Gründerwissen: So erstellen Sie Ihre Steuererklärung

Eine Steuererklärung ist ein Dokument, das Sie bei den deutschen Steuerbehörden einreichen, um Ihre Einkommens-, Umsatz- oder Vermögensverhältnisse offenzulegen. Sie dokumentiert alle Einkünfte und Ausgaben und dient dem Finanzamt als Besteuerungsgrundlage, um die Höhe der fälligen Steuern zu berechnen. Umgangssprachlich wird der Begriff Steuererklärung in Deutschland häufig synonym für die Einkommensteuererklärung verwendet. Je nach Steuerart gibt es jedoch verschiedene Steuererklärungen.  

Die Einkommensteuererklärung ist ein zentrales Thema für Gründerinnen und Gründer, die ihre Steuerpflichten korrekt erfüllen und Steuervorteile nutzen möchten. In diesem Artikel werden wir daher die Einkommensteuererklärung genauer unter die Lupe nehmen. 

Was ist die Einkommensteuererklärung?

Die Einkommensteuererklärung ist ein spezieller Teil der Steuererklärung, der sich auf das Einkommen natürlicher Personen konzentriert. Sie dient dazu, die persönlichen Einkünfte und Ausgaben im steuerlichen Sinne zu dokumentieren. 

Das Einkommen setzt sich dabei aus unterschiedlichen Einkunftsarten zusammen. Neben Einkünften aus einer selbstständigen oder nicht selbstständigen Arbeit spielen laut Einkommensteuergesetz (EStG) weitere Einkünfte eine Rolle (vgl. § 2 EStG). Hierzu zählen:

• Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft 

• Einkünfte aus Gewerbebetrieb

• Einkünfte aus Kapitalvermögen 

• Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung 

• sonstige Einkünfte 

Die Einkommensteuererklärung erfasst jedoch nicht nur die Einkünfte, sondern auch alle relevanten Ausgaben und steuerlich absetzbaren Kosten. Hierzu gehören beispielsweise Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen. 

Auf dieser Grundlage berechnet das Finanzamt die Höhe der fälligen Einkommensteuer und berücksichtigt bei der Festlegung der Steuerlast auch mögliche Steuervergünstigungen oder -nachlässe.

Um Fehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass Sie Ihre steuerlichen Vorteile richtig nutzen können, ist es wichtig, die Einkommensteuererklärung sorgfältig und vollständig auszufüllen. 

Wer muss eine Steuererklärung machen?

In Deutschland sind bestimmte Personengruppen verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung abzugeben, während es für andere optional ist. Als Selbstständige/r, Gewerbetreibende/r und Freiberufler sowie Betrieb der Land- und Forstwirtschaft beispielsweise muss man eine Steuererklärung machen. 

Wann muss man auch eine Steuererklärung machen?

Darüber hinaus gilt die Pflicht, eine Steuererklärung anzugeben, die sogenannte Pflichtveranlagung, auch wenn 

• Sie steuerpflichtige Nebeneinkünfte, die die Freigrenze von 410 € übersteigen, erzielt haben,

• Sie mehr als 410 € Lohnersatzleistungen (Arbeitslosen-, Kranken-, Eltern- oder Kurzarbeitergeld) erhalten haben,

• ein Lohnsteuerfreibetrag aufgrund eines Lohnsteuerermäßigungsantrags berücksichtigt wurde, 

• Sie parallel mehrere Arbeitgeber hatten und ein Teil Ihres Einkommens nach Steuerklasse 6 abgerechnet wurde,

• Sie eine Abfindung erhalten haben, die nach der Fünftel-Regelung versteuert wurde,

• Sie als Rentnerin oder Rentner steuerpflichtiges Einkommen erzielen, das über dem Freibetrag von 410 € liegt,

• Sie Einkünfte aus Vermietung, Kapitalvermögen oder anderen Quellen erzielen.

Wer muss keine Steuererklärung abgeben?

Bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ist die Einkommensteuer bereits mit dem Lohnsteuerabzug abgegolten. Solange keine Gründe für eine Pflichtveranlagen bestehen, sind sie in der Regel nicht dazu verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben.

Was ist der Grundfreibetrag in der Einkommensteuer?

