7 Vorteile, Rechnungen in Ihrem Geschäft zu nutzen

Wenn Sie ein Geschäft führen, dann wissen Sie alles im Blick zu behalten. Sie haben viel um die Ohren, dazu gehört auch das Verwalten von Rechnungen. 

Aber von Anfang an... 

Sie wissen bereits, wie man eine Rechnung schreibt. Doch das Thema Rechnungen hat bei Ihnen sicher weitere Fragen aufgeworfen: Benötigen Sie ein Rechnungsprogramm? Führt das zu noch mehr Papierkram? Und: Wie behalten Sie den Überblick über Ihre gestellten Rechnungen?

Auf diese und weitere Fragen beantworten wir in diesem Artikel und stellen Ihnen außerdem die Vorteile von Rechnungen für Ihr Geschäft vor.  

1. Rechnungen haben rechtlichen Vorteile 

Es ist nicht das spannendste Thema, aber trotzdem wichtig. Natürlich ist eine Rechnung eine bequeme Zahlungsmöglichkeit für Ihren Kunden, wenn sie nicht vor Ort sind. Gleichzeitig erhalten Sie einen Überblick über Ihre Umsätze, aber es gibt auch rechtliche Gründe für Rechnungen. 

Obwohl wir natürlich nicht hoffen, dass das je passiert, kann es vorkommen, dass ein Kunde trotz mehrerer Erinnerungen nicht zahlt. Eine Rechnung dient hier als rechtlicher Nachweis, dass Sie die vereinbarte Dienstleistung erbracht haben und können diese für weitere Schritte nutzen. 

2. Rechnungen machen Ihre Kunden glücklich 

Möglicherweise haben Sie es aus dieser Perspektive noch gar nicht betrachtet, aber eine Rechnung ist Teil Ihres guten Kundenservices. Das Wichtigste zuerst: Wenn Sie Zahlung per Rechnung anbieten, können Ihre Kunden Sie bezahlen, nachdem Sie ein Produkt geliefert oder eine Dienstleistung erbracht haben.

Das ist nicht nur bequem, sondern macht es regelmäßigen und wiederkehrenden Kunden auch einfacher. Wenn Ihre Kunden die Möglichkeit haben, Sie dann zu bezahlen, wenn es ihnen passt - natürlich innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens - halten Sie Ihre Kunden bei Laune. 

Außerdem sollten Sie bedenken, dass das Ausstellen von Rechnungen nicht nur für Sie als Geschäftsinhaber wichtig ist. Auch Kunden möchten den Überblick über ihre Finanzen behalten. Dabei kann eine Rechnung mit einer detaillierten Aufschlüsselung darüber, was sie wann und wo gekauft haben und welche Verzugsgebühren anfallen, sehr hilfreich sein.

Kunden sehen so auch, ob ihnen zu viel berechnet wurde und sie können die Rechnungen zu den Akten legen. 

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3. Ein professionelles Auftreten 

Eine professionelle Rechnung hat mehr Einfluss auf das Kundenerlebnis, als Ihnen bewusst ist. Wenn Sie einem Kunden eine Rechnung ausstellen, zeigen Sie, dass Ihr Geschäft wie ein gut geölter Motor läuft. Ob Sie es glauben oder nicht, es zeigt, dass Kunden Ihnen vertrauen können. 

Eine professionelle Rechnung mit allen erforderlichen Informationen und Pflichtangaben auf einer gut gestalteten Vorlage hilft Ihnen auch, sich von der Konkurrenz abzuheben. Viele Geschäftsinhaber vergessen das vielleicht, aber wie jede andere Art der Kommunikation ist eine Rechnung ein Berührungspunkt mit einem Kunden und somit eine weitere Gelegenheit für Sie, ein erstklassiges Erlebnis zu bieten. Die Kundenreise mit Ihnen sollte von Anfang bis Ende sorgenfrei verlaufen. 

4. Präsentieren Sie Ihre Marke 

Wie bereits erwähnt, ist eine Rechnung ein weiterer Berührungspunkt mit einem Kunden, den Sie nutzen sollten. Und damit einher geht das Branding, Ihr Branding. Dieses sollte sich durch Ihre gesamte Kommunikation ziehen und eine Rechnung bietet den entsprechenden Platz für Ihr Design und sogar Ihre Sprache den Kunden gegenüber. 

Verwenden Sie eine Vorlage, die man sich gerne ansieht. Denken Sie dabei an Folgendes:

• Wie sollte das Layout aussehen? 

• Welche Typografie sollte ich verwenden? 

• Und vergessen Sie Ihr Logo nicht! 

5. Sie sorgen für Ordnung 

Es versteht sich wahrscheinlich von selbst und muss nicht groß erklärt werden, aber es ist wichtig, dass Sie die versendeten Rechnungen ordentlich ablegen. So haben Sie ausstehende und bereits beglichene Zahlungen immer im Blick und wissen, wo Sie finanziell stehen. 

6. Sie erleichtern pünktliche Zahlungen 

Es gibt verschiedene Gründe, warum Rechnungen für schnellere Bezahlung sorgen. Eine professionell erstellte Rechnung enthält die folgenden Informationen: 

• Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum 

• Name und Adresse Ihres Geschäfts

• Kontaktangaben Ihres Geschäfts 

• Details des Produkts oder der Dienstleistung 

• Fälliger Betrag 

• Zahlungsinformationen einschließlich Zahlungsweise

• Ein Säumniszuschlag 

All das benötigt ein Kunde, um Sie bezahlen zu können. Ein Fälligkeitsdatum hilft dabei, gegebenenfalls etwas Druck auszuüben. Und wenn Sie zu Ihrer Rechnung einen Säumniszuschlag hinzufügen, kann das umso wirkungsvoller sein. 

Häufig haben Kunden Fragen und wenn Sie alle Kontaktinformationen zusammen mit einer Übersicht über die zu bezahlenden Produkte oder Dienstleistungen zur Hand haben, können Sie ihnen problemlos helfen. 

Wenn Sie dafür ein Online-Rechnungsprogramm oder ein automatisiertes Rechnungsverarbeitungssystem wählen, lassen sich Zahlungserinnerungen auf Knopfdruck erstellen. Das ist natürlich auch manuell möglich, aber dann ist es ziemlich aufwändig. 

7. Ein Rechnungsprogramm reduziert Papierkram 

Viele Geschäftsinhaber haben die Bedeutung von Rechnungen erkannt. Dafür gibt es inzwischen viele Online- und In-App-Lösungen zum Stellen und Verwalten von Rechnungen. Das bedeutet, dass Sie Ihrem Kunden innerhalb weniger Sekunden eine Rechnung senden können. 

Rechnungsprogramme können Ihnen dabei helfen, schnell einfache und fehlerfreie Rechnungen zu erstellen. Dank der automatisierten Vorgänge müssen Sie einmalig alle notwenigen Informationen in der Software hinterlegen und eine Vorlage erstellen, die Sie immer wieder verwenden können. Sie müssen dann die Rechnungsposten und den fälligen Betrag anpassen. All das geht ganz einfach von Ihrem Smartphone oder Laptop aus. 

Außerdem erleichtert ein professionelles Rechnungsprogramm das Aufbewahren und Nachverfolgen Ihrer Rechnungen, ohne dass Stapel von Papier Ihre Ordner füllen. SumUp Rechnungen ist eine einfache und effiziente Lösung, die Ihren Geschäftsalltag Tag für Tag vereinfacht.