Betriebsnummer beantragen: Alles, was Sie wissen müssen!
Wer eigene Mitarbeitende beschäftigt, muss eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Die Beantragung der Nummer zählt für Unternehmen unabhängig von Größe und Rechtsform zu einem der wichtigsten rechtlichen und administrativen Schritte bei der erfolgreichen Unternehmensgründung.
In diesem Blog-Beitrag gehen wir genauer auf die Bedeutung einer Betriebsnummer ein und erklären, wo und wie Sie sie beantragen.
Was ist eine Betriebsnummer?
Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, Meldungen zur Sozialversicherung für ihre sozialversicherungspflichtig Beschäftigten, Minijobber, Auszubildenden sowie Praktikantinnen und Praktikanten zu erstatten.
Um an diesem Meldeverfahren teilnehmen zu können, benötigen sie eine Betriebsnummer (BBNR). Dabei handelt es sich um eine eindeutige Identifikationsnummer, die einem Unternehmen von der Bundesagentur für Arbeit zugewiesen wird. Sie dient dazu, Unternehmen als Arbeitgeber für die Sozialversicherungsträger wie die gesetzliche Krankenkasse oder die gesetzliche Rentenkasse eindeutig zu identifizieren.
Die Betriebsnummer ist für verschiedene administrative und rechtliche Zwecke erforderlich. Mit einer Betriebsnummer können Behörden wie das Finanzamt oder die Sozialversicherungsträger Beitragszahlungen eindeutig dem Konto eines Unternehmens zuordnen.
Aufbau der Betriebsnummer
Die Betriebsnummer ist eine achtstellige Zahl. Die ersten drei Stellen kennzeichnen die zuständige örtliche Agentur für Arbeit. Die folgenden vier Ziffern kennzeichnen den Betrieb oder Betriebsteil eines Unternehmens. Bei der letzten Stelle handelt es sich um eine Prüfziffer.
Warum ist eine Betriebsnummer wichtig?
In Deutschland sowie in vielen anderen Ländern ist es gesetzlich vorgeschrieben, die Betriebsnummer zu beantragen. Wer ohne gültige Betriebsnummer sozialversicherungspflichtige Mitarbeitende in seinem Unternehmen beschäftigt, muss mit rechtlichen Konsequenzen rechnen.
Zudem können ohne Betriebsnummer Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit mit Behörden auftreten. Eine Betriebsnummer ermöglicht es den Behörden, das Unternehmen zu identifizieren und Informationen über steuerliche Angelegenheiten, Sozialversicherung und andere relevante Aspekte zu verfolgen.
Außerdem wird die Betriebsnummer häufig für den elektronischen Datenaustausch mit den Behörden verwendet.
Die rechtliche Grundlage für die Betriebsnummernpflicht bilden die §§ 18i – 18o Sozialgesetzbuch (SGB) Viertes Buch (IV) Siebter Titel.
Statistische Bedeutung der Betriebsnummer
Die Betriebsnummer dient nicht nur der Zuordnung von Sozialversicherungsbeiträgen, sondern hat darüber hinaus auch eine statistische Bedeutung.
Über die Betriebsnummer werden die sozialversicherungspflichtigen Mitarbeitenden eines Unternehmens einer Region, einer Branche und einer Wirtschaftsklasse zugeordnet. Diese Zuordnungen sowie Angaben über die Tätigkeit sozialversicherungspflichtiger Angestellter dienen der Bundesagentur für Arbeit zur Erstellung einer Beschäftigungsstatistik.
Diese Statistik ist eine wichtige Informationsquelle für die Wirtschaft und Politik, um die Entwicklung der Beschäftigung in Deutschland zu verfolgen.
Wann müssen Sie eine Betriebsnummer beantragen?
Beschäftigen Sie in Ihrem Unternehmen eigene Mitarbeitende, die in Deutschland sozialversicherungspflichtig sind, müssen Sie eine Betriebsnummer beantragen.
Diese Nummer wird an sogenannte Beschäftigungsbetriebe vergeben, die nur an einem Standort bestehen. Ein Beispiel: Sie wollen an nur einem Standort ein Café eröffnen. Eröffnen Sie weitere Cafés innerhalb dieser Gemeinde, gilt die Betriebsnummer auch für die Niederlassungen.
Eröffnen Sie Niederlassungen in anderen Gemeinden oder üben diese Niederlassungen einen anderen wirtschaftlichen Zweck aus, gelten diese Niederlassungen als eigenständige Beschäftigungsbetriebe und Sie müssen für Niederlassungen in anderen Gemeinden und weitere Beschäftigungsbetriebe jeweils eine eigene Betriebsnummer beantragen.
Je nachdem, ob Sie mit Ihrem Betrieb nur einer einzigen wirtschaftlichen Tätigkeit oder mehreren wirtschaftlichen Tätigkeiten in nur einer Gemeinde oder an mehreren Standorten nachgehen, müssen Sie also nur eine oder auch mehrere Betriebsnummern beantragen.
Hinweis: Betriebsnummer für Arbeitgeber im Ausland
Ausländische Unternehmen, die zwar keinen Sitz und auch keine Niederlassung in Deutschland haben, aber Mitarbeitende beschäftigen, die in Deutschland sozialversicherungspflichtig sind, sind dazu verpflichtet, die Sozialversicherungsbeiträge für diese Angestellten an die deutschen Sozialversicherungsträger abzuführen und eine entsprechende Meldung zu erstellen. Daher müssen in diesem Fall auch ausländische Unternehmen eine Betriebsnummer beantragen.
Wo beantragen Sie eine Betriebsnummer?
