Warum sich der Einsatz einer Registrierkasse auch für kleine Unternehmen lohnt

Kleine Unternehmen im Einzelhandel, in der Gastronomie oder im Handwerk stehen oft vor der Entscheidung, wie sie ihre Geschäftsvorgänge effizient und rechtssicher abwickeln können. Gerade bei der Wahl der Kassenlösung spielt die Art der Registrierkasse eine wesentliche Rolle. Traditionell wurde in vielen Betrieben die offene Ladenkasse verwendet, bei der alle Einnahmen manuell dokumentiert werden müssen. Doch mit der zunehmenden Digitalisierung und den steigenden gesetzlichen Anforderungen ist die elektronische Registrierkasse auch für kleine Unternehmen zu einer lohnenden Alternative geworden.

Im Folgenden zeigen wir auf, warum es sinnvoll ist, auf eine elektronische Kasse umzusteigen, welche Vorteile sie bietet und wie sie Unternehmerinnen und Unternehmern den Alltag erleichtern kann. Wir beleuchten die rechtlichen Hintergründe zur offenen Ladenkasse und Registrierkasse und geben abschließend eine Orientierungshilfe, wie Sie die richtige Registrierkasse für Ihr Unternehmen finden.

Rechtliche Rahmenbedingungen: Offene Ladenkasse vs. elektronische Registrierkasse

Zunächst einmal zum rechtlichen Hintergrund: In Deutschland sind Unternehmen völlig frei in der Wahl ihrer Kasse. Es gibt keine generelle Registrierkassenpflicht, auch eine offene Ladenkasse ist erlaubt. Unabhängig davon sind aber in jedem Fall die Richtlinien zur ordnungsgemäßen Buchführung einzuhalten. Zudem besteht die sogenannte Einzelaufzeichnungspflicht für alle Barverkäufe (vgl. § 22 Umsatzsteuergesetz). Das bedeutet, dass sie alle Bareinnahmen einzeln dokumentieren und die entsprechenden Belege für den Fall einer Steuerprüfung zehn Jahre lang aufbewahren müssen. Diese Pflicht gilt übrigens auch für Betriebe, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen und von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind. Unternehmerinnen und Unternehmer sind also frei bei der Wahl zwischen einer offenen Ladenkasse und einer elektronischen Registrierkasse. Ihre Wahl ist aber nicht nur eine Frage der eigenen Anforderungen und der persönlichen Vorliebe, sondern auch eine Frage der Einhaltung der rechtlichen Vorgaben. Insbesondere seit dem Inkrafttreten der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) im Jahr 2020 sind die Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenführung in Deutschland deutlich gestiegen.

Was ist eine offene Ladenkasse?

Von der Schreibtischschublade bis hin zur abschließbaren Geldkassette – die offene Ladenkasse wird häufig in kleineren Betrieben verwendet, da sie kostengünstig und einfach zu handhaben ist. Bei dieser Form der Kassenführung wird jede Einnahme manuell erfasst, ohne dass elektronische Unterstützung zum Einsatz kommt. Die Belege und Einnahmen werden in einem Kassenbuch festgehalten, das täglich geführt werden muss, um alle Zahlungen gesetzeskonform zu dokumentieren. Ein gravierender Nachteil der offenen Ladenkasse ist jedoch, dass Fehler oder Ungenauigkeiten schnell zu Problemen bei Betriebsprüfungen führen können. Zudem müssen bei einer Prüfung sämtliche Belege lückenlos und nachvollziehbar vorgelegt werden. Eine fehlende oder ungenaue Dokumentation kann schnell zu Steuerschätzungen führen, die mit hohen Nachzahlungen verbunden sind. Aufgrund der Aufzeichnungs- und Dokumentationspflicht lohnen sich offene Kassen also eigentlich nur für Betriebe, die größtenteils auf Rechnung arbeiten und dadurch eher überschaubare Bargeldeinnahmen haben. Hierzu zählen beispielsweise Handwerksbetriebe.

Für alle anderen wäre die manuelle Aufzeichnung sämtlicher Vorgänge mit großem Aufwand verbunden. Gerade für kleine Betriebe mit hohen Bargeldeinnahmen beispielsweise in der Gastronomie oder auch im Einzelhandel kann das Führen einer offenen Ladenkasse schnell einen erheblichen Verwaltungsaufwand bedeuten, insbesondere wenn das Geschäft wächst und die Anzahl der Transaktionen steigt. Hier kommt die elektronische Registrierkasse ins Spiel.