Der Grundfreibetrag in der Einkommensteuer bezeichnet den Betrag, bis zu dem steuerpflichtige Einkünfte steuerfrei bleiben. Liegt Ihr zu versteuerndes Einkommen unterhalb des Grundfreibetrags, müssen Sie keine Einkommensteuer zahlen. 

Der Grundfreibetrag befreit Menschen mit niedrigen Einkommen von der Einkommensteuer. Dies soll sicherstellen, dass ihre Steuerlast nicht zu hoch ist und ihnen ein Mindestmaß an finanzieller Sicherheit verschaffen. Er gilt für alle steuerpflichtigen Einzelpersonen sowie für Ehepaare und eingetragene Lebenspartnerschaften, die gemeinsam veranlagt werden.

Der Grundfreibetrag wird von der Bundesregierung im Rahmen des jährlichen Haushaltsplans festgelegt und regelmäßig an die wirtschaftliche Entwicklung angepasst. 2023 liegt der Grundfreibetrag bei 10.908 €. Für 2024 hat die Regierung eine weitere Anhebung um 696 Euro auf 11.604 Euro vorgesehen.

Was können Selbstständige von der Steuer absetzen?

Unternehmerinnen und Unternehmer können in ihrer Einkommensteuererklärung eine Vielzahl von Ausgaben als steuermindernde Kosten geltend machen, sofern diese Ausgaben beruflich veranlasst sind. Diese abzugsfähigen Kosten werden als Betriebsausgaben bezeichnet und dienen dazu, das zu versteuernde Einkommen zu reduzieren, wodurch sich die Steuerlast verringert. 

Zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben zählen:

• Mietkosten

• Telefon und Internet

• Arbeitsmittel

• Firmenwagen

• Fahrtkosten

• Reisekosten

• Verpflegung und Bewirtung

• Fortbildungskosten

Mietkosten anteilig absetzen

Viele Selbstständige arbeiten von zu Hause im eigenen Arbeitszimmer. Gerade Einzelunternehmer, die keine eigenen Mitarbeitenden beschäftigen, oder Freiberufler sparen sich auf diese Weise die Kosten für ein Büro oder Ausgaben für einen Arbeitsplatz in einem Coworking Space.

Die Kosten, die für das heimische Büro anfallen, können sie anteilig geltend machen. Hierzu zählen neben der Miete auch die Nebenkosten und Versicherungen. Diese Kosten können nicht in voller Höhe, sondern anteilig geltend gemacht werden. Anteilig bedeutet, dass die Kosten, die gemessen an der Quadratmeterzahl auf das Arbeitszimmer entfallen, berechnet werden müssen.

Kommunikationskosten

Ausgaben für den Mobilfunkvertrag, Festnetztelefon und Internet können ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden. Werden sie ausschließlich betrieblich genutzt, können die Kosten in voller Höhe abgesetzt werden. Privatanschlüsse, die auch betrieblich genutzt werden, können pauschal mit 20 Prozent angesetzt werden. Darüber hinaus muss der Grad der betrieblichen Nutzung nachgewiesen werden.

Arbeitsmittel steuerlich geltend machen

Selbstständige müssen für die Mittel, die sie benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen, selbst aufkommen. Das umfasst Büromaterialien wie Druckerpapier, Briefumschläge, Porto oder Büroklammern. Es umfasst auch die Einrichtung wie den Schreibtisch oder einen Bürostuhl. Erforderliche Werkzeuge und Maschinen, Arbeitskleidung und natürlich auch die technische Ausstattung: Smartphone, Telefon, Laptop, Drucker, Kartenterminals oder Kassenlösungen. 

Sofern diese Arbeitsmittel mindestens zu 90 Prozent betrieblich genutzt werden, können die Ausgaben in voller Höhe in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Ausgaben für einen privaten Laptop oder ein privates Smartphone, die auch beruflich genutzt werden, können anteilig zu 50 Prozent angesetzt werden. 

Firmenwagen von der Steuer absetzen

Wer einen Firmenwagen benötigt, um eine selbstständige Tätigkeit auszuüben, kann die Kosten für den Firmenwagen von der Steuer absetzen. Welche Kosten in welcher Höhe geltend gemacht werden dürfen, hängt vom Grad der betrieblichen Nutzung ab.

