Was Gründerinnen und Gründer über die Umsatzsteuer wissen sollten

Die Umsatzsteuer zählt zu den Steuerarten, mit denen sich alle, die ein Unternehmen in Deutschland gründen möchten, befassen sollten. Zwar kann man sich unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollte jedoch jede Unternehmerin und jeder Unternehmer wissen, was die Umsatzsteuer ist und welche gesetzlichen Regelungen und Vorschriften für ihre Erhebung und Abführung gelten. 

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer (Abkürzung USt), umgangssprachlich auch Mehrwertsteuer genannt, ist eine Gemeinschaftssteuer, die von Unternehmen auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen erhoben wird.

Im Wesentlichen handelt es sich um eine Steuer auf den Wertzuwachs von Produkten und Dienstleistungen entlang der Wertschöpfungskette. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer auf jeder Stufe des Verkaufsprozesses erhoben wird – vom Rohstoff über die Herstellung bis zum Endprodukt. Damit betrifft sie sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen.

Gleichzeitig spricht man bei der Umsatzsteuer von einer indirekten Steuer, da sie vom Endverbraucher getragen wird: Zwar gelten als Schuldner der Umsatzsteuer grundsätzlich die Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen verkaufen.

Letztendlich zahlt aber der Endverbraucher die Umsatzsteuer in Form eines höheren Preises für ein Endprodukt oder eine Dienstleistung. Die Unternehmen selbst übernehmen dabei lediglich die Funktion des Steuereinnehmers und sammeln die Umsatzsteuer im Auftrag des Staates.

Dazu wird die Umsatzsteuer in der Regel auf den Bruttobetrag einer Rechnung aufgeschlagen, den ein Kunde an ein Unternehmen zahlt. Der Bruttobetrag enthält sowohl den Nettobetrag als auch den Umsatzsteuerbetrag, die in der Rechnung getrennt voneinander aufgeführt werden. Das Unternehmen, das die Umsatzsteuer einnimmt, ist gesetzlich verpflichtet, diesen Betrag an das Finanzamt abzuführen.

Wann sagt man Umsatzsteuer, wann Vorsteuer?

Die Umsatzsteuer wird von privaten Verbrauchern, aber auch von Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen von anderen Unternehmen kaufen, gezahlt. Allerdings wird den Unternehmen die gezahlte Umsatzsteuer in Form der Vorsteuer vom Finanzamt in voller Höhe erstattet.

Damit führen Unternehmen in der Regel nur die Differenz zwischen der gezahlten Vorsteuer und der eingenommenen Umsatzsteuer ab. Durch den Vorsteuerabzug reduziert sich die effektive Umsatzsteuerschuld eines Unternehmens. Um die Vorsteuer geltend machen zu können, müssen Unternehmen ordnungsgemäße Rechnungen und Belege für ihre Einkäufe vorlegen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und spezifische Angaben wie den ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag enthalten.

Welche wirtschaftliche Bedeutung hat die Umsatzsteuer?

Der Umsatzsteuer kommt in Deutschland eine erhebliche wirtschaftliche Bedeutung. Sie beeinflusst sowohl die öffentlichen Einnahmen als auch die wirtschaftlichen Aktivitäten von Unternehmen und Verbrauchern. 

Als Gemeinschaftssteuer stellt die Umsatzsteuer eine bedeutende Einnahmequelle für den Staat dar. Die Steuereinnahmen tragen erheblich zur Finanzierung öffentlicher Ausgaben bei, darunter Bildung, Gesundheitswesen, Infrastruktur und andere staatliche Programme. Entsprechend kann sie in wirtschaftlichen Abschwüngen dazu beitragen, die Einnahmen des Staates zu stabilisieren, da diese tendenziell weniger stark schwanken als beispielsweise Einnahmen aus der Einkommensteuer. 

