Kasse kaufen, mieten oder leasen? Die richtige Wahl für Ihr Unternehmen

Ein zuverlässiges Kassensystem ist für Einzelhändler, Gastronomen und Handwerker unverzichtbar. Doch die Entscheidung, ob Sie eine Kasse kaufen, mieten oder leasen sollten, ist nicht immer einfach. Zum einen haben Unternehmen unterschiedliche Anforderungen und Ansprüche. Zum anderen bringt jede Option ihre eigenen Vor- und Nachteile mit sich. In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen Überblick über Ihre Optionen, erklären Ihnen die Unterschiede und führen Sie zur besten Lösung für Ihr Unternehmen.

Die richtige Wahl 

Eines haben Unternehmen in Handel, Gastronomie und Handwerk gemeinsam: Ein gutes Kassensystem ist eine der wichtigsten Grundlagen für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb. Kasse ist aber nicht gleich Kasse. Abhängig von der Branche, der Größe eines Unternehmens und dem Geschäftsmodell, haben Unternehmerinnen und Unternehmer unterschiedliche Anforderungen an die Art der Kasse, den Funktionsumfang, die Kosten und nicht zuletzt die Optionen, eine Kasse zu kaufen, zu mieten oder zu leasen. Ein etabliertes Geschäft für nachhaltige Kinderkleidung mit festen Stammkunden und stabilen Umsätzen wird sich vermutlich für den Kauf eines hochwertigen Kassensystems entscheiden. Sie profitieren von einem erweiterten Funktionsumfang, der es dem Unternehmen ermöglicht, neben der Zahlungsabwicklung auch die Lager- und Kundenverwaltung, das Reporting oder die Buchhaltung über das System zu erledigen. Da das Unternehmen bereits langfristig Bestand hat, rechnet sich die Investition nach wenigen Jahren. Dagegen werden sich Food-Truck-Betreiber, die nur in der Sommersaison aktiv sind, eher für die Miete einer mobilen Kassenlösung entscheiden. Er vermeidet so hohe Investitionen und bleibt flexibel, falls sich Anforderungen ändern.

Als drittes Beispiel schauen wir uns ein expandierendes Café oder Restaurant mit mehreren Standorten an. Die Unternehmensführung wird wahrscheinlich ein Leasing-Modell mit planbaren und steuerlich absetzbaren Raten bevorzugen, um die neu eröffneten Filialen schnell und unkompliziert, ohne hohe Investitionskosten auszustatten. Damit Sie die beste Entscheidung für sich und Ihr Geschäft treffen können, geben wir Ihnen im Folgenden einen Überblick der Optionen sowie ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen.

Kassensystem mieten: maximale Flexibilität für saisonale und wechselnde Bedürfnisse

Eine Kasse zu mieten kann in vielen Situationen eine sinnvolle Alternative zum Kauf oder Leasing sein. Besonders für kurzfristige Einsätze, wie auf Messen, Festivals, Märkten, in Food Trucks oder Pop-up-Stores, bietet sich eine Mietlösung an, da Unternehmerinnen und Unternehmer mit einer gemieteten Kasse keine langfristige Bindung eingehen müssen. Auch für Gastronomiebetriebe, die saisonalen Schwankungen unterliegen, kann es eine flexible und kosteneffiziente Lösung sein, Kassen zu mieten, um in Spitzenzeiten zusätzliche Geräte bereitzustellen. Hierzu zählen beispielsweise Saisonbetriebe in der Gastronomie wie die klassische Eisdiele, die meist über die Wintermonate geschlossen bleibt, oder Ausflugslokale, die außerhalb der Saison schließen oder den Betrieb einschränken.

Neben der Flexibilität ist die geringe monatliche finanzielle Belastung von Vorteil: Hohe Anschaffungskosten entfallen und die Mietgebühren sind gut planbar. Dieser Vorteil rechnet sich besonders für Start-ups oder kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die nur geringe Umsätze erzielen.

Gleichzeitig müssen sie sich nicht auf ein bestimmtes Kassensystem festlegen, sondern können immer vom neuesten technischen Stand profitieren. Darüber hinaus beinhalten Mietmodelle häufig Wartung, Support und Updates, sodass sich Unternehmen nicht um technische Probleme kümmern müssen. Und falls sich gesetzliche Vorgaben ändern – beispielsweise die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) – bekommen sie meist automatisch eine gesetzeskonforme Kasse.

Kassensystem mieten: die Vorteile im Überblick

Für eine kurzfristige Nutzung bei temporären Veranstaltungen wie Messen, Festivals, Märkten oder Pop-up-Stores, bei denen Sie eine Kasse nur für wenige Tage oder Wochen brauchen, ist mieten oft die lohnendste Option.