Ein Pkw, der mindestens zu 50 Prozent betrieblich genutzt wird, zählt zum betriebsnotwendigen Vermögen. In diesem Fall können Selbstständige sämtliche Kosten, die für die Anschaffung, den Betrieb, Wartung, Pflege, Reparatur, Kraftstoff, Kfz-Steuern und die Versicherung anfallen, von der Steuer absetzen. 

Bei der Versteuerung haben sie die Wahl zwischen der 1-Prozent-Regelung, bei der alle Betriebskosten pauschal mit 1 Prozent des Bruttolistenpreises versteuert werden. Alternativ können Selbstständige ein Fahrtenbuch führen, um die tatsächlichen Kosten für die betriebliche Nutzung anzusetzen.  

Bei einer betrieblichen Nutzung des Pkw zwischen 10 und 50 Prozent gilt er als gewillkürtes Betriebsvermögen. In diesem Fall entscheiden Unternehmerinnen und Unternehmen selbst, ob das Fahrzeug dem Firmenvermögen oder ihrem privaten Vermögen zugerechnet werden soll. Die Betriebskosten werden auf Grundlage des lückenlosen Fahrtenbuchs anteilig berechnet und den Betriebsausgaben zugerechnet.

Liegt die betriebliche Nutzung eines Pkw bei unter 10 Prozent, wird er dem Privatvermögen zugerechnet. Selbstständige müssen selbst für die Betriebskosten aufkommen und können betrieblich gefahrene Kilometer als Reisekosten geltend machen.  

Fahrtkosten steuerlich geltend machen

Fahrtkosten, die Selbstständigen im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit – beispielsweise auf Geschäftsreisen oder bei Kundenbesuchen – entstanden sind, können ebenfalls von der Steuer abgesetzt werden. 

Es gibt die Möglichkeit, die tatsächlichen Kosten anzusetzen. In diesem Fall müssen Selbstständige die entstandenen Fahrtkosten belegen – beispielsweise mit Fahrkarten, Flugtickets, Tankquittungen etc. Alternativ setzen sie eine Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer an.

Reisekosten in der Steuererklärung

Neben den Fahrtkosten können für Geschäftsreisen weitere Ausgaben für Übernachtung und die eigene Verpflegung abgesetzt werden.

Weitere Kosten, die Selbstständige von der Steuer absetzen können

• Fortbildungskosten: Aufwendungen für berufliche Fortbildungen, Schulungen und Weiterbildungen können steuermindernd sein.

• Versicherungen: Beiträge für Berufshaftpflichtversicherungen und andere berufsbezogene Versicherungen können abgezogen werden.

• Beiträge zur Altersvorsorge: Selbstständige können Beiträge zu einer privaten Altersvorsorge, wie einer Rürup-Rente, steuermindernd geltend machen.

• Beratungskosten: Kosten für die Inanspruchnahme von Steuerberatern oder Rechtsanwälten, um berufliche Angelegenheiten zu regeln, sind absetzbar.

• Gebühren für das Geschäftskonto.

Bei allen Kosten, die Sie in Ihrer Steuererklärung steuermindernd geltend machen, ist wichtig zu beachten, dass sie in direktem Zusammenhang mit Ihrer selbstständigen beruflichen Tätigkeit stehen müssen. Zudem sollten Sie sämtliche Belege und Quittungen gut aufbewahren, da das Finanzamt in der Regel Nachweise für alle absetzbaren Kosten verlangt.

Welche Fristen gelten für die Abgabe der Steuererklärung?

In Deutschland gelten bestimmte Fristen für die Abgabe der Einkommensteuererklärung. 

Die allgemeine Abgabefrist für die Einkommensteuererklärung endet am 31. Juli des Folgejahres. Das bedeutet, die Frist für die Steuererklärung 2023 endet spätestens am 31. Juli 2024 und muss bis dahin beim Finanzamt eingereicht werden.

Wenn Sie eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater mit der Erstellung Ihrer Steuererklärung beauftragt haben, gelten abweichende Fristen. Die Frist für die Abgabe der Steuererklärung durch eine Steuerberatung endet erst am 28. Februar des übernächsten Jahres. Beispielsweise wäre die Frist für die Steuererklärung 2022, die von einem Steuerberater erstellt wird, der 29. Februar 2024. 