In Deutschland wird die Betriebsnummer ausschließlich online beantragt. Die Vergabe erfolgt über den Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit, die auch die erforderlichen Daten über ein Unternehmen erfasst. Um die Betriebsnummer online zu beantragen, füllen Sie den Online-Antrag aus. Ihre Betriebsnummer wird ohne Wartezeit direkt online automatisch vergeben und angezeigt. Den Bescheid über die Zuteilung Ihrer Betriebsnummer erhalten Sie aus datenschutzrechtlichen Gründen per Post. Die Beantragung der Betriebsnummer ist kostenlos.
Wie beantragen Sie eine Betriebsnummer?
Wer eine Betriebsnummer beantragt, benötigt in der Regel keine zusätzlichen schriftlichen Nachweise, sondern füllt lediglich den Online-Antrag aus. Dafür müssen Sie als Antragstellerin oder Antragsteller mindestens die folgenden Angaben machen:
Name des Unternehmens (Firmenname) sowie ggf. vorhandene Rechtsformzusätze AG oder GmbH)
Bei Einzelfirmen oder einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR): Vor- und Zuname der Inhaberin oder des Inhabers beziehungsweise der Gesellschafterin oder des Gesellschafters
Bei nicht im Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmen: die ausgeschriebenen Vor- und Zunamen der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers
Privathaushalt: ausgeschriebene Vor- und Zunamen des Haushaltsvorstandes
Beschäftigungsanschrift sowie ggf. eine abweichende Postanschrift der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers
Kontaktdaten: Telefonnummer, Fax oder E-Mail-Adresse
Wirtschaftliche Betätigung des Beschäftigungsbetriebes
Kontaktdaten (Name, Funktion, Telefonnummer) des Ansprechpartners bei der Arbeitgeberin oder dem Arbeitgeber oder einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater für Rückfragen zum Meldeverfahren.
Bezeichnung, Anschrift und Betriebsnummer der Stelle, wenn innerhalb eines Unternehmens ein anderer Beschäftigungsbetrieb die Meldung zur Sozialversicherung macht.
Füllen Sie das Antragsformular sorgfältig und vollständig aus. Im Anschluss überprüfen Sie noch einmal alle Angaben auf Richtigkeit, um mögliche Fehler oder Unstimmigkeiten zu vermeiden.
Änderungsmitteilungen
Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber müssen dafür sorgen, dass die betrieblichen Angaben, die sie beim Beantragen der Betriebsnummer gemacht haben, immer aktuell sind. Das heißt, relevante Änderungen, die den Beschäftigungsbetrieb betreffen, müssen umgehend dem Betriebsnummern-Service mitgeteilt werden. Kommen sie dieser gesetzlichen Verpflichtung nicht nach, können Verstöße mit einem Bußgeld bis 5.000 € geahndet werden.
Die Änderungen werden über den Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) elektronisch übermittelt. Änderungen per E-Mail, telefonisch oder per Post mitzuteilen, ist nicht möglich.
Zu diesen mitteilungspflichtigen betrieblichen Ereignissen zählen
Änderungen des Namens, der Rechtsform oder der Anschrift eines Unternehmens
Wechsel der Ansprechpartnerin oder des Ansprechpartners
Änderung oder Erweiterung der wirtschaftlichen Tätigkeit
Dauerhafte Beendigung der Betriebstätigkeit
Neben den mitteilungspflichtigen betrieblichen Ereignissen müssen auch Änderungen bei Beschäftigungsmeldungen umgehend mitgeteilt werden – beispielsweise, wenn Mitarbeitenden innerhalb eines Unternehmens den Beschäftigungsbetrieb wechseln und keine Meldung über die Änderung der Betriebsnummer erfolgt. Falsche, nicht vollständige oder nicht rechtzeitig mitgeteilte Änderungen einer Beschäftigungsmeldung können ebenfalls mit Geldbußen bis zu 25.000 € geahndet werden.
Pflicht zur Sofortmeldung
In einigen Branchen gilt für alle Neueinstellungen – unabhängig davon, ob sie geringfügig, kurzfristig oder als Aushilfe beschäftigt sind – die Sofortmeldung bei Beschäftigungsbeginn. Die Pflicht zur Sofortmeldung besteht überwiegend für Branchen mit einem erhöhten Risiko für Schwarzarbeit.
Hierzu zählen beispielsweise
Schaustellergewerbe
Gaststättengewerbe
Hotels und Pensionen
Baugewerbe
Speditions-, Transport- und Logistikunternehmen
alle Sparten der Personenbeförderung (Bahn- und Busbetriebe, Taxiunternehmen oder Berg- und Seilbahnen)
Forstwirtschaft
Gebäudereinigungsgewerbe
Fleischwirtschaft
alle Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen beteiligen
Wach- und Sicherheitsgewerbe
Die Meldung erfolgt direkt an die gesetzliche Rentenversicherung. Wird die Meldung nicht abgegeben, gilt dies als Ordnungswidrigkeit und es droht ein Bußgeld in Höhe von bis zu 25.000 €.
Fazit: Betriebsnummer beantragen
Die Betriebsnummer zu beantragen ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen, die eigene Mitarbeitende beschäftigen, um ihre rechtlichen und administrativen Verpflichtungen zu erfüllen.
Die Betriebsnummer wird ausschließlich online über den Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit beantragt. Darüber hinaus sind Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber dazu verpflichtet, betriebliche Änderungen und Beschäftigungsmeldungen umgehend mitzuteilen.
Bei Verstößen drohen Bußgelder in Höhe von bis zu 25.000 €. Durch die rechtzeitige Beantragung der Betriebsnummer und die umgehende Mitteilung von Änderungen beugen Sie möglichen rechtlichen Konsequenzen vor und stellen eine reibungslose Zusammenarbeit mit den Behörden sicher.
