Kartenzahlung im Einzelhandel nicht möglich? Ursachen, Beispiele und Lösungen für Händler

Kartenzahlung ist in Deutschland längst zur Selbstverständlichkeit geworden. Immer mehr Kunden bevorzugen es, bargeldlos zu bezahlen – sei es per Girocard (EC-Karte), einer Debitkarte, mit einer Kreditkarte oder mit dem Smartphone. Doch was passiert, wenn Kartenzahlung nicht möglich ist? Unabhängig davon, ob eine technische Störung vorliegt, eine Karte trotz Guthaben oder ausreichender Deckung abgelehnt wird oder Kartenzahlungen generell nicht akzeptiert werden – die Folgen für Händler können gravierend sein. Umsatzverluste und frustrierte Kunden sind nur zwei der negativen Auswirkungen.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, warum es zu Störungen oder Ablehnungen bei der Kartenzahlung kommen kann, welche Beispiele typisch sind und welche Maßnahmen Sie als Händler:in ergreifen können, um die bargeldlose Zahlung für Ihre Kunden sicherzustellen, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und Umsatzeinbußen zu vermeiden.

Die häufigsten Gründe, warum Kartenzahlung nicht möglich ist

Obwohl Kartenzahlung in Deutschland heutzutage weit verbreitet ist, kommt es im Alltag immer wieder zu Situationen, in denen keine Kartenzahlungen möglich sind. Oft sind ein beschädigter Magnetstreifen oder ein verschmutzter Chip für die Ablehnung der Kartenzahlung verantwortlich. Aber auch technische Störungen, ein überschrittenes Kartenlimit oder die Ablehnung bestimmter Karten zählen zu den häufigsten Gründen. 

Technische Störungen

Kartenzahlungen im Einzelhandel oder auch in der Gastronomie sind von einer funktionierenden technischen Infrastruktur abhängig. Fällt das Kassensystem im Geschäft aus, gibt es technische Probleme bei der Bank oder einem Zahlungsdienstleister oder Verbindungsprobleme, kann der Bezahlvorgang nicht abgeschlossen werden. Typische Ursachen sind hier:

• Verbindungsprobleme: Viele Kassensysteme und Kartenterminals benötigen eine stabile Internetverbindung. Fällt diese aufgrund von Störungen im Internet oder Mobilfunknetz aus, kann das Gerät die Zahlung nicht autorisieren.

• Stromausfälle: Im Gegensatz zu mobilen Systemen benötigen stationäre Systeme in der Regel einen funktionierenden Stromanschluss.

• Hardware-Defekte: Ein kaputtes Kartenlesegerät oder eine Fehlfunktion beim Kassensystem kann die Zahlungsabwicklung verhindern.

• Software-Updates: Manchmal können fehlerhafte System-Updates oder veraltete Software die Kartenzahlung kurzzeitig blockieren.

• Technische Fehler bei der Bank: Gelegentlich kommt es zu Kommunikationsproblemen zwischen dem Kartenlesegerät und der Bank des Kunden.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Geschäft in einer ländlichen Region leidet regelmäßig unter einer instabilen Internetverbindung. Es kommt immer wieder zu Abbrüchen bei Kartenzahlungen. Kunden können in solchen Situationen nur bar zahlen – was in Zeiten, in denen viele Menschen kaum Bargeld bei sich tragen, zum Problem wird. Die Folge: Wer keine Scheine und Münzen zur Hand hat, lässt die Ware im Laden und kommt vermutlich auch nicht wieder. Dem Geschäft gehen dadurch wertvolle Umsätze und Kunden verloren.

Kreditkarte abgelehnt trotz Guthaben

Die Ablehnung einer Girocard (ehemals EC-Karte) trotz Guthaben oder ausreichender Deckung einer Kreditkarte ist nicht nur für die Kundschaft, sondern auch für den Handel frustrierend. Händler:innen haben in dieser Situation oftmals kaum Einfluss darauf, den Abbruch eines Einkaufs und damit den Verlust von Umsatz zu verhindern. Neben einer technischen Störung bei der Bank oder einem Zahlungsdienstleister sind hier verschiedene Ursachen für die Ablehnung verantwortlich.

