Guideline: So können Unternehmen ChatGPT nutzen

Laut OpenAI nutzen Mitarbeitende bereits in 80 % der Fortune 500 Unternehmen ChatGPT. Die Anwendung, die 2023 einen Boom erfahren hat, bietet aber auch kleineren Firmen einige Vorteile. Effizienz und Qualität lassen sich steigern, sogar ganze Geschäftsmodelle entwickeln. Wir haben uns angeschaut, welche Funktionen ChatGPT für Unternehmen bietet und was dabei zu beachten ist.

Was ist ChatGPT

Chatbots gibt es schon seit langem, man kennt sie insbesondere für erste Kontakte mit dem Service oder Vertrieb eines Unternehmens. Doch dieser hat auf nahezu alles eine passende Antwort und klingt sehr menschlich: ChatGPT.

ChatGPT ist ein Chatbot, der vom Unternehmen OpenAI entwickelt wurde und seit November 2022 für die Öffentlichkeit zugänglich ist. GPT ist die Abkürzung für Generative Pre-trained Transformer, eine Art großes Sprachmodell. Nutzende treten in einen Dialog mit einer künstlichen Intelligenz, die auf Deep Learning basiert. Milliarden Daten wurden dafür in das System gefüttert. 

Anders als Suchmaschinen wirft ChatGPT eben keine Links aus, sondern direkt Inhalte, ohne dabei Quellenangaben zu nennen. Die KI merkt sich außerdem den Chatverlauf und kann auch Rückfragen stellen.

Zugriff auf die AI erhält man über chat.openai.com. Es gibt aber mittlerweile auch Dienste, die über eine Schnittstelle auf ChatGPT zugreifen. Dazu gehört etwa die Suchmaschine Bing. Das generative Sprachmodell spricht viele Sprachen, auch Deutsch. Die besten Antworten soll es aber auf Englisch geben, da es in der Sprache auch die größte Datengrundlage gibt. 

Funktionen: Das kann ChatGPT leisten

Klar, ChatGPT kann Fragen zu ganz unterschiedlichen Themen beantworten. Die Qualität der Antworten ist sehr hoch. Das System sucht und beschafft Informationen, es erledigt aber auch spezifische Aufgaben. ChatGPT selbst beantwortet „Was kannst du tun?“ heute mit einer umfangreichen Liste an Funktionen:

1. Fragen beantworten: Ich kann Informationen zu einer breiten Palette von Themen liefern, basierend auf dem Wissen bis zu meinem letzten Aktualisierungsdatum im Januar 2022.

2. Sprachverständnis: Ich kann komplexe Anweisungen verstehen und darauf reagieren, um konkrete Aufgaben zu erfüllen.

3. Texterstellung: Ich kann kohärente und grammatikalisch korrekte Texte zu verschiedenen Themen verfassen.

4. Sprachübersetzung: Ich kann Texte zwischen verschiedenen Sprachen übersetzen.

5. Programmierunterstützung: Ich kann bei der Erklärung von Programmierkonzepten und -code helfen.

6. Kreatives Schreiben: Ich kann Geschichten, Gedichte oder andere kreative Inhalte erstellen.

7. Lernhilfe: Ich kann beim Verständnis von Bildungsinhalten unterstützen und einfache Nachhilfeleistungen erbringen.

8. Allgemeine Unterhaltung: Ich kann Witze erzählen, Rätsel lösen oder einfach eine unterhaltsame Konversation führen.

Insbesondere das Verfassen von Texten ist ein beliebter Anwendungsfall. Der intelligente Chatbot kennt keine Flüchtigkeitsfehler und gliedert Texte gekonnt. Möglichkeiten ergeben sich als Unterstützung für Autor:innen, Songwriter oder Social Media Manager:innen. Da aber nicht gesichert ist, dass Texte tatsächlich einzigartig und kreativ verfasst werden, verbieten manche Auftraggeber die Nutzung komplett oder Auftragnehmer nutzen Claims wie „100 % ChatGPT-frei“.

