Café eröffnen: gut vorbereitet in die Selbstständigkeit

Es ist Ihr größter Wunsch, einmal ein eigenes Café zu eröffnen? Doch Sie wissen nicht, womit Sie überhaupt anfangen sollen? Kein Problem, SumUp steht Ihnen zur Seite. Wir erläutern Ihnen die wichtigsten Schritte: von der Geschäftsidee über die Kostenplanung und Voraussetzungen in Deutschland bis hin zum Marketing. So wissen Sie genau, was auf Sie zukommt und können gut vorbereitet Ihr eigenes Café gründen.

Die Gastronomie ist nach Corona und durch die steigenden Einkaufspreise allerdings gebeutelt. Tatsächlich lässt sich beobachten, dass einige Kaffeeliebhaber sich speziell während der Pandemie eigene professionellere Maschinen gekauft haben. Bereits 2020 ist die Anzahl an umsatzsteuerpflichtigen Cafés in Deutschland erstmals deutlich gesunken. Davor stieg die Zahl kontinuierlich an.

Lohnt es sich, ein Café zu eröffnen?

Kaffee ist eines der beliebtesten Heißgetränke der Welt. In Deutschland trinkt jede Person im Schnitt 170 Liter im Jahr. Der Anteil an Deutschen, die mindestens einmal pro Woche einen Coffeeshop oder die Filiale einer Kaffeehauskette besuchen, liegt laut Statista bei 7,2 Prozent.

Cafés sind darauf spezialisiert, einen besonderen Kaffeegenuss zu bieten. Man trifft sich zwanglos mit Freunden oder holt sich den Kaffee to go, weil der Filterkaffee im Büro nicht schmeckt. Die Beliebtheit von Kaffeehäusern ist also ungebrochen und Kaffee an sich ein sehr krisensicheres Produkt (siehe auch den Bericht vom Deutschen Kaffeeverband).

Die Gastronomie ist nach Corona und durch die steigenden Einkaufspreise allerdings gebeutelt. Tatsächlich lässt sich beobachten, dass einige Kaffeeliebhaber sich speziell während der Pandemie eigene professionellere Maschinen gekauft haben. Bereits 2020 ist die Anzahl an umsatzsteuerpflichtigen Cafés in Deutschland erstmals deutlich gesunken. Davor stieg die Zahl kontinuierlich an.

Zusammenfassend kann es sich mit einer besonderen Geschäftsidee durchaus lohnen, ein Café zu gründen. Oder man findet einen Ort, wo ein Café schließen muss oder einen Nachfolger sucht, wo man sich dann gut platzieren kann. Mit guter Vorbereitung und etwas Glück kann der Traum vom eigenen Café Erfolg haben.

Erst Geschäftsidee, dann Café gründen

Eine gute Geschäftsidee ist die Basis jeder Selbstständigkeit. Das zählt umso mehr in der Gastronomie, denn ein Café eröffnen dürfen grundsätzlich alle, die das nötige Startkapital aufbringen können. Durch diesen niedrigschwelligen Einstieg ist die Konkurrenz vor allem in größeren Städten sehr groß. Machen Sie sich deshalb von vorneherein Gedanken darüber, was Sie in Ihrem Café anbieten wollen und wie es sich von anderen abheben soll.

Die Geschäftsidee ist so wichtig, weil alle anderen Aspekte von ihr abhängen. Das fängt mit Zielgruppe und Standortsuche an und hört beim Design- und Marketingkonzept auf. Sie ist also Ausgangspunkt für Ihr gesamtes Gastro-Konzept. Die Aspekte des Konzepts müssen stimmig aufeinander aufbauen oder sich bei nötigen Kompromissen ausgleichen.

