Firmenwagen richtig versteuern: So geht’s!
Über 10 Prozent der in Deutschland zugelassenen Pkw sind Firmenwagen. Zum einen sind viele Selbstständige und Arbeitnehmer beruflich auf ein Dienstfahrzeug angewiesen. Zum anderen dient der Firmenwagen häufig als Statussymbol und wird Arbeitnehmern zusätzlich zu ihrem Gehalt gewährt.
Damit sich der Firmenwagen finanziell tatsächlich lohnt, müssen Sie bei der Versteuerung einige wichtige Punkte beachten.
Was ist ein Firmenwagen?
Ein Firmenwagen ist ein Fahrzeug, das für geschäftliche Zwecke zur Verfügung gestellt wird. Dabei kann es sich um ein Fahrzeug handeln, das von Selbstständigen genutzt wird, um dienstliche Fahrten durchzuführen. Beispielsweise von Handwerkern, die zum Kunden fahren.
Ein Firmenwagen kann aber auch Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern von ihrem Arbeitgeber zur dienstlichen Nutzung überlassen werden.
Berufliche und private Nutzung
Selbstständige nutzen den Firmenwagen in der Regel sowohl privat als auch beruflich.
Sofern der Arbeitgeber die private Nutzung nicht ausdrücklich untersagt, dürfen auch Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihren Dienstwagen privat nutzen. In beiden Fällen ist der Anteil der beruflichen und privaten Nutzung für die Versteuerung entscheidend:
Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, denen ein Fahrzeug zur beruflichen und privaten Nutzung überlassen wird, gilt Firmenwagen als geldwerter Vorteil und muss im Rahmen der Einkommensteuererklärung angegeben werden.
Bei Selbstständigen zählt ein Firmenwagen je nach Anteil der betrieblichen Nutzung zum gewillkürten oder zum notwendigen Betriebsvermögen. Liegt die dienstliche Nutzung unter 10 Prozent, gilt der Wagen bei selbstständigen Unternehmerinnen und Unternehmern als Privatfahrzeug.
Firmenwagen versteuern: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
Das Finanzamt geht davon aus, dass ein Firmenwagen, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern von ihrem Arbeitgeber überlassen wird, sowohl für dienstliche als auch für private Fahrten genutzt wird.
Die private Nutzung wird steuerrechtlich als geldwerter Vorteil betrachtet und unterliegt sowohl der Lohnsteuer als auch der Sozialversicherungspflicht. Um die Höhe der Abgaben zu berechnen, wird der geldwerte Vorteil dem Bruttoarbeitslohn zugerechnet und anschließend von den Nettobezügen wieder abgezogen.
Um den Anteil der privaten Nutzung und damit den Wert der Überlassung zu ermitteln, gibt es zwei Methoden. Entweder setzen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Kosten pauschal mit der 1-Prozent-Regelung an oder sie setzen die tatsächlichen Aufwendungen mithilfe eines Fahrtenbuchs an.
Die 1-Prozent-Regelung
Bei der Pauschalversteuerung wird die private Nutzung eines Firmenwagens pro Kalendermonat mit einem Prozent versteuert. Grundlage für die Berechnung ist der inländische Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung für das jeweilige gekaufte, gemietete oder geleaste Fahrzeug. Als Listenpreis gilt dabei der Fahrzeugpreis zuzüglich der Kosten für die Sonderausstattung inklusive der Umsatzsteuer.
Der geldwerte Vorteil, der sich beispielsweise für ein Fahrzeug mit einem Wert von 55.000 Euro ergibt, beträgt 550 Euro pro Monat. Zu diesem Betrag werden die Kosten für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, also dem Unternehmensstandort, dem eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer fest zugeordnet ist, gerechnet. Dazu werden pro Kilometer 0,03 Prozent des Listenpreises angesetzt. Bei einer Entfernung von 10 Kilometern kämen also noch einmal 165 Euro dazu. Dieser Betrag in Höhe von 715 Euro wird auf den Bruttoarbeitslohn aufgeschlagen und muss versteuert werden. Zudem werden auch Sozialversicherungsabgaben auf den geldwerten Vorteil fällig.
