So wählen Sie das richtige Kartenterminal aus

Die Wahl des richtigen Kartenterminals ist entscheidend für den Erfolg von Unternehmen in Handel, Gastronomie und Handwerk. Ein passendes Terminal kann nicht nur den Zahlungsprozess optimieren, sondern auch das Kundenerlebnis maßgeblich verbessern. Doch bei der Vielzahl an Optionen fällt die Entscheidung oft schwer. 

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, worauf es beim Kaufen eines Kartenlesegeräts wirklich ankommt: Von der Technik über Sicherheitsaspekte bis hin zu Kosten und Benutzerfreundlichkeit – hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um die perfekte Lösung für Ihr Geschäft zu finden. 

Was ist ein Kartenterminal?

Ein Kartenterminal, auch Kartenlesegerät genannt, ist ein Gerät, mit dem bargeldlose Zahlungen abgewickelt werden können. Es liest die Informationen von einer Kredit- oder Debitkarte, prüft die Transaktion in Verbindung mit dem Bankensystem und autorisiert die Zahlung.  

Welche Vorteile bieten Kartenterminals?

Für Kunden bietet das Terminal den Vorteil, dass sie ohne Bargeld bezahlen können. Viele Menschen haben heute kaum noch Bargeld in der Tasche und bevorzugen bargeldlose Zahlungen. Zahlungen werden effizient und sicher verarbeitet, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und einem schnelleren Zahlungsprozess führt. Lange Warteschlangen und umständliches Hantieren mit Münzen und Scheinen gehören mit Kartenterminals der Vergangenheit an. Ein Kartenterminal bietet aber nicht nur Komfort für Ihre Kunden, sondern bringt auch Ihrem Unternehmen viele Vorteile:

• Handel: Ein stationäres Terminal ermöglicht es Einzelhändlern, schneller Zahlungen abzuwickeln, was zu kürzeren Wartezeiten und zufriedeneren Kunden führt. Außerdem reduziert es den Aufwand für die Bargeldverwaltung und verringert die Gefahr von Kassendifferenzen.

• Gastronomie: In der Gastronomie hilft ein mobiles Terminal, die Abwicklung der Zahlungen direkt am Tisch im Lokal oder auch im Außenbereich vorzunehmen. Kunden schätzen den Komfort und die Geschwindigkeit, was besonders in der Stoßzeit von Vorteil ist. Zudem profitieren Sie und Ihr Team beispielsweise mit den mobilen Kartenterminals von SumUp von einer unaufdringlichen Möglichkeit, Trinkgelder anzunehmen. Und es unterstützt Gastronomiebetriebe dabei, ihr Kassenbuch korrekt und effizient zu führen.

• Handwerk: Für Handwerker, die Zahlungen vor Ort entgegennehmen, sind mobile Terminals unverzichtbar. Sie ermöglichen es, direkt nach Erbringung der Leistung abzukassieren und so den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Welche Arten von Kartenterminals gibt es?

Die Auswahl an Kartenterminals ist groß. Bevor Sie ein Kartenlesegerät kaufen, sollten Sie sich zunächst einen Überblick über die verschiedenen Arten machen. Moderne Kartenterminals unterstützen in der Regel Kartenzahlungen im elektronischen Lastschriftverfahren (ELV), also in Verbindung mit der Unterschrift des Kunden, oder Kartenzahlungen in Verbindung mit der Eingabe einer PIN (persönliche Identifikationsnummer). Hier gibt es keine wesentlichen Unterschiede.

Interessant wird es bei der Frage, wie Sie das Kartenterminal in Ihrem Betrieb einsetzen wollen. Es gibt verschiedene Arten von Kartenterminals, die je nach Betriebsart und Anforderungen unterschiedliche Funktionen bieten. Im Wesentlichen wird hier zwischen mobilen und stationären Kartenterminals unterschieden. 

