Kassensoftware kaufen – darauf kommt es an

Wer jetzt in Gastronomie oder Einzelhandel neu einsteigt, hat eine Menge Entscheidungen zu treffen.

Eine der wichtigsten ist die Wahl des Kassensystems und der dazugehörigen Kassensoftware. Die POS Kassensoftware entscheidet letzendlich über die Effizienz Ihres Geschäfts und ist damit die maßgebliche Voraussetzung.

Erkunden wir genauer, wie Sie die richtige Kassensoftware für Ihr Geschäft finden.

Warum Ihre Kassensoftware so wichtig ist

Die Kassensoftware steuert zum einen die Hardware, wie zum Beispiel Kassenlade, Barcode-Scanner und Bondrucker.

Zum anderen übernimmt sie viele Prozesse, die Sie als Geschäftsinhaber normalerweise viel Zeit kosten. Über automatisierte Funktionen und Schnittstellen kann sie die Prozesse in Ihrem Betrieb effizienter machen, so zum Beispiel die Finanzbuchführung über eine DATEV-Schnittstelle. Auch die Mitarbeiterverwaltung oder der Tischplan in der Gastronomie können durch eine passende Kassensoftware vereinfacht werden.

Mit der richtigen POS Kassensoftware müssen Sie in Deutschland außerdem die Anforderungen der KassenSichV und der GoBD erfüllen.

Worauf genau sollten sie beim Kauf also achten?

Gesetzliche Anforderungen

• Kassenbuch führen mit täglichen Abschlussberichten

• TSE zur Aufzeichnung aller Kassenvorgänge

• Regelmäßige Datensicherungen

• Hohe Sicherheit, z.B. verschlüsselte Übertragung per SSL bzw. TSL

• Kassenbonpflicht

• Kassenmeldepflicht

Die GoBD verpflichten u.a. Benutzer eines elektronischen oder digitalen Kassensystems zum Führen eines Kassenbuchs.

Buchführungspflichtig sind Sie nach Handelsgesetzbuch (HGB), wenn Sie einen Nettojahresumsatz von mehr als 600.000 Euro in zwei aufeinanderfolgenden Jahren oder einen Gewinn von mehr als 60.000 Euro jährlich erzielen (§ 241a HGB).

Die GoBD sehen zudem vor, dass alle Daten lückenlos und unveränderbar aufgezeichnet werden: Aufzeichnungen und Umsätze, Bedienungsanleitungen, Handbücher etc. sollten 10 Jahre lang gesichert werden. Seit dem Jahr 2020 gilt zusätzlich die KassenSichV, die nicht nur die Kassenbonpflicht vorgibt, sondern auch die Ausstattung von elektronischen Kassen mit einer TSE. Diese soll Datenmanipulationen verhindern. Zudem gibt es die Kassenmeldepflicht, die besagt, dass jede elektronische Kasse beim Finanzamt angemeldet werden muss.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass Ihre Kassensoftware durch regelmäßige Software-Updates stets finanzamtkonform bleiben kann.

Funktionen für die Gastronomie

Zu den wichtigsten Funktionen gehören u.a.:

• Tischplan

• Mitarbeiterverwaltung

• Filialverwaltung

• Funkbonieren

• Verschiedene Steuersätze bei Inhouse-Verkauf und Lieferung

Tische überblicken, Reservierungen und Umbuchungen vornehmen – all das sollte eine moderne Kassensoftware für die Gastronomie mit sich bringen. Ebenso das Annehmen von getrennten Zahlungen.

In den letzten Monaten haben viele Gastronomen einen Lieferdienst aufgebaut. Sie brauchen eine Kassensoftware, die sich an die verschiedenen Steuersätze anpassen kann und im Idealfall auch eine Funktion oder Schnittstelle für den Lieferservice hat.

Und wenn Sie planen, gleich mehrere Filialen zu eröffnen, dann sollte die Kassensoftware es Ihnen ermöglichen alle Ihre Standorte aus einem einzigen Kundenkonto aus zu steuern.