Unter bestimmten Umständen ist es möglich, eine Fristverlängerung zu beantragen. Die Fristverlängerung sollte rechtzeitig vor Ablauf der Regelabgabefrist beantragt werden. In der Regel gewährt das Finanzamt eine Fristverlängerung, wenn triftige Gründe vorliegen, die die Einhaltung der Frist unmöglich machen. Dies könnte beispielsweise der Fall sein, wenn Sie auf fehlende Unterlagen warten. Welche Unterlagen Sie für Ihre Steuererklärung benötigen, hängt von Ihrer individuellen Situation ab.

Wenn Sie die Regelabgabefrist nicht einhalten und keine Fristverlängerung beantragen, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag erheben. Die Höhe des Zuschlags hängt von der Dauer der Verspätung ab und kann erheblich sein. 

Wer seine Steuererklärung frühzeitig vorbereitet und die Abgabefristen einhält, vermeidet nicht nur Verspätungszuschläge, sondern kann auch auf eine schnellere Bearbeitung und Rückerstattung von zu viel gezahlter Steuern hoffen. 

Die Abgabefristen im Überblick

Wie wird die Steuererklärung erstellt?

Wer verpflichtet ist, eine Steuererklärung abzugeben, hat verschiedene Möglichkeiten, die Einkommensteuererklärung zu erstellen:

Papierform

Die Formulare, die Sie für Ihre Einkommensteuererklärung benötigen, erhalten Steuerpflichtige in Papierform bei Ihrem zuständigen Finanzamt. Alternativ finden Sie die Formulare für die Steuererklärung auch online und können sie ausdrucken, von Hand ausfüllen und per Post an das zuständige Finanzamt senden.

Steuer-Software

Alternativ können Steuerpflichtige eine Steuer-Software nutzen. Es gibt zahlreiche Steuer-Software-Programme auf dem Markt, die ihnen dabei helfen, die Steuererklärung elektronisch zu erstellen. Diese Programme führen durch die einzelnen Schritte und berechnen automatisch die Steuerschuld.

ELSTER

Selbstständige, Gewerbetreibende und Freiberufler sowie Betriebe der Land- und Forstwirtschaft sind dazu verpflichtet, eine elektronische Einkommensteuererklärung beim Finanzamt einzureichen.

Dazu nutzen sie ELSTER, das kostenlose Online-Portal der Finanzverwaltung, das es Ihnen ermöglicht, die Steuererklärung elektronisch einzureichen. Um ELSTER zu nutzen, müssen sie sich auf der ELSTER-Website registrieren und können dann die notwendigen Formulare online ausfüllen und übermitteln.

Welche Dokumente werden benötigt?

Um Ihre Einkommensteuererklärung korrekt auszufüllen, benötigen Sie verschiedene Dokumente und Belege, darunter:

• Einkommensnachweise: Gehaltsabrechnungen, Honorarrechnungen, Einnahmen aus Vermietung oder Kapitalerträge.

• Belege für Ausgaben: Quittungen und Rechnungen für geschäftliche Ausgaben wie Büromaterial, Arbeitsmittel und Fahrtkosten.

• Kontoauszüge: Diese dienen zur Überprüfung Ihrer Einnahmen und Ausgaben.

Steuererklärung machen: Schritt für Schritt

Die Abgabe der Einkommensteuererklärung muss schriftlich erfolgen. Die Erstellung erfolgt in mehreren Schritten:

Schritt 1: alle erforderlichen Unterlagen und Belege sammeln

Sammeln Sie alle relevanten Unterlagen und Belege, die Sie für die Erstellung Ihrer Steuererklärung benötigen. Dazu gehören Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Belege für Werbungskosten, Quittungen für berufliche Ausgaben, Nachweise für Einkünfte aus Kapitalvermögen und Mieteinnahmen sowie andere relevante Dokumente. 