Elektronische Registrierkassen

Die elektronische Registrierkasse bietet gegenüber der offenen Ladenkasse deutliche Vorteile, vor allem in Bezug auf die gesetzlichen Anforderungen. Laut KassenSichV müssen seit 2020 alle elektronischen Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Die TSE sorgt dafür, dass alle Kassenvorgänge manipulationssicher und unveränderbar aufgezeichnet werden.

Das Ziel dieser Verordnung ist es, Steuerhinterziehungen vorzubeugen und eine transparente Kassenführung zu gewährleisten. Die TSE zeichnet sämtliche Kassenvorgänge auf und speichert sie in einer unveränderbaren Datei. Diese kann im Falle einer Betriebsprüfung dem Finanzamt vorgelegt werden. Somit schützt eine elektronische Registrierkasse Betriebe nicht nur vor rechtlichen Problemen, sondern erleichtert ihnen und der Steuerbehörde auch die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorgänge.

Damit sind elektronische Registrierkassen, insbesondere für Gastronomiebetriebe die erste Wahl. Denn im Kampf gegen Schwarzarbeit und Steuerhinterziehung geraten bargeldintensive Branchen wie die Gastronomie immer wieder ins Visier der Steuerprüfer und müssen häufiger mit Betriebsprüfungen rechnen als Unternehmen anderer Branchen. Und auch Handwerksbetriebe, die Aufträge an der Kasse vorbei erledigen, machen sich der Schwarzarbeit schuldig. Gut also, wenn sie sich an die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) halten und mithilfe einer elektronischen Registrierkasse ihren Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nachkommen. 

Vorteile der elektronischen Registrierkasse: mehr als nur Kassieren

Die elektronische Kasse bietet für kleine Unternehmen nicht nur eine gesetzeskonforme Lösung, sondern bringt darüber hinaus zahlreiche weitere Vorteile mit sich. Sie kann weit mehr, als nur Zahlungen zu erfassen. Smarte Lösungen und moderne Technik ermöglichen es Unternehmerinnen und Unternehmern, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und wertvolle Einblicke in ihr Geschäft zu gewinnen.

Automatisierte Kassenbuchführung

Unabhängig davon, ob Sie ein Kleingewerbe betreiben, in dem aufgrund des eingeschränkten Geschäftsumfangs keine kaufmännische Buchhaltung und Bilanzierung erforderlich ist, oder Sie als Kleinunternehmer:in von der Umsatzsteuer befreit sind: Ein Kassenbuch manuell zu führen erfordert täglich einen hohen Aufwand und volle Konzentration. Daraus ergibt sich der große Vorteil einer elektronischen Registrierkasse, insbesondere für Betriebe, die größtenteils Bargeld einnehmen. Die elektronische Kasse übernimmt die Aufzeichnung der einzelnen Posten ganz automatisch, wodurch sich der Zeitaufwand bei der täglichen Abrechnung sowie die Fehlerquote durch falsche Eingaben erheblich reduzieren.

Umsatzanalyse und Berichterstattung

Viele elektronische Kassen bieten die Möglichkeit, detaillierte Umsatzanalysen und Berichte zu erstellen. Sie können schnell und einfach herausfinden, welche Produkte oder Dienstleistungen besonders gut laufen, zu welchen Tageszeiten das Geschäft am meisten Umsatz macht oder wie sich bestimmte Aktionen auf den Absatz auswirken. 

Diese Daten sind Gold wert, wenn es darum geht, fundierte Entscheidungen für das eigene Unternehmen zu treffen und Marketingmaßnahmen im Handwerk oder in der Gastronomie gezielt einzusetzen. Gastronomiebetriebe können auf Basis dieser Daten beispielsweise den Wareneinsatz und ihre Preiskalkulation optimieren oder ihre Speisekarte entsprechend überarbeiten.

Produkt-, Kategorie-, Kunden- und Mitarbeiterverwaltung

Digitale Kassensysteme ermöglichen es, Artikel und Dienstleistungen einfach zu verwalten. Sie können Produkte anlegen, kategorisieren und diese im Kassensystem schnell auffindbar machen. Gastronomiebetriebe können beispielsweise ihre Speisekarte hinterlegen und dadurch die reibungslose Abwicklung der Bestellungen gewährleisten. Oder Unternehmen im Einzelhandel bilden ihr Sortiment und den Bestand im Kassensystem ab, was den Überblick über das Angebot erleichtert und für eine schnellere Abwicklung an der Kasse sorgt.