Funktionen für den Einzelhandel

Zu den wichtigsten Funktionen gehören u.a.:

• Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze

• Gutscheine und Rabatte

• Analysen und Berichte

• Verschiedene Zahlungsarten

• Personal- und Arbeitszeitverwaltung

• Lagerverwaltung und Warenwirtschaftssystem

Im Einzelhandelsgeschäft möchten Sie unkompliziert und effizient loslegen. Ob Bar- oder Kartenzahlung – Sie wollen alle Arten von Zahlungen sicher und schnell annehmen: mit Gutscheinen, auf Rechnung sowie Bar-, EC- und Kartenzahlungen.

Nützliche Funktionen sind auch die Personal- und Arbeitszeitverwaltung sowie Accounts für jeden einzelnen Mitarbeiter. So wird die Schichtplanung effizient und übersichtlich.

Wirklich praktisch ist der sofortige Abgleich von Abverkauf, Bestand und Nachbestellung. Mit einer integrierten Lagerverwaltung sowie einem Warenwirtschaftssystem wird auch die Inventur übersichtlich.

Sinnvoll: Viele Online-Kassensysteme haben einen Offline-Modus, der einspringt, falls die Internetverbindung einmal ausfallen sollte. So werden Ihre Daten weiterhin sicher und finanzamtkonform gespeichert.

Wenn Ihr Angebot häufig wechselt, ist es gut, wenn Sie vorhandene Produktkataloge importieren und neue Artikel leicht hinzufügen können.

Zusätzliche Funktionen

Diese Funktionen können außerdem nützlich sein:

• Skalierbarkeit

• Controlling

• Kostenmanagement

• Marketing/CRM-Tool

• Retourenmanagement

Ihr Unternehmen soll wachsen? Dann entscheiden Sie sich gleich für eine Kassensoftware, die Erweiterungsoptionen bietet.

Bevorzugen Sie eine Lösung, die es möglich macht, mehrere – mobile – Kassen über ein Netzwerk zu verwenden. Für den nötigen Überblick sorgen Statistiken zu Umsätzen und Auslastungen. Sie zeigen Potenziale auf und helfen bei der strategischen Planung. Optimieren Sie Ihre Kosten und Umsätze zusätzlich mit Hilfe von Datenanalysen.

Steigern Sie darüber hinaus Service und Kundenbindung über ein Marketing/CRM-Tool. Damit können Sie unter anderem Kundenprofile erstellen und verwalten, Aktionen und Mailings initiieren und Gutscheine herausgeben.

Ein wichtiges Merkmal einer optimalen Kassensoftware ist die Flexibilität. Sie müssen nicht alle Funktionen nutzen. Es ist aber gut, wenn Sie sie haben.

Leichte Bedienbarkeit und Support

Besonders wichtig sind:

• intuitive Handhabung

• kostenloser, erreichbarer Support

Damit Sie und Ihre Mitarbeiter schnell und effizient arbeiten können: Wählen Sie eine Kassensoftware, die leicht zu bedienen ist – am besten intuitiv und ohne lange Trainingszeiten.

Und wenn doch noch Fragen auftauchen: Achten Sie auf den Kundenservice. Denn im laufenden Geschäft brauchen Sie schnellen, am besten kostenlosen Support auf mehreren Kanälen: telefonisch, per E-Mail und Chat.

Ihr Bedarf an Hardware

Sollten Sie sich auch Hardware zulegen wollen, achten Sie besonders auf folgende Punkte:

• Erweiterbarkeit

• Qualität

Überlegen Sie, welche Geräte Sie brauchen – jetzt und in Zukunft: Ist die Kassensoftware flexibel und hochwertig genug für Ihre Ansprüche? Wird Ihre Kassensoftware mit den Geräten kompatibel sein?

Von stationären und mobilen Barcode-Scannern und Bondruckern bis hin zu Kartenterminal und Kassenlade – Sie sollten bestimmen, welche und wie viel Hardware Sie einsetzen.

