Das perfekte POS-System für Ihr Unternehmen

Ein effizientes POS-System ist mehr als nur eine Kasse; es ist das Herzstück Ihres Unternehmens. Ob im Einzelhandel, in der Gastronomie oder im Dienstleistungssektor – die Wahl des richtigen Point-of-Sale-Systems kann den entscheidenden Unterschied für Ihr Unternehmen ausmachen. Doch wie finden Sie das perfekte POS-System, das genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, die Abläufe in Ihrem Betrieb optimiert und gleichzeitig das Kundenerlebnis verbessert? 

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Schlüsselfaktoren, die Sie bei der Auswahl eines POS-Systems beachten sollten und zeigen Ihnen, wie Sie mit der richtigen Technologie Ihrem Wettbewerb einen Schritt voraus sein können. 

Was ist ein POS-System?

Ein POS-Kassensystem besteht in der Regel aus Hardware wie Kassenterminals, Kartenlesegeräte und Bondrucker und Software, die nicht nur Verkäufe, sondern auch Bestände und Kundendaten verwalten kann. Moderne Systeme gehen dabei weit über die Funktion einer einfachen Registrierkasse hinaus: Sie bieten eine Vielzahl von Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Händlern mit unterschiedlichen Anforderungen zugeschnitten sind. Ein modernes POS-System unterstützt die Verarbeitung verschiedener Zahlungsmethoden wie die Annahmen von Bargeld, Kreditkarten, Debitkarten und Girocards (EC Karten) oder mobilem Bezahlen sowie die Verwaltung von Rabatten und die Annahme von Gutscheinen. Über eine benutzerfreundliche Oberfläche werden Transaktionen schnell und effizient abgewickelt, was die Wartezeiten für Kunden minimiert und ihre Zufriedenheit erhöht. Zusätzlich kann auch ein Onlineshop in den POS integriert werden, sodass Einzelhändler, Gastronomiebetriebe und Dienstleister wie Handwerksbetriebe ihre Produkte sowohl im Geschäft als auch online anbieten können. Der POS optimiert also den Verkaufsprozess und kann die Kundenzufriedenheit steigern. Es kann aber noch viel mehr: Die integrierte Technologie vereinfacht Betrieben das Management von Geschäftsvorgängen und liefert wertvolle Einblicke in ihr Geschäft. Während am Point of Sale – also dem Ort, an dem ein Verkauf stattfindet – Produkte gescannt und Verkäufe abgewickelt werden, erfasst das System automatisch relevante Daten, die Unternehmen dabei helfen, ihr Geschäft besser zu verstehen. Betriebe erhalten Echtzeit-Informationen über Verkaufszahlen, Lagerbestände und Kundenverhalten. Die Analyse der Verkaufsdaten ermöglicht es, datengestützte Entscheidungen zu treffen und gezielte Geschäfts- und Marketingstrategien zu entwickeln.  Daher ist ein POS-System für jedes Unternehmen, ob klein oder groß, unerlässlich, um in der heutigen digitalen Welt wettbewerbsfähig zu bleiben.

Welche Arten von POS-Systemen gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von POS-Systemen, die sich in den einzelnen Hardware- und Softwarekomponenten sowie im Funktionsumfang unterscheiden. Ein kleines Café hat andere Anforderungen als große Restaurants. Einzelunternehmen in Handel, Gastronomie und im Handwerk haben andere Bedürfnisse als Einzelhandelsketten oder Restaurantketten in der Systemgastronomie. Das Gleiche gilt im Handwerk. Für welche Art von POS-System Sie sich letztendlich entscheiden, hängt also von der Branche, Unternehmensgröße und Ihren individuellen Anforderungen an Ihr Kassensystem ab. Grundsätzlich lassen sich POS-Kassensysteme in die folgenden Kategorien einteilen: · Stationäre POS-Systeme · Mobile POS-Systeme (mPOS) · Cloudbasierte POS-Systeme · Multichannel-POS-Systeme