Gleichzeitig hat die Umsatzsteuer erhebliche Auswirkungen auf die Wirtschaft. Zum einen beeinflusst sie die Geschäftsentscheidungen von Unternehmen, da sie die Kostenstruktur, die Preisgestaltung und die Planung der Liquidität beeinflusst. Sie kann auch die Wahl der Rechtsform und die Entscheidung für bestimmte steuerliche Regelungen wie die Kleinunternehmerregelung beeinflussen.

Zum anderen wirkt sie sich direkt auf die Preise von Waren und Dienstleistungen aus. Sie wird auf den Verkaufspreis aufgeschlagen und erhöht damit die Endkundenpreise. Dies kann die Kaufkraft der Bevölkerung beeinflussen. Gleichzeitig kann die Höhe der Umsatzsteuer Auswirkungen auf die Kaufentscheidungen der Endverbraucher und damit auf die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen haben. 

Welche Gesetze und Vorschriften regeln die Umsatzsteuer?

In Deutschland ist das Umsatzsteuergesetz (UStG) das zentrale Gesetz, das die Besteuerung von Umsätzen regelt. Es enthält die grundlegenden Bestimmungen zur Umsatzsteuerpflicht, zu Steuersätzen, zur Vorsteuererstattung und zu den Pflichten der Unternehmen. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist von großer Bedeutung, um Bußgelder und Steuernachzahlungen zu vermeiden.

Konkretisiert und ergänzt wird das Gesetz durch die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), die detaillierte Regelungen zur Umsetzung der Umsatzsteuervorschriften enthält. Umfassende Informationen zur praktischen Umsetzung und Auslegung der Umsatzsteuervorschriften finden Unternehmerinnen und Unternehmer im Umsatzsteuer-Anwendungserlass des Bundesministeriums der Finanzen.

Gleichzeitig ist die Umsatzsteuer in Deutschland auch Teil der EU-weiten Umsatzsteuersysteme. Hier gibt es spezielle Regelungen für grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU wie das Reverse-Charge-Verfahren.

Entsprechend ist für Unternehmerinnen und Unternehmer, die Geschäfte im europäischen Ausland tätigen, die Mehrwertsteuerrichtlinie der Europäischen Union relevant. Sie enthält gemeinsame Vorschriften zur Umsatzsteuer in den Mitgliedsstaaten und dient als Grundlage für die Harmonisierung der Umsatzsteuersysteme in der EU.

Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder auch VAT-ID (Value Added Tax Identification Number) ist eine eindeutige Nummer, die Unternehmen in der Europäischen Union (EU) zugewiesen wird. Sie dient der Identifizierung von Unternehmen im grenzüberschreitenden Handel und ermöglicht die korrekte Abwicklung der Umsatzsteuer bei Geschäften zwischen EU-Ländern. 

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erfüllt dabei mehrere wichtige Funktionen:

• Identifikation im internationalen Handel: Bei Geschäften zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Ländern muss die Umsatzsteuer insbesondere im Hinblick auf das Reverse-Charge-Verfahren korrekt behandelt werden. Die USt-IdNr. ermöglicht es, die beteiligten Unternehmen eindeutig zu identifizieren. Hier ist es ratsam, die Umsatzsteuer-ID zu prüfen, um böse Überraschungen zu vermeiden.

• Steuerfreier Waren- und Dienstleistungsverkehr: Mit der USt-IdNr. können Unternehmen in einem EU-Land Waren und Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern steuerfrei liefern, sofern die erforderlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Dies erleichtert den grenzüberschreitenden Handel.

• Vorsteuervergütung: Unternehmen, die im Ausland Umsatzsteuer bezahlt haben, können diese unter bestimmten Bedingungen erstattet bekommen. Die USt-IdNr. ist notwendig, um eine solche Vorsteuervergütung zu beantragen.

• Rechtliche Anforderungen: In vielen EU-Ländern und in der gesamten EU ist die Angabe der USt-IdNr. auf Rechnungen bei grenzüberschreitenden Geschäften gesetzlich vorgeschrieben.