Und über die Mitarbeiterverwaltung können Geschäftsinhaber einfach Dienstpläne erstellen oder nachvollziehen, welche Mitarbeitenden beispielsweise welche Umsätze generiert haben, um daraus beispielsweise Provisionen im Verkauf zu berechnen oder Trinkgelder in der Gastronomie oder im Handwerk zu verteilen. Einige Kassensysteme bieten auch die Möglichkeit, Kundendaten zu verwalten. Damit können Unternehmen Stammkundenprofile anlegen und Informationen wie bevorzugte Zahlungsmethoden oder häufig gekaufte Artikel speichern. Diese Daten sind nützlich, um personalisierte Angebote zu erstellen und die Kundenbindung zu erhöhen.

Digitale Belege und Nachhaltigkeit

Im Zuge der Kassensicherungsverordnung sind Betriebe in der Gastronomie und im Einzelhandel, die eine elektronische Registrierkasse einsetzen, dazu verpflichtet, ihrer Kundschaft einen Beleg über einen Verkauf oder eine Bewirtung auszuhändigen. Dieser Beleg dokumentiert den Geschäftsvorfall und muss alle relevanten Informationen enthalten, wie Datum, Uhrzeit, Betrag, Steuersatz sowie den von der TSE erstellten Code.

Im Umkehrschluss bedeutet das, dass für die offene Ladenkasse keine grundsätzliche Belegausgabepflicht besteht. Allerdings sind Sie dazu verpflichtet, einen entsprechenden Beleg auszustellen, wenn eine Kundin oder ein Kunde Sie dazu auffordert. Den Aufwand, den die manuelle Erstellung des Belegs erfordert, können Sie sich dank einer Registrierkasse sparen.

Übrigens: In der heutigen Zeit, in der das Thema Nachhaltigkeit nicht nur in der Gastronomie, sondern in nahezu allen Branchen immer wichtiger wird, bieten viele elektronische Kassen die Möglichkeit, digitale Belege zu erstellen. So müssen Sie nicht bei jedem Kauf Papierbelege drucken. Stattdessen können Sie die Kassenbelege digital per E-Mail an die Kunden versenden, was nicht nur umweltfreundlich ist, sondern auch Kosten spart.

Rechnungsstellung

Elektronische Kassenlösungen ermöglichen es Ihnen nicht nur, Ihrer Belegausgabepflicht nachzukommen, sondern auch direkt über das System Rechnungen zu erstellen und per E-Mail an Ihre Kunden zu senden. Diese Funktion ist besonders für Dienstleister wie Handwerksbetriebe interessant, die größere Beträge abrechnen oder Rechnungen an Geschäftskunden ausstellen müssen.

Integration von Lagerverwaltung und Warenwirtschaft

Besonders für den Einzelhandel oder in der Gastronomie ist die Integration der Lagerverwaltung in das Kassensystem von großem Vorteil. Sie haben immer den Überblick, welche Produkte vorrätig sind, wann Nachbestellungen getätigt werden müssen oder welche Artikel sich schlecht verkaufen. Das spart nicht nur Zeit und Lagerkosten, sondern verhindert auch Lebensmittelverschwendung. Nehmen wir mal an, Sie möchten einen Kiosk eröffnen und überlegen, ob Sie eine Ladenkasse oder ein Kassensystem im Kiosk einsetzen möchten. Selbst im kleinsten Büdchen macht ein Kassensystem durchaus Sinn: Die ohnehin knappe Fläche wird dank der integrierten Lagerverwaltung optimal genutzt. Gleichzeitig werden Verluste durch abgelaufene Produkte vermieden.

Mobiles Bezahlen und Integration von Zahlungsarten

Einer der großen Vorteile digitaler Kassensysteme ist die Integration moderner Zahlungslösungen. Neben dem klassischen Kartenzahlungsterminal, das kontaktlose Zahlungen mit EC Karten (Girocard), Debitkarten und Kreditkarten akzeptiert, unterstützen sie auch digitale Zahlungsarten wie Apple Pay und Google Pay. Diese Flexibilität erhöht den Komfort für Kunden und ermöglicht es Ihnen, praktisch jede Zahlungsart anzunehmen, was die Kundenzufriedenheit steigert.

Kundenbindung und Bonusprogramme

Einige elektronische Kassensysteme bieten zusätzlich die Möglichkeit, Kundenbindungsprogramme zu integrieren. Kunden können beispielsweise bei jedem Einkauf Punkte sammeln, die sie später gegen Rabatte oder Prämien eintauschen können. Gerade für kleinere Geschäfte oder Restaurants kann dies ein wertvolles Instrument sein, individuelle Rabattaktionen anzulegen, um die Kundenbindung zu stärken.