Steuern sparen mit Elektro-Firmenwagen
Reine Elektrofahrzeuge, die zwischen dem 1. Januar 2019 und dem 31. Dezember 2030 zugelassen werden, werden nur mit 0,5 Prozent des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil versteuert. Elektrofahrzeuge, die im Jahr 2019 gekauft wurden und deren Bruttolistenpreis unter 40.000 Euro lag, sowie Elektrofahrzeuge, die ab dem 1. Januar 2020 gekauft wurden und deren Bruttolistenpreis unter 60.000 Euro lag, wird die Bemessungsgrundlage sogar auf 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises gesenkt.
Fahrtenbuch führen
Alternativ zur Pauschalbesteuerung können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sich dazu entscheiden, ein Fahrtenbuch zu führen. In dem Fahrtenbuch müssen sämtliche Fahrten – privat und beruflich – lückenlos und zeitnah aufgeführt werden. Bei privaten Fahrten ist die Angabe der gefahrenen Kilometer ausreichend.
Bei beruflichen Fahrten sind die folgenden Angaben erforderlich:
Datum
Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt
Reiseziel und Reiseroute
Zweck der Fahrt
Angaben zum Kunden, Geschäftspartner, Veranstaltung etc., die beruflich besucht wurden
Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, also dem Unternehmensstandort, dem eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer zugeordnet ist, werden hier ebenfalls erfasst.
Diese Methode ist deutlich aufwendiger als die Pauschalbesteuerung. Die Mühe kann sich allerdings durchaus lohnen. Insbesondere, wenn Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmern ein Gebrauchtfahrzeug überlassen wird. Denn in diesem Fall gilt ebenfalls der Bruttolistenpreis am Tag der Erstzulassung für die Berechnung des geldwerten Vorteils und nicht der tatsächliche Restwert des Fahrzeugs.
Geldwerten Vorteil mindern
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die sich an den Kosten für den Firmenwagen beteiligen, können diese Ausgaben – beispielsweise die Benzinkosten – vom geldwerten Vorteil abziehen und damit ihre Steuerlast senken. Erstattet der Arbeitgeber die Kosten für Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstelle steuerfrei, entfällt der geldwerte Vorteil. Davon profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmende: Der Arbeitgeber muss pauschal nur 15 Prozent Lohnsteuer zahlen. Arbeitnehmende müssen keinen geldwerten Vorteil versteuern, wodurch das Bruttogehalt geringer ausfällt und beide Seiten Sozialversicherungsbeiträge sparen.
Wer trägt die laufenden Kosten?
Ein Firmenwagen befindet sich bei einer betrieblichen Nutzung ab 50 Prozent automatisch im Besitz des Arbeitgebers. Entsprechend trägt er sowohl die Anschaffungskosten als auch die laufenden Kosten für den Firmenwagen wie Wartung, Pflege, Kfz-Steuer, Reparaturen, Versicherung und Kraftstoff.
Je nach Fahrzeugmodell kostet ein Firmenwagen den Arbeitgeber geschätzt durchschnittlich 300 Euro pro Monat. Diese Kosten zählen zu den Betriebsausgaben und können steuerlich geltend gemacht werden. Ein weiterer Vorteil für den Arbeitgeber: Er kann die Umsatzsteuer als Vorsteuer in voller Höhe geltend machen.
Zudem kann er seine Lohnnebenkosten senken, wenn der Firmenwagen im Rahmen einer Gehaltsumwandlung gewährt wird. In diesem Fall verzichten Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer auf einen Teil des Gehalts und bekommen stattdessen einen Firmenwagen.
Mit der Gehaltsumwandlung kann das steuerpflichtige und sozialabgabenpflichtige Einkommen der Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer sinken, sodass sie weniger Steuern und weniger Sozialabgaben zahlen müssen und damit mehr netto vom brutto bleibt. Aber auch hier muss der Firmenwagen als geldwerter Vorteil von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern versteuert werden.
