten von Ihrem Vermögen verbleibt. Ein positives Eigenkapital ist eine wünschenswerte Position.

Erfolgsrechnung

Dazu gehören alle Gelder, die während eines bestimmten Zeitraums, z. B. eines Monats, Quartals oder Jahres, eingenommen werden. Dies unterteilt sich in operative Einnahmen – das, was Sie aus normalen Geschäftsaktivitäten wie dem Verkauf von Artikeln in Ihrem Lagerbestand erzielen – und nicht-operative Einnahmen, bei denen es sich um Geld handeln kann, das aus Renditen einer Investition oder dem Verkauf von Immobilien stammt.

Kapitalflussrechnung

Hier werden alle ein- und ausgehenden Gelder angezeigt. Berücksichtigen Sie alle Kosten wie Mieten, Inventar und Unterhalt sowie sämtliche Einnahmequellen für den angegebenen Zeitraum. So erhalten Sie eine Momentaufnahme des Bruttoumsatzes und des Nettogewinns und erfahren genau, wohin das Geld fließt – aber auch, ob es irgendwo unnötig verschwendet wird.

Inventarerfassung

Falls Ihr Onlineshop auf dem Verkauf physischer Artikel basiert, müssen Sie unbedingt verfolgen, wie viele Einheiten Sie vorrätig haben und wie viel Cashflow Ihr Inventar für das Geschäft generiert. Dabei sind auch eventueller Schwund bzw. Verluste zu beachten.

Bringen Sie Ihre Finanzunterlagen regelmäßig auf den neuesten Stand

Es klingt offensichtlich, aber Sie sollten immer sicherstellen, dass Ihre Finanzunterlagen auf dem aktuellsten Stand sind. Das bedeutet, dass Sie all Ihre Zahlungen erfassen und jede Rechnung oder Gehaltszahlung notieren müssen.

Sie müssen auch wissen, was Ihre Mitarbeiter tun. Das bedeutet, dass Sie von ihnen Belege sammeln und ihnen die Kosten erstatten müssen, die sie ausgelegt haben, z. B. Reisekosten.

Wenn Sie Ihre Finanzen sorgfältig im Auge behalten, hilft Ihnen das auch bei der Budgetplanung und den Steuerabzügen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Buchhaltungsaktivitäten planen können:

• Täglich: Behalten Sie den Überblick über all Ihre Belege, Rechnungen und anderen Dokumente, indem Sie sie in den entsprechenden Ordnern ablegen.

• Auf wöchentlicher Basis: Erfassen Sie den Cashflow und die variablen Ausgaben – d. h. all Ihre Einnahmen sowie neue und laufende Kosten

• Auf monatlicher Basis: Blockieren Sie sich ein Zeitfenster für die Abstimmung der Bücher. Dokumentieren Sie Ihren Umsatz, addieren Sie Ihre Ausgaben und berechnen Sie dann aus dem, was übrig bleibt, Ihren monatlichen Nettogewinn.