Was ist Vorkasse? So funktioniert die Zahlungsart

Erst das Geld, dann die Ware – so lautet das Prinzip der Vorkasse. Wie sinnvoll das für Kunden ist und was die Zahlungsmöglichkeit für Händler bedeutet, erfahren Sie hier.

Was bedeutet Vorkasse?

Der Kunde bestellt eine Ware oder Dienstleistung und wählt dabei die Zahlungsart „Vorkasse“. Daraufhin erstellt der Händler die Rechnung und schickt sie dem Kunden zu, in der Regel per E-Mail. 

Erst wenn der Kunde gezahlt hat und die Zahlung beim Händler eingegangen ist, wird die Ware geliefert beziehungsweise die Dienstleistung erbracht. Ware wird in der Zwischenzeit von den meisten Händler ein paar Tage lang reserviert.

Wie lange müssen Kunden auf ihre Ware warten, wenn sie mit Vorkasse bezahlen möchten?

Sofern die Daten korrekt und vollständig eingegeben werden und die Zahlung damit eindeutig zugeordnet werden kann, verschickt der Händler die Ware in der Regel direkt nach Eingang der Zahlung.

Allerdings sollte man zu der Versandzeit die Zeit hinzurechnen, die es für die Überweisung des Geldes braucht. Denn wie lange die Überweisung dauert, ist von Fall zu Fall unterschiedlich und hängt von der Banklaufzeit ab. Sofern Kunde und Händler ein Konto bei derselben Bank haben, kann das sehr schnell gehen. Da es in allen anderen Fällen länger dauern kann, sollte man aber bis zu 3 Tage für die Überweisung einplanen. 

Insgesamt kann es im Vergleich zu anderen Zahlungsmethoden länger dauern, bis die Ware beim Kunden eintrifft. Ist man eher ungeduldig oder braucht die Ware so bald wie möglich, sollte man also lieber auf andere Möglichkeiten wie die Sofortüberweisung oder den Kauf auf Rechnung zurückgreifen.

Wie sicher ist die Zahlungsart „Vorkasse“ für Kunden?

Für Kunden einer der entscheidenden Vorteile bei Vorkasse: Man gibt keine sensiblen Bankdaten an Dritte weiter. Im Zweifel braucht man als Kunde dafür nicht einmal Onlinebanking, könnte die Überweisung also auch analog tätigen.

Vorsichtig sollte man aber sein, wenn man bei einem neuen Onlineshop bestellt. Hier sollte man vor der Zahlung in jedem Fall prüfen, ob er seriös ist. Sonst könnte es passieren, dass die Ware zum Beispiel beschädigt oder sogar gar nicht eintrifft und man im schlimmsten Fall nicht einmal sein Geld zurückbekommt.

In jedem Fall misstrauisch werden sollte man, wenn ein Händler ausschließlich die Zahlung per Vorkasse anbietet. Das kann ein Zeichen dafür sein, dass es sich dabei um einen betrügerischen Shop handelt.

Sofern es sich um ein bekanntes und vertrauenswürdiges Geschäft handelt, spricht aus Sicherheitsgründen in der Regel nichts gegen die Zahlung per Vorkasse.

Welche Vor- und Nachteile hat die Zahlung per Vorkasse für Kunden?

Ein entscheidender Vorteil der Zahlung per Vorkasse für Kunden: Anstatt einen weiteren Punkt auf der To-Do-Liste abhaken zu müssen, kann man die Bezahlung direkt abwickeln und läuft keine Gefahr, die Zahlung zu vergessen und etwaige Mahngebühren in Kauf nehmen zu müssen.

Gleichzeitig gehen Kunden ein gewisses Risiko ein, wenn sie das Geschäft noch gar nicht oder kaum kennen. In diesem Fall könnte sie die Zahlungsart „Vorkasse“ abschrecken und den Kauf abbrechen lassen.

Außerdem ist die Zahlungsart „Vorkasse“ beim Onlineshopping zugegeben nicht die schnellste, da der Versand sich verzögern kann. In Zeiten, in denen Kunden häufig eine schnelle Lieferung erwarten, ist das ein Punkt, den man nicht vernachlässigen sollte.

Meist erfolgt die Vorkasse via Überweisung

In aller Regel werden bei Vorkasse Zahlungen via Überweisung getätigt. Grundsätzlich ist es aber unerheblich, ob der Kunde eine Online-Überweisung oder eine analoge Überweisung tätigt oder eine ganz andere Methode, wie etwa die Zahlung per Gutschein wählt: Die Hauptsache ist, dass die gesamte Zahlungssumme klar zuordenbar und zeitnah auf Ihrem Konto ankommt.

Gerade bei der Überweisung ist es darum besonders wichtig, dass der Kunde wichtige Informationen wie den Verwendungszweck vollständig und korrekt angibt. Passieren dabei zum Beispiel Tippfehler, kann die Zahlung womöglich nicht ohne Weiteres zugeordnet werden. Das verlangsamt den Prozess, was für beide Seiten ärgerlich ist.

Wann ist Zahlung per Vorkasse für Händler besonders praktisch?

Verständlicherweise ist die Vorkasse gerade bei Neukunden gern gesehen. Sofern man als Händler keine Bonitätsabfrage des Kunden durchführt, weiß man schließlich noch nicht, wie dessen Zahlungsfähigkeit und -bereitschaft ausfällt. Ermöglicht man hier einen Kauf auf Rechnung, kann es im schlimmsten Fall passieren, dass man als Händler auf den Kosten sitzen bleibt.