Firmenwagenrechner nutzen
Pauschalversteuerung, Fahrtenbuch oder Gehaltsumwandlung? Was sich tatsächlich lohnt, kann pauschal nicht beantwortet werden, sondern hängt von individuellen Faktoren wie dem Wert des Fahrzeugs, dem Anteil der dienstlichen Nutzung oder der Höhe des Einkommens ab. Um zu ermitteln, was sich steuerlich am meisten lohnt, finden Interessierte zahlreiche Firmenwagenrechner im Internet.
Firmenwagen versteuern: Selbstständige
Bei Selbstständigen spielt bei der steuerlichen Einordnung des Firmenwagens der Anteil der betrieblichen Nutzung eine entscheidende Rolle. Welche Ausgaben Selbstständige steuerlich geltend machen können, hängt davon ab, ob der Firmenwagen dem notwendigen Betriebsvermögen, dem gewillkürten Betriebsvermögen oder dem Privatvermögen zugeordnet wird.
Beträgt der Anteil der betrieblichen Nutzung mehr als 50 Prozent, zählt der Wagen zum notwendigen Betriebsvermögen.
Bei einer dienstlichen Nutzung zwischen 10 und 50 Prozent wird der Firmenwagen als gewillkürtes Betriebsvermögen betrachtet.
Liegt die dienstliche Nutzung unter 10 Prozent, handelt es sich auch bei selbstständigen Unternehmerinnen und Unternehmern um ein Privatfahrzeug.
Bei der Berechnung der Anteile zählen auch die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte zur betrieblichen Nutzung. Um die Nutzungsanteile beim Finanzamt nachzuweisen, können Sie ein Fahrtenbuch führen. Dies ist aber nicht ausdrücklich vorgeschrieben.
Alternativ sind auch entsprechende Belege über Termine bei Kunden, Geschäftspartnern oder beruflichen Veranstaltungen oder Reisekostenabrechnungen ausreichend. Haben Sie den betrieblichen Nutzungsumfang einmal beim Finanzamt dargelegt, geht es auch zukünftig von den entsprechenden Prozentsätzen aus.
Notwendiges Betriebsvermögen
Ein Fahrzeug, das zu mehr als 50 Prozent dienstlich genutzt wird, zählt automatisch zum notwendigen Betriebsvermögen. Das Fahrzeug wird in der Bilanz dem Anlagevermögen zugerechnet. In diesem Fall können Sie sämtliche Aufwendungen für Ihren Firmenwagen als Betriebsausgaben geltend machen.
Zu diesen Aufwendungen zählen
Anschaffungskosten (Abschreibungen)
Leasingraten
Finanzierungszinsen
Reparaturen
Pflege
Inspektionen
TÜV- und HU-Untersuchungen
Kraftstoff
Kfz-Steuer
Kfz-Versicherung
Verkaufen Sie Ihr Fahrzeug, wird der Verkaufserlös als Gewinn verbucht.
Private Nutzung
Das Finanzamt geht davon aus, dass selbstständige Unternehmerinnen und Unternehmer ihren Firmenwagen auch privat nutzen.
Die private Nutzung darf allerdings den steuerlichen Gewinn nicht mindern. Das bedeutet, Sie müssen den Anteil der privaten Nutzung Ihres Firmenwagens separat berechnen. Wird Ihr Firmenwagen dem notwendigen Betriebsvermögen zugerechnet, haben Sie die Wahl zwischen der Pauschalversteuerung mit der 1-Prozent-Regelung und der Fahrtenbuchmethode. Kosten, die durch private Nutzung beispielsweise im Urlaub entstehen, werden als Entnahme behandelt.
Hierzu zählen beispielsweise Ausgaben für
Fähren
Maut- oder Straßennutzungsgebühren
Parkgebühren
Gewillkürtes Betriebsvermögen
Das gewillkürte Betriebsvermögen umfasst Wirtschaftsgüter, die nicht eindeutig dem Privatvermögen oder dem notwendigen Vermögen einer Unternehmerin oder eines Unternehmers zugeordnet werden können.
