Elektronische Steuererklärung mit ELSTER einreichen: So gehts

Selbstständige Unternehmerinnen und Unternehmer sind dazu verpflichtet, ihre Steuererklärung elektronisch beim Finanzamt einzureichen. Diese Verpflichtung betrifft sowohl Gewerbetreibende als auch Freiberufler oder Betriebe, die Einkünfte aus der Land- und Forstwirtschaft erzielen.

Neben der Einkommensteuererklärung bei natürlichen Personen und der Körperschaftsteuer bei juristischen Personen müssen die Daten weiterer Steuerarten wie der Gewerbesteuer, der Umsatzsteuer oder der Lohnsteueranmeldung ebenfalls papierlos übermittelt werden.  

Für den Datentransfer steht ihnen das ELSTER-Portal als Übermittlungsplattform für die Steuererklärung zur Verfügung. 

Was ist ELSTER?

ELSTER steht für die „ELektronische STeuerERklärung“. Das Online-Portal wird vom Bundeszentralamt für Steuern betrieben und dient dazu, Steuererklärungen elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln.  

Um ELSTER zu nutzen, müssen Steuerzahlerinnen und Steuerzahler sich auf der ELSTER-Website registrieren. Anschließend können sie ihre Einkommensteuererklärungen, Umsatzsteuererklärungen und andere steuerliche Pflichtangaben online und kostenlos über das Portal einreichen.

Dazu bietet es verschiedene Online-Formulare, Funktionen und Hilfen, die es ihnen erleichtern, ihre Steuererklärungen korrekt auszufüllen. Bescheinigungen und andere steuerliche Dokumente können ebenfalls über ELSTER online übermittelt werden. 

Die elektronische Übermittlung von Steuererklärungen über ELSTER soll den Prozess der Steuererklärung einfacher und effizienter gestalten, da sie Fehler reduziert und den Austausch von Daten zwischen Steuerzahlern und Finanzämtern vereinfacht. 

Was ist der Unterschied zwischen „Mein ELSTER“ und „ELSTER Formular?

Das Bundeszentralamt für Steuern bietet im Zusammenhang mit der elektronischen Steuererklärung in Deutschland zwei Dienste an, die unterschiedliche Zwecke und Funktionen erfüllen:

• „Mein ELSTER“ ist ein persönlicher Online-Zugang, den Steuerpflichtige nutzen können, um ihre Steuererklärung zu machen und ihre steuerlichen Angelegenheiten online zu verwalten. Er dient als zentrale Anlaufstelle für Steuerzahlungen und Steuerzahler, um mit den Finanzbehörden zu interagieren. Hier sind die steuerrelevanten persönlichen Daten der Steuerpflichtigen hinterlegt und sie können dort ihre Steuererklärungen elektronisch einreichen, Steuerbescheide abrufen und elektronische Steuerzahlungen vornehmen.

• „ELSTER Formular“ ist eine Software-Anwendung, die von ELSTER bereitgestellt wird, um Steuerzahlerinnen und Steuerzahlern bei der Erstellung ihrer Steuererklärungen zu unterstützen. Sie ist besonders nützlich für diejenigen, die ihre Steuererklärungen selbst erstellen und einreichen möchten, ohne auf Papierformulare zurückzugreifen. Die Software wird dem Computer des Steuerpflichtigen installiert und ermöglicht das Ausfüllen von Steuerformularen direkt am Computer. Wer die Software nutzt, kann seine Steuererklärung offline vorbereiten und sie anschließend online über „Mein ELSTER“ einreichen.

Wofür können Selbstständige ELSTER nutzen?

Wer Einkünfte aus 

• selbstständiger Arbeit,

• einem Gewerbebetrieb oder 

• aus einem Land- und Forstwirtschaftsbetrieb

erzielt, ist in Deutschland dazu verpflichtet, seine Einkommensteuererklärung elektronisch zu übermitteln. Darüber hinaus besteht für Unternehmerinnen und Unternehmer die gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Umsatzsteuererklärungen.

Für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ist zudem die elektronische Abgabe der Lohnsteuer-Anmeldungen und elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen vorgeschrieben.

Selbstständige können ELSTER also für verschiedene steuerliche Zwecke nutzen. Hierzu zählen die Übermittlung der

• Einkommensteuererklärung

• Umsatzsteuervoranmeldung

• Umsatzsteuererklärung 

• Gewerbesteuererklärung

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Selbstständige, die über Grundeigentum verfügen, können ihre Erklärung zur Grundsteuer ebenfalls über ELSTER beim Finanzamt einreichen. 