ChatGPT gilt als Unterstützung bei wiederkehrenden Aufgaben, wie dem Schreiben von E-Mails oder Textkorrektur, es kann aber auch personalisieren. Gibt man Daten zu einer bestimmten Person oder Zielgruppe an, kann man sich individuelle Empfehlungen aussprechen lassen. Ebenso kann der Bot seine Antwort so formulieren, dass sie an Personengruppen oder spezifische Plattformen gerichtet ist.

Was dabei immer fehlt, sind Quellenangaben, auch gibt das Programm keine Wahrscheinlichkeiten zu seinen Aussagen ab. Hat die KI zu etwas keine Datengrundlage, kann es sein, dass sie spekuliert, sich also Fakten ausdenkt.

ChatGPT – Anwendungsfälle für Unternehmen

Für Unternehmen ist besonders interessant, dass generative KI dabei unterstützen kann, Präsentationen zu erstellen oder auch Denkanstöße für Geschäftsideen und Konzepte zu geben. Auf diese Weise wurden schon Schritt für Schritt ganze Firmen mithilfe von ChatGPT gegründet, insbesondere Onlineshops. Die KI unterstützt bei der Produktentwicklung, Marktanalyse, erstellt To-do-Listen und schreibt Texte fürs Marketing – alles abgestimmt auf dieselbe Anfrage.

Das Tool nimmt auch tägliche Aufgaben ab, wie das Verfassen von E-Mails oder Excel-Formeln. Es kann einen erheblichen Anteil zur Automatisierung und Verschlankung von vielen Geschäftsprozessen beitragen. Außerdem lassen sich viele Tätigkeiten im Marketing verbessern. So kann ChatGPT Themenvorschläge für Contentproduktion machen, Texte in einem bestimmten Stil (bspw. Storytelling, motivierend etc.) umformulieren, Beiträge zusammenfassen und die Qualität von Texten bewerten.

Nicht zuletzt kann die Geschäftsleitung ChatGPT dazu nutzen, um den Kundenservice weiterzuentwickeln. Der Bot kann First-Level-Support-Anfragen besser beantworten als vorherige Chatbots. Er gibt auf Wunsch auch Produktempfehlungen und übernimmt eine persönliche Kundenberatung. Dafür muss das System in bestehende Strukturen integriert werden.

So nutzen Sie ChatGPT erfolgreich für Ihr Business

Wahrscheinlich haben Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen ChatGPT und andere KI-Anwendungen bereits ausprobiert. Manche lassen sich Rezeptideen und Einkaufslisten für die Woche schreiben oder stellen im Chat ihre persönlichsten Fragen. Oder ihre Kinder nutzen das Programm, um sich bei den Hausaufgaben helfen zu lassen.

Und das ist gut so. Jede Anwendung der neuen Technologie beweist Offenheit für Veränderung und Neugier an Digitalisierung. Diese Motivation muss auch in den Firmen Einzug halten. Trotzdem kommen Unternehmen nicht daran vorbei, die Grenzen für den professionellen Bereich zu definieren, in denen KI-Nutzung sich bewegen soll. Es gilt, sich Gedanken über den eigenen KI-Fahrplan zu machen und dann zu sensibilisieren und zu schulen.

Richtlinien für den Umgang mit KI

Die Geschäftsführung sollte sich überlegen und festhalten:

• Für welche Anwendungsfälle soll ChatGPT genutzt werden und für welche nicht?

• Welche Abteilungen können von der Arbeit mit einer KI profitieren?

• Welchen Nutzen erwarten wir uns?

• Wie sollen Mitarbeitende einbezogen und geschult werden? Wer könnte Ansprechpartner bei Fragen sein?

• Wie kann die Arbeit mit der neuen Technologie gefördert und abgesichert werden?

Es ist dabei sinnvoll, die Belegschaft einzubinden. So erfahren Sie, welcher Wissensstand herrscht, und erhalten wertvolles Feedback, bei welchen täglichen Aufgaben ChatGPT in der Praxis unterstützen könnte. Wichtig ist auch, die Balance zu halten zwischen Reglementierung und Freiheiten. Zu viele Vorschriften oder sogar ein Verbot können dazu führen, dass die Offenheit für Innovationen verloren geht.

