Offene Ladenkasse: Kassenführung, Vor- und Nachteile

Im Zuge der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) hat sich einiges geändert, doch eine offene Ladenkasse ist auch nach 2020 noch erlaubt. Gerade für kleine Einzelunternehmen scheint das eine unkomplizierte und vor allem günstige Lösung zu sein. Allerdings ist die Kassenführung mit mehr Aufwand verbunden, als viele Gründer zunächst denken. Damit Sie sich gut informiert für die richtige Kassenart entscheiden können, erklärt Ihnen SumUp, was es mit der offenen Ladenkasse auf sich hat.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen:

• Wie eine offene Ladenkasse ordnungsgemäß geführt wird

• Wie der Kassenbericht aussehen muss

• Worin der Unterschied zwischen offener Ladenkasse und Kassensystem besteht

• Welche Vor- und Nachteile damit einhergehen

Was ist eine offene Ladenkasse?

Die offene Ladenkasse ist eine Bargeldkasse, die ausschließlich manuell betrieben wird. Das heißt, es erfolgt keine automatisierte Aufzeichnung der ein- und ausgehenden Geldbeträge oder der einzelnen Verkaufsartikel. 

Das Verlockende an einer offenen Kasse: Es gibt keinerlei Vorschriften, welche Form sie haben muss. Sie können praktisch jeden Behälter ohne besondere Anforderungen zu einer offenen Ladenkasse erklären und das Bargeld Ihres Geschäfts darin aufbewahren – ob es sich um einen Schuhkarton, eine Schreibtischschublade oder eine abschließbare Geldkassette handelt.

Im Gegensatz zu anderen europäischen Ländern gibt es in Deutschland keine Registrierkassenpflicht. Eine offene Ladenkasse ist also erlaubt, denn Sie allein dürfen entscheiden, welche Kasse in Ihrem Gewerbe eingesetzt wird und diese Entscheidung jederzeit ändern. Sogar der Wechsel von einer Registrierkasse zur offenen Ladenkasse ist rein theoretisch möglich.

Allerdings müssen Sie sich bewusst sein, dass sich die Art der Kasse nicht nur auf die Bezahlvorgänge, sondern vor allem auf die Buchhaltung auswirkt. Da eine offene Ladenkasse weder einen Bon ausgibt, noch anderweitig Zahlungsvorgänge aufzeichnet, müssen Sie alle Einnahmen und Ausgaben schriftlich festhalten und tagesaktuell in einen Kassenbericht übertragen. Nur so entspricht die Kassenführung den gesetzlichen Vorgaben und wird bei einer Prüfung durch das Finanzamt anerkannt.

Welche Regelungen sind bei der Kassenführung zu beachten?

Die gesetzlichen Grundlagen für den Einsatz einer offenen Ladenkasse finden Sie in der Abgabenordnung (AO), im Umsatzsteuergesetz (UStG) und in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB).

Grundsätzlich gilt für eine offene Ladenkasse die Pflicht zur Einzelaufzeichnung aller Einnahmen und Entnahmen, da Belege und Quittungen nur auf Wunsch ausgestellt werden müssen. Zwar können Sie sich von dieser Pflicht befreien lassen, wenn sie unzumutbare Ausmaße annimmt, doch ist vom Gesetzgeber nicht genau definiert, wann das der Fall ist. Ein mögliches Szenario wäre zum Beispiel ein stark frequentierter Kiosk, der täglich eine Vielzahl von Bareinnahmen mit geringem Geldwert verzeichnet. In jedem Fall müssen Sie die Freistellung im Voraus beim zuständigen Finanzamt beantragen.

In jedem Fall sind Sie dazu verpflichtet, täglich nach Geschäftsschluss einen Kassenbericht zu erstellen, aus dem Anfangs- und Schlussbestand sowie sämtliche Einnahmen, Ausgaben und Entnahmen hervorgehen. Damit er gesetzeskonform ist und bei einer Finanzprüfung anerkannt wird, muss der Kassenbericht:

• tagesaktuell sein und so bald wie möglich nach Geschäftsschluss erstellt werden.