• Probleme mit dem Kartenchip oder Magnetstreifen: Die elektronischen Daten der EC-Karten werden innerhalb von Sekunden vom Kartenterminal abgelesen und an die Bank übermittelt. Ist eine Kartenzahlung nicht möglich, können der Magnetstreifen auf der Rückseite oder der Chip auf der Vorderseite verschmutzt sein. In diesem Fall reicht es häufig aus, kurz mit einem Tuch über die Karte zu wischen und es dann erneut zu probieren. Sind der Chip oder der Magnetstreifen beschädigt, muss der Kunde jedoch eine neue Karte bei der Bank oder dem Kreditkartenanbieter anfordern.

• EC-Kartenlimit überschritten: Viele EC-Karten besitzen ein Tages- oder Wochenlimit für Zahlungen. Übersteigt der Einkauf diesen Betrag, wird die Zahlung aufgrund des EC-Kartenzahlung-Limits verweigert. Dies ist oft bei größeren Einkäufen der Fall.

• Fehlende Deckung bei Kreditkarten: Wird eine Kreditkarte bei der Zahlung abgelehnt, hat der Karteninhaber vermutlich sein Kreditkartenlimit erreicht. Wer seine Kreditzahlungen nicht im Blick behält, kann schnell in diese Lage kommen. 

• Falsche PIN-Eingabe: Wird der Kunde zur Authentifizierung mit einer PIN gebeten und gibt diese falsch ein, ist die Kartenzahlung nicht möglich und wird vom Geldinstitut abgelehnt. Sie müssen dann den Vorgang wiederholen. Aber auch wenn Ihre Kunden die Eingabe der PIN nicht bestätigen oder versehentlich einen falschen Knopf drücken, kann die Zahlung nicht erfolgen.

• Sicherheitsmaßnahmen: Die Bank kann eine Zahlung ablehnen, weil sie einen Betrugsversuch vermutet, auch wenn das Konto gedeckt ist. Kommt es beispielsweise zu einem Fehler bei der Authentifizierung des Karteninhabers, tätigt er einen Kauf, der von seinem üblichen Kaufverhalten abweicht oder nutzt im E-Commerce bei der Onlinezahlung eine abweichende IP-Adresse, kann es zur Ablehnung der Zahlung kommen. 

• Abgelaufene Kartendaten: Girocards und Kreditkarten haben ein Ablaufdatum. Ist das Datum überschritten, ist die Kartenzahlung nicht möglich. 

• Kartenzahlungen internationaler Kunden: Grundsätzlich stellt es kein Problem dar, Karten ausländischer Kunden zu akzeptieren. Allerdings kann es bei internationalen Transaktionen zu längeren Wegen und damit zu Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung kommen, was letztendlich zum Zahlungsabbruch führen kann.

Ein Beispiel: Ein Kunde möchte in einem Elektronikgeschäft einen Fernseher für 1.500 € kaufen. Sein EC-Kartenlimit beträgt jedoch nur 1.000 € pro Tag. Das Zahlungsterminal lehnt die Transaktion ab – die Zahlung kann nicht abgewickelt werden, obwohl der Kunde ausreichend Guthaben auf dem Konto hat. 

Akzeptanzprobleme: nur EC-Karten, keine Kreditkarten

Nicht jeder Händler bietet alle Formen der Kartenzahlung an. Es gibt nach wie vor Geschäfte, die keine Kartenzahlung anbieten oder lediglich Girocards (EC-Karten) akzeptieren, während Kreditkarten abgelehnt werden. Die Gründe für fehlende Kartenlesegeräte oder die Ablehnung bestimmter Karten sind neben mangelndem Vertrauen in bargeldlose Zahlungssysteme oft auch betriebswirtschaftliche Entscheidungen.

• Hohe Gebühren für Kreditkarten: Kartenzahlungen gehen oft mit Transaktionsgebühren einher, die je nach Kartenart und Anbieter variieren können. Die Abwicklung von Kreditkartenzahlungen kostet den Händler in der Regel mehr als EC-Kartenzahlungen. Manche Händler entscheiden sich daher bewusst gegen die Akzeptanz von Kartenzahlung oder akzeptieren nur EC-Karten, um Kosten zu sparen. 

• Vertragliche Einschränkungen: Manche Kartenlesegeräte sind nur auf bestimmte Kartentypen ausgelegt.

• Fehlende Aktualisierung der Zahlungssysteme: Einige Geschäfte verwenden veraltete Zahlungssysteme, die mit modernen Karten oder digitalen Zahlungsarten wie Apple Pay oder Google Pay nicht kompatibel sind. In solchen Fällen ist die Kartenzahlung nicht möglich, obwohl die Technologie eigentlich zur Verfügung stünde.

