Geschäftsbrief: „Grundregeln“, Anlässe und weitere Details

Bei Geschäftsbriefen handelt es sich – zusammengefasst und verallgemeinernd ausgedrückt – um alle Schreiben, die von einem Unternehmen versendet werden. Ob die Dokumente dann von Unternehmen zu Unternehmen oder vom Unternehmen an den Kunden oder an einen Geschäftspartner und Dienstleister oder Lieferanten verschickt werden, ist im ersten Schritt unerheblich. 

Eine Art von „Sonderrolle“ nehmen in diesem Fall jedoch Briefe ein, die intern versendet werden. Sie gelten per Definition nicht als klassische Geschäftsbriefe. 

Ein Blick in die Vergangenheit zeigt übrigens, dass sich die Einstellung gegenüber „elektronischer Post“ hier stark verändert hat. Die meisten Menschen sehen E-Mails mittlerweile auch als Geschäftsbriefe an – vor allem dann, wenn gewisse Formalia beachtet werden. 

Sitzen Sie gerade an ihrem ersten Geschäftsbrief und wissen nicht so recht, wie Sie beginnen sollen und was angemessen ist? Vielleicht fragen Sie sich auch: Wie ist ein Geschäftsbrief aufgebaut? Wir von SumUp haben Ihnen eine Übersicht zusammengestellt, auf was Sie achten sollten. 

Die verschiedenen Formen eines Geschäftsbriefs im Überblick

Ein Geschäftsbrief kann sich auf die unterschiedlichsten Bereiche beziehen. Zu den wohl klassischsten Arten von Geschäftsbriefen gehören unter anderem: 

• Anfragen und Angebote

• Aufträge und Bestellungen

• Bestätigungen, die zum Beispiel im Zusammenhang mit einem Auftrag verschickt werden

• Lieferscheine

• Rechnungen und Mahnungen

• Schreiben, die im Zuge einer Reklamationsbearbeitung verschickt werden.

Was bedeutet beim Geschäftsbrief Din 5008?

Wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben möchten, werden Sie früher oder später über die sogenannte Din 5008 Norm stolpern. Damit sind Gestaltungsregeln gemeint, die vor allem im Büro- und Verwaltungsbereich Anwendung finden. Sie beziehen sich auf Geschäftsbriefe, Protokolle und E-Mails. 

Wie schreibt man einen Geschäftsbrief?

Die Liste an Möglichkeiten, einen Geschäftsbrief zu schreiben, ist lang. Wenn Sie sich immer wieder in Erinnerung rufen, dass ein solches Schreiben einen offiziellen Charakter hat, fällt es auch nicht schwer, nachzuvollziehen, wie wichtig es ist, auf „Kleinigkeiten“ zu achten.

Die wichtigsten Vorgaben und Empfehlungen haben wir Ihnen im Folgenden aufgelistet.

Geschäftsbrief: Muster oder persönliches Design?

Haben Sie schon ein individuelles Design für Ihre Geschäftsbriefe entworfen? Das ist ein wichtiger Schritt, um Ihrem eigenen Unternehmen auch im Briefverkehr eine persönliche Note geben zu können. Das eigene Logo oder die Markenfarben sorgen dafür, dass Ihre Firma beim Empfänger im Gedächtnis bleibt – im positiven Sinne. 

Wenn Sie noch ganz am Anfang sind und kein eigenes Design haben, können Sie auch auf ein Standardmuster zurückgreifen. Wichtig ist, dass Sie sich in beiden Fällen an die gesetzten Vorgaben rund um Corporate Identity und Co. halten. 

Wählen Sie eine passende Schriftart, wenn Sie den Geschäftsbrief schreiben

Damit ein Geschäftsbrief einen guten ersten Eindruck hinterlassen kann, ist es wichtig, unter anderem auf eine seriöse Schriftart zu setzen. Die folgenden Kombinationen aus Schriftart und -größe gelten so gut wie immer als passend:  

• Times New Roman (Schriftgröße 12)

• Arial (Schriftgröße 11)

• Calibri (Schriftgröße 11).

Eher „ausgeflippte“ Schriften wie zum Beispiel Comic Sans, sind weniger zu empfehlen. 

Geschäftsbrief: Aufbau am besten strukturiert aufsetzen

Klassische Geschäftsbriefe sind nach einem vorgegebenen Standard aufgebaut – und zwar unabhängig davon, ob sie postalisch oder per Mail (zum Beispiel als .pdf Anhang) verschickt werden. 