• unveränderbar und fortlaufend nummeriert sein. (Word- und Excel-Tabellen sind nicht zulässig.)

• mit Belegen zu Barausgaben, -entnahmen und -einlagen ergänzt werden.

• ein Zählprotokoll zur Ermittlung des Bargeldbetrags nach Geschäftsschluss enthalten.

Wie der Kassenbericht für eine offene Ladenkasse aussieht, zeigt dieses Muster:

Der Kassenbericht stellt die Grundlage für die Eintragungen ins Kassenbuch dar. Dort wird aus der lückenlosen Auflistung aller Bezahlvorgänge ein Soll-Bestand ermittelt und mit dem tatsächlich im Kassenbericht ermittelten Ist-Bestand abgeglichen. 

Sieht kompliziert aus? Das kann es werden.

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Offene Ladenkasse vs. Kassensystem für Ihr Geschäft

Wenn Sie nach einer Kasse für Ihr Kleingewerbe suchen, scheint die offene Ladenkasse zunächst eine verlockende Lösung. Sie ist extrem günstig in der Anschaffung und sofort einsatzbereit. Doch mit diesen Vorteilen kommen auch einige erhebliche Nachteile:

• Die handschriftliche Buchführung und das Zählen des gesamten Bargelds bergen hohes Fehlerpotenzial.

• Der Zeitaufwand für die täglichen Kassenberichte ist sehr hoch und steigt mit zunehmendem Erfolg des Geschäfts sogar noch an.

• Mit der offenen Ladenkasse sind EC-Zahlungen nicht möglich und müssen ggf. getrennt verwaltet werden, was zusätzlichen Aufwand für die Buchführung bedeutet.

• Das Risiko, dass Aufzeichnungen und Belege nicht den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und bei einer Finanzprüfung bemängelt werden, ist hoch.

Ein elektronisches Kassensystem löst genau diese Probleme. Auch wenn die Kosten deutlich höher sind, lohnt sich die Investition vor allem für junge Einzelunternehmen, denn die automatisierten Abläufe verschaffen Ihnen genügend Zeit, sich ganz auf Ihr Geschäft zu konzentrieren. Diese Vorteile genießen Sie mit einem Kassensystem:

• Durch freie Wahl von Hardware (Barcode-Scanner, Kartenlesegerät, Bargeldschublade, etc.) ist die flexible Abstimmung auf Ihr Geschäft möglich.

• Zeitaufwand und Fehlerrisiko sind sehr gering, da alle Zahlungsinformationen automatisch aufgezeichnet und gespeichert werden.

• Daten und Belege können nicht verloren gehen, weil Sie in einer gesicherten Cloud abgelegt werden.

• Nutzen Sie ein digitales Kassenbuch. Im Gegensatz zur offenen Ladenkasse überträgt das Kassensystem die relevanten Daten digital und fehlerfrei an die Kassenbuch-Software.

• Moderne Kassensysteme erfüllen alle gesetzlichen Vorschriften an Aufzeichnungspflicht und ordnungsgemäße Buchführung, sodass die Finanzprüfung zum Routinetermin wird.

• Zusatzfunktionen erleichtern Rabatt- und Gutscheinaktionen zur Kundenbindung und helfen Ihnen, Ihr Geschäft erfolgreich zu organisieren. Sogar die nachträgliche Integration eines Online-Shops ist problemlos möglich.

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Fazit

Die offene Ladenkasse gehörte im Einzelhandel lange zum Alltagsbild und mag sich auf Märkten und in kleinen Dienstleistungsbetrieben noch eine Weile halten. Für Geschäfte mit einem großen Kundenstamm und Kunden, die zunehmend bargeldlos bezahlen wollen, bringt diese Kasse jedoch mehr Nachteile als Vorteile mit sich. Die Zukunft gehört den elektronischen Kassensystemen, die mit ihren vielseitigen Funktionen die Buchhaltung, aber auch die Betriebsführung allgemein vereinfachen.