Schulungen für ChatGPT durchführen

Stehen einmal die Richtlinien, müssen diese den Mitarbeitenden vermittelt werden. Am besten nehmen Unternehmen das Thema KI mit in ihre regelmäßigen Schulungen auf. Dabei sollte es darum gehen, ein grundsätzliches Verständnis für KI und die einzelnen Anwendungen zu schaffen. Vermitteln Sie, welche Möglichkeiten sich daraus ergeben und welche Praxisbeispiele für die einzelnen Positionen in der Firma denkbar sind.

Insbesondere müssen auch Fallstricke nähergebracht werden. Dabei geht es vor allem um den Datenschutz während der Nutzung von ChatGPT und um den Umgang mit möglicherweise falschen Informationen. Ebenso sollten Best Practises vermittelt werden, wie die bestmögliche Formulierung von Anfragen. Dazu können Sie auch einen Prompt-Katalog aufbauen, damit hilfreiche Kommandos nur noch mit Copy-und-Paste eingefügt werden müssen.

Die KI integrieren

Wenn Sie sich entschieden haben, dass KI noch eine größere Rolle in Ihrem Unternehmen spielen soll, muss die Integration detaillierter geplant werden. Vielleicht soll der Chatbot den Kundenservice verbessern. Dann muss er in die bestehende IT-Infrastruktur eingebunden werden. Dazu gehört etwa Ihr Customer-Relationship-Management-Tool bzw. Ihre Kundendatenbank.

In Zusammenarbeit mit IT, eventuell Marketing und dem Datenschutzbeauftragten erarbeiten Sie, welche Schnittstellen entstehen müssen und wie sie gewinnbringend und rechtssicher aufgebaut werden können. Auch die neuen Arbeitsabläufe, die daraus entstehen, müssen geschult werden. 

Was kostet ChatGPT Enterprise

ChatGPT gibt es in einer kostenlosen Version. Die dort eingegebenen Daten können verwendet werden, um das System zu verbessern. Die kostenfreie Version basiert auf GPT 3.5. Man kann damit unbegrenzt Nachrichten und Verläufe erstellen. Der Zugang erfolgt nach der Registrierung via Web, iOS oder Android.

Wer die verbesserte Version von ChatGPT nutzen will, braucht ChatGPT Plus. Das kostet zurzeit 20 Dollar im Monat. Es basiert auf GPT 4, außerdem sollen Plus-Kunden schneller Antworten erhalten und garantierten Zugang erhalten. Insbesondere während dem Boom gab es häufig eine Überlastung und die Anwendung war nicht verfügbar. Das Abo lässt sich monatlich kündigen.

Neu ist der Plan für Unternehmen, genannt ChatGPT Enterprise. In dieser Version soll der Datenschutz gewährleistet sein. Die KI nutzt die Daten also nicht, um sich zu verbessern. Dazu kommen hilfreiche Funktionen für Firmen wie das Teilen von internen Chatvorlagen, ein Administrationsdashboard und API-Guthaben zur Entwicklung eigener Lösungen. Für die Preise muss man sich an den Vertrieb wenden.

Tipps für gute Prompts

Die Antworten von ChatGPT sind nur so gut wie die Fragen bzw. die Aufgaben, die man stellt. Diesen Input nennt man „Prompt“. Die möglichst hilfreiche Formulierung von Prompts ist schon zur Wissenschaft, dem Prompt Design erhoben worden. Prompt Designer oder Prompt Engineers sind die daraus hervorgegangenen Experten, die genau wissen, wie man die bestmöglichen Ergebnisse erhält. Hier ein paar Tipps:

Spezifizierung – Bei Anfragen sollte ein großer Interpretationsspielraum vermieden werden. Nennen Sie möglichst spezielle Begriffe anstatt ganze Kategorien. Beispiel: Aus der Anfrage „Wie viel wiegen Vögel?“ könnte ein ganzes Buch entstehen. Fragen Sie stattdessen eher „Was ist die leichteste bekannte Vogelart (ausgewachsene Exemplare)?“

Mehrdeutigkeit vermeiden – Ein Mangel von Künstlicher Intelligenz ist, dass sie Ironie, Metaphern oder Mehrdeutigkeit nicht versteht. Eine Anfrage zu „Bank“ kann sich etwa sowohl auf Finanzinstitute als auch auf Sitzgelegenheiten beziehen.

