Steuer-1x1: Die wichtigsten steuerlichen Aspekte für Handwerksbetriebe

Die Einnahmen, die Sie mit Ihrem Handwerksbetrieb erzielen, unterliegen der Steuer. Entsprechend führt kein Weg daran vorbei, sich mit den relevanten Steuerarten, Steuerterminen und einer Vielzahl formaler Bestimmungen des deutschen Steuerrechts zu befassen. Natürlich können Sie sich professionelle Hilfe von einer Steuerberatung holen. Dennoch sollten Sie als selbstständiger Unternehmer mit eigenem Handwerksbetrieb über ein Grundwissen in steuerlichen Angelegenheiten verfügen.

Was Handwerksbetriebe bei der Steuer beachten müssen

Grundsätzlich gilt, dass jede Form der Selbstständigkeit beim Finanzamt angemeldet werden muss – so auch ein Handwerksbetrieb. Für die Anmeldung füllen Sie online den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus. In dem Fragebogen beantworten Sie verschiedene Fragen zu den Umsätzen und Gewinnen, die Sie zukünftig erwarten. Ihre Einschätzung dient dem Finanzamt als Grundlage, um die Höhe Ihrer Einkommensteuer- und Gewerbesteuervorauszahlungen zu berechnen. Achten Sie dabei auf eine realistische Schätzung, damit Ihre Vorauszahlungen nicht zu hoch ausfallen.

Nach einer Überprüfung teilt das zuständige Finanzamt Ihnen eine Steuernummer zu, die Sie bei allen steuerlichen Angelegenheiten sowie auf Ihren Rechnungen angeben müssen. Erbringen oder erhalten Sie Lieferungen und Leistungen innerhalb des Europäischen, benötigen Sie für die Abwicklung zusätzlich zu Ihrer Steuernummer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Die Umsatzsteuer-ID können Sie bei der Gründung Ihres Handwerksbetriebs gleich mit beantragen oder auch erst später beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) anfordern.

Handwerksbetriebe zählen in Deutschland zu den Gewerbebetrieben und sind dazu verpflichtet, Gewerbesteuer zu zahlen. Die Gewerbesteuer ist eine Gemeindesteuer. Heißt, sie wird nicht vom Finanzamt, sondern direkt von der Gemeinde, in der Sie Ihren Handwerksbetrieb führen, eingezogen. Die Anmeldung erfolgt separat beim zuständigen Gewerbeamt.

Die Buchhaltung als Grundlage für die Steuer

Die Gewinne, die Sie mit Ihrem Handwerksbetrieb erzielen, unterliegen bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften der Einkommensteuer bzw. der Körperschaftsteuer bei Kapitalgesellschaften sowie der Gewerbesteuer. Um die Höhe der Steuerzahlungen festzusetzen, dient die Gewinnermittlung. Grundsätzlich gibt es zwei Arten der Gewinnermittlung:

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

• Bilanzierung

Welche Art der Gewinnermittlung Sie anwenden müssen, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Wenn der Jahresumsatz Ihres Handwerksbetriebes mehr als 600.000 € beträgt oder Sie mit Ihrem Gewerbe einen Gewinn von mehr als 60.000 € vor Steuern erzielen, sind Sie dazu verpflichtet, eine Bilanz inklusive Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) zur Gewinnermittlung zu erstellen. Die Bilanzierungspflicht bringt die Pflicht zur doppelten Buchführung mit sich. Diese basiert auf dem Grundsatz der doppelten Erfassung, bei dem jeder Geschäftsvorfall mindestens zwei Buchungen – einmal im Soll und einmal im Haben – erfordert, um das Gleichgewicht in der Buchhaltung zu gewährleisten. Die doppelte Buchführung bietet den Vorteil, dass sie Ihnen ein genaues und transparentes Bild der finanziellen Aktivitäten Ihres Handwerksbetriebs liefert. Sie ermöglicht Ihnen die detaillierte Analyse der Finanzdaten, eine bessere Kontrolle über die Geschäftsvorgänge und erleichtert es Ihnen damit, Ihre steuerlichen Pflichten zu erfüllen.

