Fixkosten verstehen und berechnen: Tipps, Tools und Strategien zur Kostensenkung

Fixkosten sind für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ein entscheidender Faktor in der Kostenstruktur. Diese Kosten zu optimieren und damit zu reduzieren, kann nicht nur die finanzielle Stabilität verbessern, sondern auch wertvolle Ressourcen für Wachstum und Innovation freisetzen. Doch was sind Fixkosten genau, wie werden sie berechnet, wie unterscheidet man sie von variablen Kosten und welche Strategien und Tools unterstützen Sie dabei, Ihre Fixkosten effektiv zu senken? In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen umfassenden Überblick und praktische Handlungsempfehlungen.

Was sind Fixkosten?

Die Gesamtkosten eines Unternehmens setzen sich aus variablen und fixen Kosten zusammen. Der Teil der Gesamtkosten, der unabhängig von der Produktionsmenge oder dem Umsatz in einem Unternehmen anfällt, wird als Fixkosten bezeichnet. Diese Kosten entstehen regelmäßig: Einige Fixkosten fallen monatlich, andere viertel- oder halbjährlich oder nur einmal im Jahr an. Man spricht daher auch von laufenden Kosten, Betriebskosten, Bereitschaftskosten, zeitabhängigen oder beschäftigungsunabhängigen Kosten. Dabei bleiben sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums konstant – unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen 10 oder 10.000 Produkte herstellt und verkauft bzw. wie viele Aufträge Sie im Rahmen eines Dienstleistungsangebots erledigen.

Das bedeutet, dass Sie diese Kosten auch dann fristgerecht und in voller Höhe begleichen müssen, wenn es mal nicht gut läuft und Ihr Unternehmen kaum Aufträge bekommt und nur geringe Umsätze erzielt.

Beispiele für Fixkosten

Zu den typischen Fixkosten, die in Unternehmen anfallen können, zählen beispielsweise:

·       Miet- oder Pachtkosten sowie Nebenkosten für Geschäftsräume, Lagerflächen oder Produktionsstätten

·       Gebäudereinigungskosten

·       Leasingraten für Fahrzeuge oder Maschinen

·       Wartungskosten

·       Versicherungsbeiträge (Haftpflicht, Gebäudeversicherung, Rechtsschutz etc.)

·       Telekommunikations- und IT-Kosten

·       Beiträge zu Berufsverbänden oder -kammern

·       Löhne und Gehälter festangestellter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

·       Zinsaufwände für Kredite

·       Anlagevermögen

·       Lineare Abschreibungen

Arten von Fixkosten

Die meisten Arten von Fixkosten können keinem bestimmten Produkt, keiner Kostenstelle oder keinem Bereich zugeordnet werden. Sie zählen zu den Gemeinkosten und werden auch als unternehmensfixe Kosten bezeichnet. 

Andere Fixkosten können explizit für bestimmte Produkte, Produktgruppen, Kostenstellen oder Bereiche anfallen. Diese werden bezeichnet als:

·       produktfixe Kosten,

·       produktgruppenfixe Kosten,

·       kostenstellenfixe Kosten oder

·       bereichsfixe Kosten.

Auch für diese Kosten gilt, dass sie unabhängig von der Produktionsmenge entstehen.

Fixe und variable Kosten: Was ist der Unterschied?

Im Gegensatz zu den fixen Kosten stehen die variablen Kosten direkt im Zusammenhang mit der Produktion oder dem Verkauf eines Produkts. Sie ändern sich abhängig von der Produktions- oder Absatzmenge. Wenn mehr produziert oder verkauft wird, steigen die variablen Kosten; wenn weniger produziert wird, sinken sie. Entsprechend können sie sich je nach Auftragslage und Umsatz eines Unternehmens verändern, während die Höhe der fixen Kosten konstant bleibt.