·      Flexibilität und Skalierbarkeit: Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie die Kasse langfristig brauchen, Ihr Geschäft saisonal stark schwankt und Sie nur für Spitzenzeiten zusätzliche Kassen benötigen, profitieren Sie von der hohen Flexibilität und Skalierbarkeit eines Mietmodells.

·      Keine langfristige Bindung: Sie können das Mietverhältnis jederzeit kündigen oder das System wechseln, falls Sie unzufrieden sind oder sich Ihr Geschäftsmodell ändert.

·      Keine hohen Anschaffungskosten: Sie müssen keine größeren Investitionen tätigen. 

·      Schneller Versand: Oft stellen Kassenanbieter für Mietkassen einen besonders schnellen Versand bereit. Da Veranstaltungen manchmal kurzfristig anstehen, muss eine Kasse schnell geliefert und betriebsbereit sein. 

·      Technisch immer aktuell: Wenn ein neues Modell der Registrierkasse auf den Markt kommt, haben Sie die Möglichkeit, in Ihrem nächsten Mietvertrag eine aktuellere Kasse zu nutzen. So sind Sie flexibel und auch technisch immer auf dem neuesten Stand. 

·      Wartung und Support inklusive: Mietmodelle beinhalten oft technischen Support, Updates und Reparaturen, sodass Sie sich nicht selbst kümmern und keine zusätzlichen Kosten in Kauf nehmen müssen. Zudem sorgt der Vermieter regelmäßig für Updates, damit die Kasse jederzeit den gesetzlichen Anforderungen entspricht.  

Kassensystem mieten: die Nachteile im Überblick

Das Mieten eines Kassensystems ist ideal für kurzfristige Einsätze oder wenn maximale Flexibilität gefragt ist. Wer jedoch eine langfristige Lösung sucht, sollte die Gesamtkosten und mögliche Einschränkungen genau prüfen, um nicht auf Dauer mehr zu zahlen als beim Kauf oder Leasing.

·      Langfristig höhere Kosten: Während die Mietkosten kurzfristig niedrig erscheinen, können sie sich über längere Zeiträume summieren und teurer als Kauf oder Leasing sein. Wer das Kassensystem über Jahre hinweg nutzt, zahlt oft mehr als den Kaufpreis einer eigenen Kasse. Berechnen Sie daher genau, wie viel Ihre Kasse Sie für die Dauer Ihres Einsatzes tatsächlich kosten wird. Zahlen Sie pro Tag oder pro Monat? Was ist die Mindestmietdauer? Kommen zusätzliche Kosten für weitere Funktionen auf Sie zu?

·      Eingeschränkte Auswahl und Anpassungsmöglichkeiten: Mietsysteme sind meist standardisiert und bieten weniger individuelle Anpassungen als gekaufte oder geleaste Kassen. Spezielle Funktionen oder Schnittstellen zu anderen Systemen fehlen eventuell oder sind nur gegen Aufpreis verfügbar.

·      Vertragsbindung und Mindestmietdauer: Viele Anbieter haben Mindestmietzeiten oder Kündigungsfristen, was den Vorteil der Flexibilität relativiert. Wächst Ihr Geschäft schneller als geplant oder ändern sich Ihre Anforderungen, könnte die Mietlösung unpraktisch werden.

·      Abhängigkeit vom Anbieter: Mietkassen sind oft an einen bestimmten Anbieter gebunden, was bei Problemen, schlechtem Support oder wenn der Anbieter seinen Service einstellt, zum Risiko werden kann.

·      Bürokratischer Aufwand: Bei einem Anbieterwechsel kommt zusätzlicher bürokratischer Aufwand auf Sie zu. Angefangen bei der Suche nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis bis hin zur Einrichtung und Eingabe von Daten und Zahlungsinformationen.

·      Regelmäßige Einarbeitung notwendig: Da sich die Kassensoftware von System zu System unterscheidet, müssen Sie und Ihr Team sich immer wieder aufs Neue mit dem System vertraut machen. Dies ist zeitintensiv und aufwändig und birgt das Risiko von Fehlern, die zu Unstimmigkeiten in den Kassenbeständen führen können. 

Kassensystem leasen: ein Mittelweg zwischen Kauf und Miete

Leasing ist eine Alternative für Unternehmen, die ihr Kapital schonen, aber dennoch eine moderne Kasse nutzen möchten. Entscheiden Sie sich dazu, eine Kasse zu leasen, zahlen Sie dem Anbieter einen monatlichen Betrag für die Hardware und Kassensoftware. Während eine gemietete Kasse am Ende der Mietdauer an den Anbieter zurückgeht, haben Sie beim Leasing die Option, die Kasse am Ende der Laufzeit zum Restbetrag zu kaufen.