Stationäre POS-Systeme

Das stationäre POS-Kassensystem ist die klassische Form, die vor allem im Einzelhandel und in der Gastronomie weit verbreitet ist. Es besteht in der Regel aus einem fest installierten Kassenterminal, das durch verschiedene Hardwarekomponenten wie Kartenterminals für die Annahme bargeldloser Zahlungen per Karte oder Smartphone, Bondrucker und Kassenschubladen für Bargeld ergänzt wird. Diese robusten Systeme erfordern eine feste Installation am POS sowie eine Verbindung mit dem Internet. Stationäre POS-Systeme verfügen über zahlreiche zusätzliche Funktionen, die speziell auf komplexe Geschäftsabläufe zugeschnitten sind, sowie Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen, Tischverwaltung, Kundenmanagement, Rechnungsstellung etc. Damit eignen sie sich besonders für Geschäfte mit hohem Kundenaufkommen und Transaktionsvolumen wie in Supermärkten, Bekleidungsgeschäften, Fachmärkten, Restaurants, Cafés, Bars, Hotels, Friseursalons, Baumärkten oder Gartencentern.

Mobile POS-Systeme (mPOS)

Mobile POS-Systeme (auch mPOS genannt) bestehen oft aus einem Tablet oder Smartphone, das mit einem mobilen Kartenlesegerät verbunden ist. Diese flexiblen Systeme sind besonders in der Gastronomie beliebt, da sie Zahlungen direkt am Tisch oder unterwegs ermöglichen. Auch für kleinere Einzelhandelsgeschäfte und Handwerksbetriebe, die keine großen stationären Anlagen benötigen, sind mobile Lösungen ideal.

Cloudbasierte POS-Systeme

Cloudbasierte POS-Systeme bieten den Vorteil, dass alle Daten online gespeichert werden. Das bedeutet, dass Sie von überall auf Ihre Verkaufs- und Kundendaten zugreifen können. Dies macht sie besonders attraktiv für Unternehmen mit mehreren Standorten oder für Geschäftsinhaber:innen, die oft unterwegs sind. Da cloudbasierte POS-Systeme keine aufwändige Hardwareinstallation erfordern, sind sie auch oft kostengünstiger und einfacher zu implementieren als klassische Systeme.

Multichannel-POS-Systeme

Wenn Ihr Unternehmen sowohl online als auch offline verkauft, ist ein Multichannel-POS-System eine gute Wahl. Diese Systeme synchronisieren die Verkäufe über verschiedene Verkaufskanäle, z. B. Ihr Ladengeschäft, Ihren Onlineshop oder mobile Verkaufsstellen, und ermöglichen eine zentrale Verwaltung. So behalten Sie stets den Überblick über Bestände und Umsätze, unabhängig davon, wo der Verkauf stattgefunden hat.

Was kann ein POS-System?

Wie bereits angesprochen, handelt es sich bei einem POS-System um mehr als nur eine Kasse. Sie erfüllen deutlich mehr Funktionen als die reine Zahlungsabwicklung in Handel, Gastronomie und im Dienstleistungssektor. Die Bedeutung von POS reicht von der Bestandsverwaltung über die Analyse des Kaufverhaltens bis hin zum Kundenmanagement. 

Im Folgenden möchten wir einen Überblick über die wichtigsten Einsatzmöglichkeiten geben.

• Verkaufstransaktionen verwalten: Die Hauptfunktion eines POS-Kassensystems ist und bleibt natürlich die Zahlungsabwicklung. Ob Barzahlungen, Kreditkarten oder kontaktlose Zahlungsmethoden wie Apple Pay und Google Pay – ein POS-System sollte in der Lage sein, alle gängigen Zahlungsmethoden zu akzeptieren sowie sicher und schnell zu verarbeiten.

• Bestandsverwaltung: Vergleichbar mit Warenwirtschaftssystemen behalten Sie mit einem POS-System Ihre Lagerbestände immer im Blick. Es informiert Sie, wenn Produkte nachbestellt werden müssen, und ermöglicht sogar die Automatisierung von Nachbestellungen. Dies ist besonders im Einzelhandel und im Handwerk von großer Bedeutung, da Sie so Engpässe vermeiden und stets lieferbereit bleiben können. In der Gastronomie optimieren Sie mit dieser Funktion nicht nur Ihre Lagerhaltung, sondern sorgen für mehr Nachhaltigkeit und vermeiden Lebensmittelverschwendung.