Typische Beispiele für variable Kosten in Unternehmen sind

·       Rohstoffe: Kosten für Holz, Metall, Kunststoff oder andere Materialien, die direkt in die Produktion eingehen

·       Energiekosten: Stromverbrauch, der direkt durch Maschinenbetrieb entsteht

·       Transportkosten: Versandkosten für die Lieferung der Produkte

·       Fertigungslöhne: Löhne für Arbeiter in der Produktion, die stunden- oder stückweise bezahlt werden

·       Verpackungsmaterial: Kartons, Folien oder Etiketten

·       Provisionen: Verkaufsprovisionen, die an Verkäufer oder Vermittler gezahlt werden

Welche Bedeutung haben Fixkosten?

Mal ein ganz einfaches Beispiel: Sie haben eine Eisdiele eröffnet – in der Regel ein typischer Saisonbetrieb. Wenn im Frühjahr die ersten Sonnenstrahlen die Lust auf Eiscreme wecken und im Sommer die Schlange mit Eishungrigen kein Ende nimmt, flaut das Geschäft im Herbst wieder ab. Und im Winter lohnt es sich meist gar nicht, das Geschäft überhaupt zu öffnen. Viele Inhaber:innen nutzen die Wintermonate für einen längeren Urlaub und schließen den Laden – warum auch nicht: Schließlich haben sie im Sommer durchgearbeitet. Allerdings laufen die Kosten für die Ladenmiete inklusive Nebenkosten, Versicherungsbeiträge, Kreditraten und andere Fixkosten weiter und müssen pünktlich bezahlt werden.

Die gute Nachricht lautet: Wer diesen fixen Kostenblock im Blick hat, kann Ausgaben langfristig gut planen und im Budget berücksichtigen, um auftragsschwache Zeiten, Saisonflauten oder temporäre Schließungen zu überbrücken. Hierbei helfen Ihnen wichtige Kennzahlen wie der Break-even-Point und der Deckungsbeitrag.

Break-even-Analyse

Damit ein Unternehmen wirtschaftlich arbeiten kann, dürfen die Fixkosten nicht zu hoch ausfallen: Je höher die Fixkosten, desto höhere Erlöse muss ein Unternehmen erzielen, um die Fixkosten zu decken und Gewinne zu erwirtschaften. Entsprechend können Unternehmen ihre Rentabilität verbessern, indem sie die Fixkosten so gering wie möglich halten. Hier ist der Break-even-Point von entscheidender Bedeutung: Dieser ist erreicht, wenn die Erlöse eines Unternehmens seine Gesamtkosten decken.

Der Deckungsbeitrag

Der Deckungsbeitrag gibt an, welchen Beitrag ein Produkt oder eine Produktgruppe zur Deckung der Fixkosten und zur Gewinnerzielung leistet. Diese betriebswirtschaftliche Kennzahl ist besonders relevant bei Entscheidungen zur Produktionsmenge, zum Produktmix, der Preiskalkulation und zur Beurteilung der Rentabilität von Produkten oder Produktgruppen. Ein positiver Deckungsbeitrag bedeutet, dass die erzielten Erlöse die variablen Kosten übersteigen. Damit tragen sie zur Deckung der Fixkosten und zur Gewinnerzielung bei. Ein negativer Deckungsbeitrag dagegen führt zu Verlusten, da die Erlöse die variablen Kosten nicht decken. Durch die Optimierung des Deckungsbeitrags kann also die Profitabilität eines Unternehmens verbessert werden.

Um den Deckungsbeitrag zu berechnen, werden die variablen Kosten von den Erlösen abgezogen. Die Formel für den Deckungsbeitrag lautet:

Deckungsbeitrag = Erlöse - variable Kosten

Wie werden Fixkosten berechnet?

Um den Break-even-Point zu berechnen, Gewinnmargen zu analysieren und Budgets aufzustellen, müssen Sie Ihre Fixkosten exakt berechnen. Auf Grundlage dieser Berechnungen sind Sie in der Lage, die Rentabilität von Projekten oder Investitionen zu bewerten, um so fundierte Entscheidungen zu treffen. 