Die Vorteile des Leasings im Überblick

Leasing ist ideal für Unternehmen, die moderne Kassensysteme mit geringen Anfangsinvestitionen nutzen möchten und gleichzeitig von steuerlichen Vorteilen sowie planbaren monatlichen Kosten profitieren wollen. Besonders bei längerfristigem Einsatz und regelmäßigem Technologie-Upgrade ist Leasing eine wirtschaftlich sinnvolle Lösung.

· Geringe Anschaffungskosten: Beim Leasing entfallen hohe Einmalzahlungen, da die Kosten über feste monatliche Raten verteilt werden. Das erleichtert insbesondere kleinen Unternehmen und Start-ups die Liquiditätsplanung. · Nutzung modernster Technik: Gleichzeitig ermöglicht Leasing Ihnen den Zugang zu hochwertigen, aktuellen Kassensystemen, ohne die gesamten Anschaffungskosten dafür aufbringen zu müssen. Viele Leasingverträge beinhalten regelmäßige Upgrades oder ermöglichen einen Wechsel auf ein neueres Modell nach Ablauf der Vertragslaufzeit. Das bietet Flexibilität, ohne langfristig an veraltete Technik gebunden zu sein. · Steuerliche Vorteile: Leasingraten gelten als Betriebsausgaben und sind in der Regel von der Steuer absetzbar. Dadurch reduziert sich die steuerliche Belastung im Vergleich zum Kauf, bei dem die Anschaffungskosten über Jahre abgeschrieben werden müssen. · Wartung und Support oft inklusive: Viele Leasingverträge beinhalten Wartung, Support und gegebenenfalls Reparaturen. Gleichzeitig werden gesetzliche Anforderungen oft automatisch berücksichtigt. Damit ist beim Leasing sichergestellt, dass Ihnen keine unerwarteten Zusatzkosten entstehen und Sie immer auf dem Laufenden sind, was beispielsweise die Regelungen der Kassensicherungsverordnung oder die Belegausgabepflicht angeht.  

Die Nachteile des Leasings im Überblick

Leasing bietet eine Möglichkeit, moderne Kassensysteme ohne hohe Anfangsinvestitionen zu nutzen, ist aber mit langfristigen Verpflichtungen verbunden. Auch hier sollten Sie sorgfältig prüfen, ob die Vertragsbedingungen Ihnen ausreichend Flexibilität bieten und Leasing auf Dauer tatsächlich wirtschaftlich für Ihr Unternehmen ist.

·      Langfristig höhere Kosten: Die monatlichen Leasingraten summieren sich über die Laufzeit und können am Ende teurer sein als ein direkter Kauf. Besonders bei langfristiger Nutzung kann der Gesamtbetrag deutlich über dem Kaufpreis liegen.

·      Eventuelle Zusatzkosten: Beinhaltet Ihr Leasingvertrag keine Wartung oder nur begrenzten Support, können zusätzliche Kosten für Reparaturen oder Updates anfallen.

·      Bonitätsprüfung erforderlich: Unternehmen müssen eine gewisse Bonität nachweisen, um einen Leasingvertrag abschließen zu können. Start-ups oder kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) mit unsicherer Finanzlage könnten Schwierigkeiten haben, eine Zusage zu erhalten.

·      Vertragsbindung und eingeschränkte Flexibilität: Leasingverträge laufen meist über mehrere Jahre, in denen Sie an Ihren Leasinganbieter gebunden sind. Ein vorzeitiger Ausstieg ist oft mit hohen Gebühren oder zusätzlichen Kosten verbunden. Falls sich die Geschäftsanforderungen ändern, kann das bestehende Kassensystem ungeeignet werden, ohne dass eine einfache Anpassung möglich ist.

·      Kein Eigentum am Kassensystem: Nach Ende der Leasinglaufzeit gehört das Kassensystem nicht automatisch Ihrem Unternehmen. Verzichten Sie auf den Erwerb durch eine Abschlusszahlung, erwarten Sie wie beim Mietmodell bürokratischer Aufwand sowie eine Einarbeitungszeit in das neue System. 