Personalisierung erreichen – Soll die Antwort auf eine spezifische Situation eingehen, stellen Sie diese zuerst dar. Im Anschluss formulieren Sie, welche Aufgabe ChatGPT übernehmen soll oder welche Frage es in diesem Zusammenhang beantworten soll. Sie können dem Bot auch eine Rolle zuweisen und so verdeutlichen, welche Sichtweise er einnehmen soll (z. B. „Marketingexperte“ oder „Grundschullehrer“). Alles, was den Kontext klarer macht, hilft bei der Personalisierung der Antwort.

Umfang – Sie können ChatGPT klar sagen, wie ausführlich die Antwort ausfallen soll. Vermeiden Sie dabei aber Angaben wie „kurz“ oder „lang“, sondern nennen Sie eher eine Satz- oder Wortanzahl. Geht es um eine komplexere Anfrage, können Fragen und Aufgaben auch in aufeinander folgenden Schritten gestellt werden.

Kritik & Schwierigkeiten

Die Kritik an generativer KI ist vielfältig. Es wird deutlich, dass die Verbreitung ethisch begleitet werden muss und es Prüfmechanismen braucht. Ein paar Länder oder Schulen gingen sogar so weit, ChatGPT komplett zu verbieten.

ChatGPT spielt Informationen nicht ungefiltert aus und beantwortet auch nicht alles. Sonst könnte die KI-Anwendung dazu verwendet werden, Straftaten zu begehen oder sich selbst und anderen zu schaden. Um das zu vermeiden, setzten die Entwickler von OpenAI auf einen Moderationsfilter, der laut Berichten auch gut funktioniert. Dennoch gibt es auch Erzählungen, in denen Schlupflöcher gefunden werden konnten.

Menschliche Arbeit ersetzen

Wie bei jedem technologischen Fortschritt schwingt bei einigen Leuten die Angst mit, dass ihre Arbeit nicht mehr gebraucht wird. Die Angst ist nicht unbegründet. Nach dem ersten Jahr, in dem ChatGPT für die Öffentlichkeit zugänglich war, zeigt sich aber eher der Konsens: Auf Kreativität und die Überprüfung von Menschen kann man nicht verzichten.

KI-Bildgeneratoren haben immer noch größere Schwierigkeiten, beispielsweise dabei Text zu interpretieren oder Symbole korrekt wiederzugeben. Der intelligente Chatbot wird eher als Mittel gesehen, um Ideen zu beflügeln und menschliche Arbeit zu unterstützen. Übersetzer beispielsweise haben bereits vorher mit Übersetzungssoftware gearbeitet, dennoch ist ihre Arbeit bis heute nicht obsolet geworden.

Veraltete oder falsche Aussagen

OpenAI betont, dass die Datengrundlage, auf der ChatGPT basiert, nur bis Januar 2022 reicht. Das heißt, die Informationsbeschaffung ist limitiert. Die Anwendung ist nicht direkt mit dem Internet verbunden und kann deshalb keine aktuellen Daten abrufen oder Websites auswerten. Haben sich seit diesem Zeitpunkt Änderungen ergeben, kann ChatGPT diese nicht ausgeben. Dadurch erhält man falsche, nicht aktuelle oder sogar halluzinierte Antworten.

Das „Halluzinieren“, wie das Erfinden von Fakten genannt wird, soll in der Version 4 bereits stark verringert worden sein. Es kommt aber weiterhin vor. Das bedeutet, dass man wichtige Fakten gegenchecken muss, insbesondere wenn es um rechtliche Auskünfte geht.