Hier bietet die Vorkasse für Sie als Händler einen klaren Vorteil, da man damit das Risiko für einen Zahlungsausfall minimiert. Gleichzeitig sollte es in jedem Fall weitere Möglichkeiten zur Auswahl geben, um bei Kunden die Barriere für den Kauf zu senken und Kaufabbrüche zu verhindern.

Verbreitet ist die Vorkasse zum Beispiel auch bei maßgefertigten Leistungen. Hier ist es nur logisch, dass Händler eine Zahlung per Vorkasse oder mindestens eine Anzahlung verlangen. Schließlich hat die Leistung schon Aufwand und Kosten verursacht, und man läuft sonst Gefahr, im Zweifel auf den Kosten sitzen zu bleiben.

Als Händler die Zahlungsart „Vorkasse“ anbieten: Ja oder nein?

Auf den ersten Blick wirkt die Vorkasse für Händler oft unkomplizierter, als sie es am Ende ist. Viele Händler unterschätzen den Aufwand, der entsteht, wenn regelmäßig Zahlungseingänge kontrolliert und zugeordnet werden müssen, bevor man Waren versendet.

Insgesamt lässt sich sagen, dass die Vorkasse für den Kunden ein potenzielles Risiko und für den Händler mehr Aufwand bedeutet als gedacht. Sofern das für Sie in Ihrem Geschäft in Frage kommt, kann es aber sicher auch nicht schaden, die Zahlungsmethode „Vorkasse“ in Ihrem Onlineshop anzubieten.

Während es nicht empfehlenswert ist, die Zahlung per Vorkasse als einzige Zahlungsmethode auf Ihrer Website anzubieten, kann sie als Ergänzung zu anderen Zahlungsmethoden durchaus sinnvoll sein. Indem Sie Ihrem Kunden die Auswahlmöglichkeit zwischen verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten geben, können Sie die Kundenzufriedenheit steigern, wovon letztendlich beide Seiten profitieren.

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Die Vorkasse mit dem SumUp Rechnungstool

Als Händler können Sie einige der Probleme bei der Zahlung per Vorkasse verhindern, indem Sie das SumUp Rechnungstool nutzen. Damit erstellt sich die Rechnung für Sie als Händler nicht nur quasi von alleine, sondern verfügt gleichzeitig über einen Zahlungslink. Ihre Kunden müssen nur noch auf diesen klicken und ihre Kartendaten eingeben – schon ist die Zahlung einfach und sicher abgewickelt.

Natürlich können Sie die Zahlung via Zahlungslink aber auch unabhängig von dem Rechnungstool anbieten. Dafür verschicken Sie den Link ganz unkompliziert per E-Mail, SMS, WhatsApp oder einem Messenger-Dienst Ihrer Wahl.

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Zahlungsart „Vorkasse“: Gerade bei kleineren Unternehmen beliebt

Die Studie „Zahlungsabwicklung und Forderungsmanagement im Online-Handel“ von ibi Research kam 2021 zum Schluss, dass die Zahlung per Vorkasse eher von kleineren Unternehmen bevorzugt wird. So boten 86 % der kleinen, aber nur 55 % der mittleren und 35 % der großen Unternehmen ihren Kunden die Möglichkeit, per Vorkasse zu zahlen. 

Gleichzeitig gaben die befragten Handelsunternehmen an, dass die Zahlungsart „Vorkasse“ an Beliebtheit verliere. Der Trend weg von der Vorkasse werde sich in Zukunft außerdem weiter fortsetzen. Dafür werden laut der Prognose andere Zahlungsmethoden in ihrer Beliebtheit steigen: Unter anderem die Ratenzahlung, aber auch die Zahlung mit Kreditkarte.

Kauf auf Rechnung oder Sofortüberweisung als Alternative zur Vorkasse?

Ein Gegenkonzept zur Zahlungsart „Vorkasse“ bietet der Kauf auf Rechnung. Hier gehen Sie als Händler in Vorleistung, indem Sie die Ware direkt nach Bestelleingang versenden, ohne dass Sie bereits eine Zahlung erhalten haben. 

Alternativ zur Vorkasse können Sie auch die Zahlungsmethode Sofortüberweisung anbieten. Hier wird der Kunde bei der Bestellung automatisch zur Zahlung aufgefordert. Der entscheidende Vorteil zur Vorkasse: Als Händler erhalten Sie bei der Sofortüberweisung – wie der Name schon sagt – sofort eine Zahlungsbestätigung.

Damit können Sie als Händler die Ware sofort abschicken, sodass diese auch schneller beim Kunden ankommen kann. Im Gegensatz zur Vorkasse ist die Sofortüberweisung für Händler mit zusätzlichen Kosten verbunden. Hier müssen Sie abwägen, was für Ihr Geschäft am sinnvollsten ist – aber dabei berücksichtigen, dass Kosten auch in Form von Personalaufwand anfallen können.

Welche weiteren Zahlungsarten könnten für Ihr Geschäft in Frage kommen?

Sofern Sie Ihre Ware oder Dienstleistung ganz klassisch in einem stationären Geschäft verkaufen, lohnt es sich, heute wie in Zukunft, auf bargeldlose Zahlungsmöglichkeiten zu setzen. Ideal könnten sich für Sie dabei die SumUp Kartenterminals eignen: Sie bieten Ihren Kunden damit nicht nur den besten (Zahlungs-)Service, sondern können diese auch zu günstigen und maximal flexiblen Konditionen nutzen.

Natürlich sind die in diesem Artikel genannten Zahlungsmöglichkeiten noch lange nicht alle, die Sie für Ihr Geschäft nutzen können. Eine Übersicht zu den Zahlungsarten finden Sie hier.