Wie Sie mit einem Kassensystem für Kleinunternehmer Ihren Umsatz steigern

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Warum ein sogenanntes Point of Sale Kassensystem einen Wettbewerbsvorteil verschaffen kann

• Wann Sie ein Kassensystem in Betracht ziehen sollten

• Wie Sie das richtige Kassensystem für Ihr Geschäft auswählen

Legen wir los. 

Was macht ein digitales Kassensystem überhaupt aus? 

Ein digitales Kassensystem hat viele Namen. Manche bezeichnen es als Point of Sale Kassensystem, andere wiederum als POS Kassensystem. 

Kurz gefasst: Ein digitales Kassensystem ist wie das iPhone 12 unter den Nokia 3310.

Es ist eine Kombination aus Hardware und Software, die es Ihnen ermöglicht, alle Ihre Geschäftsprozesse von Ihrem Computer aus zu verwalten, zu analysieren und z.B Ihre Buchhaltung zu automatisieren. 

Wo vorher noch Vorgänge mit Zettel und Papier gehandhabt wurden, wird nun digitalisiert und durch die intuitive Bedienung vereinfacht. 

Welche Vorteile hat ein Kassensystem für Kleinunternehmer?

Für jemanden, der sich allein oder in einem kleinen Team um sein gesamtes Geschäft kümmert, ist es wichtig zeitintensive und umständliche Arbeit zu reduzieren. Dies gilt auch besonders für die Buchhaltung. 

Viele der POS Kassensysteme bieten Funktionen wie: 

• Automatische Tagesabschlussberichte

• Ein digitales Kassenbuch

• Ihre Mitarbeiter verwalten

• Berichte, in denen Sie Umsätze pro Tag, pro Artikel oder pro Mitarbeiter sehen können

• Oder automatische Buchhaltungsberichte

Diese und weitere Funktionen geben Ihnen mehr Zeit, um über Ideen nachzudenken, mit denen Sie Ihr Geschäft ausbauen oder Ihren Umsatz steigern können. 

Außerdem ergibt sich dadurch mehr Zeit Ihre Kunden besser kennenzulernen und Ihr Angebot an deren Wünsche anpassen. 

Viele Gastronomen und Einzelhändler arbeiten bereits mit dem Kassensystem von SumUp. Wenn Sie gerne mehr darüber erfahren würden, wie Sie das SumUp Kassensystem zu Ihrem Vorteil nutzen können, kontaktieren Sie einfach unser Team über dieses Formular. Selbstverständlich kostenlos und unverbindlich. 

Wann brauche ich ein digitales Kassensystem?

Gemäß der Registrierkassenverordnung muss jedes Unternehmen, das Bareinnahmen verbucht, eine Registrierkasse haben.

Die Pflicht für eine elektronische Registrierkasse oder ein Kassensystem gibt es allerdings nicht. Eine offenen Ladenkasse ist 2020  also noch erlaubt.

Natürlich müssen bei jeder Kassenart alle Einnahmen korrekt in die Bücher eingetragen werden und alle Belege ordnungsgemäß abgeheftet werden. 

Der Vorteil für Besitzer eines Kassensystems ist also, dass genau diese Aufgaben präzise verarbeitet und vereinfacht werden und Sie bei einer möglichen Prüfung durch das Finanzamt, weniger Angriffsfläche bieten. 

Da sie durch die automatische Aufzeichnung aller Vorgänge die Richtigkeit der Angaben garantieren können, ersparen Sie sich außerdem Stress und verbringen weniger Zeit mit bürokratischen Aufgaben.

Bei diesen Aufgaben kann Ihnen eine POS Kasse helfen

Ihre Warenbestände verwalten

Wenn Ihr Bestseller am verkaufsstärksten Tag nicht mehr zu haben ist, wäre das nicht nur eine Enttäuschung für Ihre Kunden, sondern auch für Ihr Bankkonto.  

