Umsatzsteuer: Ein Überblick für Händler und Selbstständige

Die Umsatzsteuer zählt zu den Steuerarten, mit denen sich alle, die ein Unternehmen in Deutschland gründen möchten, befassen sollten. Zwar kann man sich unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollte jedoch jede Unternehmerin und jeder Unternehmer wissen, was die Umsatzsteuer ist sowie welche gesetzlichen Regelungen und Vorschriften für ihre Erhebung und Abführung gelten. Hier kommt Ihr umfassender Guide.

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer (Abkürzung USt), umgangssprachlich auch Mehrwertsteuer genannt, ist eine Gemeinschaftssteuer, die von Unternehmen auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Zusammen mit der Einkommensteuer (ESt) und der Gewerbesteuer (GewSt) zählt sie zu den häufigsten Steuerarten, mit denen sich Unternehmer:innen befassen müssen.

Im Wesentlichen handelt es sich bei der Umsatzsteuer um eine Steuer auf den Wertzuwachs von Produkten und Dienstleistungen entlang der Wertschöpfungskette. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer auf jeder Stufe des Verkaufsprozesses erhoben wird – vom Rohstoff über die Herstellung bis zum Endprodukt. Damit betrifft sie sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen.

Gleichzeitig spricht man bei der Umsatzsteuer von einer indirekten Steuer, da sie vom Endverbraucher getragen wird: Zwar gelten als Schuldner der Umsatzsteuer grundsätzlich die Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen verkaufen. Letztlich trägt aber der Endverbraucher die Umsatzsteuer in Form eines höheren Preises für ein Endprodukt oder eine Dienstleistung. Die Unternehmen selbst übernehmen dabei lediglich die Funktion des Steuereinnehmers und sammeln die Umsatzsteuer im Auftrag des Staates ein.

Dazu wird die Umsatzsteuer in der Regel auf den Nettobetrag einer Rechnung aufgeschlagen, den ein Kunde an ein Unternehmen zahlt. Der Bruttobetrag enthält sowohl den Nettobetrag als auch den Umsatzsteuerbetrag, die in der Rechnung getrennt voneinander aufgeführt werden. Das Unternehmen, das die Umsatzsteuer einnimmt, ist gesetzlich verpflichtet, diesen Betrag an das Finanzamt abzuführen.

Was ist die Vorsteuer?

Die Umsatzsteuer wird von privaten Verbrauchern, aber auch von Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen von anderen Unternehmen kaufen, gezahlt. Allerdings wird den Unternehmen die gezahlte Umsatzsteuer in Form der Vorsteuer vom Finanzamt in voller Höhe erstattet.

Damit führen Unternehmen in der Regel nur die Differenz zwischen der gezahlten Vorsteuer und der eingenommenen Umsatzsteuer ab. Durch den Vorsteuerabzug reduziert sich die effektive Umsatzsteuerschuld eines Unternehmens. Um die Vorsteuer geltend machen zu können, müssen Unternehmen ordnungsgemäße Rechnungen und Belege für ihre Einkäufe vorlegen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und spezifische Angaben wie den ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag enthalten.

Wird Ihnen als Unternehmer:in von einem anderen Betrieb Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, erstattet das Finanzamt Ihnen als Waren- bzw. Leistungsempfänger in der Regel die Vorsteuer. Die gezahlte Umsatzsteuer wird hier als Vorsteuer bezeichnet, da Sie sozusagen in Vorleistung gehen. Hintergrund für die Vorsteuererstattung bzw. den Vorsteuerabzug: Nur private Endverbraucher sollen mit der Umsatzsteuer wirtschaftlich belastet werden.

Wie hoch ist die Umsatzsteuer in Deutschland?

In Deutschland gelten verschiedene Umsatzsteuersätze, die je nach Art der erbrachten Waren oder Dienstleistungen angewendet werden. Insbesondere in der Gastronomie ist es nicht immer einfach zu erkennen, welcher Mehrwertsteuersatz in Gastronomiebetrieben auf Speisen und Getränke erhoben werden muss.

