Die Entfernungspauschale für Selbstständige: Steuervorteile für den Weg zur Arbeit

Mit der Entfernungspauschale hat der Gesetzgeber eine Möglichkeit für Steuerzahler:innen geschaffen, sich Kosten für den Arbeitsweg steuermindernd geltend zu machen. Erstattet werden Aufwendungen, die für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit entstehen. Nicht nur Angestellte, sondern auch Selbstständige können von dieser Regelung profitieren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Entfernungspauschale für Selbstständige funktioniert, wie hoch die Pauschale ist und wie sie ermittelt wird.

Was ist die Entfernungspauschale?

Bei einer 5-Tage-Woche machen wir uns etwa 230-mal im Jahr auf den Weg zur Arbeit. Insbesondere bei den aktuellen Kraftstoffpreisen, aber auch bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel kommt damit im Laufe eines Jahres ein hübsches Sümmchen an Fahrtkosten zusammen.

Um Arbeitnehmer:innen zu entlasten, wurde die Entfernungspauschale eingeführt. Mit dieser Pauschale, die umgangssprachlich auch als Pendlerpauschale bekannt ist, werden Ausgaben, die für Fahrten zwischen der Wohnung und dem Arbeitsplatz entstehen, pauschal abgegolten.

Ob das Finanzamt die Entfernungspauschale gewährt, ist dabei unabhängig davon, ob Arbeitnehmer:innen mit einem Firmenwagen, einem privaten Pkw, den öffentlichen Verkehrsmitteln, Booten, mit dem Fahrrad oder sogar zu Fuß unterwegs sind. Wie und in welcher Höhe diese Ausgaben in der Steuererklärung geltend gemacht werden können, regelt § 9 Abs. 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Demnach dürfen nur Aufwendungen der Arbeitnehmer:innen für die Wege zwischen Wohnung der sogenannten ersten Tätigkeitsstätte angegeben werden.

Wie wird die Entfernungspauschale ermittelt?

Als erste Tätigkeitsstätte wird der Arbeitsort bezeichnet, an dem sich Arbeitnehmer:innen regelmäßig aufhalten. Das bedeutet, wer in einem Unternehmen beschäftigt ist, das an mehreren Standorten vertreten ist, darf nur die Fahrten zu dem Standort, an dem er sich überwiegend aufhält, berechnen.

Besucht er dagegen einen anderen als seinen regelmäßigen Standort – beispielsweise für ein Meeting – darf dieser Weg nicht bei den Fahrtkosten berücksichtigt werden.

Wer mehrere Wohnungen hat, von denen aus sie oder er zur Arbeit fährt, muss in der Regel die Wohnung angeben, die den kürzesten Weg zur Arbeit bietet. Fahrten von einer weiter entfernt liegenden Wohnung werden nur dann anerkannt, wenn sich dort nachweislich der Lebensmittelpunkt einer Arbeitnehmerin oder eines Arbeitnehmers befindet.

Zudem darf die Pauschale nur an den Tagen angesetzt werden, an denen Arbeitnehmer:innen auch tatsächlich gearbeitet haben. Das heißt, Urlaube, Krankentage oder Feiertage dürfen nicht mitgezählt werden. Die Strecke darf zudem nur einmal pro Tag berechnet werden. Fahren Arbeitnehmer:innen beispielsweise in der Mittagspause nach Hause, dürfen sie den Weg nicht zweimal angegeben. Für die Berechnung der Entfernungspauschale werden nur die vollen Kilometer der einfachen Entfernung angesetzt. Angefangene Kilometer werden nicht berücksichtigt. Zudem muss bei der Ermittlung der Kilometer die kürzeste Strecke zugrunde gelegt werden. Geraten Arbeitnehmer:innen in einen Stau und müssen einen Umweg fahren, dürfen diese Kilometer nicht berücksichtigt werden. Allerdings darf ein längerer Weg angegeben werden, wenn dieser offensichtlich verkehrsgünstiger ist – also Arbeitnehmer:innen schneller und pünktlicher ans Ziel bringt – und daher regelmäßig von ihnen genutzt wird. Mit den vollen Kilometern der kürzesten Strecke und einfacher Entfernung sind mit der Entfernungspauschale sowohl der Hin- als auch der Rückweg abgegolten. Pauschal bedeutet zudem, dass nicht nur die reinen Fahrtkosten, sondern auch weitere Kosten wie Steuern, Versicherungen, Wartungen oder Reparaturen bei einem eigenen Pkw abgedeckt sind.