Ein gutes Kassensystem kann Ihren Lagerbestand in Echtzeit berechnen und Sie benachrichtigen, wenn es an der Zeit ist einige Waren wieder aufzufüllen.

Es sollte Ihnen auch ermöglichen, Ihren Produktkatalog mit Bildern und Produktbeschreibungen zu erstellen, um das Abkassieren übersichtlicher zu gestalten und zu beschleunigen.

Ihre Tische perfekt bedienen

Welche Bestellungen an welchen Tisch gehören und was der aktuelle Status der Bedienung ist, kann bei Ihren Kunden den Unterschied zwischen einem “das war ganz nett hier” und einem “wow, hier sollten wir jeden Freitag hin” machen. 

Moderne Gastrokassen ermöglichen auch Bestellungen direkt am Tisch, die Eingabe individueller Wünsche Ihrer Kunden und die machen Rechnungen aufteilen zu einem Kinderspiel. 

Umsatz steigern

Einer der wichtigsten Gründe für einfache Kassensysteme, ist die Möglichkeit, Ihren täglichen Umsatz zu analysieren und aufs Genaueste zu verstehen.

Nur so können Sie Ihre Geschäftsausgaben bestmöglich anpassen und Ihre Einnahmen steigern. 

Mit automatischen Verkaufsberichten können Sie Trends in Ihrem Geschäft zur richtigen Zeit erfassen.

Welche Ihrer Produkte verkaufen sich wann am besten? Und was sind Ihre idealen Geschäftszeiten?

Diese Information können Sie wiederum nutzen, um informierte Entscheidungen zu treffen und die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. 

Die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter optimal nutzen 

Je schneller Mitarbeiter lernen, wie die Kasse richtig zu bedienen ist und je einfacher sie sich ein- und ausloggen können, desto kleiner wird die Fehlerquote und desto reibungsloser verläuft ihr Tag.

Einige Kassensysteme bieten auch die Möglichkeit die Umsätze zu sehen, die jeder Mitarbeiter pro Schicht erwirtschaftet.

Dadurch wird es einfacher für Sie die Schichten richtig zu planen und die Stärken jeder Ihrer Mitarbeiter richtig zu nutzen. 

Beziehungen zu Ihren Kunden aufbauen 

Es versteht sich von selbst, dass Kunden das A und O eines erfolgreichen Geschäfts sind. Daher ist es umso wichtiger, starke und dauerhafte Beziehungen zu Ihren Kunden aufzubauen.

Damit Sie sich nicht die Namen und Vorlieben Ihrer Kunden über fünf Eselsbrücken merken müssen, können moderne Kassensysteme diese Informationen sicher speichern.  

Diese Infos können Sie dann dazu nutzen, um Rabattaktionen zu starten oder Marketingstrategien zu entwickeln. 

Auch Treueprogramme und Gutscheine sorgen dafür, dass Ihren Kunden immer wieder gerne bei Ihnen vorbeischauen.

Verschiedene Zahlungsmethoden annehmen

Ein gutes digitales Kassensystem ermöglicht es Ihnen eine Vielzahl von Zahlungsarten problemlos anzunehmen. 

Eine breite Auswahl von Zahlungsarten wie Kartenzahlungen oder Zahlung auf Rechnung, ermöglicht es nicht nur Ihren lokalen Kunden für ihren Einkauf zu bezahlen, ohne vorher zum nächsten Bankautomaten rennen zu müssen, sondern macht Ihr Geschäft auch für Touristen und internationale Besucher zugänglich.

Einfache Buchführung 

Die Gründung eines eigenen Unternehmens ist oft der einfachere Teil des Ganzen. Das Schwierigste kommt danach. 

Sich alleine um Ihre Buchhaltung zu kümmern, ist nicht nur sehr mühsam, sondern auch zeitraubend.

