So fordern Sie einen Handelsregisterauszug an

Ein Handelsregisterauszug ist ein offizielles Dokument, das verlässliche Informationen über die rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse eines Unternehmens enthält. Er wird oft von Geschäftspartnern, Banken, potenziellen Investoren oder anderen Institutionen angefordert, um eine solide Entscheidungsgrundlage für die Zusammenarbeit mit einem Unternehmen zu haben. Gleichzeitig dient er als Referenz bei geschäftlichen Transaktionen wie Vertragsverhandlungen, um einen Kredit zu beantragen oder ein Gewerbe anzumelden.

In diesem Beitrag erfahren Sie, warum das Handelsregister für Unternehmen in Deutschland unverzichtbar ist, welche Informationen im Handelsregister hinterlegt sind, wie Sie einen Handelsregisterauszug online beantragen und welche Schritte bei Eintragungen und Aktualisierungen notwendig sind.

Was ist das Handelsregister?

Das Handelsregister ist ein öffentliches Register, das in Deutschland von den zuständigen Amtsgerichten geführt wird und Einblick in die rechtlichen und wirtschaftlichen Daten von Unternehmen ermöglicht. Es dient als zuverlässige Quelle für aktuelle, rechtsverbindliche Unternehmensdaten und stellt sicher, dass Informationen über Unternehmen, wie Geschäftsführung, Kapitalstruktur und Vertretungsbefugnisse, öffentlich und verlässlich verfügbar sind. So können Interessenten wie Geschäftspartner oder Kreditinstitute mithilfe des Handelsregistereintrags vor Vertragsabschlüssen oder Investitionen die wirtschaftlichen Verhältnisse eines Unternehmens bewerten.

Warum ist das Handelsregister wichtig?

Die im Handelsregister gesicherten Informationen genießen umfassenden Vertrauensschutz und sind von besonderer Bedeutung für die Rechtssicherheit im Handel. Es dient der Transparenz und Sicherheit im Geschäftsverkehr. Entsprechend können alle Personen mit einem berechtigten Interesse die Einträge im Handelsregister einsehen. 

Einteilung des Handelsregisters – Handelsregister A und B

Das Handelsregister gliedert sich in zwei Abteilungen: Handelsregister A (HRA) und Handelsregister B (HRB). Die Zuordnung erfolgt nach Rechtsform des Unternehmens:

• Handelsregister A (HRA) ist für Einzelkaufleute wie eingetragene Kaufleute (e. K.) und Personengesellschaften wie Offene Handelsgesellschaften (OHG) oder Kommanditgesellschaften (KG) zuständig.

• Handelsregister B (HRB) umfasst Kapitalgesellschaften wie Aktiengesellschaften (AG), Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Unternehmergesellschaften (UG) oder Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA).

Was kostet der Eintrag in das Handelsregister?

Im Rahmen des Handelsregisterverfahrens werden Gebühren für die Anmeldung fällig, die je nach Rechtsform variieren. Sie setzen sich aus den Gebühren des zuständigen Registergerichts für die Handelseintragung (HRegGebV), den Notargebühren nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) und der Erzeugung einer XML-Datei durch den Notar für die Übergabe an das Registergericht zusammen. Laut Gebührenverzeichnis fallen beispielsweise für die Ersteintragung von Einzelkaufleuten 70 € an. Bei Personengesellschaften mit bis zu drei eingetragenen Gesellschafter:innen liegen die Gebühren bei 100 €, bei mehr als drei eingetragenen Gesellschafter:innen werden für jeden weiteren 40 € zusätzlich fällig. Hinzu kommen Notargebühren (62,50 € bei Einzelunternehmer:innen, 77,50 € bei Personengesellschaften mit zwei einzutragenden Gesellschafter:innen und 96,00 € bei Personengesellschaften mit drei einzutragenden Gesellschafter:innen. Die Kosten für die XML-Datei belaufen sich auf 37,50 € für Einzelkaufleute und 46,50 € bzw. 57,60 € für Personengesellschaften mit zwei bzw. drei eingetragenen Gesellschafter:innen.

Bei der Eintragung einer GmbH, die von mindestens zwei Gesellschafter:innen gegründet wird, liegen die Gesamtkosten für den Handelsregistereintrag je nachdem, ob das Stammkapital als Geld- und/oder Sacheinlage eingezahlt wird, zwischen 730,00 € und 820,00 €. Die höheren Kosten ergeben sich durch den höheren Geschäftswert, die zusätzliche Beurkundung des Gesellschaftsvertrags und die Bestellung der Geschäftsführung sowie die Erstellung einer Gesellschafterliste.