Den richtigen Steuersatz anzuwenden, die Umsatzsteuer korrekt zu berechnen und auszuweisen, ist aber von entscheidender Bedeutung, um Ärger mit dem Finanzamt und eventuellen rechtlichen Konsequenzen vorzubeugen. Entsprechend sollten Unternehmen sicherstellen, die jeweils geltenden Steuersätze für ihre Produkte und Dienstleistungen zu kennen und korrekt anzuwenden. Zu den wichtigsten Umsatzsteuersätzen in Deutschland zählen der reguläre sowie der ermäßigte Steuersatz:

• Der Regelsatz oder der reguläre Umsatzsteuersatz in Deutschland beträgt 19 %. Dieser Satz ist auf die meisten Waren und Dienstleistungen anwendbar.

• Der ermäßigte Umsatzsteuersatz beträgt 7 % und gilt für bestimmte Waren und Dienstleistungen, darunter Lebensmittel zur Grundversorgung, Bücher, Zeitschriften, Blumen und einige Arzneimittel.

Zu den weiteren Steuersätzen, die Sie als Unternehmerin oder Unternehmer kennen sollten, zählt der Nullsteuersatz. Dieser Umsatzsteuersatz wird auf bestimmte Waren und Dienstleistungen angewendet, die eigentlich der Umsatzsteuer unterliegen. In Deutschland wurde der Nullsatz mit Wirkung zum 1. Januar 2023 für bestimmte Umsätze mit Photovoltaikanlagen eingeführt. 

Einige Dienstleistungen unterliegen in Deutschland grundsätzlich nicht der Umsatzsteuer. Hierzu zählen beispielsweise

• viele medizinische Dienstleistungen,

• Finanz-, Kredit-, und Versicherungsleistungen sowie deren Vermittlung,

• Verkauf, Vermietung oder Verpachtung von Grundstücken,

• Gewinne aus Glücksspielen,

• Bildungsleistungen oder

• künstlerische Darbietungen. 

Deshalb ist die Umsatzsteuer so wichtig

Der Umsatzsteuer kommt in Deutschland eine wesentliche wirtschaftliche Bedeutung zu. Sie beeinflusst sowohl die öffentlichen Einnahmen als auch die wirtschaftlichen Aktivitäten von Unternehmen und Verbrauchern.

Als Gemeinschaftssteuer stellt die Umsatzsteuer eine bedeutende Einnahmequelle für den Staat dar. Die Steuereinnahmen tragen erheblich zur Finanzierung öffentlicher Ausgaben bei, darunter Bildung, Gesundheitswesen, Infrastruktur und andere staatliche Programme. Entsprechend kann sie in Zeiten wirtschaftlichen Abschwungs die Einnahmen des Staates stabilisieren, da diese tendenziell weniger stark schwanken als beispielsweise Einnahmen aus der Einkommensteuer. 

Gleichzeitig hat die Umsatzsteuer große Auswirkungen auf die Wirtschaft. Zum einen beeinflusst sie die Geschäftsentscheidungen von Unternehmen, da sie die Kostenstruktur, die Preiskalkulation in der Gastronomie, im Handel oder in anderen Branchen sowie die Planung der Liquidität beeinflusst. Sie kann auch die Wahl der Rechtsform und die Entscheidung für bestimmte steuerliche Regelungen wie die Kleinunternehmerregelung beeinflussen.

Zum anderen wirkt sie sich direkt auf die Preise von Waren und Dienstleistungen aus. Sie wird auf den Verkaufspreis aufgeschlagen und erhöht damit die Endkundenpreise. Dies kann die Kaufkraft der Bevölkerung beeinflussen und Auswirkungen auf die Kaufentscheidungen der Endverbraucher und damit auf die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen haben.

Welche Gesetze und Vorschriften regeln die Umsatzsteuer?

In Deutschland ist das Umsatzsteuergesetz (UStG) das zentrale Gesetz, das die Besteuerung von Umsätzen regelt. Es enthält die grundlegenden Bestimmungen zur Umsatzsteuerpflicht, zu Steuersätzen, zur Vorsteuererstattung und zu den Pflichten der Unternehmen. Diese Vorschriften einzuhalten ist von großer Bedeutung, um Bußgelder und Steuernachzahlungen zu vermeiden.

