Wie Sie mit digitalen Banking-Lösungen als Einzelhändler Zeit sparen

Während digitale Dienstleistungen unaufhörlich die Welt erobern, scheint beim Umgang mit Geld die Zeit stehen geblieben: Noch immer steht traditionelles Banking oft für umständliche Prozesse und Papierberge.

Mit den Folgen der Corona-Pandemie sinkt jedoch auch hier die Scheu vor digitalen Angeboten. Selbst in Deutschland, wo das digitale Banking bisher allenfalls durchschnittlich ausgebaut ist, wirken die Folgen der Pandemie beschleunigend. Nicht nur privat, sondern auch geschäftlich kann eine Umstellung auf digitale Lösungen nun echte Vorteile bieten.

Digitales Banking verspricht einen besseren Überblick, benutzerfreundliche Angebote und nützliche Zusatzfunktionen. Einen Blick wert ist das allemal – schließlich sind Zettelchaos und komplizierte Abläufe das Letzte, was Sie als Unternehmer gebrauchen können.

Warum überhaupt ein Firmenkonto?

Bei Kapitalgesellschaften ist ein Geschäftskonto keine Option, sondern Notwendigkeit: Wer als GmbH, AG, Kommanditgesellschaft oder UG geführt wird, ist zum Führen eines Geschäftskontos verpflichtet.

Doch auch bei den meisten anderen Unternehmen ist ein Firmenkonto von Vorteil. Das fängt bereits damit an, dass die geschäftliche Nutzung eines privaten Girokontos bei vielen Banken untersagt ist. Außerdem geht ein Konto, das Privates und Geschäftliches mischt, ab einer gewissen Zahl von Geschäftsvorfällen stark zulasten der Übersicht. Umsätze sind dann deutlich schwerer nachvollziehbar.

Aber Firmenkonto ist nicht gleich Firmenkonto. Digitale Banking-Lösungen können die Benutzung im Vergleich zu bewährten Modellen erheblich vereinfachen.

Wer sich jetzt für digitales Banking entscheidet, hat die Wahl zwischen Digital-Angeboten herkömmlicher Banken und Services von Fintechs. Dabei sollten Sie die verfügbaren Features im Einzelfall prüfen: Eine grafische Umsatzanzeige ist das höchste der Gefühle? Das mag ein nettes Gimmick sein, schöpft jedoch bei Weitem nicht alle Möglichkeiten aus. Mehr Vorteile dürfen Sie sich versprechen, wenn Sie auf vollumfassend digitale Lösungen setzen.

1. Sie sparen Zeit bei der Buchhaltung

Als Einzelhändler steht die Buchhaltung auf der Beliebtheitsskala meist nicht sehr weit oben – und ist noch dazu ein absoluter Zeitkiller.

Mittlerweile lassen sich viele digitale Firmenkontos jedoch direkt mit Ihrem Buchhaltungssystem verknüpfen. Ihre Umsätze synchronisieren sich also ganz automatisch mit dem Tool Ihrer Wahl. Sämtliche Einnahmen und Ausgaben werden so ganz von alleine steuerkonform verbucht – ein System, das manuelle Eingaben alt aussehen lässt. So können Sie sich voll und ganz anderen wesentlichen Dingen bei Ihrer Arbeit zuwenden. Schon Benjamin Franklin wusste schließlich: „Zeit ist Geld.“

2.  Unterkonten sorgen für Effizienz und Übersichtlichkeit

Bei Onlinebanken läuft die Verwaltung von Unterkonten meist besonders unkompliziert ab. Dabei verfügt jedes Unterkonto in der Regel über eine eigene IBAN und gilt damit als eigenes, vollwertiges Geschäftskonto. Es hat eigene digitale Kontoauszüge und kann für alle gängigen SEPA-Verfahren genutzt werden.

Transaktionen zwischen verschiedenen Unterkonten oder zwischen Haupt- und Unterkonto können problemlos und in Echtzeit getätigt werden.

So können Sie zum Beispiel aktive und passive Einkommensströme voneinander trennen. Und auch Rücklagen können dank digitaler Unterkonten deutlich übersichtlicher verwaltet werden. Das macht es komfortabler, Geld für Liquidität, Investitionen, Versicherungen, Verbindlichkeiten für Steuern und noch vieles mehr zurücklegen.

Die Struktur der Konten lässt sich flexibel an die Struktur Ihres Unternehmens anpassen. Das sorgt für noch mehr Klarheit über die Finanzen Ihres Unternehmens und spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Auch Unterkonten, die Sie Ihren Teams entsprechend deren Budgetverantwortung übertragen, können durchaus sinnvoll sein. Das führt uns schon zum nächsten Punkt:

3. Teamarbeit wird vereinfacht

Sobald Sie einem Teamleiter Budgetverantwortung übertragen, ist es nur effizient und eine logische Schlussfolgerung, diesen mit einer eigenen Business-Debitkarte auszustatten. Außerdem zeigen Sie Ihren Mitarbeitern damit, dass Sie ihnen Vertrauen entgegenbringen und Flexibilität einräumen. Selbstverständlich lassen sich im Regelfall für jede Abteilung individuelle Kostenlimits festsetzen.