Stationäre Kartenterminals

Diese Geräte sind fest mit einem Kabel oder WLAN-Netzwerk mit dem Internet verbunden und per Kabel an das Stromnetz angeschlossen. Stationäre Kartenterminals sind zuverlässig, bieten eine schnelle Verbindung und sind optimal für Betriebe mit einem festen Kassenbereich, die auf eine stabile Internetverbindung angewiesen sind. Hierzu zählen neben klassischen Einzelhandelsgeschäften oder Gastronomiebetrieben auch Dienstleistungs- und Handwerksbetriebe wie Friseursalons, Schneidereien, Tischlereien oder Kfz-Werkstätten.

Mobile Kartenterminals

Mobile Kartenterminals sind klein und leicht und können einfach in der Hosentasche mitgeführt werden. Sie ermöglichen es Unternehmen, bargeldlose Zahlungen flexibel an verschiedenen Orten anzunehmen. Im Gegensatz zu stationären Terminals, die fest an einem Ort installiert sind, funktionieren mobile Kartenterminals kabellos über WLAN, Bluetooth oder Mobilfunk (3G, 4G). Die Geräte verfügen über einen Akku, der mehrere Stunden hält, was sie zudem unabhängig von einem Stromanschluss macht.

Einige mobile Kartenlesegeräte lassen sich über die Internetverbindung des Geräts direkt mit einem Smartphone oder Tablet verbinden. Beispiele für diese sogenannten Kartenlesegeräte fürs Handy sind die SumUp Kartenterminals, die insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen beliebt sind. Sie erleichtern Kunden und Unternehmen den Zahlungsprozess und ermöglichen es, Zahlungen überall dort abzuwickeln, wo eine Internetverbindung besteht. Diese Flexibilität macht mobile Kartenlesegeräte für Gastronomiebetriebe – insbesondere mit Außengastronomie – , Food Trucks, Lieferdienste oder Handwerksbetriebe, die beim Kunden vor Ort arbeiten, attraktiv.

Virtuelle Kartenterminals

Ein virtuelles Kartenterminal ist eine Softwarelösung, mit der Unternehmen Kartenzahlungen online oder per Fernzugriff ohne ein physisches Terminal abwickeln. Im Gegensatz zu stationären und mobilen Kartenterminals, die eine physische Karte einlesen, wird bei einem virtuellen Terminal die Kartenzahlung manuell über eine Webanwendung oder eine App eingegeben. Das Unternehmen gibt die Kartendaten des Kunden (Kartenname, Kartennummer, Ablaufdatum, Sicherheitscode) über einen Computer, ein Tablet oder Smartphone mit Internetzugang in eine webbasierte Anwendung ein, um die Zahlung zu verarbeiten.

Diese Lösung ist ideal für Unternehmen, die keine direkten physischen Kontakte mit Kunden haben, beispielsweise im E-Commerce oder für Freiberufler und Kleinunternehmen, die keine physische Präsenz haben, sondern ihre Kunden über das Telefon oder per E-Mail betreuen, aber dennoch Kreditkartenzahlungen akzeptieren möchten.

Welche Arten von Zahlungen sollten Kartenterminals annehmen können?

Ein Kartenterminal sollte in der Lage sein, eine breite Palette von Zahlungsmethoden zu akzeptieren, um den Ansprüchen der Kunden gerecht zu werden. Wenn Sie planen, ein Kartenlesegerät zu kaufen, sollte es mindestens in der Lage sein, die folgenden Zahlungskarten bzw. Arten zu akzeptieren.

Girocards (EC Karten)

Die Girocard, ehemals EC Karte, zählt zu den am häufigsten genutzten Zahlungsmethoden in Deutschland. Daher ist es unverzichtbar, dass Ihr Gerät die Kartenzahlung mit dieser Kartenart akzeptiert. Kunden bestätigen die Zahlung entweder mit ihrer PIN. In diesem Fall sind Unternehmen vor Zahlungsausfällen geschützt, da die kartenausgebende Bank für die Zahlung garantiert. Alternativ kann die Zahlung per Girocard im elektronischen Lastschriftverfahren (ELV) erfolgen. In diesem Fall erklären sich Karteninhaber:innen mit der Abbuchung einer Zahlung per Unterschrift auf der Rückseite des Zahlungsbelegs einverstanden.