Handelsregistereintrag – Pflicht oder freiwillig?

Wer sich in Deutschland beispielsweise im Einzelhandel, in der Gastronomie und im Handwerk selbstständig macht, ist je nach Rechtsform des Unternehmens dazu verpflichtet, es im Handelsregister eintragen zu lassen. Während die Eintragung in das Handelsregister für bestimmte Rechtsformen wie der AG, GmbH, UG oder anderen Kapitalgesellschaften zwingend gesetzlich vorgeschrieben ist, ist für Einzelunternehmen nur dann ein Handelsregistereintrag erforderlich, wenn die Geschäftsinhaberin bzw. der Geschäftsinhaber im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB) als eingetragene Kauffrau bzw. eingetragener Kaufmann gilt.

Welche Informationen sind im Handelsregister hinterlegt?

Das Handelsregister stellt sicher, dass grundlegende Informationen eines Unternehmens öffentlich einsehbar sind. Entsprechend sind handelsregisterpflichtige Unternehmen dazu verpflichtet, die sogenannten eintragungsfähigen Tatsachen im Handelsregister zu hinterlegen. Je nach Abteilung – HRA oder HRB – finden Interessenten hier unterschiedliche Angaben.

Diese Informationen werden bei Gründung eingetragen und müssen bei Veränderungen unverzüglich dem Amtsgericht mitgeteilt und aktualisiert werden. Das gilt auch für die Löschung einer Firma bei der Geschäftsaufgabe.

In der Abteilung A müssen die folgenden Informationen hinterlegt werden:

Firma

• Ort der Niederlassung

• Rechtsform

• Name der Inhaber:in bei Einzelunternehmen

• Namen der persönlich haftenden Gesellschafter:innen bei Personenhandelsgesellschaften

• Wechsel der Inhaber:innen bzw. Gesellschafter:innen

• Betrag der Kommanditeinlage

• Eröffnung und Abschluss der Insolvenz

• Löschung des Unternehmens bei Geschäftsaufgabe

In der Abteilung B finden Sie die folgenden Informationen:

• Firma

• Ort der Niederlassung

• Rechtsform

• Namen der Mitglieder der Geschäftsführung und des Vorstands

• Stammkapital der GmbH bzw. UG

• Grundkapital der Aktiengesellschaft (AG)

• Prokura und Vertretungsberechtigungen

• Unternehmensgegenstand

• Liquidation

• Eröffnung und Abschluss der Insolvenz

• Löschung der Firma

Welche Dokumente sind für die Anmeldung im Handelsregister erforderlich?

Sind Sie dazu verpflichtet, Ihr Unternehmen im Handelsregister eintragen zu lassen, müssen Sie bei der Anmeldung spezifische Dokumente und Nachweise einreichen. Diese variieren je nach Rechtsform des Unternehmens. Im Allgemeinen benötigen Sie jedoch die folgenden Unterlagen.

Notariell beglaubigte Anmeldung

Die Anmeldung zum Handelsregister muss in der Regel notariell beglaubigt werden. Der Notar bestätigt die Identität der Gründungsperson(en) und die Richtigkeit der Unterlagen.

Die Anmeldung enthält grundlegende Informationen wie den Unternehmensnamen, den Sitz, den Unternehmensgegenstand, die Rechtsform und die Vertretungsbefugnisse der Geschäftsführung.

Gesellschaftsvertrag oder Satzung

Bei Kapitalgesellschaften wie einer GmbH, UG oder AG ist ein schriftlicher Gesellschaftsvertrag erforderlich, der ebenfalls notariell beglaubigt werden muss. Der Vertrag regelt wichtige Punkte wie die Kapitalstruktur, die Gesellschafterverhältnisse, das Stammkapital und die Aufgabenverteilung.

Nachweis über das Stammkapital

Kapitalgesellschaften müssen einen Nachweis über die Einzahlung des Stamm- bzw. Grundkapitals vorlegen. Dies erfolgt in der Regel durch eine Bestätigung der Bank, bei der das Stammkapital eingezahlt wurde – beispielsweise mit einem Kontoauszug des Geschäftskontos.

Genehmigungsnachweise für bestimmte Geschäftstätigkeiten

Für bestimmte Branchen ist eine Erlaubnis oder Genehmigung erforderlich (z. B. Handwerkskarten für Handwerksbetriebe, Gaststättenerlaubnis für die Gastronomie). Diese Nachweise müssen in der Regel dem Handelsregistereintrag beigefügt werden.

Liste der Gesellschafter:innen

Diese Liste enthält die Namen und Adressen der Gesellschafter:innen und ist bei Kapitalgesellschaften wie der GmbH, UG oder AG verpflichtend.