Aktualität ist hierbei entscheidend. Es ist also wichtig, die Fixkosten regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. Mietverträge, Tarifverträge, Versicherungspolicen oder andere Vereinbarungen können sich im Laufe der Zeit verändern, was zu höheren oder niedrigeren Fixkosten führen kann.

Die Berechnung der Fixkosten ist relativ einfach. Um die Fixkosten für die Budget- oder Kostenplanung zu ermitteln, addieren Sie alle festen Ausgaben, die unabhängig von der Produktions- oder Verkaufsmenge Ihres Unternehmens regelmäßig in einem bestimmten Zeitraum anfallen.

Hier ein einfaches Beispiel für die Berechnung der Fixkosten:

·       Miete für Büro oder Produktionsstätte: 2.000 €/Monat

·       Versicherungen: 500 €/Monat

·       Leasingrate für Maschinen: 1.000 €/Monat

·       Gehälter (für produktionsunabhängige Mitarbeiter): 8.000 €/Monat

·       Abschreibungen: 500 €/Monat

·       Gesamte Fixkosten: 12.000 €/Monat

Die Berechnung der Gesamtkosten erfolgt, indem Sie die Fixkosten mit den variablen Kosten kombinieren:

Gesamtkosten = Fixkosten + (Variable Kosten pro Stück × Produktionsmenge)

Alternativ können Sie die variablen Kosten von den Gesamtkosten abziehen, um die fixen Kosten zu berechnen. Die Formel, um die Fixkosten zu berechnen, lautet dann:

Fixkosten = Gesamtkosten - variable Kosten

Wie können Unternehmen ihre Fixkosten senken?

Als Unternehmerin oder Unternehmer haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Ihre Fixkosten zu senken, um dadurch Ihre Rentabilität zu steigern. Für eine langfristige Kostenoptimierung setzen Sie sich regelmäßig – mindestens einmal im Quartal – mit der Kostenstruktur Ihres Unternehmens auseinander und erstellen Sie auf dieser Basis ein realistisches Budget, das fixe und variable Kosten klar voneinander trennt.

Um negative Auswirkungen auf die Qualität, den Service oder die Produktivität Ihres Unternehmens zu vermeiden und Kosten nachhaltig zu optimieren, ist eine ausgewogene und gut durchdachte Herangehensweise empfehlenswert. Nutzen Sie beispielsweise flexible Miet- und Leasingverträge, um auf wirtschaftliche Schwankungen reagieren zu können. Oder optimieren Sie interne Prozesse, um überflüssige Fixkosten zu vermeiden. Nutzen Sie zudem auch Ihr Netzwerk und tauschen sich regelmäßig mit anderen Unternehmer:innen aus, um Einsparpotenziale zu identifizieren. Welche Stellschrauben sich in nahezu jedem Unternehmen anbieten, um Fixkosten zu senken und effektiv zu managen, verraten wir Ihnen im Folgenden.  

Mietkosten reduzieren

Die Wahl eines geeigneten Standorts ist entscheidend für den Geschäftserfolg. Hier geht es darum, Ihr Unternehmen in einem Umfeld zu eröffnen, in dem Sie die richtige Zielgruppe erreichen. Im Einzelhandel und in der Gastronomie ist beispielsweise ein gut frequentierter Standort, der für ausreichend Laufkundschaft sorgt, wichtig. Gleichzeitig darf die Konkurrenz am Standort nicht zu groß sein, da Sie sonst keinen ausreichenden Marktanteil abbekommen.

Und natürlich müssen sich die Räumlichkeiten auch für Ihr Geschäftsmodell eignen. Eröffnen Sie einen Handwerksbetrieb, benötigen Sie beispielsweise neben einer Werkstatt auch Lagerfläche, um Ersatzteile schnell zur Hand zu haben.