ELSTER kann aber noch mehr:

• Elektronische Kommunikation mit dem Finanzamt: ELSTER bietet die Möglichkeit, elektronisch mit dem Finanzamt zu kommunizieren, um Fragen zu klären, Informationen anzufordern oder Unterlagen einzureichen.

• Anträge und Mitteilungen an das Finanzamt: Über ELSTER können verschiedene Anträge und Mitteilungen an das Finanzamt gesendet werden. Hierzu zählen beispielsweise Anträge auf Stundung von Steuerzahlungen oder Anträge auf Fristverlängerungen.

• Elektronische Signatur: Selbstständige können eine elektronische Signatur verwenden, um ihre steuerlichen Unterlagen und Erklärungen in ELSTER digital zu unterschreiben. Dies erhöht die Sicherheit und Verbindlichkeit der übermittelten Daten.

• Elektronische Lohnsteuerbescheinigungen: Selbstständige, die eigene Mitarbeitende beschäftigen, müssen ihnen Lohnsteuerbescheinigungen ausstellen. Dies kann über ELSTER erfolgen.

Wie registriert man sich bei ELSTER?

Bevor Sie ELSTER für Ihre papierlose Steuererklärung nutzen können, müssen Sie sich unter www.elster.de als Nutzerin oder Nutzer registrieren. Für die Registrierung stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Das Bundeszentralamt für Steuern empfiehlt Steuerpflichtigen die Registrierung über die sogenannte Zertifikatsdatei, die auf dem eigenen PC gespeichert wird. 

Entscheiden Sie sich dafür, sich mit einer Zertifikatsdatei bei ELSTER einzuloggen, registrieren Sie sich mit Ihrer persönlichen Identifikationsnummer (Steuer-ID), die Sie oben links auf der ersten Seite Ihres Einkommensteuerbescheides finden. Nachdem Sie Ihre persönlichen Daten abgesendet haben, stellt Ihnen das Finanzamt für die Registrierung Aktivierungsdaten zur Verfügung.

Sie erhalten zunächst eine Aktivierungs-ID per E-Mail, die Sie bestätigen müssen. Danach erhalten Sie per Post Ihren Aktivierungscode. Sobald Ihnen beide Aktivierungsdaten vorliegen, können Sie mit der Registrierung fortfahren.

Um Ihr Zertifikat herunterzuladen, klicken Sie auf den Link aus der E-Mail und geben dort Ihre Aktivierungsdaten ein. Nachdem Sie ein persönliches Passwort für Ihren Zugang vergeben haben, erhalten Sie Ihre Zertifikatsdatei als Download und speichern diese auf Ihrem Rechner. Anschließend loggen Sie sich mit Ihrer Zertifikatsdatei ein, um den Registrierungsprozess vollständig abzuschließen. Um ELSTER zukünftig zu nutzen, melden Sie sich mit der Zertifikatsdatei und Ihrem persönlichen Passwort an.  

Wie funktioniert die Steuererklärung mit ELSTER?

Um Ihre Steuererklärung in ELSTER zu erstellen und beim Finanzamt einzureichen, sind mehrere Schritte erforderlich. Zunächst melden Sie sich mit Ihrer Zertifikatsdatei und Ihrem persönlichen Passwort an. Nach der Anmeldung bei ELSTER wählen Sie im nächsten Schritt das passende Steuerformular aus.

Dies kann beispielsweise das Formular für die Einkommensteuererklärung, die Umsatzsteuererklärung oder die Gewerbesteuererklärung sein. Anschließend füllen Sie die ausgewählten Formulare aus.  

Achten Sie beim Ausfüllen darauf, dass ELSTER oft bereits einige Daten vorab eingetragen hat, basierend auf früheren Steuererklärungen oder Meldungen von Dritten wie Banken oder bei Einkünften aus einer nicht selbstständigen Tätigkeit vom Arbeitgeber. 

Nach dem Ausfüllen überprüfen Sie sorgfältig alle Angaben und Berechnungen, um sicherzustellen, dass sie korrekt und vollständig sind. ELSTER bietet oft eine Plausibilitätsprüfung, die auf Fehler und fehlende Angaben hinweist.  