Wollen Sie zum Beispiel fair gehandelte Kaffeespezialitäten aus aller Welt anbieten, ziehen Sie vermutlich ein anderes Publikum an, als wenn Sie sich auf Großmutters Kuchenrezepte spezialisieren oder eine Cafeteria eröffnen. Überlegen Sie sich deshalb gut, was Ihr Café auszeichnen soll und an welchem Standort Sie die gewünschte Kundschaft finden. Dabei spielen auch Aspekte wie Ihre Preisgestaltung und die Kaufkraft der Menschen vor Ort eine Rolle.

Es besteht natürlich auch die Möglichkeit, ein Café zu übernehmen, weil sich die Besitzer aus dem Geschäft zurückziehen wollen. In diesem Fall profitieren Sie davon, dass der Standort bereits etabliert ist. Prüfen Sie aber vorher genau, ob das Café gut läuft und für Ihre Geschäftsidee geeignet ist.

Café gründen ohne Erfahrung?

Um ein Café zu gründen, sind Berufserfahrung oder eine Ausbildung zwar von Vorteil, aber keine Vorschrift. Für spezielle Aufgaben können Sie Personal mit der nötigen Qualifikation einstellen oder sie auslagern, während Sie sich um Verkauf und Geschäftsführung kümmern. Es wird also niemand kommen und Ihnen das Café wegnehmen, weil Sie keine Ausbildung haben. Der Geschäftserfolg ist aber stark von unternehmerischem Geschick und gastronomischen Kenntnissen abhängig.

Gründerinnen und Gründer müssen sich in allen wichtigen Bereichen von der Buchhaltung bis zur Personalführung und Arbeitssicherheit ein Stück weit auskennen. Dafür bürgt man als geschäftsführende Person. Wichtig sind gleichzeitig kaufmännische Kenntnisse und das Wissen über geltende Hygienevorschriften.

Das heißt, die Investition in Weiterbildungen zahlt sich spätestens nach der Geschäftsgründung so gut wie immer aus. Als klassische Ausbildung kommen Konditor oder auch Koch in Frage. Vorsicht ist nämlich beim Kuchenverkauf geboten: Konditor ist ein Handwerksberuf, der zulassungspflichtig ist. Das heißt, man benötigt für ein Geschäft, das auf den Verkauf von selbstgebackenen Kuchen und Torten spezialisiert ist, eigentlich einen Meister. In Cafés ist dieser nicht notwendig, solang der Verkauf nicht außer Haus durchgeführt wird.

Als persönliche Voraussetzungen gelten eine gewisse Risikobereitschaft, Spaß am Kontakt mit Menschen und Stressresistenz, wenn es mal ein volles Haus und viele Baustellen gibt. In der Gastronomie sind Überstunden vorprogrammiert – neben den Arbeitszeiten an Wochenenden und der Arbeit, die außerhalb der Öffnungszeiten anfällt. Das muss man natürlich wollen.

Rechtliche Voraussetzungen für die Cafégründung in Deutschland

Das wären also die persönlichen Voraussetzungen für die Cafégründung. Für das Café und die Gründung an sich sind aber auch diverse Genehmigungen und verschiedene Behördengänge nötig. Wenn Sie sich zum ersten Mal damit beschäftigen, fühlen Sie sich vielleicht von all den Anmeldungen, Genehmigungen und Nachweisdokumenten überfordert. Hier gilt: Gehen Sie in Ruhe einen Punkt nach dem anderen an und behalten Sie Ihr Ziel im Blick.

• Polizeidienstelle: Strafregisterbescheinigung und Führungszeugnis

• Gewerbeamt: Gewerbe anmelden, ggf. Gaststättenkonzession für den Verkauf von Speisen und Alkohol

• Finanzamt: Unbedenklichkeitsbescheinigung (Nachweis, dass Sie in der Vergangenheit immer allen Steuerpflichten nachgekommen sind), Kassenführung und Anmeldung des Kassensystems

• Gesundheitsamt: Gesundheitszeugnis (auch für Mitarbeiter), Bestätigung über Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz, Schulungen zu Hygienevorschriften