Entsprechend stellen Miet- oder Pachtkosten für die meisten Unternehmen jeden Monat einen großen Kostenblock dar. Um diese Fixkosten zu reduzieren, prüfen Sie, ob ein Standortwechsel in eine kostengünstigere Lage langfristig Einsparungen bringen könnte. Berücksichtigen Sie hier nicht nur die Mietpreise, sondern auch die Gewerbesteuer, die in großen Städten und Ballungszentren meist höher ausfällt als im Umland. Alternativ kann auch die Neuverhandlung von Miet- und Pachtverträgen eine Option sein: Gerade in schwierigen Zeiten sind viele Vermieter:innen bereit, über Rabatte oder Zahlungsaufschübe zu verhandeln.

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Ausgaben zu senken, ist, die Fläche weiter zu vermieten. Als Ladenbesitzer:in können Sie über ein Shop-in Shop-Konzept nachdenken. Oder um auf unser Beispiel mit der Eisdiele zurückzukommen: Vielleicht können Sie Ihren Laden in den Wintermonaten für die Eröffnung eines Pop-up-Stores anbieten? Wer im Dienstleistungssektor tätig ist, kann auf ein hybrides Arbeitsmodell umstellen, um Bürofläche zu reduzieren. Co-Working-Spaces sind eine weitere Alternative: Vielleicht bieten Sie sogar Co-Workern einen Platz in Ihrem Büro, um einen Teil der Mietkosten zu finanzieren.

Verträge regelmäßig überprüfen

Neben den reinen Mietkosten zählen auch die Nebenkosten für Strom, Wasser, Telefon, Internet etc. zu den Fixkosten. Auch hier können Sie möglicherweise sparen, denn Preise ändern sich. Um sicherzustellen, wettbewerbsfähige Preise zu zahlen, überprüfen Sie laufende Verträge regelmäßig. Gegebenenfalls lohnt es sich, neu zu verhandeln, um bessere Konditionen zu bekommen oder den Anbieter zu wechseln, um von günstigeren Tarifen zu profitieren.

Energie- und Betriebskosten senken

Eine gute Möglichkeit, Fixkosten zu sparen und gleichzeitig einen wertvollen Beitrag in Sachen Umweltschutz zu leisten, ist die Energie- und Betriebskosten zu senken. Investieren Sie in die Infrastruktur Ihres Unternehmens: Energieeffiziente Gebäude oder moderne Technologie wie energiesparende Beleuchtung, effizientere Heizungsanlagen oder Solartechnologien helfen dabei, den Verbrauch wertvoller Ressourcen wie Strom oder Wasser zu senken und Kosten zu sparen. 

Leasingverträge überdenken

In vielen Berufen – beispielsweise im Handwerk – ist spezielle Ausrüstung erforderlich. Um die Anschaffungskosten zu sparen, setzen Gründer:innen bei Handwerkzeugen, Elektrowerkzeugen, Mess- und Prüfgeräten, Arbeitsbänken, Transportfahrzeugen und vielem mehr daher auf Leasing. Hier lohnt es sich, Leasinganbieter sorgfältig zu vergleichen oder zu günstigeren Leasingmodellen zu wechseln. Prüfen Sie auch regelmäßig, ob es langfristig betrachtet günstiger ist, Maschinen, Werkzeuge oder Fahrzeuge zu kaufen. Das Gleiche gilt für Gastronomiebetriebe, denen regelmäßig Fixkosten durch geleaste Küchengeräte oder eine Zapfanlage entstehen, oder Ladenbesitzern, die ihre Shopeinrichtung oder ihr Kassensystem geleast haben.

Kreditverpflichtungen anpassen

Haben Sie sich für einen Kredit als Finanzierungsmöglichkeit für Ihre Geschäftsgründung entschieden, zählen die monatlichen Raten sowie die vereinbarten Zinszahlungen zu Ihren Fixkosten. Prüfen Sie, ob es sich lohnt, die Raten anpassen – beispielsweise durch eine Verlängerung der Laufzeit, um die monatlichen Raten zu reduzieren. Möglicherweise können Sie einen Kredit auch durch eine günstigere Finanzierung ablösen, um Ihre fixen Ausgaben zu senken. 