Debitkarte

Bei der EC Karte, Maestro- oder V-Pay-Karten oder Visa Debit bzw. Mastercard Debit handelt es sich um Debitkarten, die mit dem Bankkonto der Karteninhaberin oder des Karteninhabers verbunden sind. Diese Karten werden bei jeder Transaktion unmittelbar belastet: Es kann also nur Geld ausgegeben werden, das tatsächlich auf dem Konto verfügbar ist. Zahlungen werden mit der PIN-Eingabe bestätigt.

Kreditkarten

Mastercard, Visa, American Express JCB, Diners Club und China Union Pay gehören zu den beliebtesten Kreditkarten, werden weltweit akzeptiert und können für physische Zahlungen, Online-Zahlungen und das Abheben von Bargeld an Geldautomaten verwendet werden. Mit der Kreditkarte werden Waren und Dienstleistungen bezahlt, ohne dass der Betrag sofort vom Konto abgebucht wird. Stattdessen wird die Zahlung über eine Bank oder einen Kreditkartenanbieter vorgestreckt und der Gesamtbetrag zu einem späteren Zeitpunkt – in der Regel am Ende eines Monats – beglichen. Zahlungen mit der Kreditkarte sind durch den Kreditkartenanbieter abgesichert und müssen von Karteninhabern per PIN oder Unterschrift bestätigt werden. Insbesondere in Branchen wie dem Handel, der Gastronomie oder dem Tourismus ist die Akzeptanz von Kreditkarten besonders wichtig. Um Kreditkartenzahlungen annehmen zu können, ist neben einem geeigneten Kartenterminal ein zusätzlicher Vertrag mit einen sogenannten Acquirer erforderlich, der als Schnittstelle zwischen den Kreditkartenanbietern und den Unternehmen fungiert.

Mobile Zahlungen

Apple Pay, Google Pay und ähnliche Dienste, um mit dem Handy zu bezahlen, gewinnen zunehmend an Bedeutung. Bei dieser Zahlweise wurde eine Zahlungskarte – in der Regel eine Kreditkarte – im sogenannten Wallet des Smartphones oder einer Smartwatch hinterlegt. Entsprechend ist auch hier ein Acquirer-Vertrag Voraussetzung. Um kontaktlose Zahlungen annehmen zu können, ist zudem ein NFC-fähiges Kartenterminal erforderlich. Ein Vergleich der Kartenterminals auf dem Markt zeigt, dass immer mehr Terminals diese Art der Zahlungen unterstützen.

Prepaid-Karten

Hierbei handelt es sich um Zahlungskarten, die im Voraus mit einem bestimmten Guthaben aufgeladen werden müssen, bevor sie für Zahlungen genutzt werden können. Im Gegensatz zu Kreditkarten, bei denen der Karteninhaber einen Kreditrahmen zur Verfügung hat, oder Debitkarten, die direkt mit einem Bankkonto verbunden sind, wird bei Prepaid-Karten nur das zuvor aufgeladene Guthaben verwendet. Sobald das Guthaben aufgebraucht ist, muss die Karte erneut aufgeladen werden, bevor weitere Zahlungen möglich sind. 

Eine Form von Prepaid-Karten sind Geschenkkarten, die von Geschäften oder Lokalen ausgegeben und nur dort eingelöst werden können. Insbesondere im Einzelhandel und in der Gastronomie ist es sinnvoll, Gutscheine oder Geschenkkarten anzunehmen.

Welche Funktionen braucht ein Kartenterminal?

Bei der Auswahl eines geeigneten Kartenterminals spielen die Funktionen eine entscheidende Rolle. Kunden erwarten heutzutage, kontaktlos mit der Karte oder ihrem Smartphone zahlen zu können. Die NFC (Near Field Communication) -Technologie ermöglicht es, Zahlungen einfach durch Halten der Karte oder des Smartphones an das Terminal durchzuführen. Damit zählt die Technologie zu den wichtigsten Funktionen, die ein Kartenterminal mitbringen muss. Da nicht alle Kunden über NFC-fähige Karten verfügen, sollten Geräte für die Kartenzahlung auch Karten mit Chip oder Magnetstreifen akzeptieren.

Achten Sie zudem darauf, dass sich das Kartenterminal einfach mit dem Internet verbinden lässt. Eine zuverlässige WLAN- oder Mobilfunkverbindung erspart Ihnen Ausfälle und Verzögerungen beim Zahlungsvorgang. 