Wie hoch ist die Entfernungspauschale ab wie viel Kilometern?

Die Entfernungspauschale wird 2023 in Höhe von 0,30 Euro für jeden vollen Kilometer der ersten 20 Kilometer gewährt. Ab dem 21. Kilometer können Arbeitnehmer:innen 0,38 Euro für jeden weiteren vollen Kilometer ansetzen. Mit der höheren Pauschale, die bereits seit 2022 gilt, sollen Pendler:innen, die einen weiteren Arbeitsweg auf sich nehmen, finanziell stärker entlastet werden. Allerdings ist die Erstattung der Kosten über die Entfernungspauschale auf 4.500 Euro pro Kalenderjahr gedeckelt, sofern Arbeitnehmer:innen nicht ein eigenes oder ihnen zur Nutzung überlassenes Auto – also einen Firmen- oder Dienstwagen – fahren und die tatsächlichen Kosten nachweisen können. Wer öffentliche Verkehrsmittel nutzt, kann über die Deckelung hinaus ebenfalls die tatsächlichen Kosten angeben, muss sie aber auch mit entsprechenden Belegen dokumentieren können.

Beispiel Entfernungspauschale berechnen

Angenommen, die einfache, kürzeste Strecke zwischen Wohnung und Arbeit beträgt 42,4 km. Diese Strecke wird bei einer 6-Tage-Woche abzüglich Urlaub und Krankheit an 280 Tagen in einem Jahr zurückgelegt. Die ersten 20 Kilometer werden mit 0,30 Euro angesetzt, die übrigen 22 Kilometer mit 0,38 Euro. Die 0,4 Kilometer werden nicht berücksichtigt, da nur volle Kilometer zählen. 280 x 20 x 0,30 Euro = 1.680 Euro 280 x 22 x 0,38 Euro = 2.340,80 Euro Entfernungspauschale = 4.020,80 Euro Da die Deckelung erst bei 4.500 Euro greift, können Steuerzahler:innen in diesem Beispiel die volle Summe steuermindernd geltend machen.

Fahrtkosten als Betriebsausgaben

Bisher war hier ausschließlich von Arbeitnehmer:innen die Rede. Aber auch Selbstständige können die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit in der Einkommensteuererklärung geltend machen. Grundsätzlich zählen Fahrtkosten bei Selbstständigen als Betriebsausgaben. Welche Fahrtkosten dabei in welcher Höhe abziehbar sind, hängt davon ab, ob es sich um betrieblich veranlasste oder privat veranlasste Fahrten handelt.

Voraussetzungen für die Entfernungspauschale bei Selbstständigen

Damit Selbstständige die Entfernungspauschale in Anspruch nehmen können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Zunächst muss eine regelmäßige Betriebsstätte, die getrennt vom Wohnraum ist, vorhanden sein. Des Weiteren ist es erforderlich, dass die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit im Zusammenhang mit der selbstständigen Tätigkeit stehen müssen.

Betriebsstätte statt Tätigkeitsstätte

Um die Pauschale zu ermitteln, gelten für Selbstständige die gleichen Regelungen wie für abhängig Beschäftigte. Allerdings gilt für sie nicht das Prinzip der ersten Tätigkeitsstätte. Während Angestellte ihre Arbeit höchstens an einer regelmäßigen oder zentralen Tätigkeitsstätte ausüben, sieht es bei Selbstständigen häufig anders aus.