Achten Sie besonders darauf, dass es einfach und möglichst kostengünstig ist Ihr Kassensystem zu einem späteren Zeitpunkt zu erweitern. Fragen Sie am besten vor der Anschaffung, ob und unter welchen Voraussetzungen dies möglich wäre.

Preis und Leistung

Besonders wichtig sind:

• Zukunftssicherheit

• Wartung, Updates, Service

Die Leistung entscheidet. Eine Kassensoftware, die kompliziert und nicht an Ihr Geschäft angepasst ist, werden Sie spätestens nach einigen Monaten ersetzen wollen.

Einige Anbieter verkaufen Ihre Software nur in Kombination mit Geräten. Manche bieten ihre Software gratis an, nur die Hardware kostet. Andere wiederum bieten die Kassensoftware auch ohne Hardware an. Achten Sie auch auf die Qualität der Hardware. Je besser die Hardware, desto geringer das Risiko eines Ausfalls mitten im Hochbetrieb.

Sie können Kassensysteme mieten oder auch kaufen. Flexible Cloud-Lösungen sind oft unbegrenzt erweiterbar. Es gibt sie oft nicht nur zum Jahresbeitrag sondern auch für eine monatliche Nutzungslizenz.

Wichtig ist, dass Wartung und Updates möglichst lange abgedeckt sind. Der Support sollte kostenlos sein, ein erreichbarer Service ist Gold wert.

Die Vorteile

Besonders nennenswert sind:

• Erweiterbarkeit

• Individuelle Anpassungsfähigkeit

Die meisten Softwareanbieter haben eine Basis-Software, die durch Module und Hardware ergänzt werden kann. Vorteile sind hier die unbegrenzte Flexibilität für Ihr Geschäft, das passgenaue Zusammenspiel der Komponenten, regelmäßige Updates und ein Support, der sich bestens auskennt.

Kostengünstiger ist das Angebot an fertigen Systemlösungen, die sich besonders für Unternehmen lohnen, die zeitlich und räumlich klare und feste Anforderungen haben – wie z.B. Saisonale Geschäfte.

Tipp: Kalkulieren Sie mehrere Was-wäre-wenn-Szenarios.

Die Nachteile

Besonders zu beachten sind:

• Mangelnde Kompatibilität

• Einschränkungen

Bei Kassensoftware, die unabhängig von der Hardware erworben werden kann, müssen Sie Ihre bereits vorhanden Hardware nicht ersetzen, wenn Ihre Geräte miteinander und mit der Software kompatibel sind. Das ist natürlich ein großer Vorteil.

Doch die reibungslose Zusammenarbeit der einzelnen Teile bleibt anfällig für technische Probleme und kann erfordern, dass Sie sich mit den Herstellern der einzelnen Komponenten einzeln auseinandersetzen müssen.

Andererseits können exakt aufeinander abgestimmte Modulpakete etwas teurer sein.

Einer Kasse, die nicht erweiterbar ist, können Funktionen fehlen, die plötzlich dringend notwendig sind. Diese Umstände könnten das Wachstums Ihres Geschäfts stark beeinträchtigen und sollten selbstverständlich immer vermieden werden.

Nehmen Sie sich Zeit bei Ihrer Entscheidung

Beim Kauf einer Kassensoftware gibt es vieles zu bedenken. Die Branche, die gesetzlichen Bestimmungen und die Ansprüche, die Sie individuell für Ihren Einzelhandelsladen oder Gastronomiebetrieb haben: Wie schnell sind die Abläufe? Was haben Sie in Zukunft noch vor? Nehmen Sie sich Zeit und informieren Sie sich, bevor Sie eine der wichtigsten Entscheidungen ihrer unternehmerischen Selbstständigkeit treffen.

Für welche Kassensoftware Sie sich auch immer entscheiden: Informieren Sie sich auch über das SumUp Kassensystem für den Einzelhandel und die Gastronomie. Sowohl Software als auch Hardware können einzeln oder als Komplettpaket gekauft werden.