Wie sieht eine Umsatzsteuer-ID aus?

Der Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer folgt einem festen Muster. Sie setzt sich aus der Länderkennung (in Deutschland DE) sowie einer eindeutigen Nummer, die aus neun Ziffern besteht, zusammen. 

Wo finden Sie Ihre eigene oder eine fremde Umsatzsteuer-ID?

Ihre eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer finden Sie in Ihren Steuerunterlagen. Alternativ können Sie die Nummer beim Bundeszentralamt für Steuern nachfragen. Die USt-IdNr. anderer Unternehmen finden Sie in der Regel auf der Rechnung oder im Impressum auf der Unternehmenswebsite.

Wo bekommt man die Umsatzsteuer-ID?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist ein wichtiges Instrument zur Vereinfachung des internationalen Handels innerhalb der EU und zur Einhaltung der Umsatzsteuervorschriften. Unternehmen, die im grenzüberschreitenden Handel tätig sind, sollten sicherstellen, dass sie über eine gültige USt-IdNr. verfügen und diese korrekt auf ihren Rechnungen und in ihren Geschäftstransaktionen verwenden.

Um eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu erhalten, können Unternehmen diese bei der Neugründung zusammen mit ihrer Steuernummer beim zuständigen Finanzamt beantragen. Alternativ kann die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Deutschland auch nachträglich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), das für die Vergabe der USt-IdNr. zuständig ist, online oder schriftlich angefordert werden. 

Wie hoch ist die Umsatzsteuer in Deutschland?

In Deutschland gelten verschiedene Umsatzsteuersätze, die je nach Art der erbrachten Waren oder Dienstleistungen angewendet werden.

Den richtigen Steuersatz anzuwenden, die Umsatzsteuer korrekt zu berechnen und auszuweisen, ist von entscheidender Bedeutung, um Ärger mit dem Finanzamt und eventuellen rechtlichen Konsequenzen vorzubeugen. Entsprechend sollten Unternehmen sicherstellen, die jeweils geltenden Steuersätze für ihre Produkte und Dienstleistungen zu kennen und korrekt anzuwenden. 

Zu den wichtigsten Umsatzsteuersätzen in Deutschland zählen der reguläre sowie der ermäßigte Steuersatz:

• Der Regelsatz oder der reguläre Umsatzsteuersatz in Deutschland beträgt 19 %. Dieser Satz ist auf die meisten Waren und Dienstleistungen anwendbar.

• Der ermäßigte Umsatzsteuersatz beträgt 7 % und gilt für bestimmte Waren und Dienstleistungen, darunter Tiere, Lebensmittel, Bücher, Zeitschriften, Blumen und einige Arzneimittel.

Zu den weiteren Steuersätzen, die Sie als Unternehmerin oder Unternehmer kennen sollten, zählt der Nullsatz. Dieser Umsatzsteuersatz wird auf bestimmte Waren und Dienstleistungen angewendet, die eigentlich der Umsatzsteuer unterliegen. In Deutschland wurde der Nullsatz mit Wirkung zum 1. Januar 2023 für bestimmte Umsätze mit Fotovoltaikanlagen eingeführt. 

Einige Dienstleistungen unterliegen in Deutschland grundsätzlich nicht der Umsatzsteuer. Hierzu zählen beispielsweise

• medizinische Dienstleistungen,

• Finanz-, Kredit-, und Versicherungsleistungen sowie deren Vermittlung,

• Verkauf, Vermietung oder Verpachtung von Grundstücken,

• Gewinne aus Glücksspielen,

• Bildungsleistungen oder

• künstlerische Darbietungen. 

Wer zahlt die Umsatzsteuer?

Nach dem UStG müssen in der Regel alle Unternehmen Umsatzsteuer zahlen, die Waren oder Dienstleistungen im Rahmen ihres Geschäftsbetriebs anbieten. Sie sind dazu verpflichtet, auf ihre im Inland erzielten Einnahmen die Umsatzsteuer in Höhe des entsprechenden Steuersatzes aufzuschlagen. Es gibt jedoch Ausnahmen wie die Kleinunternehmerregelung.