Diskriminierung

Eine KI ist eben dadurch gekennzeichnet, dass sie eigenständig lernt. Dieses unüberwachte Training führt aber dazu, dass auch unerwünschte Verhaltensweisen erlernt werden. Dazu gehören auch rassistische oder sexistische Sprache, die im Internet und somit in der Datengrundlage natürlicherweise vorkommen.

Je nachdem wie die Daten sich zusammensetzen, kann es sein, dass Personen, Personengruppen oder auch ganze Länder und ihre Kulturen nicht ausreichend repräsentiert sind.

Datenschutz

Unsere aktuellen Datenschutzgesetze sind noch nicht auf die Nutzung von KI ausgelegt. Klar ist aber: Persönliche Daten und Kundendaten dürfen nicht ohne Einverständnis in das System eingegeben werden – insbesondere in der kostenfreien Version. Deshalb hat OpenAI ChatGPT Enterprise ins Leben gerufen. Wer auf Nummer sicher gehen will, untersagt Mitarbeitenden die Eingabe von persönlichen Daten. Auch ohne gibt es noch ausreichend Szenarien, bei denen KI hilfreich ist. Ansonsten gilt es abzuwarten, wie die Datenschutzbehörden die Anwendung bewerten.

Urheberrecht

Alle Inhalte, die mit ChatGPT erstellt wurden, sind Eigentum der Person, die den Chatbot genutzt hat. OpenAI schreibt, dass sie Nutzerinnen und Nutzer ausdrücklich berechtigt, „Texte, die mit ChatGPT geschrieben wurden, zu verbreiten, zu verkaufen oder zu vermarkten.“ Das gelte sowohl für die kostenfreie Version als auch für die Abomodelle.

Dennoch ist bezüglich Urheberrecht Vorsicht geboten: Es gibt keine Garantie, dass die erstellten Texte einzigartig sind und die Grundlage, auf der sie basieren, nicht urheberrechtlich geschützt ist. Das bedeutet im Gegenzug übrigens auch Unsicherheiten bezüglich der Suchmaschinenoptimierung. Firmen sollten deshalb festlegen, ob und inwieweit sie die Nutzung von ChatGPT zum Verfassen von Texten zulassen.

Weitere KI-Tools

Nicht nur ChatGPT ist aus dem KI-Boom hervorgegangen, es gibt auch Alternativen und Lösungen auf anderen Gebieten. Eine KI-Alternative, die ähnlich wie ChatGPT funktioniert, ist Googles Textroboter Bard. Bard ist mittlerweile auch in Deutschland verfügbar. Daneben soll noch Neuroflash erwähnt werden, dessen Team das Tool selbst als „bester KI Copywriter für die deutsche Sprache“ bezeichnet. Der Dienst ist made in Germany, basiert aber ebenso auf GPT.

Besonders hervorzuheben sind KI-Bildgeneratoren. Dazu gehören Midjourney oder Dall-E. Sie übersetzen Text in Bild, beziehungsweise erstellen ein Bild anhand einer vorherigen Beschreibung, wie dieses aussehen soll. Oftmals kann man auch einen Stil und Farbwelten definieren. Mediengestaltungs-Software, darunter Adobe oder Canva, haben ähnliche KI-Dienste integriert. Das passiert über Schnittstellen oder eigene Entwicklungen und macht die Arbeit mit den Programmen noch einfacher.

Fazit: Fortschritt, aber mit Köpfchen

Ohne KI-Richtlinie kommen Unternehmen heute nicht weit, und selbst wenn sie nur sagen: „Die Nutzung von KI-Anwendungen wie ChatGPT zu beruflichen Zwecken ist untersagt.“ Zu groß ist die Neugier, zu verlockend das Versprechen von erheblicher Arbeitserleichterung – einfach nur, indem man mit „jemandem“ chattet.

Wir empfehlen aber: Beschäftigen Sie sich mit dem Tool. Mit gesunder Skepsis, Schulungen und ein paar Richtlinien im Hinterkopf verspricht ChatGPT nicht nur Spaß, sondern auch Erfolge und Weiterentwicklung.