Im Anschluss an die Überprüfung übermitteln Sie Ihre elektronische Steuererklärung an das Finanzamt. Sie erhalten eine Bestätigung, die den erfolgreichen und fristgerechten Versand Ihrer Steuererklärung dokumentiert.

Der Steuerbescheid, der Informationen über Ihre Steuerschuld oder die Höhe einer möglichen Steuererstattung enthält, wird in der Regel fünf bis sechs Wochen nach Übermittlung der Steuererklärung ebenfalls elektronisch über ELSTER zugestellt.

Wie funktioniert die vorausgefüllte Steuererklärung mit ELSTER?

Mit der vorausgefüllten Steuererklärung (VaSt) bietet ELSTER Steuerpflichtigen eine Funktion, die auf bereits eingegebene Informationen zurückgreift. Dazu werden steuerrelevante Daten aus verschiedenen Quellen wie Banken, Sozialversicherungsträgern, Versicherungen oder Arbeitgebern an das Finanzamt übermittelt. Neben den Stammdaten wie Name, Adresse, Steuernummer und Konfessionen geht es um Daten wie 

• Beiträge zur Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung)

• vom Arbeitgeber einbehaltenen Lohnsteuer

• ggf. vom Arbeitgeber einbehaltenen Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag

• Vorsorgeaufwendungen für Riester- und Rürup-Verträge

• einbehaltene Kapitalerstragsteuer

• erhaltene Rentenzahlungen

• Lohnersatzzahlungen (Arbeitslosengeld, Elterngeld, Kurzarbeitergeld)

Das erleichtert die Erstellung der Steuererklärung, birgt aber auch gewisse Risiken. 

Wenn Sie die vorausgefüllte Steuererklärung abrufen, greift das System auf Informationen zu, die in der Regel aus dem vorangegangenen Steuerjahr stammen. Sie wählen die Option zur Übernahme der vorausgefüllten Daten und sparen sich die Eingabe zahlreicher Daten.

Um sicherzustellen, dass sie korrekt und vollständig sind, müssen Sie die vorausgefüllten Daten allerdings sorgfältig überprüfen und gegebenenfalls weitere Angaben ergänzen, die in den vorausgefüllten Daten fehlen. Fehler in der vorausgefüllten Steuererklärung oder fehlende Daten können zu Nachforderungen oder anderen Problemen mit dem Finanzamt führen.

Wie reicht man Belege mit ELSTER ein?

Seit 2017 gilt die sogenannte Belegvorhaltepflicht bei Steuererklärungen. Das bedeutet, dass Sie Ihrer Steuererklärung keine Belege mehr beifügen müssen.

Sie sind allerdings dazu verpflichtet, die entsprechenden Belege sorgfältig aufzubewahren und sie dem Finanzamt auf Verlangen vorzulegen. Können Sie Ihre angegebenen Ausgaben nicht belegen, hat das Finanzamt das Recht, sie aus Ihrer Steuererklärung zu streichen. 

Da das Finanzamt bis zu vier Jahre nach Ablauf eines Steuerjahres noch Betriebsprüfungen vornehmen kann, müssen Unternehmerinnen und Unternehmer Belege über Einnahmen und Ausgaben, die der Ermittlung Ihrer Gewinneinkünfte in der Steuererklärung dienen, aufbewahren. Zudem gelten für die meisten steuerrelevanten Belege ohnehin gesetzliche Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren. 

Sollte es dennoch notwendig sein, Ihrer Steuererklärung Belege beizufügen, können Sie dazu die kostenlose Smartphone App „Mein ELSTER+“ verwenden. Die App ist für iPhones und Android-Smartphones in den jeweiligen Appstores erhältlich. Belege werden einfach mit dem Smartphone abfotografiert und in ELSTER hochgeladen. Dazu muss die App mit dem ELSTER-Konto gekoppelt werden. 

Ersetzt ELSTER die Buchhaltung in Unternehmen?

Die ordnungsgemäße Buchhaltung umfasst die Erfassung, Verarbeitung und Aufzeichnung aller finanziellen Transaktionen eines Unternehmens. Dies beinhaltet die Führung von Konten, die Verwaltung von Rechnungen, das Erstellen von Finanzberichten, die Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben sowie die Erfüllung von gesetzlichen Buchführungsanforderungen. 

Sie ist unerlässlich, um die finanzielle Integrität und Compliance sicherzustellen, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen und die Berichterstattung an externe Parteien wie das Finanzamt zu ermöglichen. 