• Kundenmanagement: Viele POS-Systeme bieten Funktionen, um Kundendaten zu speichern und zu verwalten. So können Sie zum Beispiel problemlos Rabattaktionen steuern und Treueprogramme implementieren. Gleichzeitig können Sie basierend auf Kundendaten maßgeschneiderte Angebote verschicken oder spezielle Kundenpräferenzen berücksichtigen. Dies sind besonders im Einzelhandel und in der Gastronomie bewährte Mittel, um Kunden zu binden und den Umsatz zu steigern.

• Berichte und Analysen: Moderne POS-Systeme liefern umfangreiche Berichte und Echtzeit-Analysen zu Ihren Umsätzen, den meistverkauften Produkten und den Stoßzeiten im Geschäft. Diese Daten helfen Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihre Geschäftsstrategie zu optimieren.

• Mitarbeiterverwaltung: Einige Systeme bieten Funktionen zur Verwaltung von Arbeitszeiten und Mitarbeiterumsätzen, was die Personalplanung, Erstellung von Dienstplänen und Leistungskontrolle in Handel, Gastronomie oder im Handwerk deutlich vereinfacht.

Welche Vorteile bieten Point-of-Sale-Systeme?

Schnelle und einfache Bezahlprozesse steigern die Zufriedenheit Ihrer Kunden. Gleichzeitig liefert die Analysefunktion eines POS-Systems wertvolle Daten, die Ihnen dabei helfen, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen und Ihre Strategie entsprechend anzupassen. 

Das ist aber längst nicht alles: Der Einsatz eines modernen POS-Systems bringt weitere Vorteile mit sich, die sich positiv sowohl auf interne Prozesse und Kosten als auch auf die Zufriedenheit Ihres Teams und der Kundschaft auswirken:

• Zeitersparnis: Viele Aufgaben, wie das Bestandsmanagement oder die Erstellung von Berichten, werden automatisiert. So haben Sie und Ihre Mitarbeitenden mehr Zeit, sich auf die Kundschaft zu konzentrieren.

• Gezieltes Marketing und Kundenbindung: Treueprogramme oder personalisierte Angebote sorgen für eine engere Kundenbindung.

• Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse senken das Risiko menschlicher Fehler – sei es bei der Bestandsführung oder bei der Abrechnung.

• Effizientere Planung: Dank Echtzeitdaten können Sie Ihre Lagerbestände und Personalressourcen gezielter planen und so unnötige Kosten vermeiden.

Wie finden Sie das passende POS-System?

Sie haben jetzt viel zu den Arten, Einsatzmöglichkeiten, Nutzen und Vorteilen moderner POS-Systeme gehört. Um das passende Point-of-Sale-System für Ihren Betrieb zu finden, müssen Sie mehrere Faktoren bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen. Ein wesentliches Kriterium ist natürlich das vorhandene Budget. POS-Systeme gibt es in unterschiedlichen Preisklassen, je nachdem, welche Funktionen sie bieten. Definieren Sie ein Budget, das Ihren Anforderungen gerecht wird, und überlegen Sie, welche Funktionen in Ihrer Branche und für die Größe Ihres Betriebes unverzichtbar sind. Damit Ihr POS für Ihren Geschäftsalltag gerüstet ist, sollte es eine Reihe von Grundfunktionen mitbringen:

• Benutzerfreundlichkeit: Ein POS-System muss einfach zu bedienen sein, damit Sie und Ihr Team es schnell beherrschen. Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die effiziente Nutzung des Systems und hilft dabei, auch in hektischen Zeiten Fehler zu vermeiden. Achten Sie außerdem darauf, dass der Anbieter Ihres POS-Kassensystems einen zuverlässigen Support anbietet. Schnelle Hilfe ist im Fall von Problemen entscheidend, um Ausfallzeiten zu vermeiden.

