Was ist der Unterschied zwischen einem Beleg und einer Rechnung?

Als Geschäftsinhaber haben Sie wahrscheinlich schon von den Begriffen „Rechnung” und „Beleg” gehört. Der Unterschied zwischen diesen Dokumenten ist jedoch nicht immer klar.

Rechnungen und Belege sind beides Dokumente, die während des Verkaufsprozesses ausgestellt werden, aber jeweils unterschiedliche Funktionen haben.

Dieser Artikel erklärt, was Rechnungen und was Belege sind, worin sie sich unterscheiden und welche Informationen sie beide aufweisen müssen.

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Dokument, das von einem Geschäft an einen Kunden ausgestellt wird, sobald der Kunde für die bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen bezahlen muss. Es handelt sich um eine offizielle Zahlungsaufforderung, die auch als Verkaufsnachweis für Ihr Geschäft dient.

Da es sich bei Rechnungen um offizielle Geschäftsdokumente handelt, gibt es Pflichtfelder, die auf Rechnungen enthalten sein müssen. Dazu gehören der Name und die Adresse Ihres Geschäfts und des Kunden, eine Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, das Fälligkeitsdatum der Zahlung, eine Aufschlüsselung der verkauften Waren oder Dienstleistungen sowie der fällige Gesamtbetrag.

Falls Ihr Geschäft mehrwertsteuerpflichtig ist, müssen Sie eine Mehrwertsteuerrechnung mit zusätzlichen Mehrwertsteuerinformationen ausstellen.

Rechnungen werden in der Regel ausgestellt, nachdem die Waren oder Dienstleistungen bereitgestellt wurden, aber bevor die Zahlung eingegangen ist. Es ist jedoch auch möglich, eine Rechnung nach Zahlungseingang auszustellen.

Was ist ein Beleg?

Ein Beleg ist ein Dokument, das von einem Geschäft an einen Kunden ausgestellt wird, nachdem der Kunde für Artikel oder Dienstleistungen bezahlt hat. Er dient sowohl Ihrem Geschäft als auch dem Kunden als Zahlungsnachweis.

Auf den Zahlungsbelegen sollten die Angaben zu Ihrem Geschäft, das Datum der Zahlung, der gezahlte Betrag und ein etwaiges Restguthaben angegeben sein.

Ein Beleg sollte jedes Mal ausgestellt werden, wenn Sie eine Zahlung von einem Kunden erhalten. Dies gilt auch für Anzahlungen oder Teilzahlungen.

Der Unterschied zwischen einer Rechnung und einem Beleg

Rechnungen und Belege dienen unterschiedlichen Zwecken, da sie in verschiedenen Phasen des Verkaufsprozesses ausgestellt werden. Rechnungen werden ausgestellt, bevor der Kunde die Zahlung sendet, während ein Beleg ausgestellt wird, nachdem die Zahlung eingegangen ist. Die Rechnung dient als Zahlungsaufforderung und der Beleg als Zahlungsnachweis.

Das bedeutet auch, dass jedes Dokument andere Informationen erfordert. Die Rechnung sollte eine detaillierte Aufschlüsselung der Produkte und Dienstleistungen enthalten, während der Zahlungsbeleg nur den gezahlten Betrag und ein eventuell fälliges Restguthaben ausweisen muss. Beide Dokumente sollten eindeutig als „Rechnung” oder „Beleg” gekennzeichnet sein.

Muss ich sowohl eine Rechnung als auch einen Beleg ausstellen?

Je nach Standort, Branche und Struktur Ihres Geschäfts ist es nicht unbedingt erforderlich, sowohl eine Rechnung als auch einen Beleg auszustellen.

Rechnungen sind nur unter bestimmten Umständen obligatorisch. Die meisten Geschäfte entscheiden sich jedoch dafür, Rechnungen für alle Verkäufe auszustellen, um ihre Einnahmen zu Steuerzwecken genau zu dokumentieren.

Falls Sie nicht sicher sind, ob Ihr Geschäft Rechnungen ausstellen muss, sollten Sie sich auf der Website Ihrer Regierung informieren oder mit einem qualifizierten Buchhalter sprechen.

Belege sollten dagegen jedes Mal ausgestellt werden, wenn eine Zahlung von einem Kunden eingeht.

Dies ist sowohl für Ihre Kunden als auch für Sie selbst von Vorteil. Es versichert den Kunden, dass sie den richtigen Betrag bezahlt haben; stellt sicher, dass Ihr Geschäft den Überblick darüber behält, welche Zahlungen getätigt wurden; und sorgt dafür, dass Ihr Geschäft die gesetzlichen Bestimmungen einhält.

Wie erstelle ich Rechnungen und Belege mit SumUp?

SumUp bietet eine Vielzahl verschiedener Geschäftslösungen, darunter Rechnungen und Zahlungsbelege.

Mit SumUp Rechnungen können Sie in Sekundenschnelle professionelle Rechnungen erstellen und diese direkt an die E-Mail-Adresse Ihres Kunden senden. Sie können Ihre Bankdaten angeben, um Banküberweisungen zu akzeptieren, oder einen Zahlungslink angeben, um Online-Zahlungen anzunehmen.

SumUp bietet verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an, darunter Kartenterminals und Zahlungslinks. Jedes Mal, wenn Sie eine Zahlung von einem Kunden annehmen, haben Sie die Möglichkeit, einen Beleg an die E-Mail-Adresse des Kunden zu senden oder ihn über den mit dem Kartenterminal verbundenen Bondrucker auszudrucken.