Konkretisiert und ergänzt wird das Gesetz durch die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), die detaillierte Regelungen zur Umsetzung der Umsatzsteuervorschriften enthält. Umfassende Informationen zur praktischen Umsetzung und Auslegung der Umsatzsteuervorschriften finden Unternehmerinnen und Unternehmer im Umsatzsteuer-Anwendungserlass des Bundesministeriums der Finanzen.

Gleichzeitig ist die Umsatzsteuer in Deutschland auch Teil der EU-weiten Umsatzsteuersysteme. Hier gibt es spezielle Regelungen für grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU wie das Reverse-Charge-Verfahren.

Entsprechend ist für Unternehmerinnen und Unternehmer, die Geschäfte im europäischen Ausland tätigen, zusätzlich die Mehrwertsteuerrichtlinie der Europäischen Union relevant. Sie enthält gemeinsame Vorschriften zur Umsatzsteuer in den Mitgliedsstaaten und dient als Grundlage für die Harmonisierung der Umsatzsteuersysteme in der EU.

Wer zahlt die Umsatzsteuer?

Nach dem UStG müssen in der Regel alle Unternehmen Umsatzsteuer zahlen, die Waren oder Dienstleistungen im Rahmen ihres Geschäftsbetriebs anbieten. Die gewählte Rechtsform ist dafür unerheblich. Sie sind dazu verpflichtet, auf ihre im Inland erzielten Einnahmen die Umsatzsteuer in Höhe des entsprechenden Steuersatzes aufzuschlagen. Es gibt jedoch Ausnahmen wie die Kleinunternehmerregelung.

Kann man sich von der Umsatzsteuer befreien lassen?

Unter bestimmten Voraussetzungen haben Unternehmerinnen und Unternehmer die Möglichkeit, sich von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien zu lassen. Wenn ihr Umsatz im vorherigen Jahr unter 22.000 € lag und voraussichtlich im aktuellen Jahr 50.000 € (ab 2025 voraussichtlich 25.000 € und 100.000 €) nicht übersteigen wird, können sie die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht beim Finanzamt beantragen.

Unternehmen, die die Voraussetzungen erfüllen und die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, dürfen die Umsatzsteuer nicht in ihren Rechnungen ausweisen oder Umsatzsteuer von ihren Kunden einziehen. Zudem sind sie dazu verpflichtet, einen Hinweis über die Steuerbefreiung gemäß § 19 UStG in ihren Rechnungen aufzuführen, damit Geschäftspartner darüber informiert sind.

Diese Steuererleichterung kann für Start-ups, Einzelunternehmen oder Kleingewerbetreibende eine attraktive Option sein. Sie reduziert den Aufwand in der Buchhaltung und in Bezug auf die steuerlichen Pflichten. Für die Wahl kann außerdem entscheidend sein, ob private oder gewerbliche Kundschaft überwiegt. Privatleute werden durch die Umsatzsteuer finanziell belastet. Eine Befreiung ist gegenüber anderen Unternehmen, die Umsatzsteuer erheben, dann ein preislicher Wettbewerbsvorteil.

Auf der anderen Seite sind Kleinunternehmer vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Das bedeutet, die Umsatzsteuer, die sie selbst im Rahmen von geschäftlichen Ausgaben zahlen, wird nicht vom Finanzamt erstattet.

Was ist eine Umsatzsteuer-Id?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder auch VAT-ID (Value Added Tax Identification Number) ist eine eindeutige Nummer, die Unternehmen in der Europäischen Union (EU) zugewiesen wird. Sie dient der Identifizierung von Unternehmen im grenzüberschreitenden Handel und ermöglicht die korrekte Abwicklung der Umsatzsteuer bei Geschäften zwischen EU-Ländern. 

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erfüllt dabei mehrere wichtige Funktionen:

• Identifikation von Unternehmen im internationalen Handel, insbesondere im Hinblick auf das Reverse-Charge-Verfahren;

• Ermöglichen von steuerfreiem Waren- und Dienstleistungsverkehr in andere EU-Länder, sofern anwendbar;

• Vorsteuerrückerstattung bei Umsatzsteuerzahlungen im Ausland;

• Einhalten von rechtlichen Anforderungen.

 Der Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer folgt einem festen Muster. Sie setzt sich aus der Länderkennung (in Deutschland DE) sowie einer eindeutigen Nummer, die aus neun Ziffern besteht, zusammen. 