Kann man sich von der Umsatzsteuer befreien lassen?

Unter bestimmten Voraussetzungen haben Unternehmerinnen und Unternehmer die Möglichkeit, sich von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen. Wenn ihr Umsatz im vorherigen Jahr unter 22.000 € lag und voraussichtlich im aktuellen Jahr 50.000 € nicht übersteigen wird, können sie die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht beim Finanzamt beantragen.

Unternehmen, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen und nicht umsatzsteuerpflichtig sind, dürfen die Umsatzsteuer nicht in ihren Rechnungen ausweisen oder Umsatzsteuer einziehen. Zudem sind sie dazu verpflichtet, einen Hinweis über die Steuerbefreiung gemäß § 19 UStG in ihren Rechnungen aufzuführen, damit Geschäftspartner darüber informiert sind.  

Diese Steuererleichterung kann für Start-ups, Einzelunternehmer oder Kleingewerbetreibende eine attraktive Option sein. Sie reduziert den Aufwand in der Buchhaltung und in Bezug auf die steuerlichen Pflichten.

Auf der anderen Seite sind Kleinunternehmer vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Das bedeutet, die Umsatzsteuer, die sie selbst zahlen, wird nicht vom Finanzamt erstattet. Da die Befreiung für fünf Jahre bindend ist, sollte diese Entscheidung gut überlegt werden – insbesondere, wenn größere Investitionen geplant sind. 

Wie wird die Umsatzsteuer erhoben?

Die Umsatzsteuer wird in der Regel in der Rechnung ausgewiesen, eingesammelt und an das Finanzamt abgeführt. Dieser Prozess erfolgt dabei in mehreren Schritten. Da Fehler zu rechtlichen Problemen und finanziellen Sanktionen führen können, ist es ratsam, die Schritte sorgfältig durchzuführen und gegebenenfalls professionelle Beratung von einem Steuerberater in Anspruch zu nehmen.

Schritt 1: korrekte Rechnungsstellung

Wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen verkauft, ist es gesetzlich verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. In dieser Rechnung muss der ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag je nach Steuersatz separat aufgeführt werden.

Beim Umsatzsteuerausweis auf der Rechnung werden der Nettobetrag, also der tatsächliche Preis der Ware oder Dienstleistung, sowie der Umsatzsteuerbetrag, der auf dem jeweiligen Umsatzsteuersatz basiert, angegeben. Der Rechnungsempfänger zahlt den Gesamtbetrag, der sowohl den Nettobetrag als auch die Umsatzsteuer enthält.

Schritt 2: Umsatzsteuer einsammeln

Das Unternehmen, das die Rechnung ausgestellt hat, sammelt die ausgewiesene Umsatzsteuer von seinen Kunden ein. Diese eingenommene Umsatzsteuer wird oft als „vereinnahmte Umsatzsteuer“ bezeichnet.

Schritt 3: Vorsteuerabzug berechnen

Das Unternehmen kann gleichzeitig die Vorsteuer – also die Umsatzsteuer, die es bei seinen eigenen Einkäufen und betrieblichen Aufwendungen bezahlt hat – mit der vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnen und die Differenz an das Finanzamt abführen. Dies verringert die zu zahlende Umsatzsteuerlast.

Schritt 4: Umsatzsteuer abführen

Anschließend ist das Unternehmen verpflichtet, die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Die Abführung erfolgt regelmäßig im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung, die abhängig von der Größe des Unternehmens und anderen Faktoren monatlich oder quartalsweise erfolgen muss.

Wie werden Umsatzsteuer und Umsatzsteuerzahllast berechnet?