Wie ein Firmenfahrzeug, das Sie sowohl privat als auch beruflich nutzen. Auch hier kommt es wieder auf den Anteil der dienstlichen Verwendung an.
Der Firmenwagen wird in vollem Umfang dem gewillkürten Betriebsvermögen zugeordnet, wenn die betriebliche Nutzung eines Pkw zwischen 10 und 50 Prozent liegt. In diesem Fall haben Sie die Wahl, ob Sie Ihren Firmenwagen als Betriebsvermögen oder als Privatvermögen angeben.
Entscheiden Sie sich für das Betriebsvermögen, kann es bei der Gewinnermittlung durch einen Betriebsvermögensvergleich oder durch einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung gebildet werden.
Auch hier gilt, dass sie sowohl die Anschaffungskosten als auch sämtliche Aufwendungen für den Pkw als gewinnmindernde Betriebsausgaben steuerlich geltend machen können. Entsprechend wird auch hier der Verkaufserlös als Gewinn verbucht.
Private Nutzung
Bei der privaten Nutzung eines Firmenwagens, der dem gewillkürten Betriebsvermögen zugeordnet wird, müssen Sie ebenfalls einen Nachweis über die berufliche Nutzung erbringen. Allerdings haben Sie hier bei der Methode keine Wahlfreiheit, sondern müssen den Anteil der privaten Nutzung mit einem Fahrtenbuch belegen.
Privatvermögen
Zählt der Wagen zu Ihrem Privatvermögen, können Sie weder die Anschaffungskosten noch die weiteren Aufwendungen für Ihr Fahrzeug als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Allerdings können Sie alle betrieblich veranlassten Fahrten von der Steuer absetzen. Ohne einen Nachweis Ihrer individuellen Ausgaben können Sie in Ihrer Steuererklärung pauschal 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer angeben.
Alternativ ermitteln Sie die tatsächlichen Ausgaben, die für Ihr Fahrzeug entstehen. Die Gesamtsumme teilen Sie durch die im Jahr gefahrenen, beruflich veranlassten Kilometer. Das Ergebnis ist Ihre individuelle Kilometerpauschale, die in der Regel über dem pauschalen Satz liegt. Allerdings müssen Sie bei der sogenannten Vollkostenkalkulation Ihre Ausgaben beispielsweise anhand eines vereinfachten Fahrtenbuchs nachweisen.
Zählt das Fahrzeug, das Sie auch für berufliche Fahrten nutzen, zu Ihrem Privatvermögen, können Sie die gezahlte Mehrwertsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen. Allerdings erhöht der Erlös, den Sie mit dem Verkauf Ihres privaten Pkw erzielen, auch nicht Ihren Gewinn.
Fazit: Firmenwagen richtig versteuern
Die Versteuerung eines Firmenwagens ist sowohl für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer als auch für Selbstständige ein komplexes Thema.
Es gibt verschiedene Methoden wie die 1-Prozent-Regelung oder das Führen eines Fahrtenbuchs, um den geldwerten Vorteil der privaten Nutzung zu ermitteln. Die Wahl der geeigneten Methode hängt von individuellen Faktoren wie dem Wert des Fahrzeugs, dem Anteil der dienstlichen Nutzung und dem persönlichen Einkommen ab.
Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer unterliegt die private Nutzung eines Firmenwagens der Lohnsteuer und der Sozialversicherungspflicht. Durch eine Kostenbeteiligung am Firmenwagen ist es möglich, den geldwerten Vorteil zu mindern und dadurch die Steuerlast zu senken. Für Selbstständige ist der Anteil der betrieblichen Nutzung entscheidend, um den Firmenwagen steuerlich einzuordnen.
Aufgrund der hohen Komplexität ist es empfehlenswert, sich bei der Versteuerung eines Firmenwagens von einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin beraten zu lassen, um die individuellen steuerlichen Auswirkungen und Möglichkeiten zu verstehen. Zudem können Firmenwagenrechner im Internet eine hilfreiche Unterstützung bei der Entscheidungsfindung liefern.