• Ordnungsamt: Erlaubnis für Außengastronomie (erweiterte Gaststättenerlaubnis, Sondernutzungserlaubnis)

• IHK: Anmeldung, ggf. Teilnahme an Gaststättenunterrichtung (falls Sie keine einschlägige Ausbildung haben)

• Berufsgenossenschaft für Nahrungsmittel und Gastgewerbe: Anmeldung und gesetzliche Unfallversicherung

Damit Sie nach Einbrüchen oder Unfällen nicht vor dem finanziellen Aus stehen, sollten Sie zur Vorsorge außerdem die notwendigsten Versicherungen abschließen. Dazu gehören neben der Kranken- und Pflegeversicherung eine Betriebshaftpflicht- und eine Geschäftsinhaltsversicherung. Auf lange Sicht empfiehlt sich auch eine Rechtsschutzversicherung, die im Ernstfall Anwalts- und Gerichtskosten übernimmt.

Café eröffnen – die Kosten

Die Frage, ob und wann Sie Ihren Traum verwirklichen können, steht und fällt mit der Finanzierung. Je mehr Startkapital Sie haben, umso leichter wird es. Doch wie viel Geld Sie genau brauchen, hängt natürlich davon ab, unter welchen Voraussetzungen Sie Ihr Café gründen. Müssen Kosten für eine Renovierung eingeplant werden? Brauchen Sie eine vollständige Einrichtung? Wie viele Mitarbeiter wollen Sie beschäftigen?

Für eine exakte Planung listen Sie zunächst alle einmaligen und wiederkehrenden Kosten auf, die mit dem Café in Zusammenhang stehen:

• Mietpreis der Räume

• Betriebskosten für Wasser, Strom, Heizung Einrichtung von Gäste-, Küchen- und Verkaufsbereich

• Maschinen und Ausrüstung

• Gewerbeanmeldung und Beitragszahlungen

• Personalkosten

• Versicherungen

• Wareneinkauf (Kaffeebohnen, Backzutaten, Getränke, etc.) – Wareneinsatz und Food Waste lassen sich gezielt optimieren!

• Kosten für Buchhaltung, Kassensystem, Kontoführung, Steuerberatung

• Kommunikation (Telefon/Internet)

• Rundfunk- und ggf. GEMA-Gebühren

Eine genaue Gastro-Kalkulation hilft dabei, die Kosten einzuschätzen und Preise festzulegen. Denn der Erfolg eines Cafés steht und fällt mit der Marge. Wenn Sie die wichtigsten Kennzahlen in der Gastronomie kennen, behalten Sie den Überblick und können den Erfolg immer wieder prüfen.

Um nicht von Anfang an unter finanziellem Druck zu stehen, sollten Sie mit einem Startkapital von 40.000 bis 50.000 Euro rechnen. Der Kauf von gebrauchten Einrichtungsgegenständen und Maschinen kann ein wenig mehr finanziellen Freiraum verschaffen – und passt außerdem großartig zu einem Vintage- oder Retro-Motto.

Finanzierung und Businessplan

Keine Sorge, die Kosten für ein Café müssen Sie nicht unbedingt allein aufbringen. Dafür gibt es Förderungen und Finanzierungen. Haben Sie keine Investoren in der Hinterhand, gibt es zahlreiche Programme auf Landes- oder Bundesebene, die Gründer mit günstigen Krediten und Fördergeldern unterstützen.

Um Investoren bzw. Banken von Ihrem Cafékonzept zu überzeugen, benötigen Sie einen überzeugenden Businessplan. Er ist aber auch deshalb dringend empfohlen, weil er Ihnen für die Geschäftstätigkeit als Grundlage und Fahrplan dient. Im Businessplan wird das Konzept verschriftlicht und übersichtlich aufbereitet. Geschäftsidee, Finanzen, Team und Marketingstrategie werden darin aufgeschlüsselt.