Die Berechnung der Umsatzsteuer und der Umsatzsteuerzahllast in Deutschland erfolgt auf der Grundlage der Umsätze eines Unternehmens und der Umsatzsteuersätze, die für die verschiedenen Arten von Waren und Dienstleistungen gelten. Hier ist ein einfaches Beispiel, wie die Umsatzsteuer und die Umsatzsteuerzahllast berechnet werden:

Angenommen, Sie betreiben ein Unternehmen, das Computer verkauft und Ihre Umsatz- und Kostenstruktur für einen bestimmten Monat sieht wie folgt aus:

• Umsatz aus Computerverkäufen: 10.000 € (brutto, inklusive 19 % Umsatzsteuer)

• Einkauf von Computerkomponenten: 5.000 € (brutto, inklusive 19 % Umsatzsteuer)

Schritt 1: Berechnung der Umsatzsteuer auf die Verkäufe

Die Umsatzsteuer auf Ihre Verkäufe beträgt 19 % des Bruttoumsatzes:

Umsatzsteuer auf Verkäufe = 10.000 € * 19 % = 1.900 €

Schritt 2: Berechnung der Vorsteuer auf die Einkäufe

Die Vorsteuer auf Ihre Einkäufe beträgt ebenfalls 19 % des Bruttobetrags:

Vorsteuer auf Einkäufe = 5.000 € * 19 % = 950 €

Schritt 3: Berechnung der Umsatzsteuerzahllast

Die Umsatzsteuerzahllast wird durch Subtrahieren der Vorsteuer von der Umsatzsteuer auf die Verkäufe ermittelt:

Umsatzsteuerzahllast = Umsatzsteuer auf Verkäufe - Vorsteuer auf Einkäufe

Umsatzsteuerzahllast = 1.900 € - 950 € = 950 €

In diesem einfachen Beispiel beträgt Ihre Umsatzsteuerzahllast 950 € für diesen Monat. Alternativ können Sie die Umsatzsteuer auch mit einem Umsatzsteuerrechner aus dem Internet berechnen.

Es ist wichtig dabei zu beachten, dass die tatsächliche Berechnung der Umsatzsteuer komplexer sein kann, insbesondere für Unternehmen, die verschiedene Umsatzsteuersätze anwenden oder steuerliche Sonderregelungen nutzen. Daher kann es ratsam sein, eine Steuerberatung hinzuzuziehen, um sicherzustellen, dass die Umsatzsteuer korrekt berechnet und abgeführt wird.

Wann wird die Umsatzsteuer fällig?

Der Zeitpunkt, zu dem die Umsatzsteuer fällig wird, hängt von der Methode zur Erfassung und Zahlung der Umsatzsteuer ab. Hier wird zwischen der IST- und SOLL-Besteuerung eines Unternehmens unterschieden.  

Die SOLL-Besteuerung gilt als Standardmethode in Deutschland und wird von den meisten Unternehmen angewendet. Bei dieser Methode wird die Umsatzsteuer fällig, wenn die Leistung erbracht und die Rechnung erstellt wurde.

Das bedeutet: Die Umsatzsteuer muss an das Finanzamt abgeführt werden, sobald eine Rechnung ausgestellt wird – unabhängig davon, ob die Zahlung bereits erfolgt ist oder nicht. Der Nachteil der SOLL-Besteuerung besteht darin, dass Unternehmen die Umsatzsteuer möglicherweise im Voraus zahlen, bevor sie die tatsächlichen Zahlungen von ihren Kunden erhalten haben. Dies kann zu Liquiditätsproblemen führen, wenn Kunden Zahlungen verzögern.

Bei der IST-Besteuerung wird die Umsatzsteuer erst dann an das Finanzamt abgeführt, wenn die Zahlung des Kunden tatsächlich eingegangen ist. Dazu müssen Unternehmen, die diese Methode anwenden, müssen die tatsächlichen Zahlungseingänge auf ihrem Geschäftskonto überwachen. Die IST-Besteuerung kann insbesondere dann von Vorteil sein, wenn Unternehmen ihren Kunden längere Zahlungsfristen einräumen.  