Zusätzlich besteht häufig die Option, Gutscheine zu verwalten und zu verkaufen. Dies ist besonders für den Einzelhandel und die Gastronomie ein attraktives Feature, um zusätzliche Einnahmequellen zu schaffen und die Kundenbindung zu fördern.

Mehrere Standorte und Onlineshops integrieren

Unternehmen, die mehrere Geschäfte oder Standorte betreiben, können diese über ein zentrales Konto verwalten. Zusätzlich können Onlineshops integriert werden. Eine attraktive Option insbesondere für Einzelhändler, die sowohl stationären als auch Onlinehandel betreiben. So lassen sich alle Verkäufe über eine Plattform steuern, was Übersicht und Effizienz erhöht.

SumUp entdecken: mehr als nur eine Kasse

Wenn Sie die oben genannten Möglichkeiten überzeugen, entdecken Sie die Produkte und Lösungen von SumUp. Über das bloße Kassieren hinaus bieten Lösungen wie das Kassensystem Lite oder das Kassensystem Pro eine Vielzahl von zusätzlichen Funktionen, die speziell darauf ausgelegt sind, den Arbeitsalltag von Unternehmern im Einzelhandel, der Gastronomie oder im Dienstleistungssektor wie dem Handwerk zu erleichtern.

Sie sind ein wertvolles Werkzeug, um Arbeitsabläufe zu optimieren, den Umsatz zu steigern und die Buchhaltung zu erleichtern. Mit Funktionen wie Lagerverwaltung, Verkaufsanalysen, Rabatten, digitaler Belegerstellung und der Möglichkeit, Online- und Offline-Verkäufe zu integrieren, bieten sie einen echten Mehrwert für kleine und mittelständische Unternehmen. Unternehmer, die auf der Suche nach einem flexiblen, modernen und benutzerfreundlichen Kassensystem sind, finden bei SumUp eine umfassende Lösung, die sie in vielen Bereichen des Geschäftsalltags unterstützt.

Die richtige Registrierkasse für Ihr Unternehmen finden

Die Wahl der richtigen Registrierkasse hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Größe des Unternehmens, den individuellen Anforderungen und dem Budget. Es gibt verschiedene Typen von Kassensystemen, die jeweils unterschiedliche Funktionen bieten. Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Kassensysteme sowie ihre Vor- und Nachteile vor.

Elektronische Registrierkasse

Die elektronische Registrierkasse ist die einfachste Form eines elektronischen Kassensystems. Sie eignet sich besonders für kleinere Unternehmen und Kleingewerbe, die keine komplexen Anforderungen an ihr Kassensystem haben. Diese Kassen bieten meist grundlegende Funktionen, mit denen Sie Verkäufe erfassen, Belege drucken und einfache Berichte erstellen können. Das System ist in der Regel geschlossen, sodass es teils schwierig wird, Kartenleser oder andere Zusatzgeräte nachträglich mit der Kasse zu verbinden.

Diese Kassenart ist ideal für Betriebe, die nur wenige Produkte oder Dienstleistungen anbieten, wie beispielsweise kleinere Läden oder Cafés.

PC-Kasse

Die PC-Kasse ist ein Kassensystem, das auf einem normalen Computer oder Laptop installiert wird. Dieses System bietet größere Flexibilität als eine klassische Registrierkasse, da es sich oft an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lässt. Wenn Sie eine Kassensoftware auf Ihrem PC installieren, können Sie dort beispielsweise die gesamte Artikelliste Ihres Geschäfts mit Preisen und Mehrwertsteuersatz direkt hinterlegen. Oder Ihre Speisekarte dort – ebenfalls mit Preisen und Mehrwertsteuersatz – abbilden. So ersparen Sie sich die manuelle Eingabe und können Preisänderungen direkt im System vornehmen.

Eine PC-Kasse kann mit einer Vielzahl von Peripheriegeräten wie Barcode-Scannern, Bon-Druckern oder EC-Terminals kombiniert werden, sofern diese mit dem Betriebssystem und der Software kompatibel sind. Ein Nachteil ist der relativ sperrige Aufbau mit Monitor, Tastatur, Maus, Bargeldschublade etc. sowie das etwas umständliche Drucken der Belege.

Eine PC-Kasse eignet sich besonders für Unternehmen, die eine flexible Lösung suchen und sich die Möglichkeit offenhalten wollen, das System bei Bedarf zu erweitern.