Mit mehreren Debitkarten sind die Zeiten komplizierter Abrechnungen von Spesen oder Reisekosten vorbei. Schließlich müssen Mitarbeiter keine Barauslagen mehr tätigen, die dann aufwendig zurückerstattet werden müssen. Stattdessen werden Aufwendungen bei Zahlung mit der Business-Karte sofort digital erfasst und der Zahlende per Push-Benachrichtigung daran erinnert, seinen zugehörigen Beleg unkompliziert und schnell einzuscannen.

Auch die Weitergabe sensibler Zugangsdaten ist damit Geschichte. So lässt sich jede Transaktion sauber zuordnen, was für Transparenz und klare Verhältnisse sorgt. Rechtlich sichern Sie sich dadurch ebenfalls ab, indem Sie Ihr Haftungsrisiko verringern.

Für eventuelle Buchprüfungen, und natürlich auch den Steuerberater, verfügt Ihre Buchführung damit schon im Vornherein über die nötige Übersicht.

4. Echtzeit-Informationen halten Sie auf dem Laufenden

Als Nutzer digitaler Banking-Lösungen werden Sie, sofern Sie das möchten, über praktische Apps jederzeit auf dem Laufenden gehalten. Auf Wunsch erhalten Sie Benachrichtigungen über jede Zahlung per App oder Mail. Außerdem können Sie Ihre Karte(n) zu jedem Zeitpunkt digital sperren.

Kein Warten auf Öffnungszeiten oder Hotlines mehr – rund um die Uhr können Sie von überall aus alle relevanten Infos einsehen.

5. Innovativer Service spart Zeit und Nerven

Die Zukunft ist da: Dank Identifikation über Videoident-Verfahren erfolgt die Eröffnung eines digitalen Firmenkontos unkompliziert, schnell und sicher online. Sie müssen also nicht erst auf einen Termin in Ihrer Bankfiliale warten, um ein Konto zu eröffnen, sondern können alles ganz bequem von Ihrem PC oder Smartphone aus erledigen.

Ein weiterer Teil der kundenfreundlichen User Experience sind digitale Service-Lösungen. Wer möchte, kann vor einem Anruf beim Kundenservice kleinere Fragen mithilfe des In-App-Supports klären. Das spart Zeit, zumal Sie alternativ oder bei größeren Anliegen natürlich genauso auf den telefonischen Service zurückgreifen können.

Nicht zuletzt haben Digital-First-Banken den Vorteil, neue Features schneller zu implementieren. Damit sind Sie als Nutzer auch künftig bei neuen Entwicklungen ganz vorne mit dabei.

6. Bewährte Standards sorgen für Sicherheit

Bei allen Optimierungen würde die Zeitersparnis natürlich nichts nützen, wenn die erforderliche Sicherheit nicht gegeben wäre. Schließlich gehen Sie als Unternehmer eine Menge Wagnisse ein, und Banking sollte keines davon sein.

SSL-Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgen für Sicherheit beim Log-in. Selbstverständlich verfügen seriöse Digitalbanken außerdem über eine Bankenlizenz oder arbeiten in Partnerschaft mit Banken zusammen, welche diese vorweisen können. Wie üblich werden die Lizenzen von der Bundesanstalt für Finanzaufsicht (BaFin) reguliert. Genau wie bei traditionellen Banken ist ein Guthaben von bis zu 100.000 Euro von der gesetzlichen Einlagensicherung abgedeckt.

Rechnen sich digitale Banking-Lösungen?

Ein digitales Firmenkonto bietet nicht nur Anreize in puncto Nutzerfreundlichkeit, sondern verspricht gleichzeitig die Einhaltung hoher Sicherheitsstandards. Als Unternehmer profitieren Sie von sinnvollen und innovativen Verbesserungen und sparen damit wertvolle Zeit im Arbeitsalltag. Neben vereinfachten Transaktionen und der effizienten Verwaltung von Unterkonten stehen hier vor allem die Echtzeit-Informationen im Fokus. Dank des besseren Überblicks können Sie effizienter arbeiten – und damit einen echten Wettbewerbsvorteil gewinnen.

Eine der reinen Digitalbanken ist Penta. Das Besondere? Die Bank war eine der Ersten, die sich ausschließlich auf Firmenkunden spezialisierte. 2019 verlieh das Handelsblatt dem Fintech das Siegel „Top Digitales Geschäftskonto“. Neben Features wie einer Datev-Schnittstelle bieten seine Pakete zahlreiche Zusatzfunktionen, wie zum Beispiel das direkte Beantragen eines KfW-Schnellkredits.