Bei Selbstständigen, die jeden Tag in ihr Büro, ihre Werkstatt, ihren Laden oder ihr Café fahren, ist es vergleichsweise einfach, den Weg zwischen der Wohnung und der Arbeit zu bestimmen. Was ist aber mit Selbstständigen, die sich beispielsweise im Rahmen von Projektarbeiten auch über längere Zeiträume regelmäßig bei verschiedenen Kunden aufhalten?

Hier kommt bei der Ermittlung der Entfernungspauschale bei Selbstständigen die Betriebsstätte ins Spiel. Darunter versteht das Finanzministerium „…eine von der Wohnung getrennte dauerhafte Tätigkeitsstätte des Steuerpflichtigen, an der sie eine steuerlich relevante Tätigkeit dauerhaft ausüben …“. Dabei ist es egal, ob die Betriebsstätte von den Selbstständigen selbst oder von ihren Auftraggebern unterhalten wird. Diese Arbeitsstätte kann zum Beispiel ein Büro, eine Werkstatt, eine Praxis oder ein Laden sein.

Das heißt im Umkehrschluss: Selbstständige, die im häuslichen Arbeitszimmer ihren Job erledigen, können die Pauschale nicht in Anspruch nehmen. Dies ist nur möglich, wenn der Arbeitsbereich vom Wohnbereich räumlich getrennt ist – beispielsweise durch einen separaten Eingang – und eine private Nutzung der Räume ausgeschlossen ist. Vergleichbar mit Angestellten können auch Selbstständige Fahrtkosten nur für die erste Betriebsstätte geltend machen. Als erste Betriebsstätte gilt dabei der Ort, an dem Selbstständige „typischerweise arbeitstäglich oder je Woche an zwei vollen Arbeitstagen oder mindestens zu einem Drittel ihrer regelmäßigen Arbeitszeit“ verbringen. Treffen diese Kriterien auf mehrere Orte zu, gilt der Ort, der am dichtesten an der Wohnung liegt, als erste Betriebsstätte.

Privat veranlasste Fahrten

Bei Selbstständigen werden Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit, obwohl sie im Zusammenhang mit einer selbstständig ausgeübten Tätigkeit stehen, steuerlich als privat veranlasste Fahrten betrachtet. Die Fahrtkosten, die dabei entstehen, können über den Betriebsausgabenabzug in der Einkommensteuererklärung in beschränkter Höhe über die Entfernungspauschale berücksichtigt werden. Pauschal meint auch bei Selbstständigen, dass mit den 0,30 bzw. 0,38 Euro pro vollen Kilometer der kürzesten Strecke und bei einfacher Entfernung sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsweg entstehen, abgegolten sind. Auch hier gilt die Höchstgrenze von 4.500 Euro im Kalenderjahr. Ein höherer Betrag kann nur dann geltend gemacht werden, wenn ein privater Pkw benutzt wird oder höhere Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel nachgewiesen werden.

Betrieblich veranlasste Fahrten

Während privat veranlasste Fahrten ausschließlich pauschal abgegolten werden, können Selbstständige Fahrtkosten für betrieblich veranlasste Fahrten pauschal über die Kilometerpauschale oder in voller Höhe als Betriebsausgaben geltend machen. Als Dienstfahrt im Sinne des Steuerrechts gelten beispielsweise

• Besuche bei Kunden,

• Fahrten zu auswärtigen Geschäftsterminen (in Restaurants oder Hotels),

• Fahrten zu Messen oder anderen Veranstaltungen oder

• Fahrten zu Schulungsorten für die Teilnahme an einer beruflichen Weiterbildung.

Kilometerpauschale

Anders als bei der Entfernungspauschale zählt bei der Kilometerpauschale jeder gefahrene Kilometer. Das heißt, es wird die tatsächlich gefahrene Strecke angesetzt. Diese Kilometerpauschale beträgt aktuell 0,30 Euro.

Betrieblicher Anteil an den Gesamtkosten

Alternativ können Selbstständige für betrieblich veranlasste Fahrten, die mit dem privaten Pkw unternommen wurden, auch die tatsächlichen Kosten in Höhe des betrieblichen Anteils an den Gesamtkosten des Pkw ansetzen. Um diese Fahrtkosten, die im Zusammenhang mit Dienstfahrten entstanden sind, nachzuweisen, muss ein Fahrtenbuch geführt werden.