Diese Situationen sind unangenehm: Der Kunde zückt seine Kreditkarte, aber die Zahlung wird abgelehnt. Gerade internationale Kunden, die häufig mit Kreditkarte zahlen, können dann nicht einkaufen.

Beispiel: Ein kleines Café akzeptiert nur Bargeld und EC-Karten. Ein Tourist möchte jedoch mit seiner internationalen Kreditkarte bezahlen. Da dies nicht möglich ist, verlässt er das Café.

Welche Auswirkungen hat es, wenn Kartenzahlungen nicht möglich sind?

Kunden erwarten heutzutage, mit Karte bezahlen zu können. Die wenigsten tragen ausreichend Bargeld bei sich, um ihre Einkäufe im Geschäft bar zu bezahlen. Aber nicht nur im stationären Handel, sondern auch im E-Commerce entstehen Händlern erhebliche Nachteile, wenn sie Kartenzahlungen nicht akzeptieren oder Kartenzahlung aufgrund technischer Störungen oder veralteter Kassensysteme nicht möglich sind.

Umsatzeinbußen

Kunden, die im stationären Handel keine Möglichkeit zur bargeldlosen Zahlung haben, brechen den Kauf möglicherweise ab. In Zeiten, in denen immer weniger Menschen Bargeld mit sich führen, können Ihnen dadurch wertvolle Umsätze entgehen. Das Gleiche gilt, wenn Sie in Ihrem Geschäft nur EC-Karten akzeptieren, Kreditkarten oder die Zahlung per Smartphone ablehnen. Und auch im E-Commerce schützen Sie sich mit einem breiten Angebot verschiedener Zahlungsoptionen vor Kaufabbrüchen und Umsatzverlusten.

Unzufriedene Kunden

Für viele Kunden sind Kartenzahlung und ein reibungsloser Zahlungsablauf in Onlineshops und im Ladengeschäft selbstverständlich. Warum auch nicht: Die entsprechenden Technologien sowie digitale Kassensysteme ermöglichen problemlos die bargeldlose Zahlung. Verzichten Sie darauf, in Ihrem Onlineshop oder Ladengeschäft verschiedene Zahlungsoptionen anzubieten, akzeptieren EC-Karten, aber keine Kreditkarten, müssen Sie mit unzufriedenen Kunden rechnen. Das Gleiche gilt, wenn es regelmäßig zu technischen Störungen kommt, die die Kartenzahlung einschränken. Kunden empfinden diese Störungen als unprofessionell. Ihre Unzufriedenheit wird sich in negativen Bewertungen bemerkbar machen, was wiederum potenzielle Neukunden abschrecken wird.

Wettbewerbsnachteil

Geschäfte, die keine Kartenzahlung anbieten, laufen Gefahr, gegenüber Wettbewerbern ins Hintertreffen zu geraten. Das Gleiche gilt für Onlineshops, die Kunden bei der Wahl der Zahlungsoptionen einschränken. Wenn Ihre Mitbewerber Kartenzahlungen in jeder Form anbieten und Sie nicht, werden Kunden eher bei der Konkurrenz einkaufen.

Was können Händler tun, um Kartenzahlungen sicherzustellen?

Gerade in einer Zeit, in der die Nachfrage nach bargeldlosen Zahlungen steigt, sollten Händler:innen alles daransetzen, Situationen zu vermeiden, in denen Kartenzahlung nicht möglich ist. Die gute Nachricht ist, dass Sie Ihrer Kundschaft mit vergleichsweise einfachen Mitteln einen modernen Service anbieten, sich erfolgreich im Wettbewerb behaupten und den Verlust von Kunden und Umsätzen verhindern können. Um sicherzustellen, dass die Kartenzahlung in Ihrem Geschäft oder Onlineshop jederzeit reibungslos funktioniert, bieten sich verschiedene Möglichkeiten.

Zuverlässige technische Infrastruktur sicherstellen

Investieren Sie in moderne und zuverlässige Zahlungssysteme, die EC- und Kreditkartenzahlungen sowie digitale Zahlungen unterstützen. Ein aktuelles Kassensystem und ein leistungsfähiges Kartenlesegerät minimieren das Risiko von Kartenzahlungsstörungen.