Ihre eigene Umsatzsteuer-Id finden Sie in Ihren Steuerunterlagen. Alternativ können Sie die Nummer beim Bundeszentralamt für Steuern nachfragen. Die USt-IdNr. anderer Unternehmen finden Sie in der Regel auf der Rechnung oder im Impressum auf der Unternehmenswebsite.

Ust-Id beantragen

Unternehmen, die im grenzüberschreitenden Handel tätig sind, sollten sicherstellen, dass sie über eine gültige USt-IdNr. verfügen und diese korrekt auf ihren Rechnungen und in ihren Geschäftstransaktionen verwenden. Um eine Ust-Id zu beantragen, können Unternehmen diese bei der Neugründung zusammen mit ihrer Steuernummer beim zuständigen Finanzamt beantragen.

Alternativ kann die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Deutschland auch nachträglich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), das für die Vergabe der USt-IdNr. zuständig ist, online oder schriftlich angefordert werden – beispielsweise, wenn Sie bisher Kleinunternehmer waren und jetzt zur Regelbesteuerung wechseln oder zunächst keine Leistungen ins Ausland erbracht haben.

Umsatzsteuer für unterschiedliche Branchen und Organisationen

Schön wäre es, wenn es nur einen pauschalen Umsatzsteuersatz für alle Produkte und Dienstleistungen gäbe. Dann wäre das folgende Kapitel wohl auch hinfällig. So muss aber jede Organisation und jede Branche beim Abführen der Umsatzsteuer unterschiedliche Punkte beachten. Im Folgenden gehen wir näher darauf ein, welche Besonderheiten in Handwerk, Gastronomie und Handel gelten. Viele Leute stellen sich auch die Frage, wie man die Umsatzsteuer in Vereinen handhabt.

Umsatzsteuer für unterschiedliche Branchen und Organisationen

Schön wäre es, wenn es nur einen pauschalen Umsatzsteuersatz für alle Produkte und Dienstleistungen gäbe. Dann wäre das folgende Kapitel wohl auch hinfällig. So muss aber jede Organisation und jede Branche beim Abführen der Umsatzsteuer unterschiedliche Punkte beachten. Im Folgenden gehen wir näher darauf ein, welche Besonderheiten in Handwerk, Gastronomie und Handel gelten. Viele Leute stellen sich auch die Frage, wie man die Umsatzsteuer in Vereinen handhabt.

Umsatzsteuer für Selbstständige

Handwerk

Handwerkliche Leistungen unterliegen in der Regel dem Standardsteuersatz von 19 %. Dieser muss auf der Rechnung also getrennt aufgeführt werden. Kleinere Handwerksbetriebe können ggf. die Kleinunternehmerregelung anwenden und profitieren so von einem Wettbewerbsvorteil, wenn sie ihre Dienste überwiegend privaten Kunden anbieten. Allerdings können sie, beispielsweise beim Einkauf der benötigten Materialien, dann auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen und müssten dies in ihrer Preiskalkulation berücksichtigen.

Einen Sonderfall stellen im Handwerk Bauleistungen und Gebäudereinigungsleistungen dar. Hier kann es vorkommen, dass die Steuerschuldnerschaft beim Leistungsempfänger liegt. Dann wird die Umsatzsteuer nicht wie üblich vom Leistungserbringer in der Rechnung ausgewiesen und sozusagen im Auftrag des Finanzamts eingezogen. Stattdessen muss die Rechnung den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten und der Leistungsempfänger muss die Steuerschuld begleichen.

Umsatzsteuer im Einzelhandel

Die Umsatzsteuer ist für den Einzelhandel, der überwiegend direkt an Endverbraucher verkauft, besonders relevant, da diese die Mehrwertsteuer letztendlich zahlen müssen. Hier macht es einen wesentlichen Unterschied, ob ein Einzelhandelsgeschäft die Umsatzsteuer erhebt oder als Kleinunternehmen darauf verzichten und den Preisvorteil an Kunden weitergeben kann.