Kasse kaufen: eine langfristige und lohnende Investition

Der Kauf eines POS-Kassensystems ist für Unternehmen, die langfristig planen, volle Kontrolle über ihre Hardware behalten möchten und hohe laufende Kosten vermeiden wollen, oft die wirtschaftlichste Option. Entscheiden Sie sich dafür, eine Kasse für Ihr Einzelhandelsgeschäft, einen Gastronomie- oder Handwerksbetrieb zu kaufen, müssen Sie bei den Kosten zwischen der Kassensoftware und der Hardware unterscheiden. Da Sie die Kasse dauerhaft nutzen, achten Sie besonders darauf, dass sie alle wichtigen Funktionen beinhaltet, die Sie für den reibungslosen Kassenbetrieb in Ihrem Geschäftsfeld benötigen. 

Sind Sie beispielsweise auf der Suche nach einem geeigneten Kassensystem für Ihren Gastronomiebetrieb, sollte es neben Bezahlfunktionen, Kassenbuch und einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) weiter hilfreiche Tools wie Tischreservierung und Tischverwaltung, Warenwirtschaft, Berichtsfunktionen oder eine Mitarbeiterverwaltung zum Erstellen von Dienstplänen enthalten. Zudem sollte es auch mobil und offline nutzbar sein, um beispielsweise auch im Außenbereich oder auf Veranstaltungen unterbrechungsfrei einsatzfähig zu sein.

Kasse kaufen: die Vorteile im Überblick 

Der Kauf eines Kassensystems kann für viele Unternehmen eine wirtschaftlich sinnvolle Entscheidung sein. Besonders für Betriebe mit langfristigem Bedarf bietet diese Option zahlreiche Vorteile.

·      Einmalige Investition: Obwohl die Anschaffungskosten zunächst hoch sind, kann sich der Kauf finanziell lohnen, da keine dauerhaften Miet- oder Leasinggebühren anfallen. Besonders bei einer Nutzung über viele Jahre hinweg ist der Kauf häufig die wirtschaftlichste Lösung. Zudem können Sie diese Investition in der Steuererklärung über mehrere Jahre abschreiben. 

·      Keine Vertragsbindung und maximale Flexibilität: Nach der Anschaffung erwarten Sie keine weiteren Vertragsverpflichtungen oder langfristigen Bindungen. Im Gegensatz zu Miet- oder Leasingverträgen gibt es keine Mindestlaufzeiten oder Kündigungsfristen. Zudem können Sie Ihr Kassensystem frei anpassen oder bei Bedarf auf ein neues umsteigen, ohne an bestehende Vereinbarungen gebunden zu sein.

·      Einmalige Einrichtung und Einarbeitung: Behalten Sie Ihr Kassensystem über mehrere Jahre, so müssen Sie und Ihre Mitarbeitenden die Bedienung nicht immer wieder neu erlernen. Sie machen weniger Fehler und müssen sich weniger Sorgen um die Kassennachschau machen. Außerdem muss die Einrichtung der Software und Hardware nur einmal durchgeführt werden. So lernen Sie Ihre Kasse in- und auswendig kennen und wissen immer, was zu tun ist.

·      Immer aktuell durch regelmäßige Software-Updates: Stellen Sie sicher, dass Ihr Kassenanbieter regelmäßige Aktualisierungen des Kassensystems anbietet, damit Ihre Kasse technisch immer auf dem neuesten Stand ist und den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

·      Volle Kontrolle über Ihr Eigentum: Die Kasse gehört Ihnen und Sie können Sie ganz nach Ihren eigenen Bedürfnissen konfigurieren und nutzen. Es gibt keine Einschränkungen durch einen Anbieter oder vertragliche Bedingungen. Bei Bedarf können Sie die Kasse eigenständig aufrüsten oder weiterverkaufen.

Kasse kaufen: die Nachteile im Überblick

Langfristig betrachtet lohnt sich die Investition in ein eigenes Kassensystem. Aber auch bei dieser Option gilt es, nicht nur die Vorteile zu betrachten, sondern auch die möglichen Nachteile bei der Entscheidung zu berücksichtigen. Für manche Geschäftsmodelle ergibt das Kaufen eines Kassensystems einfach nicht viel Sinn. 

· Hohe Anschaffungskosten: Die Investition kann je nach Kassensystem mehrere Hundert bis Tausende Euro betragen. Besonders für Start-ups oder KMU kann dies eine große finanzielle Belastung darstellen. Informieren Sie sich beim Anbieter eventuell über Ratenzahlungen.

 ·      Zusätzliche Kosten für Wartung und Reparaturen: Nach dem Kauf sind Unternehmen selbst für Wartung, Reparaturen und eventuelle Software-Updates verantwortlich. Falls es Probleme gibt, können Reparaturen teuer sein oder zu Betriebsausfällen führen.

