Was muss auf einer Rechnung stehen?
Im ersten Artikel unserer Reihe zum Thema Rechnungen haben wir Ihnen bereits einige Tipps gegeben, wie Sie eine Rechnung richtig und effizient schreiben. In diesem Artikel beantworten wir die Frage: Welche Angaben sind für Sie als Unternehmer in einer Rechnung verpflichtend?
Das Handelsgesetzbuch (HGB) regelt die Pflicht zum Schreiben von Ausgangsrechnungen. Damit Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen – und damit als ordnungsgemäß gelten – müssen sie folgende Pflichtangaben enthalten. Eine Checkliste:
Das Wort „Rechnung”
Es mag selbstverständlich klingen, eine Rechnung auch „Rechnung” zu nennen – eine festgeschriebene Anforderung ist es allerdings nicht. Doch vermeiden Sie eventuelle Missverständnisse in Ihrem eigenen Interesse, indem Sie eine Rechnung von Lieferscheinen, Angeboten oder Auftragsbestätigungen mit einer klaren Bezeichnung abgrenzen.
Rechnungssteller und -empfänger
Der Gesetzgeber verlangt genaue Angaben über den Rechnungssteller sowie den Rechnungsempfänger. Diese Angaben sollten den Firmennamen sowie die genaue Adresse beinhalten.
Nutzen Sie hier die Chance und geben Sie Ihren Kunden weitere Informationen, die über die gesetzlichen Pflichtangaben hinausgehen. Denn je einfacher Ihr Kunde mit Ihnen Kontakt aufnehmen kann, desto seriöser und professioneller wirkt Ihre Rechnung und damit Ihr Unternehmen.
Machen Sie möglichst detaillierte Angaben zu Ihrem Unternehmen. Geben Sie daher auch Ihre Bankdaten und Kontaktinformationen so wie Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Homepage an.
Steueridentifikationsnummer oder Umsatzsteuer-ID?
Als umsatzsteuerpflichtiger Selbstständiger haben Sie zwei Steuernummern: ihre private Steuernummer und Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – kurz USt-IdNr. oder Umsatzsteuer-ID.
Wenn Sie Ihre private Steuernummer aus Gründen des Datenschutzes nicht angeben möchten, können Sie auch Ihre Umsatzsteuer-ID angeben. Wichtig: Eine der beiden Nummer muss in Ihrer Rechnung unbedingt aufgeführt werden. Die Umsatzsteuer-ID besteht aus neun Ziffern mit dem Länderkürzel, z. B. DE für Deutschland, vorweg.
Rechnungsnummer
Bei der Rechnungsnummer handelt es sich um eine fortlaufende Nummer, deren Reihenfolge für das Finanzamt nachvollziehbar sein muss. Eine lückenlose Abfolge ist nicht notwendig, dennoch: Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden.
Eine Rechnungsnummer kann aus Ziffern und Buchstaben bestehen. Sie können hier beliebig viele Nummernkreise bilden. Ob Sie diese zeitlich, auf Kundenbasis oder innerhalb ihrer Firmenorganisation voneinander abgrenzen, ist Ihnen überlassen. Üblich sind Zeiträume, wie Monate oder Jahre, verschiedene Kunden oder verschiedene Filialen Ihrer Firma.
Darüber hinaus erleichtert Ihnen eine Rechnungsnummer auch Ihre Buchhaltung. Überweist Ihr Kunde eine Zahlung unter Angabe der entsprechenden Rechnungsnummer, können Sie Zahlung und Rechnung leicht zuordnen.
Rechnungsdatum vs. Leistungsdatum
Jede Rechnung sollte zwei Daten enthalten: das Rechnungsdatum sowie das Liefer- bzw. Leistungsdatum. Ersteres beschreibt lediglich das Ausstellungsdatum der Rechnung, während Letzteres auf den konkreten Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt hinweist. Hier sind sowohl die Angabe des Kalendermonats als auch der Verweis auf den Lieferschein ausreichend, sofern dieser ausdrücklich das Liefer- bzw. Leistungsdatum angibt.
Rechnungspositionen
Sie ist das Herz Ihrer Rechnung: die Auflistung Ihrer Produkte oder Dienstleistungen. Der Gesetzgeber verlangt eine eindeutige und leicht nachprüfbare Auflistung von Produkten und Leistungen. Handelsübliche Sammelbezeichnungen, wie z. B. Schnittblumen, Spirituosen oder Tabakwaren, reichen hier aus, solange der anzuwendende Steuersatz durch diese bestimmt werden kann.
Bei dieser Auflistung sollten Sie allerdings nicht nur an das Finanzamt, sondern auch an Ihren Kunden denken. Denn Ihr Kunde weiß eine klare Auflistung zu schätzen.
Brutto, Netto, MwSt
Neben dieser detaillierten Auflistung der Produkte bzw. erbrachten Leistungen, erwartet das Finanzamt außerdem eine klare Aufschlüsselung über Brutto- und Nettobeträge sowie die Auszeichnung der Mehrwertsteuer (MwSt).
Dies gilt sowohl für Einzelpositionen Ihrer Rechnung als auch für die Gesamtsumme. Geben Sie zunächst für jeden Posten den Einzelpreis netto an und fügen Sie diesem den entsprechenden Umsatzsteuersatz, als Mehrwertsteuer (MwSt) ausgewiesen, hinzu. Der Umsatzsteuersatz beträgt je nach Produktgruppe 7 % oder 19 %.
Am Ende Ihrer Rechnung geben Sie zunächst die Rechnungssumme netto sowie die der Summe der ausgewiesenen Mehrwertsteuer (MwSt) an. Addieren Sie diese beiden Summen, erhalten Sie die Brutto-Rechnungssumme, den finalen Zahlbetrag für Ihren Kunden.
Zahlungsfrist
Im Gegensatz zur Aufbewahrungspflicht Ihrer Rechnung ist die Angabe der Zahlungsfrist vor dem Gesetzgeber eine freiwillige. Doch für Sie als Unternehmer ist diese Angabe eine Wichtige – schließlich möchten Sie bezahlt werden.
Geben Sie daher auf Ihrer Rechnung unbedingt eine Zahlungsfrist an. Denn nur so wissen Ihre Kunden, bis wann sie eine Rechnung begleichen sollen.
Grundsätzlich beträgt die gesetzliche Zahlungsfrist 30 Tage. Sie können allerdings auch eine individuelle Zahlungsfrist vereinbaren – zum Beispiel 14 Tage oder auch eine Ratenzahlung anbieten. Beachten Sie hier allerdings eins: Die Zahlungsfrist tritt erst in Kraft, sobald Ihr Kunde die Rechnung erhalten hat. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie das konkrete Fälligkeitsdatum angeben.