Erfolgsgeheimnis: Finanzen von Anfang an überblicken

Buchhaltung, Umsatzsteueranmeldung, Steuererklärung etc. gehören sicher nicht zu den beliebtesten Tätigkeiten Selbstständiger.

Doch um ein dauerhaft erfolgreiches Café zu eröffnen, ist eine der wichtigsten Voraussetzungen, dass Sie alle Verpflichtungen im Blick behalten und Geldeingänge und Zahlungen von Anfang an übersichtlich organisieren.

Das schaffen Sie am besten mit einem gut geführten Kassenbuch und mit einem Geschäftskonto, das Sie gleich zum Zeitpunkt der Gründung einrichten.

Auch dabei können wir Ihnen helfen, denn neben dem geeigneten Kassensystem bietet SumUp frischgebackenen Unternehmern ein kostenloses Online-Geschäftskonto an.

Damit können Sie geschäftliche und private Ein- und Ausgaben von Anfang an sauber trennen und haben immer im Blick, wie es um die Finanzen des Cafés steht. Wenn Sie wollen, können Sie die ebenfalls kostenlosen Funktionen zur Rechnungserstellung und Buchführung nutzen und damit SumUp zu Ihrer persönlichen Finanzzentrale machen.

Was brauche ich sonst für die Eröffnung eines Cafés?

Geschäftsidee, Kosten, nötige Genehmigungen und Versicherungen haben wir nun besprochen. Um sich richtig auf die Gründung vorzubereiten, fehlen noch ein guter Standort, passende Mitstreiter und eine durchdachte Marketingstrategie.

Standort

Der Standort ist einer der Hauptfaktoren für Erfolg und Misserfolg von Geschäften mit viel Besucherverkehr – dazu zählen selbstverständlich Cafés. Welcher Standort sich gut oder schlecht eignet, hängt wiederum von Ihrem Geschäftskonzept ab. Die gewählte Zielgruppe muss sich in der näheren Umgebung aufhalten. Soll das Kerngeschäft beispielsweise aus Kaffeegetränken für unterwegs bestehen, sollte die Location an einer Hauptverkehrsader liegen. Viele Pendler kommen auf dem Weg zur Arbeit dann ohnehin vorbei und werden vielleicht zu regelmäßigen Kunden.

Wichtig ist demnach sowohl, wie viel Laufkundschaft sich erreichen lässt, als auch die Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel. So kommt kaum ein Bahnhof ohne einen Coffeeshop aus. Insbesondere außerhalb von Innenstädten oder ohne gute Bus- und Bahnanbindung sollte auch die Parkplatzsituation berücksichtigt werden. Parken wird schnell unangenehm, wenn es zu wenige oder zu enge Plätze gibt oder wenn man als Kurzparker etwas zahlen muss. Da treten manche lieber wieder aufs Gas und fahren zur Konkurrenz.

Bei der Standortwahl für ein Café ist natürlich auch der Wettbewerb nicht zu vergessen. Wo befindet sich das nächstgelegene Café mit einem ähnlichen Angebot? Hat man genügend Alleinstellungsmerkmale oder plant, sich auf andere Öffnungszeiten zu fokussieren, kommt man sich gegebenenfalls nicht zu sehr in die Quere. Beobachten Sie doch einmal, wie gut das Geschäft in der Gegend läuft: Ist ein Café zwei Straßen weiter beispielsweise immer zum Frühstück ausgebucht, gibt es eventuell genug Kundschaft für zwei Kaffeehäuser.

Personal

Ein Café allein zu betreiben, ist eigentlich unmöglich. Erstens müssen Sie neben dem Betrieb auch alle Aufgaben im Backoffice übernehmen, zweitens können Sie auch mal krank werden oder eine Auszeit benötigen. Wenn Sie nicht gerade das Glück haben, dass jemand in Ihrem Umfeld mit Ihnen gründet, müssen Sie sich also mit dem schwierigen Arbeitsmarkt der Gastronomie auseinandersetzen.