Kassensystem oder POS-Kasse (Point of Sale)

Ein Kassensystem oder eine POS-Kasse (Point of Sale) ist die umfassendste Lösung unter den Kassenarten. Diese Systeme bieten nicht nur eine hohe Funktionalität im Bereich der Kassenführung, sondern integrieren auch verschiedene Module wie die Lagerverwaltung, die Kundenverwaltung oder die Analyse von Verkaufsdaten. Und auch mehrere Filialen im Handel, verschiedene Benutzerprofile oder separate Tische in Restaurants, Cafés oder anderen Gastronomiebetrieben sind kein Problem. Diese Systeme lassen sich in der Regel an branchenspezifische Anforderungen anpassen, was sie besonders für größere Unternehmen oder Betriebe mit komplexen Geschäftsprozessen interessant macht.

Die Steuerung des Systems erfolgt hauptsächlich über eine App. Da alle Daten in der Cloud gespeichert werden, erfolgt die Synchronisation verschiedener Geräte automatisch. So können Sie jederzeit vom PC, Smartphone oder Tablet aus auf Ihr Kassensystem zugreifen. Darüber hinaus können Sie alle relevanten Finanzdaten Ihres Kleingewerbes direkt vom Kassensystem in die gängigen Steuer- und Buchhaltungsprogramme exportieren. 

Diese Kassenlösung eignet sich besonders für Betriebe, die eine umfassende und zukunftssichere Lösung suchen, etwa Restaurants, größere Einzelhandelsgeschäfte oder Handwerksbetriebe, die verschiedene Dienstleistungen anbieten.

Handlungsempfehlungen: Welche Kasse ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Die eine perfekte Registrierkasse für Kleingewerbe gibt es nicht. Vielmehr hängt die Entscheidung, welche Registrierkasse Sie kaufen sollten, von mehreren Faktoren ab. Hier einige Fragen, die Ihnen bei der Auswahl helfen können:

Wie groß ist Ihr Unternehmen?

Für Kleingewerbe in Handel, Gastronomie oder Handwerk reicht oft eine einfache elektronische Kasse. Wächst das Geschäft, können Sie auf ein flexibleres System wie eine PC-Kasse oder ein Kassensystem umsteigen.

Welche Funktionen benötigen Sie?

Wenn Sie nur Zahlungen erfassen müssen, genügt eine einfache elektronische Kasse. Benötigen Sie jedoch Lagerverwaltung, Kundenbindungsprogramme, detaillierte Verkaufsanalysen oder Schnittstellen zu Buchhaltungs- und Steuersoftware, sollten Sie ein umfangreicheres Kassensystem in Betracht ziehen.

Wollen Sie von Anfang an Bargeld- und Kartenzahlungen in einem System erfassen?

Nehmen Sie in Ihrem Geschäft größtenteils Barzahlungen entgegen oder brauchen Sie eine Kasse, die alle Zahlungsmethoden akzeptiert? In diesem Fall eignen sich PC-Kassen oder ein Kassensystem.

Wie hoch ist Ihr Budget?

Elektronische Kassen sind in der Regel günstiger in der Anschaffung, während POS-Systeme oder PC-Kassen mehr kosten, dafür aber auch mehr Funktionen bieten.

Wie viele Transaktionen führen Sie täglich durch?

Bei einer hohen Anzahl von täglichen Transaktionen kann ein POS-System von Vorteil sein, da es schneller arbeitet und mehr Transaktionen effizient verarbeitet.

Fazit: elektronische Registrierkassen als unverzichtbare Helfer im Geschäftsalltag

Eine elektronische Registrierkasse bietet nicht nur den Vorteil, die gesetzlichen Anforderungen der Kassensicherungsverordnung zu erfüllen, sondern erleichtert auch den Arbeitsalltag von Unternehmerinnen und Unternehmern im Einzelhandel, der Gastronomie und im Handwerk. Mit Funktionen wie automatisierter Kassenbuchführung, Umsatzanalyse, Lagerverwaltung und der Möglichkeit, Kundenbindungsprogramme zu integrieren, trägt sie erheblich zur Effizienzsteigerung bei.

Wenn Sie überlegen, eine Registrierkasse für Ihr Kleingewerbe zu kaufen, sollten Sie sich genau überlegen, welche Funktionen für Sie am wichtigsten sind. Egal ob einfache elektronische Kasse, PC-Kasse oder umfassendes Kassensystem – für jedes Unternehmen gibt es die passende Lösung, die nicht nur den rechtlichen Anforderungen entspricht, sondern Ihnen auch hilft, Ihr Geschäft erfolgreich und effizient zu führen.