Im Einzelhandel werden regelmäßig sowohl Waren verkauft, die 19 % Umsatzsteuer unterliegen, als auch solche, die unter den reduzierten Steuersatz von 7 % fallen. Dazu gehören insbesondere Nahrungsmittel, die als Grundnahrungsmittel eingestuft werden, wie landwirtschaftliche Produkte. Ebenso profitieren Buchhandlungen und Kioske von 7 % Umsatzsteuer auf Bücher und Zeitschriften. Die Vorsteuer aus dem Einkauf wird dementsprechend mit der Umsatzsteuer aus den Verkäufen verrechnet und je Abführungszeitraum abgeführt bzw. zurückerstattet.

Mit einem guten Kassensystem können Sie ganz einfach verschiedene Mehrwertsteuersätze hinterlegen und anpassen und sich darauf verlassen, dass alles korrekt abgerechnet wird. So haben Sie eine gute Basis für die Umsatzsteuervoranmeldung und behalten Geldeingänge gut im Blick.

Gastronomie

In der Gastronomie gibt es ebenso einige Besonderheiten bei der Umsatzsteuer zu beachten. Insbesondere Cafés tun sich anfangs schwer damit, welche Kaffeespezialitäten mit wie viel Milch welchem Umsatzsteuersatz unterliegen. Aber auch für Imbiss, Pizzeria und Co. ist mindestens die grundlegende Unterscheidung zwischen der reduzierten Umsatzsteuer auf To-go-Speisen und das Essen vor Ort sehr relevant. Lesen Sie dazu den umfassenden Guide zur Mehrwertsteuer in der Gastronomie.

Sie möchten sich einen Überblick über alle relevanten Steuern für Gastro-Betreibende verschaffen? Dann hilft der Beitrag „Steuer in der Gastronomie: Welche Steuerarten sind wichtig?“.

Umsatzsteuer für Vereine

Vereine sind gemeinnützig. Daher sollten ihre Angebote eigentlich nicht der Umsatzsteuer unterliegen. Die Frage, ob das wirklich so ist, treibt viele Vereinsgründende, -vorstände und Schatzmeister um. Tatsächlich ist es nicht ganz so einfach. Ist ein Verein als gemeinnützig anerkannt, schließt das nicht aus, dass er umsatzsteuerpflichtig ist.

Insbesondere ist für die Unterscheidung relevant, ob der Verein mit der Leistung oder dem Produkt, das er verkauft, den Zielen in der Satzung nachkommt, oder ob er etwa ähnlich wie ein Unternehmen agiert und deshalb auch dessen Pflichten unterliegt. Die unternehmerische Tätigkeit ist aber ohnehin begrenzt: ihr dürfen Vereine nur untergeordnet nachgehen.

Satzungskonforme Einnahmen können beispielsweise Eintrittsgelder zu gemeinnützigen Veranstaltungen sein. Diese sind in der Regel umsatzsteuerfrei, ebenso wie Mitgliedsbeiträge und Spenden. Dienen Einnahmen der Verwaltung des Vereinsvermögens, etwa bei Zinsen oder Mieteinnahmen, gilt das ebenso.

Anders sieht es oft beim Verkauf von Speisen und Veranstaltungen aus (beispielsweise im Vereinsheim), wenn diese über den Zweckbetrieb hinausgehen.

Oftmals kommt für Vereine dann die Kleinunternehmerregelung in Betracht – mit ihren Vor- und Nachteilen. Die Buchführung sollte deshalb stets genau und vollständig erfolgen. Eine Steuerberatung hilft dabei, den Überblick zu behalten und die Gemeinnützigkeit zu sichern.

Praxis-Guide zur Umsatzsteuer für Selbstständige

Umsatzsteuer berechnen und im korrekten Zeitraum abführen, die Umsatzsteuer in der Rechnung ausweisen und sich für Soll- oder Ist-Versteuerung entscheiden – so gelingt es in der Praxis.