Pkw-Kosten absetzen

Neben den reinen Fahrtkosten entstehen im Zusammenhang mit einem Pkw weitere Kosten für die Haltung und Nutzung. Inwieweit Selbstständige diese Kosten als Betriebsausgaben in ihrer Steuererklärung geltend machen können, hängt davon ab, ob ein Fahrzeug dem Privatvermögen oder dem Betriebsvermögen zugeordnet wird. Ein Pkw zählt zum Privatvermögen, wenn es weniger als 10 Prozent betrieblich genutzt wird. In diesem Fall nutzen Selbstständige in Ihrer Steuererklärung die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit und die Kilometerpauschale für Dienstfahrten. Sollen die tatsächlichen Betriebskosten angesetzt werden, müssen diese anhand von Belegen nachgewiesen werden.

Beim Betriebsvermögen wird noch mal zwischen notwendigem und gewillkürtem Betriebsvermögen unterschieden:

• Ein Pkw zählt zum notwendigen Betriebsvermögen, wenn es ausschließlich oder zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird.

• Ein Pkw zählt zum gewillkürten Betriebsvermögen, wenn die betriebliche Nutzung zwischen 10 und 50 Prozent liegt.

Versteuerung nach der Ein-Prozent-Methode

Zählt ein Pkw zum notwendigen Betriebsvermögen, können Selbstständige alle anfallenden laufenden Kosten für das Fahrzeug geltend machen. Dazu zählen neben Kraftstoffkosten auch Aufwendungen für Steuern, Versicherung, Wartung oder Reparaturen. Zudem können die Anschaffungskosten über sechs Jahre abgeschrieben werden.

Da das Finanzamt davon ausgeht, dass auch diese Pkw mal privat genutzt werden, muss die private Nutzung versteuert werden. In der Regel erfolgt die Versteuerung hier über Ein-Prozent-Methode. Das bedeutet, der Pkw wird unabhängig von seinem tatsächlichen Wert in Höhe von einem Prozent seines Brutto-Listenpreises versteuert.

Fahrtenbuch führen

Alternativ zur Versteuerung nach der Ein-Prozent-Methode können Selbstständige auch ein Fahrtenbuch führen und ausrechnen, welcher Anteil der Gesamtkosten auf die private Nutzung fällt und versteuert werden muss. In diesem Fall wird nicht der Brutto-Listenpreis, sondern die tatsächlichen Anschaffungskosten einschließlich der Umsatzsteuer als Bemessungsgrenze herangezogen. Dies kann sich insbesondere bei Fahrzeugen mit einer hochwertigen Ausstattung lohnen. Auch in diesem Fall kann das Fahrzeug über einen Zeitraum von sechs Jahren abgeschrieben werden.

Wahlfreiheit besteht allerdings nur, wenn der Pkw zum notwendigen Betriebsvermögen zählt. Wird er dem gewillkürten Betriebsvermögen zugerechnet, muss in jedem Fall ein Fahrtenbuch geführt werden. Neben dem Fahrtenbuch dienen zudem auch Tankquittungen als Nachweis für die tatsächlich zurückgelegten Kilometer und die entstandenen Kosten.

Steuervorteile mit der Entfernungspauschale nutzen

Die Entfernungspauschale bietet Selbstständigen eine interessante Möglichkeit, ihre steuerliche Belastung zu reduzieren. Indem sie ihre Fahrtkosten zwischen Wohnort und Betriebsstätte geltend machen, können Selbstständige einen finanziellen Vorteil erzielen. Es ist jedoch wichtig, die Voraussetzungen und Belegpflichten zu beachten, um die Entfernungspauschale korrekt in Anspruch zu nehmen. Bei Unsicherheiten empfiehlt es sich, einen Steuerberater zu konsultieren, der individuell beraten kann.