Corona hat den ohnehin bestehenden Fachkräftemangel noch einmal verschärft. Hier kann man mit einem Café punkten, indem man keine Spätschichten erwartet oder an Feiertagen geschlossen bleibt. Weitere Benefits sind eine faire Trinkgeldregelung, überdurchschnittlich viele Urlaubstage und die Vermeidung von (vergüteten) Überstunden. Seien Sie offen für Quereinsteiger und Teilzeitkräfte, die gut mit Menschen umgehen können. Manche Gastro-Betriebe setzen mittlerweile sogar auf Roboter, um beispielsweise das Geschirr in die Küche zu fahren und das Team zu entlasten.

Starten Sie so früh wie möglich mit dem Recruiting – auch die nötige Einarbeitung muss eingeplant werden. Online-Jobbörsen, Aushänge und Zeitungsannoncen machen auf die Stellenanzeige aufmerksam.

Marketing

Es gibt für jede selbstständige Person eine passende Marketingstrategie – auch für Social-Media-Muffel. Welche Maßnahmen Sie wählen, ist aber nicht nur von persönlichen Stärken und Vorlieben, sondern insbesondere auch von der gewünschten Zielgruppe (auch Buyer Persona genannt) abhängig.

Denken Sie sich genau in die (zukünftige) Café-Kundschaft hinein: Was ist ihnen wichtig? Welche Medien konsumieren sie am liebsten? Mit welchen Argumenten kann man sie überzeugen? Passen Sie daraufhin Ihre Werbung an.

Mit dem Marketing sollte man so früh wie möglich beginnen, damit das Geschäft bald schwarze Zahlen schreiben kann. Zunächst braucht es ein stimmiges Markendesign mit Wiedererkennungswert. Eine spezialisierte Agentur oder freiberufliche Mediengestaltende kümmern sich um Farbgestaltung, Logo, Schriftarten und Ähnliches, so dass eine stimmige Corporate Identity entsteht.

Danach bewerben Sie zunächst die Neueröffnung, tragen das Geschäft zum Beispiel auf Google MyBusiness ein und konzentrieren sich darauf, Neukunden zu gewinnen. Langfristig sollten Sie durch unterschiedliche Maßnahmen, beispielsweise eine hohe Kundenzufriedenheit und Treueprogramme, für eine gute Kundenbindung sorgen. Werbung für Stammkundschaft und Mund-zu-Mund-Propaganda sind die günstigsten Marketingformen, die es gibt.

Fazit: Mit guter Planung und Ausdauer ein erfolgreiches Café eröffnen

Ein eigenes Café zu eröffnen, ist mit einigem Aufwand und Hürden verbunden. Doch mit einer Checkliste, die Sie Schritt für Schritt abarbeiten können, ist alles nur noch halb so schlimm. Außerdem ist es doch ein ganz besonderes Gefühl, dabei zuzusehen, wie die eigene Idee Formen annimmt und man auf eigenen Beinen steht, oder?

Hier noch einmal die wichtigsten Aufgaben im Überblick:

1. Geschäftsidee (inklusive Überlegungen zu Standort und Zielgruppe)

2. Kostenaufstellung

3. Businessplan

4. Finanzierung

5. Anmeldungen und Genehmigungen

6. Versicherungen

7. Organisation von Kasse, Geschäftskonto und Buchhaltung

8. Personal suchen

9. Marketingmaßnahmen

Vertrauen Sie auf Ihr Geschäftskonzept und verwalten Sie Ihre Finanzen klug, dann wird sich der Aufwand lohnen. Geben Sie sich ein Jahr Zeit, bis das Geschäft richtig anläuft und experimentieren Sie im Rahmen Ihrer Möglichkeiten mit dem Angebot, der Marketingstrategie oder der Gestaltung Ihrer Einrichtung. Außergewöhnliche Ideen und Engagement werden mit einem brummenden Geschäft belohnt.