Die Umsatzsteuer ID im Überblick

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr., ist eine wichtige Kennziffer im europäischen Wirtschaftsraum, die für Unternehmen von großer Bedeutung ist. Die Umsatzsteuer ID dient der Identifikation von Unternehmen im grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der Europäischen Union (EU) und spielt eine entscheidende Rolle bei der Abwicklung der Umsatzsteuer.

Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Die USt-IdNr. ist eine eindeutige Kennziffer, die jedem umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen innerhalb der EU zugewiesen wird. Sie wird umgangssprachlich oft auch als Umsatzsteuer ID bezeichnet. Sie identifiziert Unternehmen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen und soll die korrekte Abwicklung der Umsatzsteuer (USt) gewährleisten.

Was ist die VAT Number?

Der Begriff VAT Number steht für „Value Added Tax Registration Number“. Sie entspricht der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) in Deutschland und wird im Vereinigten Königreich, Nordirland, Irland, der Isle of Man und in Malta verwendet, um Unternehmen im Rahmen der Mehrwertsteuer (Value Added Tax, VAT) zu identifizieren. Die VAT-Nummern unterscheiden sich im Länderkürzel sowie der Anzahl der verwendeten Ziffern und Zeichen von der deutschen Umsatzsteuer-ID. 

Überprüfung und Gültigkeit der VAT Number

Die Gültigkeit einer VAT Number kann in vielen Ländern online überprüft werden. In der Europäischen Union steht Unternehmen das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (MIAS) zur Verfügung, um die VAT Numbers ihrer Geschäftspartner zu validieren. Eine ungültige oder fehlerhafte VAT Number kann zu Problemen bei der Steuerabwicklung führen und möglicherweise steuerliche Sanktionen nach sich ziehen.

Umsatzsteuer ID beantragen: Wie erhält man eine USt-IdNr.?

In Deutschland wird die USt-IdNr. vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) auf Antrag vergeben. Gründerinnen und Gründer können die Umsatzsteuer ID bei der Unternehmensgründung zusammen mit der Steuernummer beim zuständigen Finanzamt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragen. Alternativ kann die Beantragung der Umsatzsteuer ID auch noch später direkt beim BZSt erfolgen. Der Antrag kann online über ein entsprechendes Formular eingereicht oder auch schriftlich per Post eingereicht werden. Für den Antrag sind unter anderem die folgenden Informationen erforderlich:

• Unternehmensname und Adresse,

• Finanzamt, bei dem das Unternehmen für umsatzsteuerliche Zwecke geführt wird sowie

• die Steuernummer des Unternehmens.

Anschließend wird Ihnen die Nummer per Post zugestellt. Die Mitteilung per E-Mail oder Telefon ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht möglich. Da es einige Wochen dauern kann, bis Sie Ihre Umsatzsteuer-ID erhalten, sollten Sie diese rechtzeitig beantragen.

Wofür wird die USt-IdNr. benötigt?

Um diese Frage zu beantworten, ist es wichtig, den Unterschied zwischen der Steuernummer und der Umsatzsteuer ID zu verstehen. Während die Steuernummer eine allgemeine Identifikationsnummer für steuerliche Zwecke im Inland ist, dient die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer speziell der Abwicklung von umsatzsteuerlichen Vorgängen im grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU. Beide Nummern sind für Unternehmen von großer Bedeutung, erfüllen jedoch unterschiedliche Funktionen und werden in verschiedenen Kontexten verwendet.

Verwendung und Aufbau der Steuernummer

Die Steuernummer ist eine allgemeine Kennziffer, die in Deutschland von den örtlichen Finanzämtern an natürliche Personen (Einzelpersonen), juristische Personen (Unternehmen) und andere Organisationen vergeben wird und dazu dient, Steuerpflichtige im nationalen Steuersystem zu identifizieren. Diese Nummer muss innerhalb des Landes bei allen steuerlichen Belangen verschiedener Steuerarten wie der Einkommensteuer (ESt), Körperschaftsteuer (KSt), Gewerbesteuer (GewSt) und Umsatzsteuer (USt) angegeben werden. Der Aufbau der Steuernummern in Deutschland folgt einem Standardschema. Die Länge der Nummer kann jedoch je nach Bundesland zwischen 10 und 11 Ziffern variieren. Das vereinheitliche Bundesschema sieht eine 12-stellige Steuernummer vor. Zur elektronischen Übermittlung besteht das Schema aus 13 Ziffern.

Verwendung und Aufbau der Umsatzsteuer ID

In Deutschland wird die USt-IdNr. vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben. Unternehmen müssen diese Nummer gesondert zu ihrer Steuernummer beantragen. Die Struktur der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer variiert je nach EU-Mitgliedstaat, besteht jedoch immer aus einem Länderkürzel und einer individuellen Ziffernfolge. In Deutschland setzt sich die USt-IdNr. aus dem Länderkürzel „DE“ sowie neun Ziffern zusammen.