Darum sollte Ihnen Ihr Kassensystem auch ermöglichen Ihre Finanzen in digitaler Form zu managen und alle Ihre Berichte und Rechnungen im finanzamtkonformen Format zur Verfügung zu stellen. 

Das verringert nicht nur die Hand- und Kopfarbeit, sondern erspart Ihnen Schwierigkeiten mit dem Fiskus. 

Wie finden Sie nun das richtige Point of Sale Kassensystem?

Um die richtige Kasse zu wählen, sollten Sie über die Größe und Art Ihres Geschäfts nachdenken und sich dann für ein Kassensystem entscheiden, das die Funktionen bietet, die Sie für Ihre täglichen Aufgaben benötigen. 

Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen: 

• In welcher Branche sind Sie tätig? Sollten Sie sich eine Gastrokasse kaufen oder lieber ein Kassensystem für den Einzelhandel?

• Haben Sie eine oder mehrere Filialen? Wollen Sie Ihre Filialen übergreifend verwalten?

• Haben Sie ein Team, das sie managen müssen? Würden Sie gerne Ihre Arbeitszeit oder Umsätze erfassen?

• Brauchen Sie ein Warenwirtschaftssystem? Eine Funktion zur Tischverwaltung? Oder vielleicht die Möglichkeit Termine zu vereinbaren?

• Werden Sie Ihre Kunden nur am Tresen oder auch am Tisch bedienen? Brauchen Sie evtl. ein Kassensystem mit Funkbonierung?

• Haben Sie oder planen Sie einen Online-Shop aufzubauen, den Sie mit dem Kassensystem verknüpfen wollen?

• Benötigen Sie eine Schnittstelle für ein Buchhaltungsprogramm? Planen Sie mit der DATEV Buchhaltung zu arbeiten? 

• Welche Berichte und Auswertungen brauchen Sie, um Ihr Geschäft optimal leiten zu können? Würden Ihnen Berichte in Echtzeit weiterhelfen? 

Achten Sie ebenfalls darauf, dass das Kassensystem Ihrer Wahl den neuen Anforderungen der KassenSichV entspricht und über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügt.

In diesem kurzen Video erklären wir, woraus Sie für das neue Kassengesetz 2020 achten sollten.  Bei den meisten Anbietern haben Sie die Möglichkeit mit einem Mitarbeiter zu sprechen, der Ihnen all diese Fragen beantworten kann. 

Es empfiehlt sich schon im Voraus einige Fragen vorzubereiten, um sicher zu gehen, dass das Kassensystem auch wirklich zu Ihnen passt. 

Falls Sie Fragen zum Kassensystem von SumUp haben, können Sie sich gerne an unser Team wenden. 

Fazit

Ein digitales Kassensystem macht dann für Sie Sinn, wenn Sie a) Bargeld annehmen und b) das Gefühl haben mehr Zeit mit Tabellen ausfüllen und Dokumenten abheften zu verbringen, als darum sich um neue Ideen für Ihr Geschäft zu kümmern. 

Sobald der bürokratische Alltag Überhand gewinnt, bleiben wichtige strategische Entscheidungen und die Optimierung Ihrer Finanzen auf der Strecke.

Ein Kassensystem für Kleinunternehmer bedeutet zunächst zwar eine Umstellung und Investition, wird auf lange Sicht aber Früchte tragen, da Sie Einblicke in Ihr Geschäft erhalten werden, die Ihnen helfen können sich von Ihrer Konkurrenz abzusetzen.

Ob Umsatz erhöhen oder Ihr Kassenbuch digital führen - Sie müssen die vielen Kleinigkeiten des Alltags nicht mehr ständig im Hinterkopf behalten und verschaffen sich so mehr Gedankenfreiraum für kreative und gewinnbringende Ideen. 

Falls Sie das Gefühl haben, dass die Zeit für ein Kassensystem gekommen ist, wenden Sie sich gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch an unser Team, indem Sie das Formular weiter unten ausfüllen.