Nachweis der Identität der Gesellschafter:innen

Alle Gesellschafter:innen müssen ihre Identität anhand eines gültigen Personalausweises oder einem Reisepass nachweisen sowie eine Meldebescheinigung vorlegen. Bei ausländischen Gesellschafter:innen ist eventuell eine beglaubigte Übersetzung erforderlich.

Vertretungsbefugnisse der Geschäftsführung

Eine Erklärung legt fest, ob die Geschäftsführer:innen befugt sind, das Unternehmen allein oder gemeinschaftlich zu vertreten.

Spezifische Dokumente je nach Rechtsform

Bei Einzelunternehmen ist meist eine einfache Anmeldung mit notarieller Beglaubigung ausreichend, da kein Gesellschaftsvertrag oder Stammkapital notwendig ist. Bei Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften müssen über die allgemeinen Dokumente hinaus je nach Rechtsform des Unternehmens weitere spezifische Unterlagen für den Eintrag in das Handelsregister vorgelegt werden.

• Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG): Ein Gesellschaftsvertrag ist notwendig, allerdings in einfacher Form. Ein Nachweis über Einlagen ist nur erforderlich, wenn diese zum Stammkapital beitragen.

• GmbH und UG: Hier sind eine notariell beglaubigte Satzung, das Gründungsprotokoll, der Kapitalnachweis und eine Gesellschafterliste zwingend notwendig.

• Aktiengesellschaft (AG): Neben der Satzung und einem Kapitalnachweis muss auch der Vorstand bestellt werden. Zudem sind die Gründungsberichte und eine Wirtschaftsprüfung der Kapitalaufbringung erforderlich.

• Protokoll der Gründungsversammlung (bei Kapitalgesellschaften): Bei Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG oder AG wird das Protokoll der Gründungsversammlung dem Handelsregister übermittelt. Hier werden die Gründungsbeschlüsse dokumentiert, z. B. die Bestellung der Geschäftsführer:innen.

Rechtliche Bedeutung des Handelsregisters für Unternehmen

Der Eintrag im Handelsregister ist für viele Unternehmen verpflichtend und hat erhebliche rechtliche Konsequenzen. Ein nicht oder verspätet gemeldeter Sachverhalt kann rechtliche Folgen nach sich ziehen. Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) und eingetragene Kaufleute sind verpflichtet, wesentliche Änderungen unverzüglich einzutragen, um Transparenz und Verlässlichkeit für Geschäftspartner sicherzustellen.

Pflichten von Unternehmen im Handelsregister

Ist Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen, erwarten Sie im Wesentlichen die folgenden Pflichten:

• Vollständige Eintragung aller eintragungspflichtigen Tatsachen

• Fristgerechte Aktualisierung von Änderungen: Bei Änderungen der Unternehmensdaten ist eine unverzügliche Meldung an das Amtsgericht erforderlich.

• Veröffentlichung von Jahresabschlüssen: Kapitalgesellschaften müssen den Jahresabschluss veröffentlichen, um Transparenz im wirtschaftlichen Verkehr zu gewährleisten.

Wie können Sie Ihr Unternehmen im Handelsregister eintragen lassen?

Haben Sie alle erforderlichen Dokumente zusammen, erfolgt die Eintragung in das Handelsregister in drei Schritten:

• notariell beglaubigte Anmeldung

• Einreichung beim zuständigen Amtsgericht

• Bestätigung des Handelsregistereintrags

Im ersten Schritt müssen Gründer:innen die Anmeldung Ihres Unternehmens und die erforderlichen Dokumente notariell beglaubigen lassen. Anschließend leitet der Notar die Unterlagen an das zuständige Amtsgericht weiter. Im zweiten Schritt prüft das Registergericht die eingereichten Dokumente und nimmt den Eintrag in das Handelsregister vor. Sobald der Eintrag erfolgt ist, erhalten Sie im dritten Schritt eine Bestätigung und Ihre Handelsregisternummer. Jetzt gilt Ihr Unternehmen als rechtskräftig im Handelsregister eingetragen und kann offiziell tätig werden.

Aktualisierungen im Handelsregister: Wie sind Änderungen einzutragen?

Alle Änderungen der eingetragenen Daten, wie Wechsel der Geschäftsführung, Erhöhung des Stammkapitals oder Änderungen des Unternehmenszwecks, müssen umgehend beim Registergericht gemeldet werden. Auch hier ist eine notarielle Beglaubigung notwendig. Die Aktualisierung der Einträge ist gesetzlich vorgeschrieben, um die Aktualität und Vertrauenswürdigkeit der Daten zu gewährleisten.