Erreichen Sie diese Umsatz- bzw. Gewinngrenzen nicht, ist die einfache Buchhaltung ausreichend. Im Gegensatz zur doppelten Buchführung werden hierbei keine detaillierten Konten mit Soll- und Habenseite geführt, sondern lediglich Einnahmen und Ausgaben erfasst. Zwar erleichtert die einfache Buchführung Ihnen den Arbeitsalltag. Dafür liefert sie aber weniger detaillierte Informationen über Ihre finanzielle Situation. Für die Gewinnermittlung wenden Sie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung an, die Einnahmen und Ausgaben einfach gegenübergestellt.

Registrierkassenpflicht

Wer in seinem Handwerksbetrieb Bareinnahmen und -ausgaben abwickelt, benötigt eine Kasse. Zwar besteht in Deutschland keine Pflicht, eine elektronische Registrierkasse zu nutzen. Allerdings bietet sie Betrieben im Gegensatz zu einer offenen Ladenkasse ohne technische Unterstützung zahlreiche Vorteile. Elektronische Registrierkassen oder Kassenlösungen wie die Kartenterminals und Kassensysteme von SumUp verfügen über zahlreiche nützliche Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, Ihr gesamtes Geschäft von einem zentralen Punkt aus zu verwalten. Sie erleichtern Ihnen den Arbeitsalltag, indem sie Sie dabei unterstützen, Bestellungen und Zahlungen anzunehmen und Daten zu analysieren. Gleichzeitig sparen sie Ihnen wertvolle Zeit, indem sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren und nützliche Einblicke in Ihre Umsätze gewähren.

Welche Steuerarten sind für Handwerksbetriebe relevant?

Als selbstständige Handwerkerin oder Handwerker mit eigenem Handwerksbetrieb sollten Sie sich mit den folgenden Steuerarten vertraut machen:

• Einkommensteuer

• Körperschaftsteuer

• Gewerbesteuer

• Umsatzsteuer

• Lohnsteuer

Zu den weiteren Steuerarten, die Sie kennen sollten, zählen die

• Kapitalertragsteuer (im Fall einer Ausschüttung an die Gesellschafterinnen und Gesellschafter)

• Grundsteuer (jährlich, sofern Sie im Besitz eines bebauten oder unbebauten Grundstücks sind)

• Grunderwerbsteuer (einmalig für den Erwerb eines bebauten oder unbebauten Grundstücks)

Welche Steuerarten tatsächlich für Sie und Ihren Handwerksbetrieb relevant sind, hängt von der Rechtsform Ihres Unternehmens ab.

Die Einkommensteuer

Die Einnahmen, die Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer sowie Gesellschafterinnen und Gesellschafter einer Personengesellschaft mit einem Handwerksbetrieb erzielen, unterliegen in Deutschland der Einkommensteuerpflicht. Bis zu einem Grundfreibetrag von 10.347 € pro Jahr (Stand 2023) bleibt ihr Einkommen steuerfrei. Das Einkommen, das über den Freibetrag hinausgeht, müssen Sie in Ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung versteuern. Die Höhe der Einkommensteuer (ESt) hängt von der Höhe Ihrer zu versteuernden Einnahmen ab. Der Eingangssteuersatz liegt bei 14 %, der Spitzensteuersatz bei 42 %. Ihre Steuerschuld begleichen Sie in vierteljährlichen Vorauszahlungen an das Finanzamt.

Ihre tatsächliche Steuerlast wird im Rahmen der Einkommensteuererklärung ermittelt. Die Differenz wird bei einer Steuernachzahlung eingefordert und bei einem Überschuss entsprechend zurückerstattet. Die Abgabefrist für die Einkommensteuererklärung ist der 31. Juli des Folgejahres. Die Einkommensteuererklärung für das Geschäftsjahr 2023 muss also bis zum 31.07.2024 beim Finanzamt sein. Beauftragen Sie einen Steuerberater mit der Erstellung Ihrer Einkommensteuererklärung, verlängert sich die Abgabefrist um sieben Monate, also bis zum 28. Februar 2025.

Die Körperschaftsteuer

Vergleichbar mit der Einkommensteuer, die auf die Einnahmen natürlicher Personen erhoben werden, wird die Körperschaftsteuer (KSt) auf die Einnahmen juristischer Personen erhoben. Zu den juristischen Personen zählen Handwerksbetriebe, die als Kapitalgesellschaft, beispielsweise als Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) gegründet wurden. Die jährliche Körperschaftsteuererklärung wird zusammen mit dem Jahresabschluss beim Finanzamt eingereicht. Die Abgabefrist ist der 31. Juli des Folgejahres. Bei Mitwirkung einer Steuerberatung verlängert sich die Frist um sieben Monate bis zum 28. Februar.