Umsatzsteuer berechnen

Die Berechnung der Umsatzsteuer und der Umsatzsteuerzahllast in Deutschland erfolgt auf der Grundlage der Umsätze eines Unternehmens und der Umsatzsteuersätze, die für die verschiedenen Arten von Waren und Dienstleistungen gelten. Hier ist ein einfaches Beispiel, wie die Umsatzsteuer und die Umsatzsteuerzahllast berechnet werden:

Angenommen, Sie betreiben ein Unternehmen, das Computer verkauft und Ihre Umsatz- und Kostenstruktur für einen bestimmten Monat sieht wie folgt aus:

• Umsatz aus Computerverkäufen: 10.000 € (brutto, inklusive 19 % Umsatzsteuer)

• Einkauf von Computerkomponenten: 5.000 € (brutto, inklusive 19 % Umsatzsteuer)

Schritt 1: Berechnung der Umsatzsteuer auf die Verkäufe

Die Umsatzsteuer auf Ihre Verkäufe beträgt 19 % des Bruttoumsatzes:

Umsatzsteuer auf Verkäufe = 10.000 € * 19 % = 1.900 €

Schritt 2: Berechnung der Vorsteuer auf die Einkäufe

Die Vorsteuer auf Ihre Einkäufe beträgt ebenfalls 19 % des Bruttobetrags:

Vorsteuer auf Einkäufe = 5.000 € * 19 % = 950 €

Schritt 3: Berechnung der Umsatzsteuerzahllast

Die Umsatzsteuerzahllast wird durch Subtrahieren der Vorsteuer von der Umsatzsteuer auf die Verkäufe ermittelt:

Umsatzsteuerzahllast = Umsatzsteuer auf Verkäufe - Vorsteuer auf Einkäufe

Umsatzsteuerzahllast = 1.900 € - 950 € = 950 €

In diesem einfachen Beispiel beträgt Ihre Umsatzsteuerzahllast 950 € für diesen Monat. Es ist wichtig, dabei zu beachten, dass die tatsächliche Berechnung der Umsatzsteuer komplexer sein kann, insbesondere für Unternehmen, die verschiedene Umsatzsteuersätze anwenden oder steuerliche Sonderregelungen nutzen. Daher kann es ratsam sein, eine Steuerberatung hinzuzuziehen, um sicherzustellen, dass die Umsatzsteuer korrekt berechnet und abgeführt wird. 

Umsatzsteuer korrekt in der Rechnung aufführen

Kleinunternehmer weisen in ihren Ausgangs-Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Es muss aber aus der Rechnung hervorgehen, dass sie der Kleinunternehmerregelung unterliegen, beispielsweise durch den Hinweis “Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird Umsatzsteuer nicht berechnet“.

Sobald Sie umsatzsteuerpflichtig sind, müssen Rechnungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten. Ebenso müssen Netto- und Bruttobetrag, Umsatzsteuerbetrag und Umsatzsteuersatz angegeben werden. Es gilt die Sorgfaltspflicht: Die Rechnungen müssen nicht nur vollständig, sondern auch korrekt sein. Sonst können beispielsweise gewerbliche Kunden ihre Vorsteuer nicht korrekt geltend machen.

Wenn Sie ein Rechnungsprogramm verwenden, wie das von SumUp, nimmt Ihnen das die Arbeit ab und sorgt für weniger Fehler.

Wann wird die Umsatzsteuer fällig?

Der Zeitpunkt, zu dem die Umsatzsteuer fällig wird, hängt von der Methode zur Erfassung und Zahlung der Umsatzsteuer ab. Hier wird zwischen der Ist- und Soll-Besteuerung eines Unternehmens unterschieden.  

Die Soll-Besteuerung gilt als Standardmethode in Deutschland und wird von den meisten Unternehmen angewendet. Bei dieser Methode wird die Umsatzsteuer fällig, wenn die Leistung erbracht und die Rechnung erstellt wurde.

Das bedeutet: Die Umsatzsteuer muss in dem Besteuerungszeitraum an das Finanzamt abgeführt werden, in dem eine Rechnung ausgestellt wird – unabhängig davon, ob die Zahlung bereits erfolgt ist oder nicht. Der Nachteil der Soll-Besteuerung besteht darin, dass Unternehmen die Umsatzsteuer möglicherweise im Voraus zahlen, bevor sie die tatsächlichen Zahlungen von ihren Kunden erhalten haben. Dies kann zu Liquiditätsproblemen führen, wenn Kunden Zahlungen verzögern.