Mit den Regeln, die mit diesem Aufbau verbunden sind, soll niemand „geärgert“ werden. Vielmehr ermöglicht es die klare Struktur des Briefes, dass sich hier jeder schnellstmöglich zurechtfindet. So wird das Querlesen erleichtert und die Botschaft schnell übermittelt. 

Auch bei Rechnungen ist ein strukturierter Aufbau wichtig, um den Adressaten direkt über die wichtigsten Details informieren zu können. Auch Details wie kontaktlose Zahlungsmöglichkeiten können vermerkt werden. Auch bei einer Rechnung wichtig: Der Betreff.

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Wie ist ein Geschäftsbrief aufgebaut?

Das Wichtigste zuerst: Der Briefkopf vom Geschäftsbrief

Der Briefkopf befindet sich, wie der Name schon sagt, ganz oben. Hier sollten die folgenden Informationen vermerkt sein:

• Name des Absenders

• dessen Anschrift

• Kontaktdaten (E-Mail und Telefonnummer)

Etwa drei Zeilen unter den eigenen Angaben werden nun – am linken Rand – die Daten des Adressaten gesetzt, mit Namen, Adresse und Kontaktdaten. Unter den Infos zum Adressaten folgt ein Absatz. Danach werden Ort und Datum rechtsbündig niedergeschrieben. 

Die Betreffzeile: Informieren Sie den Adressaten, um was es geht

Auf das Datum und den Ort folgt erneut ein Absatz. Darunter wird die Betreffzeile platziert. Diese darf gern fettgedruckt oder etwas größer geschrieben werden als der Rest. Die Betreffzeile zeigt im Idealfall unmissverständlich an, um welche Art von Geschäftsbrief es sich handelt.

Handelt es sich bei dem betreffenden Schreiben beispielsweise um eine Antwort auf eine Anfrage, könnte die Betreffzeile wie folgt lauten: „Antwort auf Ihre Anfrage vom (Datum)“. Kein Adressat sollte raten müssen, worum es in dem betreffenden Schreiben geht. Auch besondere Angebote können so noch besser kenntlich gemacht werden(z. B.: „Sie möchten bargeldlos bei uns zahlen? Nutzen Sie Ihre Vorteile!“).

Der Fließtext: die Kunst, viele Informationen in wenigen Worten auszudrücken

Im Zusammenhang mit dem Fließtext eines Geschäftsbriefes lassen sich nur schwer Standards definieren. Immerhin ist die Gestaltung des Schreibens auch zu einem großen Teil von dessen Inhalt abhängig.

An eine Grundregel können Sie sich in diesem Zusammenhang jedoch immer wenden: Der Inhalt des Geschäftsbriefes muss im Idealfall leicht verständlich sein – und zwar unabhängig davon, ob er an einen Kunden, an einen Geschäftspartner oder an einen Lieferanten geschrieben wird. 

Vielleicht fragen Sie sich nun: Wie schreibt man einen Geschäftsbrief, ohne zu ausführlich zu werden? 

Am besten orientieren Sie sich an folgenden Leitwörtern. Schreiben Sie Ihre Texte am besten:

• sachlich

• kurz

• prägnant

Wenn Sie Ihren Texten darüber hinaus eine persönliche – aber immer noch seriöse – Note verleihen, kommen sie besonders gut bei den jeweiligen Adressaten an. Zuletzt sollte auch ein Geschäftsbrief natürlich final auf Rechtschreibfehler überprüft werden.

Geschäftsbrief schreiben: So gelingt der Schluss

Der Abschluss eines Geschäftsbriefes ist weitaus aussagekräftiger, als es im ersten Moment den Anschein haben mag. Immerhin ist es auf seiner Basis möglich, den Leser mit einem guten Gefühl zu entlassen. 

Besonders beliebte Varianten sind in diesem Zusammenhang die folgenden Grußformeln: 

• „Mit freundlichem Gruß“

• „Herzliche Grüße“

• „Viele Grüße“

• „Liebe Grüße“

• „Ich freue mich auf Ihre Antwort“.

Selbstverständlich sollte die abschließende Grußformel immer auch an das Verhältnis zum Adressaten angepasst sein. 

Auch beim Geschäftsbrief die Fußzeile nicht vergessen

Die Fußzeile stellt den „Gegenspieler“ zur Kopfzeile dar. Hierhin gehören alle wichtigen Infos zum Unternehmen, wie zum Beispiel Steuernummer und Bankverbindung. 

Damit die Fußzeile auch auf den ersten Blick als solche erkannt wird, ist es am besten, die Schriftgröße hier ein wenig kleiner als den Rest des Schreibens zu wählen. 

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