Versicherungsbeiträge optimieren

Selbstständige Unternehmerinnen und Unternehmer sind selbst für die Absicherung privater und beruflicher Risiken verantwortlich. Mit welchen Fixkosten Sie hier rechnen müssen, hängt davon ab, für welchen Versicherungsschutz Sie sich entscheiden. Während einige Versicherungen wie die Kranken- und Pflegeversicherung, eine Kfz-Haftpflicht oder in vielen Berufen die Berufshaftpflichtversicherung abgeschlossen werden müssen, haben Sie bei weiteren Versicherungen die Wahl. 

Informieren Sie sich sorgfältig, welche Versicherungsarten Sie in Ihrem Geschäftsfeld tatsächlich benötigen. Anschließend prüfen Sie die Konditionen, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen. Nutzen Sie Online-Vergleichsportale, um günstigere Versicherungsanbieter zu finden. Viele Versicherer bieten zudem auch Rabatte, wenn Sie mehrere Versicherungen bei demselben Anbieter abschließen. Überprüfen Sie Ihre Policen regelmäßig, um sich immer die günstigsten Konditionen zu sichern.

Personalkosten senken

Ein weiterer fixer Kostenblock sind die Personalkosten. Eine effektive Personalplanung und -auslastung kann zu erheblichen Kosteneinsparungen in Ihrem Unternehmen führen. 

Reduzieren Sie Ihre Personalkosten, indem Sie beispielsweise Arbeitsabläufe optimieren. Der Einsatz digitaler Technologien – wie einem digitalen Kassensystem – trägt ebenfalls dazu bei, die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu automatisieren und administrative Aufgaben effizienter zu gestalten, was dabei hilft, die Arbeitskosten zu senken und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Oder lagern Sie bestimmte Aufgaben an externe Dienstleister aus: Outsourcing von Aufgaben in der Buchhaltung, der IT oder im Kundenservice unterstützen Sie darin, die eigenen Personalkosten zu senken. Wer diese Aufgaben lieber im Haus behalten möchte, kann auch über alternative Arbeitszeitmodelle wie Teilzeitarbeit oder flexible Arbeitsverträge nachdenken.

Tools zur Kostenberechnung und -optimierung

Eine effiziente Kostenkontrolle beginnt mit den richtigen Werkzeugen. Um Fixkosten zu berechnen, zu überwachen und langfristig zu optimieren, gibt es zahlreiche Tools und Methoden, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmern zugeschnitten sind. 

·       Excel und Google Sheets: Einfache Tabellenkalkulationsprogramme eignen sich hervorragend, um Fixkosten zu berechnen und zu überwachen. Mit vordefinierten Formeln können Sie schnell Überblick über Ihre Gesamtkosten gewinnen.

·       Buchhaltungssoftware: Programme wie Lexware, SevDesk oder SumUp Rechnungen bieten spezielle Funktionen zur Analyse von Fixkosten und zur Überwachung Ihrer finanziellen Gesamtsituation. · Kostenmanagement-Tools: Ein Beispiel ist PlanGuru, ein Tool zur Finanzplanung und -analyse, das Unternehmen dabei hilft, Fixkosten im Blick zu behalten. Oder Sie nutzen Klarity, eine Plattform, die automatisch alle wiederkehrenden Ausgaben analysiert, damit Sie überflüssige Fixkosten identifizieren. · Energiemanagement-Tools: Diese Tools helfen Ihnen, Energieverbrauch und -kosten in Ihrem Unternehmen zu analysieren und langfristig zu senken. Eine Liste förderfähiger Energiemanagementsoftware für Unternehmen jeder Art finden Sie beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA).

Fazit: Fixkosten im Blick

Fixkosten zu verstehen und effektiv zu managen, ist ein zentraler Erfolgsfaktor für kleine und mittlere Unternehmen. Mit den richtigen Strategien, Tools und einer regelmäßigen Überprüfung Ihrer Kostenstruktur können Sie nicht nur Ihre Fixkosten senken, sondern auch Ihre Gesamtkosten nachhaltig optimieren. Denken Sie daran: Jeder Euro, den Sie bei den Fixkosten einsparen, steht Ihnen für Wachstum und Innovation zur Verfügung.