Schritt 2: die richtigen Formulare auswählen

Je nach Ihrer individuellen Situation und Art der Einkünfte müssen Sie die entsprechenden Steuerformulare auswählen. Für die meisten natürlichen Personen ist der Mantelbogen relevant. Selbstständige, Gewerbetreibende und Freiberufler benötigen zudem weiterer Formulare:

• Anlage S: Einkünfte aus einer selbstständigen Tätigkeit

• Anlage G: Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb

• Anlage EÜR: Freiberufler und Kleinunternehmer, die ihre Gewinne per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln

• Anlage KAP: Einkünfte aus Kapitalvermögen

Schritt 3:  Steuererklärung selbst erstellen oder Hilfe in Anspruch nehmen?

Sie haben die Wahl, die Steuererklärung selbst zu erstellen oder die Dienste einer Steuerberaterin oder eines Steuerberaters in Anspruch zu nehmen. Die Entscheidung hängt von der Komplexität Ihrer steuerlichen Angelegenheiten und Ihrem eigenen Wissen über Steuern ab.

Schritt 4: Steuerformulare ausfüllen

Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Steuererklärung selbst zu erstellen, müssen Sie die Formulare sorgfältig ausfüllen. Achten Sie darauf, alle relevanten Informationen, Einkünfte und Ausgaben vollständig und korrekt anzugeben. 

Schritt 5: Das zu versteuernde Einkommen berechnen

Berechnen Sie Ihr zu versteuerndes Einkommen, indem Sie Ihre Einkünfte und absetzbaren Ausgaben zusammenzählen. Dies bildet die Grundlage für die Berechnung Ihrer Einkommensteuer. 

Schritt 6: Angaben auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen

Es ist entscheidend, Ihre Angaben sorgfältig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Zahlen korrekt und vollständig sind. Fehler oder Ungenauigkeiten können zu Nachzahlungen oder Problemen mit dem Finanzamt führen.

Schritt 7: Einkommensteuererklärung übermitteln 

Nachdem Sie Ihre Steuererklärung sorgfältig geprüft haben, können Sie sie über das Online-Portal ELSTER an das Finanzamt übermitteln.

Schritt 8: Belege sorgfältig aufbewahren

Bewahren Sie alle Belege und Dokumente sorgfältig auf, da das Finanzamt im Nachhinein Prüfungen durchführen kann. Beachten Sie dabei die geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Schritt 9: Steuerbescheid prüfen

Nach der Einreichung Ihrer Steuererklärung wird das Finanzamt Ihre Unterlagen prüfen und Ihnen einen Steuerbescheid zusenden. Wie lange es dauert, bis Sie einen Steuerbescheid für Ihre Steuererklärung erhalten, hängt vom jeweiligen Finanzamt ab. In der Regel ergeht der Bescheid innerhalb von acht Wochen nach Einreichung der Steuererklärung. In diesem Steuerbescheid wird festgelegt, ob Sie Steuern nachzahlen müssen oder eine Rückerstattung erhalten. Prüfen Sie diesen Bescheid sorgfältig, um fehlerhafte Nachzahlungen zu vermeiden.

Selber machen oder Steuerberater beauftragen?

Die Entscheidung, ob Sie Ihre Steuererklärung selbst machen oder eine Steuerberatung beauftragen, hängt von Ihrer individuellen Situation ab.

Wenn Ihre finanziellen Angelegenheiten einfach und überschaubar sind, können Sie die Steuererklärung in der Regel selbst erstellen. Bei komplexeren Sachverhalten oder Unsicherheiten kann die Unterstützung eines Steuerberaters jedoch sinnvoll sein, um Steuervorteile zu nutzen und mögliche Fehler zu vermeiden.

Fazit: Steuererklärung für Selbstständige

Die Einkommensteuererklärung ist besonders relevant für Gründerinnen und Gründer, da sie die persönlichen Einkünfte und steuerlich absetzbaren Kosten dokumentiert. Es ist entscheidend, diese sorgfältig und vollständig auszufüllen, um Fehler zu vermeiden.

Schließlich ist die Entscheidung, ob Sie die Steuererklärung selbst erstellen oder einen Steuerberater beauftragen, von der Komplexität Ihrer Angelegenheiten und Ihrem Wissen über Steuern abhängig. Ein Steuerberater kann bei komplexen Situationen wertvolle Unterstützung bieten und dazu beitragen, dass Sie Ihre steuerlichen Verpflichtungen korrekt erfüllen und Steuervorteile optimal nutzen.