·      Veraltete Technologie: Gekaufte Kassensysteme können mit der Zeit veralten, sodass möglicherweise teure Upgrades oder ein Neukauf erforderlich sind. Im Gegensatz zu Miet- oder Leasingmodellen gibt es meist keine automatische Aktualisierung auf die neueste Technik.

· Gesetzliche Anforderungen erfüllen: Kassensysteme müssen gesetzlichen Vorgaben entsprechen (z. B. der Kassensicherungsverordnung). Beim Kauf einer Kasse sind Sie selbst für die Einhaltung geltender Regelungen verantwortlich. Ändern sich die Vorschriften, kann dies zusätzliche Kosten für Anpassungen oder neue Geräte bedeuten.

·      Geringere Flexibilität: Ändern sich Ihre Geschäftsanforderungen und Sie benötigen ein anderes Kassensystem mit zusätzlichen Funktionen, kann der bereits getätigte Kauf zum Nachteil werden. Ein Weiterverkauf ist zwar möglich, aber oft mit einem Wertverlust verbunden.

Was kostet ein Kassensystem?

Je nachdem, ob Sie sich entscheiden, eine Kasse zu kaufen, zu mieten oder zu leasen, hängen die Kosten von verschiedenen Faktoren ab:

·      Einmalige Kosten beim Kauf: Je nach Anbieter, Modell und Ausstattung belaufen sich die Kosten auf rund 300 bis 4.000 €. Neben den einmaligen Kosten für die Hardware und Software, kann eine monatliche Grundgebühr hinzukommen. 

·      Monatliche Mietkosten: Einfache Modelle mieten Sie bereits ab 20 € im Monat, umfangreichere Systeme kosten 100 € oder mehr.

·      Monatliche Leasingraten: Je nach Vertragslaufzeit und Ausstattung planen Sie circa 30 bis 150 € monatlich ein.

Empfehlung für kleinere Unternehmen: Das SumUp Kassensystem Lite kaufen

Basierend auf den Vor- und Nachteilen der verschiedenen Optionen empfehlen wir insbesondere kleinen Unternehmen den Kauf des SumUp Kassensystems Lite. Es zeichnet sich durch eine einfache Bedienung, transparente Kosten und keine Vertragsbindung aus und bietet ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis mit geringen Anschaffungskosten, flexiblen Zahlungsmöglichkeiten, zahlreichen zusätzlichen Funktionen und praktischem Zubehör.

Warum SumUp?

• Geringe Anschaffungskosten: Perfekt für kleine Unternehmen mit begrenztem Budget. Der Preis für das SumUp Kassensystem Lite liegt aktuell bei einmalig 249 €.

• Keine laufenden Kosten: Einmal kaufen und unbegrenzt nutzen.

• Einfache Integration: Dank der kostenlosen vorinstallierten Software mit intuitiver Benutzeroberfläche, ist Ihre Kasse im Handumdrehen einsatzbereit und kann ohne technisches Know-how genutzt werden. 

• Automatische Updates: Dank automatischer Updates profitieren sie zudem immer von den neuesten Features.

• Mobiles Arbeiten: Mit dem Solo Kartenterminal nutzen Sie das Kassensystem Lite sowohl stationär als auch unterwegs.

• Zusätzliche Funktionen: Mit Kartenzahlungen annehmen, Lagerbestand verwalten, Trinkgelder optimieren, Reportings u. v. m. stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung, die Sie für die Verwaltung Ihrer Verkäufe brauchen.

• Praktisches Zubehör: Für eine sichere Bargeldverwaltung ist die SumUp Kassenschublade als Zubehör erhältlich. Oder Sie schließen Ihr Kartenterminal an den SumUp Bondrucker an.

• Finanzamtkonform dank gratis TSE: Das Kassensystem Lite verfügt über eine kostenlose, cloudbasierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die Sie in wenigen Schritten aktivieren können, um die Vorgaben der KassenSichV erfüllen. Im Fall einer Kassennachschau des Finanzamtes haben Sie so alle Verkaufsdaten jederzeit parat.

Fazit: Investieren Sie genügend Zeit

Ob Sie eine Kasse kaufen, mieten oder leasen, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihre individuellen Anforderungen zu definieren und danach mehrere Optionen gründlich zu recherchieren und zu vergleichen. 

Wer langfristig planen und Kosten sparen möchte, trifft mit dem Kauf des SumUp Kassensystems Lite eine ausgezeichnete Wahl. Es bietet Flexibilität, geringe Anschaffungskosten und eine einfache Handhabung – ideal für kleine Unternehmen, die effizient und kostengünstig arbeiten möchten.