Sorgen Sie darüber hinaus für

• eine stabile Internetverbindung: Stellen Sie eine zuverlässige Internetverbindung sicher. In Regionen mit schlechter Netzabdeckung kann ein Kassensystem mit integrierter SIM-Karte oder ein stationäres WLAN-System helfen.

• Backup-Lösungen: Für den Fall von technischen Problemen sollten Sie eine Backup-Lösung parat haben, z. B. ein mobiles Kartenlesegerät oder eine Hotspot-Verbindung, falls die Internetverbindung ausfällt.

• regelmäßige Wartung: Lassen Sie Ihre Hardware regelmäßig warten und auf Software-Updates überprüfen, um Fehlerquellen zu minimieren.

Kundenfreundliche Kartenzahlungspolitik

Beschränken Sie sich nicht nur auf EC-Kartenzahlungen. Erweitern Sie die Möglichkeiten Ihrer Kunden, bargeldlos zu bezahlen und akzeptieren Sie zusätzlich weitere Zahlungsmethoden:

•   Kreditkarten (z. B. Visa, Mastercard, American Express)

• Mobile Zahlungen (Apple Pay, Google Pay)

• Kontaktloses Bezahlen

• Echtzeitüberweisungen oder Sofortüberweisungen

• Zahlungsanbieter wie Paypal oder Klarna

• Kauf auf Rechnung

• digitale Zahlungen wie QR-Codes oder Online-Zahlungen

Die Vielfalt der Zahlungsmöglichkeiten erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass alle Kunden zahlen können – unabhängig von der gewählten Karte.

Zahlungs-Limits vermeiden

Informieren Sie Ihre Kunden über mögliche Limits bei der EC-Kartenzahlung. Manche Kunden sind sich nicht bewusst, dass es Tages- oder Wochenlimits gibt. 

Auch wenn EC-Karten-Limits auf Kunden- bzw. Bankseite liegen, können Sie als Händler:in proaktiv handeln:

• Alternative Zahlungsmethoden vorschlagen: Bieten Sie Kunden an, größere Beträge in Teilzahlungen oder per Überweisung zu begleichen. Alternativ können Sie über Zahlungsdienstleister wie PayPal oder Klarna auch bei Ihnen kaufen und später zahlen.

Transparente Kommunikation

Informieren Sie Ihre Kunden möglichst, bevor sie das Geschäft betreten oder den Warenkorb befüllen, über die Zahlungsmöglichkeiten in Ihrem Geschäft bzw. Ihrem Onlineshop. Ein gut sichtbares Schild an der Kasse oder am Eingang – bzw. ein Hinweis im Check-out-Bereich – sorgt dafür, dass Kunden vorab wissen, welche Zahlungsarten und Karten akzeptiert werden.

Sollte es zu einer Störung bei der Kartenzahlung kommen, informieren Sie Ihre Kunden rechtzeitig. Kunden, die regelmäßig bei Ihnen einkaufen, verlassen sich darauf, bei Ihnen bargeldlos mit Karte bezahlen zu können. Wenn die Kartenzahlung über einen längeren Zeitraum nicht möglich ist, sollten Sie Ihre Kunden entsprechend darauf hinweisen. 

Hier kann ein freundlicher Hinweis Verständnis schaffen – informieren Sie Ihre Kunden beispielsweise mit einem Aufkleber im Kassenbereich oder bereits am Eingang Ihres Geschäfts darüber, dass es Probleme bei der Kartenzahlung gibt. Haben Sie einen Onlineshop, können Sie Ihre Kunden ebenfalls auf Störungen aufmerksam machen und auf alternative Zahlungsmöglichkeiten hinweisen. 

Schulung der Mitarbeitenden

Achten Sie in Ihrem Geschäft darauf, dass Ihre Kunden das Kartenterminal richtig nutzen und auch Ihr Personal grundsätzlich weiß, wie man das Kassensystem oder ein Kartenlesegerät bedient. Ihre Mitarbeiter sollten zudem wissen, wie sie bei einer EC-Kartenzahlung-Störung oder einem technischen Ausfall reagieren. Ein geschulter Umgang mit Problemen hilft, die Kundenzufriedenheit aufrechtzuerhalten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden bei einer EC-Karten-Störung professionell reagieren:

• Ruhig bleiben und Lösungen vorschlagen: Falls eine Karte abgelehnt wird, können Mitarbeitende höflich fragen, ob der Kunde eine andere Karte oder Barzahlung nutzen möchte.