• Zahlungsabwicklung: Das POS-System sollte alle gängigen Zahlungsmethoden akzeptieren, einschließlich Barzahlungen, EC- und Kreditkartenzahlungen sowie kontaktloses Bezahlen. Ihre Kunden werden die Flexibilität Ihres Kassensystems zu schätzen wissen.

• Kompatibilität mit Peripheriegeräten: Achten Sie darauf, dass sich Ihr POS-System problemlos mit externen Geräten wie Druckern, Kassenschubladen und Kartenterminals verbinden lässt und über Schnittstellen weitere Systeme wie ein Warenwirtschaftssystem oder ein Buchhaltungssystem leicht integriert werden können.

• Bestandsverwaltung: Ein gutes POS-System unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Bestände und ermöglicht automatische Nachbestellungen, damit Sie immer gut sortiert sind.

• Berichterstellung und Analysen: Verkaufsberichte sind essenziell, um die Performance Ihres Unternehmens zu überwachen. Ihr POS-System sollte in der Lage sein, diese Daten klar und übersichtlich darzustellen, damit Sie datenbasierte Entscheidungen treffen können.

• Skalierbarkeit: Ihr POS-System sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen können. Planen Sie, in Zukunft neue Filialen zu eröffnen oder Ihr Sortiment zu erweitern, sollte das System flexibel genug sein, um diese Anforderungen zu bewältigen. Dies umfasst die Möglichkeit, zusätzliche Hardware (Kartenlesegeräte, Drucker usw.) zu Ihrer bestehenden Ausstattung hinzuzufügen oder mehrere POS-Systeme für Ihr Unternehmen zu nutzen. Cloudbasierte POS-Systeme bieten hier oft die größte Flexibilität.

• Sicherheitsfeatures: Achten Sie darauf, dass Ihr POS-System alle gängigen Sicherheitsstandards erfüllt. Besonders die Einhaltung des PCI-DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) ist bei der Verarbeitung von Zahlungsdaten unerlässlich.

Was müssen Sie in Bezug auf gesetzliche Anforderungen beachten?

Bei der Wahl eines POS-Kassensystems sind neben der Einhaltung des PCI-DSS weitere gesetzliche Vorgaben zu berücksichtigen. In Deutschland gelten insbesondere die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sowie die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Seit dem 1. Januar 2020 muss jedes Kassensystem in Deutschland mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Diese TSE sorgt dafür, dass alle steuerlich relevanten Daten manipulationssicher gespeichert und nachvollziehbar aufgezeichnet werden. Es ist entscheidend, dass das von Ihnen gewählte POS-System den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht. Viele Anbieter haben ihre Systeme entsprechend angepasst und bieten Lösungen an, die alle Anforderungen der GoBD und der KassenSichV erfüllen.

SumUp POS: Unterstützung für Betriebe in Handel, Gastronomie und Handwerk

SumUp bietet Unternehmen eine kostengünstige, flexible und benutzerfreundliche Lösung an, um den Verkaufsprozess zu optimieren und verschiedene Zahlungsarten zu unterstützen. Mit Funktionen wie Bestandsmanagement, Mitarbeiterverwaltung, mobiler Bezahlung und integrierter Berichterstellung hilft das SumUp POS-System, den Betriebsablauf effizienter zu gestalten und das Kundenerlebnis zu verbessern. Besonders vorteilhaft ist die Flexibilität des Systems, das sich sowohl stationär als auch mobil einsetzen lässt.

Fazit: Ein POS-System darf in keinem Betrieb fehlen

Ein POS-System ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen im Einzelhandel, in der Gastronomie und im Handwerk. Es erleichtert nicht nur die Zahlungsabwicklung, sondern unterstützt Sie auch bei der Bestandsverwaltung, dem Kundenmanagement und der Analyse Ihrer Geschäftsperformance. Bei der Wahl des richtigen POS-Kassensystems sollten Sie die Anforderungen Ihrer Branche, Ihr Budget und die gesetzlichen Vorgaben genau im Blick haben, um langfristig erfolgreich zu sein.