Welche Methode angewendet wird, hängt von verschiedenen Faktoren wie der Größe des Unternehmens und der Höhe der Umsätze ab. Unternehmen sollten sich an ihr zuständiges Finanzamt wenden, um festzustellen, welche Methode für sie gilt und ob sie unter bestimmten Voraussetzungen von der SOLL- zur IST-Besteuerung wechseln können. 

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?

Die Umsatzsteuerschuld wird in der Regel am 10. des Folgemonats nach Erbringung einer Leistung oder dem Verkauf einer Ware fällig. Alternativ wird die Steuerlast auch quartalsweise berechnet und muss dann entsprechend am 10. des Folgequartals beglichen werden.

Die geschuldete Umsatzsteuer wird über die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt abgeführt. Dabei handelt es sich um eine regelmäßige Meldung an das Finanzamt, in der Sie Ihre Umsatzsteuerzahlungen für einen festgelegten Zeitraum – einen Monat oder ein Quartal – anmelden.  

In diesen Meldungen geben sie an, wie viel Umsatzsteuer Sie mit dem Verkauf Ihrer Waren und Dienstleistungen eingenommen und wie viel Umsatzsteuer Sie selbst im Veranschlagungszeitraum gezahlt haben. Welche Umsätze Sie hier berücksichtigen müssen, hängt davon ab, ob Sie der IST- oder der SOLL-Besteuerung unterliegen.  

Auf Basis dieser Meldung, die Sie fristgerecht online über ELSTER, das Online-Finanzamt, erstellen, wird die fällige Umsatzsteuer an das Finanzamt gezahlt. Wer dem Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt, muss sich keine Sorgen machen, den Zahlungstermin zu verpassen. Sie müssen lediglich für ausreichend Deckung auf Ihrem Geschäftskonto sorgen, um Sanktionen zu vermeiden.

Wozu dann noch die Umsatzsteuererklärung?

Die zu leistende Umsatzsteuer wird in monatlichen oder quartalweisen Vorauszahlungen geleistet. Als Grundlage für die Höhe der Vorauszahlungen dient die Umsatzsteuervoranmeldung. Zusätzlich sind umsatzsteuerpflichtige Unternehmen dazu verpflichtet, einmal im Jahr die Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt abzugeben.

Dabei handelt es sich um eine Jahresmeldung, in der die Umsatzsteuer für das gesamte Jahr zusammengefasst wird. Hier fließen zum einen die Umsatzsteuervoranmeldungen ein. Gleichzeitig können vergessene oder verspätet eingereichte Rechnungen hier noch beigefügt werden.

Die Umsatzsteuererklärung muss spätestens bis zum 31. Juli des Folgejahres beim zuständigen Finanzamt eingereicht werden. Übernimmt eine Steuerberatung diese Aufgabe, verlängert sich die Abgabefrist um 12 Monate.  

Auf Grundlage der in der Umsatzsteuererklärung gemachten Angaben wird die Differenz zwischen der eingenommenen Umsatzsteuer und der gezahlten Vorsteuer, die sogenannte Umsatzsteuerzahllast, ermittelt. Diese Differenz kann zu einer Zahllast führen, die an das Finanzamt gezahlt werden muss, oder zu einem Erstattungsanspruch, wenn mehr Vorsteuer bezahlt wurde, als Umsatzsteuer eingenommen wurde.

Fazit: Umsatzsteuer korrekt abführen

Insgesamt ist die Umsatzsteuer ein komplexes Thema, das Gründerinnen und Gründer unbedingt verstehen sollten. Die ordnungsgemäße Behandlung der Umsatzsteuer ist entscheidend, um finanzielle Probleme und Strafen zu vermeiden.

Es ist ratsam, sich das erforderliche Wissen frühzeitig anzueignen oder sich mit einem Steuerberater oder einem Experten für Steuerrecht in Verbindung zu setzen, um sicherzustellen, dass Sie alle Anforderungen erfüllen und Ihre Steuerlast optimieren können.