Für die Berechnung der Körperschaftsteuer gilt in Deutschland ein einheitlicher Steuersatz in Höhe von aktuell 15 % plus des Solidaritätszuschlags in Höhe von 5,5 %. Anders als bei der Einkommensteuer gibt es keinen Grundfreibetrag. Führen Sie Ihren Handwerksbetrieb als Kapitalgesellschaft, müssen Sie die gesamten Einnahmen versteuern.

Die Gewerbesteuer

Auf den Ertrag, den Sie mit Ihrem Handwerksbetrieb erzielen, wird die Gewerbesteuer (GwSt) erhoben. Bei der Gewerbesteuer handelt es sich um eine Gemeindesteuer. Das bedeutet, sie wird nicht an das Finanzamt, sondern direkt an die Gemeinde gezahlt. Basis für die Berechnung der Steuerschuld bildet der Gewerbeertrag. Dieser wird durch die Hinzurechnung und Kürzung des Gewinns ermittelt. Multipliziert mit der Steuermesszahl sowie einem Hebesatz, der individuell von der zuständigen Gemeinde erhoben wird, ergibt sich daraus die Höhe der zu leistenden Gewerbesteuer.

Die Gewerbesteuer zahlen Sie in vierteljährlichen Vorauszahlungen an die Gemeinde. Die tatsächliche Steuerlast wird nach Abschluss des Geschäftsjahres mit der jährlichen Gewerbesteuererklärung ermittelt. Die Frist für die Abgabe ist der 31. Juli des Folgejahres. Mit einer Steuerberatung verlängert sich die Frist auch hier um sieben Monate bis zum 28. Februar.

In unserem Beispiel zahlt die Hobel GbR im Geschäftsjahr also 14.640,50 € Gewerbesteuer.

Die Lohnsteuer

Handwerksbetriebe, die eigene Mitarbeitende beschäftigen, müssen die Lohnsteuer (LSt) für ihre Angestellten an das Finanzamt entrichten. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach den jeweiligen Steuermerkmalen der Arbeitnehmer. Die Frist für die Zahlung der Lohnsteuer ist jeweils der 10. des Folgemonats.

Die Umsatzsteuer

Als Handwerkerin oder Handwerker sind Sie dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer (USt) auf sämtliche erbrachten Lieferungen und Leistungen aufzuschlagen. Der Regelsteuersatz beträgt 19 %, der ermäßigte Steuersatz für Produkte des täglichen Bedarfs wie Lebensmittel oder Zeitungen beträgt 7 %. Die Umsatzsteuer wird in Ihren Rechnungen gesondert vom Nettobetrag aufgeführt. Sie ziehen die Umsatzsteuer von Ihren Kunden ein und leiten diese an das Finanzamt weiter.

Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung

In der Regel erfolgt die Zahlung der Umsatzsteuer in vierteljährlichen Vorauszahlungen im Rahmen der elektronischen Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA). Unter bestimmten Umständen müssen Sie Ihre UStVA auch monatlich abgeben. Die Umsatzsteuervoranmeldung müssen Sie spätestens bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldezeitraums einreichen. Die Umsatzsteuer, die Sie selbst an andere Unternehmen zahlen, wird Vorsteuer genannt. Sie wird Ihnen im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung in voller Höhe erstattet.

Liegen Ihre Umsätze unter 1.000 € pro Jahr, können Sie die Befreiung von der Voranmeldung beim Finanzamt beantragen. Das befreit Sie allerdings nicht von der Pflicht, eine abschließende Umsatzsteuererklärung zu erstellen. Diese muss spätestens bis zum 31. Juli des Folgejahres – oder bei Unterstützung durch eine Steuerberatung bis zum 28. Februar des darauffolgenden Jahres – beim Finanzamt eingereicht werden.

Soll- oder Ist-Besteuerung?