Bei der Ist-Besteuerung wird die Umsatzsteuer erst dann an das Finanzamt abgeführt, wenn die Zahlung des Kunden tatsächlich auf dem Geschäftskonto des Unternehmens eingegangen ist. Dazu müssen Unternehmen, die diese Methode anwenden, die tatsächlichen Zahlungseingänge auf ihrem Geschäftskonto überwachen. Die Ist-Besteuerung kann insbesondere dann von Vorteil sein, wenn Unternehmen ihren Kunden längere Zahlungsfristen einräumen.

Welche Methode angewendet wird, hängt von verschiedenen Faktoren wie der Größe des Unternehmens und der Höhe der Umsätze ab. Unternehmen sollten sich an ihr zuständiges Finanzamt wenden, um festzustellen, ob sie von der Soll- zur Ist-Besteuerung wechseln können.

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?

Die geschuldete Umsatzsteuer wird über die Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt abgeführt. Dabei handelt es sich um eine regelmäßige Meldung an das Finanzamt, in der Sie Ihre Umsatzsteuerzahlungen für einen festgelegten Zeitraum – einen Monat oder ein Quartal – anmelden.

Die Umsatzsteuerschuld wird in der Regel am 10. des Folgemonats nach dem Veranlagungszeitraum fällig – also monatlich zum 10. des folgenden Monats, quartalsweise zum 10. April, 10. Juli und so weiter. Möglich ist allerdings ein Antrag auf eine Dauerfristverlängerung. In diesem Fall müssen die Umsatzsteuer-Voranmeldungen immer einen Monat später als vorgeschrieben ans Finanzamt übermittelt werden. Wer allerdings monatlich seine Voranmeldung abgeben muss, muss im Gegenzug zur Fristverlängerung eine Sondervorauszahlung leisten.

In der Umsatzsteuervoranmeldung geben sie an, wie viel Umsatzsteuer Sie mit dem Verkauf Ihrer Waren und Dienstleistungen eingenommen und wie viel Umsatzsteuer Sie selbst im Voranmeldezeitraum gezahlt haben. Welche Umsätze Sie hier berücksichtigen müssen, hängt davon ab, ob Sie der Ist- oder der Soll-Besteuerung unterliegen.  

Auf Basis dieser Meldung, die Sie online über ELSTER, das Online-Finanzamt, erstellen, wird die fällige Umsatzsteuer an das Finanzamt gezahlt. Wer dem Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt, muss sich keine Sorgen machen, den Zahlungstermin zu verpassen. Sie müssen lediglich für ausreichend Deckung auf Ihrem Geschäftskonto sorgen, um Sanktionen zu vermeiden.

Und dann wäre da noch die Umsatzsteuer-Erklärung

Zusätzlich zur Umsatzsteuervoranmeldung müssen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen einmal im Jahr die Umsatzsteuer-Erklärung beim Finanzamt abgeben. Dabei handelt es sich um eine Jahresmeldung, in der die Umsatzsteuer für das gesamte Jahr zusammengefasst wird.

Wieso es das noch zusätzlich gibt? Die Umsatzsteuer-Voranmeldungen fließen hier ein. Gleichzeitig können vergessene oder verspätet eingereichte Rechnungen an dieser Stelle noch beigefügt werden.

Auf Grundlage der in der Umsatzsteuererklärung gemachten Angaben wird die Differenz zwischen der eingenommenen Umsatzsteuer und der gezahlten Vorsteuer, die sogenannte Umsatzsteuerzahllast, ermittelt. Diese Differenz kann zu einer Zahllast führen, die an das Finanzamt gezahlt werden muss, oder zu einem Erstattungsanspruch, wenn mehr Vorsteuer bezahlt wurde als Umsatzsteuer eingenommen wurde.

Fazit: Umsatzsteuer korrekt abführen

Insgesamt ist die Umsatzsteuer ein komplexes Thema, das Gründerinnen und Gründer unbedingt verstehen sollten. Die ordnungsgemäße Behandlung der Umsatzsteuer ist entscheidend, um finanzielle Probleme und Strafen zu vermeiden.

Es ist ratsam, sich das erforderliche Wissen frühzeitig anzueignen oder sich mit einem Steuerberater oder einem Experten für Steuerrecht in Verbindung zu setzen, um sicherzustellen, dass Sie alle rechtlichen Vorgaben einhalten und Ihre Steuerlast optimieren können.