Sie bildet quasi die Basis für die Erstellung der elektronischen Steuererklärung Ihres Unternehmens. Die gute Nachricht: Es gibt zahlreiche Anbieter von digitalen Buchhaltungsprogrammen, die die Erstellung der elektronischen Steuererklärung in ELSTER unterstützen.

Über eine Schnittstelle können so Daten beispielsweise für die Umsatzsteuervoranmeldung ganz einfach von der Buchhaltungssoftware an ELSTER übertragen werden.  

Ersetzt ELSTER den Steuerberater?

ELSTER ersetzt weder die Buchhaltung noch steuerliches Know-how. Zwar liefert ELSTER Hilfestellung mit Erläuterungen, um die Online-Fragebögen auszufüllen. Im Vergleich zu einer Steuersoftware liefert das Portal zur Übermittlung der Steuererklärung aber keine Steuertipps. Entsprechend ersetzt ELSTER auch nicht die Steuerberaterin oder den Steuerberater.

Je nach Komplexität der Steuerangelegenheiten ist es sinnvoll, als Unternehmerin oder Unternehmer auf das Fachwissen einer Steuerberatung bei der Erstellung der Steuererklärung zurückzugreifen. Zumal Sie bei der Abgabe Ihrer Steuererklärung durch eine Steuerberatung Zeit gewinnen: Die Abgabefrist verlängert sich in diesem Fall um sechs Monate.

Fazit: ELSTER erleichtert den Steuerprozess

Die elektronische Steuererklärung mit ELSTER ist Pflicht für selbstständige Unternehmerinnen und Unternehmer, Gewerbetreibende, Freiberufler und Landwirte.

Das ELSTER-Portal, betrieben vom Bundeszentralamt für Steuern, ermöglicht die einfache elektronische Übermittlung verschiedener Steuerarten wie Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und mehr. Die Steuererklärung mit ELSTER umfasst das Auswählen des passenden Formulars, Ausfüllen der Felder, eine Plausibilitätsprüfung und schließlich die Übermittlung der Daten an das Finanzamt.

Für die Nutzung ist die Registrierung, die mithilfe einer Zertifikatsdatei, der persönlichen Steuer-Identifikationsnummer und den Aktivierungsdaten, die per E-Mail und per Post versendet werden, erforderlich.  

Zwar ersetzt ELSTER nicht die Buchhaltung in Unternehmen oder die Fachkenntnisse einer Steuerberatung, kann jedoch mit Buchhaltungssoftware und dem Wissen von Steuerexperten kombiniert werden, um Unternehmerinnen und Unternehmern den Prozess der Steuererklärung zu erleichtern.

FAQ

Wie melde ich mich bei ELSTER an?

Um ELSTER für die Übermittlung Ihrer Steuerunterlagen zu nutzen, ist die einmalige Registrierung erforderlich.

Wie bekomme ich einen ELSTER-Zugang?

Um Ihren Zugang zu ELSTER zu bekommen, registrieren Sie sich auf der Seite www.elster.de

Was brauche ich für die ELSTER Registrierung?

Für die Registrierung bei ELSTER benötigen Sie Ihre persönliche Identifikationsnummer (Steuer-ID), die Aktivierungsdaten vom Finanzamt sowie eine Zertifikatsdatei.

Was ist die Zertifikatsdatei bei ELSTER?

Die Zertifikatsdatei bei ELSTER ist ein elektronisches Zertifikat, das für die sichere Anmeldung und die Übermittlung von Steuererklärungen und anderen steuerlichen Dokumenten über das ELSTER-Portal verwendet wird. Es handelt sich um eine verschlüsselte Datei, die auf Ihrem Computer gespeichert wird und als digitale Signatur dient. Die Zertifikatsdatei gewährleistet die Vertraulichkeit und Integrität Ihrer übermittelten Daten und bestätigt Ihre Identität gegenüber dem Finanzamt.

Wo finde ich meine Steuernummer für ELSTER?

Ihre persönliche Identifikationsnummer finden Sie oben links auf der ersten Seite Ihres Einkommensteuerbescheides.

Wie logge ich mich bei ELSTER ein?

Nachdem Sie sich bei ELSTER registriert haben, loggen Sie sich mit Ihrer Zertifikatsdatei sowie Ihrem persönlichen Passwort ein.