KassenSichV: Wir helfen bei der Nachrüstung
Seit 1. Januar 2020 gilt in Deutschland ein neues Kassengesetz, die sogenannte Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Sie verpflichtet Händler, ihre elektronischen Kassen mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung, kurz: TSE, auszustatten.
Durch diese Sicherheitseinrichtung soll jede Transaktion unwiderruflich und manipulationssicher aufgezeichnet werden. Das Ziel ist offensichtlich: Der Gesetzgeber will Manipulationen an digitalen Kassenaufzeichnungen und somit Steuerhinterziehung unterbinden.
Obwohl das neue Kassengesetz bereits seit Jahresanfang gilt, haben sich Bund und Länder bereits im Vorfeld auf eine Nichtbeanstandungsregelung, also eine Übergangsfrist, geeinigt. Diese lief am 30. September 2020 aus. Im Sommer 2020 haben einige Bundesländer jedoch individuelle Ausnahmeregelungen bekanntgegeben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie eine Lösung benötigen, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.
Was müssen Sie als Händler beachten?
Die KassenSichV setzt sich aus drei Bestandteilen zusammen, die Sie als Händler beachten müssen: die technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die Belegpflicht und die Meldepflicht Ihrer Kasse beim Finanzamt:
Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Alle elektronischen Registrierkassen müssen über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die das manipulationssichere Speichern von Daten ermöglicht.
Diese TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert werden. Die Zertifizierungspflicht beschränkt sich jedoch ausschließlich auf die technische Sicherheitseinrichtung. Eine Zertifizierung der Kasse oder der Kassensoftware ist nicht erforderlich.
Belegpflicht
Mit jeder Transaktion ist ein Beleg seit Jahresanfang verpflichtend. Dieser muss die ordnungsgemäße Versteuerung Ihres Geschäfts sichtbar machen. Sie müssen diesen Kassenzettel erstellen und Ihrem Kunden unaufgefordert vorlegen.
Doch der Gesetzgeber ist hier auch für neue Technologien offen. Das heißt: Der Kassenzettel muss nicht zwangsläufig in Papierform erstellt werden, sondern kann auch elektronisch, z. B. per E-Mail, übermittelt werden.
Meldepflicht Ihrer Kasse beim Finanzamt
Grundsätzlich gilt: Alle elektronischen Kassen und technischen Sicherheitseinrichtungen müssen künftig innerhalb eines Monats nach dem Kauf beim Finanzamt gemeldet werden. Das gilt für jede einzelne Kasse Ihres Geschäfts, auch wenn Sie eine Kasse außer Betrieb nehmen.
Diese Meldepflicht ist zurzeit allerdings noch ausgesetzt, bis das Bundesfinanzministerium den Start eines elektronischen Meldeverfahrens bekannt gibt.
Welche Strafen drohen Ihnen, wenn Sie nicht rechtzeitig nachrüsten?
Entspricht Ihr Kassensystem nach Ablauf der Übergangsfrist am 30. September 2020 nicht den Anforderungen der KassenSichV, müssen Sie unter Umständen damit rechnen, dass das Finanzamt Steuern aufgrund eines geschätzten Gewinns festsetzt. Diese Schätzung fällt im Zweifel höher aus als der von Ihnen selbst ermittelte Gewinn.
Darüber hinaus ist ein Verstoß gegen das neue Kassengesetz eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro geahndet werden kann. Dieses Bußgeld kann unabhängig davon verhängt werden, ob tatsächlich eine Manipulation an der Kasse stattgefunden hat oder nicht.
Was ist eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?
Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) setzt sich aus drei Bestandteilen zusammen: dem Sicherheitsmodul, dem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle:
Sicherheitsmodul
Das Sicherheitsmodul stellt sicher, dass Transaktionen festgehalten, verschlüsselt und später nicht mehr unerkannt verändert werden können. Nach Abschluss des Kassiervorgangs generiert die TSE außerdem eine Beleg-Signatur, die auf dem Kassenbon gespeichert werden muss.
Speichermedium
Sie als Händler haben eine Aufbewahrungspflicht Ihrer Kassendaten von zehn Jahren. Auf Anfrage des Finanzamts oder bei einer Steuerprüfung müssen sie diese Daten jederzeit vorweisen können. Daher werden Ihre Daten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
Laut Bundesfinanzministerium ist zusätzliche, teure Hardware nicht zwingend notwendig, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Das bedeutet, dass die TSE auch durch Speichern Ihrer Daten in einer Cloud erfüllt wird.
Diese Lösung bringt einige Vorteile mit sich. Eine Cloud ist nicht nur kostengünstiger, sondern auch unkomplizierter und weniger anfällig für Probleme. Speicherkarten müssen Sie für die Dauer der Aufbewahrungsfrist archivieren, dabei können diese zerstört oder verloren gehen.
Digitale Schnittstelle
Die TSE enthält außerdem eine einheitliche digitale Schnittstelle. Diese ermöglicht eine reibungslose Datenübertragung, z. B. zur Prüfstelle.
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