Stehen Änderungen an, stellen Sie zunächst sicher, dass die geplante Änderung tatsächlich meldepflichtig ist. Ist dies der Fall, gehen Sie bei Aktualisierungen genauso vor wie bei der Eintragung: 

• Bereiten Sie die notwendigen Dokumente und Beschlüsse vor und lassen sie durch einen Notar beglaubigen.

• Der Notar reicht die Änderungen beim Registergericht ein, wo sie in das Handelsregister aufgenommen werden.

• Nach erfolgreicher Bearbeitung erhalten Sie eine Bestätigung Ihres aktualisierten Eintrags.

Was ist ein Handelsregisterauszug und wofür wird er benötigt?

Die Notwendigkeit der vollständigen Eintragung aller relevanten Unternehmensdaten sowie deren unverzügliche Aktualisierung wird deutlich, wenn Sie einen Handelsregisterauszug anfordern möchten. Dabei handelt es sich um eine beglaubigte Kopie der im Handelsregister hinterlegten Daten. Grundlage für den HR-Auszug bildet also der Handelsregistereintrag. Er liefert einen strukturierten Überblick über die offiziellen Firmendaten wie Namen und Adressen, Vertretungsbefugnisse und Kapitalstrukturen und dient als verlässlicher Nachweis für die Rechtmäßigkeit und Existenz des Unternehmens.

Typischerweise umfasst ein Auszug aus dem Handelsregister die folgenden Informationen:

·      Firmendaten: Offizielle Firmenbezeichnung, Rechtsform, Gründungsdatum, Sitz und Geschäftsanschrift, Niederlassungen und Zweigniederlassungen sowie deren Anschrift.

·      Vertretungsberechtigte Personen: Namen von Geschäftsführer:innen, Vorstandsmitgliedern, Prokurist:innen oder anderen bevollmächtigten Personen wie Inhaber:innen bei Einzelunternehmen oder persönlich haftende Gesellschafter:innen sowie deren Vertretungsbefugnisse bei Personengesellschaften.

·      Beschränkt haftende Gesellschafter:innen: Kommanditisten und Mitglieder

·      Unternehmenszweck: Der Zweck, für den das Unternehmen gegründet wurde, und eventuelle Änderungen im Laufe der Zeit.

·      Kapitalstruktur: Informationen über das gezeichnete und eingezahlte Grund- oder Stammkapital bei Kapitalgesellschaften.

·      Bilanzen: Veröffentlichung von Jahresabschlüssen und Bilanzen, die Aufschluss über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens geben.

Der Handelsregisterauszug wird oft von Geschäftspartnern, Banken, potenziellen Investoren oder anderen Institutionen angefordert, um sich einen schnellen und zuverlässigen Überblick über die grundlegenden Fakten eines Unternehmens zu verschaffen. Er dient als rechtliche Referenz bei Vertragsverhandlungen oder anderen geschäftlichen Transaktionen und muss beispielsweise bei der Eröffnung eines Geschäftskontos oder bei Kreditanträgen vorgelegt werden.

Handelsregisterauszug anfordern – so gehts

Es gibt mehrere Wege, einen Handelsregisterauszug zu erhalten. Sie können ihn direkt beim Amtsgericht, online über das Registerportal der Länder oder über einen kostenpflichtigen Online-Dienstleister anfordern.

Handelsregisterauszug online beantragen

Einen Handelsregisterauszug online zu beantragen ist eine schnelle und effiziente Lösung für Geschäftspartner, Kreditinstitute oder Investoren. Insbesondere für Unternehmen im Einzelhandel, in der Gastronomie oder im Handwerk, die Partnerschaften und Kundenbeziehungen aufbauen möchten, lohnt sich ein Einblick in die Unternehmensdaten. Der einfachste Weg, einen Handelsregisterauszug online zu bestellen, ist über das gemeinsame Registerportal der Länder. Dort haben Sie Zugriff auf alle in Deutschland im Handelsregister eingetragenen Unternehmen. Für Ihre Suche benötigen Sie mindestens den Firmennamen und den Sitz des Unternehmens, den Sie in die Suchmaske eintragen.

Bei Ihrer Suche können Sie zwischen einem aktuellen, einem chronologischen und einem historischen Auszug wählen. 

·      Aktueller Auszug: Umfasst alle gültigen Eintragungen eines Unternehmens.

·      Chronologischer Auszug: Zeigt alle Eintragungen ab Umstellung auf das elektronische Handelsregister.

·      Historischer Auszug: Enthält Informationen vor Umstellung auf das elektronische Handelsregister. 