Grundsätzlich gilt für Unternehmen bei der Umsatzsteuer die Soll-Besteuerung. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer fällig wird, sobald Sie Ihren Kunden eine Rechnung schreiben. Das heißt, dass Sie dem Finanzamt die Umsatzsteuer schulden, diese aber noch gar nicht erhalten haben. Sie gehen sozusagen in Vorkasse. Insbesondere kleine und mittlere Handwerksbetriebe entstehen dadurch schnell Liquiditätsengpässe. Um dies zu vermeiden, können Einzelunternehmen oder Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) die Ist-Besteuerung beim Finanzamt beantragen. Das hat zur Folge, dass Sie die Umsatzsteuer erst dann anmelden müssen, wenn Ihre Kunden ihre Rechnungen bereits bezahlt haben. Diese Möglichkeit besteht übrigens auch für Unternehmen, die nicht der Bilanzierungspflicht unterliegen, weil ihr Umsatz unter 600.000 € pro Jahr und ihr Gewinn unter 60.000 € pro Jahr liegt.

Kleinunternehmerregelung

Handwerksbetriebe, die im Gründungsjahr voraussichtlich nicht mehr als 22.000 € brutto Gesamtumsatz erwirtschaften, können sich gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) mit der Kleinunternehmerregelung von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen. Das gleiche gilt für Unternehmen, die in den Folgejahren jeweils im vorangegangenen Kalenderjahr die Umsatzgrenze von 22.000 € brutto nicht überstiegen haben und im laufenden Kalenderjahr die Umsatzgrenze von 50.000 € brutto voraussichtlich nicht übersteigen werden. Mit dieser Vereinfachungsregelung sparen Sie sich die Zeit und den Aufwand: Sie müssen keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt abführen. Zudem entfällt die Pflicht, die Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Gleichzeitig verzichten Sie dadurch aber auf die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs. Das bedeutet, dass Ihnen die Umsatzsteuer, die Sie selbst an andere Unternehmen zahlen, nicht erstattet wird. Zudem müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass Sie sich mit Ihrer Entscheidung, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, für fünf Jahre festlegen.

Exkurs: Korrekte Rechnungen erstellen

Als Unternehmerin oder Unternehmer sind Sie dazu verpflichtet, Ihren Kunden innerhalb von sechs Monaten eine korrekte Rechnung über erbrachte Lieferungen und Leistungen auszustellen. Neben den Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG, die in jede Rechnung gehören, gibt es bei Rechnungen über Handwerkerleistungen weitere Vorschriften zu beachten:

• Ihre Kunden können jährlich 20 % bzw. maximal 1.200 € ihrer Aufwendungen für Handwerksleistungen von der Steuer absetzen. Allerdings werden nur Fahrt- und Lohnkosten, keine Materialkosten anerkannt. Entsprechend muss Ihre Rechnung einen Hinweis über die Höhe des in der Gesamtrechnung enthaltenen Bruttolohns sowie der darin enthaltenen Mehrwertsteuer enthalten.

• Rechnungen über Umsätze, die der Steuerschuldverlagerung unterliegen, müssen mit einem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ versehen werden. Das Gleiche gilt für Leistungen, die im EU-Ausland durch in Deutschland ansässige Handwerksbetriebe, für die das Reverse-Charge-Verfahren (Umkehr der Steuerschuld) gilt.

• Im Rahmen der Differenzbesteuerung im Handwerk können Handwerksbetriebe gebrauchte Waren wie Maschinen, Werkzeuge oder Fahrzeuge verkaufen und dabei die Umsatzsteuer nur auf die Differenz zwischen dem Ankaufs- und Verkaufspreis berechnen und in der Rechnung ausweisen. Dieses Verfahren soll den Handel mit gebrauchten Gütern erleichtern und die steuerliche Belastung verringern. Die Rechnung muss in diesem Fall die Angabe „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ enthalten.

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Fazit: Was Handwerksbetriebe bei der Steuer beachten müssen

Steuern spielen eine wichtige Rolle für Handwerksbetriebe in Deutschland. Es ist unumgänglich, sich mit den verschiedenen Steuerarten, Steuerterminen und formellen Bestimmungen des deutschen Steuerrechts auseinanderzusetzen.

Obwohl die Unterstützung durch einen Steuerberater empfehlenswert ist, sollten selbstständige Unternehmer mit eigenem Handwerksbetrieb über grundlegendes Wissen in steuerlichen Angelegenheiten verfügen. Eine ordnungsgemäße Buchhaltung und die rechtzeitige Zahlung von Steuern sind entscheidend, um Säumniszuschläge zu vermeiden. Erleichtern Sie sich die Arbeit, indem Sie moderne Tools wie die Zahlungslösungen von SumUp einsetzen.