• Kunden über mögliche Ursachen aufklären: Informieren Sie bei Störungen die Kundschaft über die Gründe, warum die Kartenzahlung im Moment nicht möglich ist. Neben technischen Gründen können andere Ursachen dafür verantwortlich sein, dass Kartenzahlungen nicht möglich sind. Viele Kunden wissen zum Beispiel gar nicht, dass ein EC-Karten-Limit für die Ablehnung einer Kartenzahlung verantwortlich sein könnte. Auch hier sorgt ein kurzer Hinweis für Verständnis.

Probleme bei der Kartenzahlung minimieren mit modernsten Kartenlesegeräten von SumUp

Kartenlesegeräte sollten den Bezahlvorgang beschleunigen, sicher und leicht in der Handhabung sein, durch modernste Technik überzeugen sowie mehrere Kartenarten akzeptieren. So können Sie das Risiko, dass eine Kartenzahlung aus technischen Gründen nicht möglich ist, um ein Vielfaches reduzieren. 

Die Kartenterminals und Kassenlösungen von SumUp bieten zuverlässige Lösungen für den Einzelhandel, um Probleme bei der Kartenzahlung zu vermeiden und Unternehmen eine reibungslose Abwicklung von Transaktionen zu ermöglichen. Die Kartenlesegeräte von SumUp sind robust, kompakt und unterstützen sowohl Chipkarten als auch kontaktlose Zahlungen wie Apple Pay und Google Pay. Dank ihrer benutzerfreundlichen Handhabung benötigen sie nur minimale Schulung, wodurch Bedienfehler deutlich reduziert werden. Darüber hinaus lassen sich die Geräte problemlos mit Android- und iOS-Geräten nutzen und Sie können alle gängigen Kredit- und Debitkarten wie Visa, Mastercard und American Express akzeptieren.

Ein besonderes Highlight ist der Offline-Modus, der es ermöglicht, Zahlungen auch ohne Internetverbindung zu erfassen und diese automatisch abzuschließen, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Die schnelle Zahlungsabwicklung sorgt zudem dafür, dass Kunden innerhalb weniger Sekunden bezahlen können, wodurch Wartezeiten minimiert und Fehler vermieden werden.

SumUp legt großen Wert auf Sicherheit, weshalb alle Transaktionen durch modernste Verschlüsselungstechnologien geschützt sind und den strengen PCI-DSS-Standards entsprechen. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von einer transparenten Kostenstruktur ohne versteckte Gebühren, sodass keine unvorhergesehenen Ausgaben entstehen. Sollte dennoch ein Problem auftreten, steht ein zuverlässiger Kundenservice zur Verfügung, der schnelle Unterstützung bietet.

Die Geräte und die App werden regelmäßig aktualisiert, um neue Funktionen bereitzustellen und technische Probleme zu beheben. Zudem liefert die App umfassende Berichte und Analysen, die es Unternehmen ermöglichen, Transaktionen im Blick zu behalten und potenzielle Auffälligkeiten frühzeitig zu erkennen. Mit diesen Funktionen stellt SumUp sicher, dass typische Probleme bei Kartenzahlungen, wie Gerätefehler, Internetprobleme oder Sicherheitsrisiken, effektiv vermieden werden. Es ist damit eine ideale Lösung für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die Kartenzahlungen einfach, sicher und zuverlässig gestalten möchten.

Fazit: Kartenzahlung ist ein Muss für den modernen Einzelhandel

In einer zunehmend bargeldlosen Gesellschaft ist die Akzeptanz von Kartenzahlungen in Deutschland nicht länger optional, sondern ein Muss. Technische Probleme wie eine EC-Kartenzahlung-Störung oder der Umstand, dass keine Kartenzahlung akzeptiert wird, können den Erfolg Ihres Geschäfts beeinträchtigen.

Indem Sie in moderne Zahlungstechnologien investieren, Backup-Lösungen bereithalten und kundenfreundliche Maßnahmen ergreifen, stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden jederzeit bequem und problemlos bezahlen können. So steigern Sie nicht nur Ihre Umsätze, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Kunden.

Setzen Sie auf zuverlässige Zahlungssysteme und bleiben Sie wettbewerbsfähig – Ihre Kunden werden es Ihnen danken!