Darüber hinaus können Sie im Handelsregister online weitere Dokumente abrufen, die dem Registergericht auf elektronischem Wege zugesandt wurden, wie Gesellschafterlisten und Gesellschaftsverträge.

Ihre Anfrage wird direkt online bearbeitet und Sie erhalten die Dokumente in der Regel als PDF-Datei, die Sie downloaden, abspeichern und ausdrucken können. Die Auszüge sind kostenlos. Eine Registrierung beim Portal ist nicht erforderlich. Bei Ihrer Recherche greifen Sie auf den Echtdatenbestand des jeweiligen Registers zu, wodurch die Aktualität der Daten jederzeit gewährleistet ist.

Handelsregisterauszug beim Amtsgericht anfordern

Für einen beglaubigten Handelsregisterauszug, z. B. für rechtliche oder behördliche Zwecke, wenden Sie sich an das zuständige Amtsgericht. Die Anfrage können Sie dort persönlich oder schriftlich stellen. Für den amtlichen Ausdruck mit Siegel und Unterschrift fallen Gerichtsgebühren an.  

Nachdem Sie Ihren Antrag eingereicht und die Gebühren bezahlt haben, erfolgt die Bearbeitung durch das Registergericht. Die Wartezeit kann je nach Auslastung und Bearbeitungsdauer variieren. Häufig wird gegen eine zusätzliche Gebühr auch eine Express-Option angeboten.

Online-Dienstleister und alternative Anlaufstellen

Falls Sie sich nicht selbst darum kümmern möchten, einen Handelsregisterauszug anzufordern, können Sie kostenpflichtige Online-Dienstleister wie Handelsregister.de beauftragen, die sich auf die Bereitstellung von Handelsregisterauszügen spezialisiert haben. Sie übernehmen die Recherche und senden Ihnen den Handelsregisterauszug per E-Mail oder Post.

Notare und Anwälte

Notare und Rechtsanwälte haben oft Zugriff auf das Handelsregister und können Handelsregisterauszüge für ihre Mandanten anfordern. Diese Möglichkeit ist besonders relevant, wenn Sie den Handelsregisterauszug im Rahmen einer rechtlichen Transaktion oder für Vertragsverhandlungen benötigen. Hier müssen Sie allerdings auch mit Notar- bzw. Anwaltsgebühren rechnen.  

Industrie- und Handelskammer (IHK)

Eine weitere Anlaufstelle, um einen Handelsregisterauszug zu erhalten, kann die zuständige Industrie- und Handelskammer sein. Diese Option ist besonders interessant, wenn es um regionale Unternehmen geht. Die IHK kann die erforderlichen Informationen bereitstellen oder Sie bei der Anforderung von Auszügen unterstützen.

Was kostet es, einen Handelsregisterauszug anzufordern?

Die Kosten für einen Handelsregisterauszug in Deutschland variieren je nach Art und Bezugsquelle. Hier sind die wichtigsten Optionen und deren Kosten:

Online-Auszug über das Registerportal der Länder

• Unbeglaubigter Handelsregisterauszug: Ab etwa 4,50 €.

• Beglaubigter Handelsregisterauszug: In der Regel 10 bis 15 €.

Handelsregisterauszug direkt beim Amtsgericht anfordern

• Beglaubigter HR-Auszug: Ab etwa 10 bis 15 €.

Die Gebühren können sich regional leicht unterscheiden, und für eine schnelle Bearbeitung oder Expresszustellung fallen oft zusätzliche Gebühren an.

 Bestellung über Online-Dienstleister

• Unbeglaubigter Auszug: Ab 15 bis 20 €.

• Beglaubigter Auszug: In der Regel 20 bis 30 €.

Online-Dienste berechnen zusätzliche Gebühren für Serviceleistungen wie den Expressversand.

Fazit: Handelsregisterauszug anfordern – so gehts!

Ein Handelsregisterauszug bietet verlässliche Einblicke in die rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse eines Unternehmens und dient als vertrauenswürdige Quelle im Geschäftsverkehr. Grundlage für den Auszug bildet der Eintrag in das Handelsregister, der in Deutschland für bestimmte Rechtsformen obligatorisch ist. Der Eintrag und die Aktualität der Daten im Handelsregister sind daher von zentraler Bedeutung für die Rechtssicherheit und Transparenz von Unternehmen in Deutschland.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Handelsregisterauszug anzufordern: vom kostenfreien Abruf im Registerportal der Länder bis zur kostenpflichtigen Bestellung beglaubigter HR-Auszüge bei Online-Dienstleistern oder über Notare und Anwälte. Alternativ bieten auch die Industrie- und Handelskammer (IHK) Unterstützung an, um Handelsregisterauszüge anzufordern.