Zudem gilt seit 2020 die Kassenbonpflicht. Dies bedeutet, dass Sie Ihren Kunden einen Beleg für jede Transaktion aushändigen müssen, sei es in gedruckter Form oder digital. Achten Sie also darauf, dass Ihr Kartenterminal in der Lage ist, diesen Anforderungen gerecht zu werden. Stationäre Kartenterminals sollten entsprechend über einen Drucker verfügen. Für mehr Nachhaltigkeit in der Gastronomie, im Handel oder Handwerk verfügen moderne Geräte auch über die Möglichkeit, den Beleg per E-Mail zu versenden, was Papier spart. Nutzen Sie SumUp Solo können Sie das mobile Kartenterminal zusammen mit einem perfekt darauf abgestimmten Drucker kaufen. Zeit bei der Buchhaltung und Fehler bei der manuellen Eingabe von Beträgen sparen Sie zudem mit einer direkten Integration des Kartenterminals in Ihr Kassensystem. Moderne Geräte wie das Kartenterminal Solo oder Solo Lite bieten häufig Schnittstellen zu gängigen Kassensystemen. Verkäufe, Rückerstattungen und Tagesabschlüsse werden digital aufgezeichnet und können später heruntergeladen werden. Darüber hinaus stehen Ihnen zahlreiche Berichte im Dashboard zur Verfügung, die Ihnen dabei helfen, Ihr Geschäft zu optimieren.

In Bezug auf die gesetzlichen Bestimmungen sollten Sie zudem beachten, dass nach der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) Kartenterminals in Deutschland bestimmten gesetzlichen Anforderungen genügen müssen. Dies betrifft insbesondere die Sicherheitsstandards für die Datenübertragung und den Schutz vor Manipulation. Nutzen Sie die Kartenterminals von SumUp, können Sie die Cloud TSE in nur wenigen Klicks aktivieren, um Zahlungen KassenSichV-konform anzunehmen.

Kartenlesegerät kaufen: Welche Kosten fallen an?

Die Anschaffung eines Kartenterminals ist mit verschiedenen Kosten verbunden. Diese lassen sich in fixe und variable Kosten unterteilen. 

Fixe Kosten

Sie haben die Wahl: Sie können einen Kartenleser kaufen. In diesem Fall müssen Sie die einmaligen Anschaffungskosten einkalkulieren. Entscheiden Sie sich, ein Kartenterminal zu leihen, fallen monatlich Kosten für die Miete an. Je nach Anbieter erhalten Sie bei einem Mietgerät Ersatz, wenn es unverschuldet kaputt geht. Zusätzlich kann bei Kauf oder Miete eine Servicegebühr für Wartung oder Support fällig werden. 

Ein stationäres Terminal ist in der Regel teurer als ein mobiles Terminal. SumUp bietet jedoch kostengünstige Modelle an, bei denen keine monatlichen Fixkosten anfallen, sondern nur pro Transaktion abgerechnet wird.

Variable Kosten

Die variablen Kosten setzen sich aus den Transaktionsgebühren zusammen, die je nach Anbieter und Zahlungsart unterschiedlich hoch ausfallen. Diese Kosten betragen meist zwischen 0,07 und 0,12 € pro Transaktion. 

Hinzu kommen Gebühren, die je nach Kartenart variieren. Kreditkartenzahlungen sind mit 1,5 bis 3 % des Zahlbetrags in der Regel etwas teurer als Zahlungen mit EC-Karten. Hier liegen die Gebühren, je nachdem, ob das gesicherte oder ungesicherte ELV genutzt wird, zwischen 0,2 bis 0,27 % bzw. 0,17 bis 0,24 % des Zahlbetrags. Bei ausländischen EC Karten (Maestro oder V Pay) liegen die Gebühren bei 0,7 bis 0,9 %.

So finden Sie das passende Kartenterminal

Um das passende Kartenterminal für Ihren Betrieb zu finden, sollten Sie die folgenden Punkte berücksichtigen:

• Einsatzort und -zweck: Arbeiten Sie hauptsächlich stationär, reicht ein fest installiertes Kartenterminal aus. Falls Sie jedoch oft mobil unterwegs sind, beispielsweise mit einem Food Truck, auf dem Wochenmarkt oder auf Messen, sollten Sie ein mobiles Kartenterminal in Betracht ziehen.