Die Umsatzsteuer-ID wird ausschließlich von Unternehmen benötigt, die im grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der Europäischen Union (EU) tätig sind. 

Die USt-IdNr. erfüllt unterschiedliche Zwecke:

• Innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen: Bei Lieferungen von Waren oder Dienstleistungen zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Ländern ist die Angabe der USt-IdNr. des Käufers und des Verkäufers erforderlich. Dies ermöglicht steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens. Hierbei wird die Umsatzsteuer nicht vom Leistungserbringer in Rechnung gestellt, sondern vom Empfänger der Leistung an das Finanzamt im eigenen Land abgeführt.

• Vorsteuervergütung: Unternehmen können die ihnen in anderen EU-Ländern in Rechnung gestellte Umsatzsteuer, die sogenannte Vorsteuer, zurückfordern. Dies setzt die Angabe der USt-IdNr. voraus.

• Rechnungsstellung: Unternehmen müssen bei Rechnungen über grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU die eigene und die USt-IdNr. des Empfängers angeben.

• Meldungen an das Finanzamt: Unternehmen müssen regelmäßig zusammenfassende Meldungen einreichen, in denen sie die USt-IdNr. ihrer Geschäftspartner angeben.

Die Unterschiede im Überblick

Gültigkeit der Umsatzsteuer ID prüfen

Erhalten Sie regelmäßig Rechnungen aus dem EU-Ausland, sollten Sie die USt-ID Ihres Geschäftspartners prüfen, bevor Sie den Rechnungsbetrag begleichen. Sind Sie mit Ihrem Unternehmen international tätig und schreiben regelmäßig Rechnungen für Kunden aus dem EU-Ausland, sind Sie ebenfalls gut beraten, die Umsatzsteuer ID bzw. die jeweilige landestypische Entsprechung einer Prüfung zu unterziehen. Denn als Unternehmerin oder Unternehmer sind Sie dazu verpflichtet, sicherzustellen, dass die Nummer korrekt und aktiv ist, bevor Sie sie für steuerliche Zwecke verwenden. Eine ungültige oder fehlerhafte USt-IdNr. kann zu Problemen bei der Abwicklung der Umsatzsteuer führen. Die Folge: Sie als Rechnungssteller müssen gegebenenfalls die Umsatzsteuer im eigenen Land begleichen. Zudem können Ihnen bei fehlerhaften Angaben steuerliche Sanktionen wie Nachforderungen der Umsatzsteuer drohen.

Prüfen Sie am besten bereits vor einer Zusammenarbeit die Umsatzsteuer ID eines Geschäftspartners auf ihre Gültigkeit. Die Prüfung der Umsatzsteuer ID kann mithilfe verschiedener Tools online erfolgen und dauert nur einige Minuten. Müssen Sie mehrere Nummern überprüfen, empfiehlt sich eine eigens dafür gedachte Suchmaschine wie der „Mass VAT Number Validator“.

Über MIAS, das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystems der Europäischen Union, können Sie online nachprüfen, ob ein Unternehmen für grenzübergreifende Geschäfte innerhalb der EU registriert ist. Bei einer gültigen Nummer werden Ihnen die MwSt-Registrierungsdaten dort angezeigt. Ist eine Nummer ungültig, kann dies unterschiedliche Gründe haben. Entweder existiert die Nummer tatsächlich nicht oder ist nicht für grenzübergreifende Geschäfte innerhalb der EU freigeschaltet. Es kann aber auch sein, dass die Registrierung der Nummer noch nicht abgeschlossen ist. Zudem werden die Daten in MIAS nicht umgehend aktualisiert und sind daher womöglich noch nicht auffindbar. In dringenden Fällen können Sie sich an das Bundeszentralamt für Steuern wenden.  

Alternativ können Sie über das BZSt schriftlich oder über eine Schnittstelle Bestätigungsanfragen stellen. Für Einzelabfragen steht eine Online-Abfrage zur Verfügung. Bei Mehrfachanfragen lohnt sich die Einbindung der USt-IdNR. über eine Schnittstelle in Ihr eigenes Softwaresystem.

Fazit: Bedeutung der Umsatzsteuer ID für Unternehmen

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen, die innerhalb der EU grenzüberschreitend tätig sind. Sie erleichtert die korrekte Abwicklung der Umsatzsteuer und trägt zur Transparenz und Vereinfachung des europäischen Binnenmarkts bei. Unternehmen sollten die Bedeutung der USt-IdNr. nicht unterschätzen und sicherstellen, dass sie korrekt verwendet und regelmäßig überprüft wird.