• Transaktionsvolumen: Je nachdem, wie viele Transaktionen Sie täglich abwickeln, können sich verschiedene Anbieter als günstiger erweisen. Ein Vergleich verschiedener Kartenterminals hilft, die unterschiedlichen Kostenmodelle und Gebührenstrukturen zu verstehen. Bei SumUp zahlen Sie beispielsweise nur den einmaligen Anschaffungspreis sowie eine Transaktionsgebühr in Höhe von 1,39 %. Darüber hinaus entstehen Ihnen keine weiteren monatlichen Kosten.

• Kostenmodelle: Vergleichen Sie die verschiedenen Preismodelle. Einen Kartenleser zu kaufen kann auf lange Sicht günstiger sein als die Miete. In manchen Fällen, insbesondere bei niedrigen Transaktionsvolumen, kann jedoch ein Modell mit geringen Fixkosten und höheren Transaktionsgebühren sinnvoll sein.

• Integration in bestehende Systeme: Überprüfen Sie, ob das Kartenterminal sich problemlos in Ihr Kassensystem integrieren lässt oder ob zusätzliche Kosten für die Anpassung anfallen. Nutzen Sie beispielsweise bereits eine Kassenlösung von SumUp, lassen sich das Kassensystem Pro und das Kassensystem Lite problemlos mit den mobilen Kartenlesegeräten verbinden.

• Sicherheitsstandards: Achten Sie darauf, dass das Terminal den aktuellen Sicherheitsanforderungen entspricht, insbesondere in Bezug auf die Kassensicherungsverodnung, die DSGVO und den Schutz der Zahlungsdaten Ihrer Kunden.

SumUp Kartenterminals: flexible und kostengünstige Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen

Die mobilen Kartenterminals von SumUp bieten eine flexible und kostengünstige Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen in Handel, Gastronomie und Handwerk. Im Vergleich zu herkömmlichen Terminals punkten SumUp-Geräte durch ihre einfache Handhabung, geringe Anschaffungskosten und den Verzicht auf monatliche Fixgebühren. Im Kartenterminal-Vergleich überzeugt SumUp vor allem durch Transparenz: Es gibt keine versteckten Kosten, sondern nur eine fixe Transaktionsgebühr pro Zahlung, was es ideal für Unternehmen macht, die ein einfaches, zuverlässiges und preiswertes Kartenzahlung-Gerät suchen.

Die kompakten mobilen Kartenlesegeräte Solo und Solo Lite unterstützen Sie dabei, Kartenzahlungen überall dort anzunehmen, wo Sie Geschäfte machen. Und in Kombination von Solo mit Drucker kommen Sie ganz einfach Ihrer Belegausgabepflicht nach.

Die Terminals unterstützen alle gängigen Zahlungsmethoden, inklusive Kreditkarten, EC Karten (Girocards), Debitkarten, Geschenkkarten, Kontaktloszahlungen und Mobile Payment. Darüber hinaus stehen Ihnen über die SumUp App zahlreiche Berichte und Analysen zur Verfügung, die Ihnen dabei helfen, Ihr Business zu optimieren.

Fazit: Kartenterminals als schnelle, sichere und komfortable Zahlungsmethode

Die Anschaffung eines Kartenterminals ist für viele Betriebe im Handel, der Gastronomie und dem Handwerk ein wichtiger Schritt, um den heutigen Kundenanforderungen gerecht zu werden. Bei der Auswahl des richtigen Terminals sollten Sie die Art Ihres Geschäfts, das zu erwartende Transaktionsvolumen und die benötigten Funktionen im Blick haben. Ein Kartenterminal Vergleich kann Ihnen dabei helfen, das passende Gerät zu finden. Wenn Sie sich dazu entscheiden, ein mobiles Kartenlesegerät oder ein stationäres Terminal zu nutzen, profitieren Sie und Ihre Kunden von einer schnellen, sicheren und komfortablen Zahlungsmethode.