Freiberufler: Eine besondere Form der Selbstständigkeit

Der freie Beruf ist eine besondere Form der Selbständigkeit. Für Freiberufler gelten besondere rechtliche und steuerliche Bestimmungen. Allerdings steht es Selbstständigen nicht frei, sich als Freiberufler anzumelden: Das Einkommensteuergesetz regelt, welche selbstständigen Tätigkeiten freiberuflich ausgeübt werden können. Wer als Freiberufler gilt, was bei der Anmeldung zu beachten ist, welche Besonderheiten gelten und welche Rechte und Pflichten Freiberufler haben, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Definition: Was ist ein Freiberufler?

Freiberufler verdienen ihr Geld mit einer selbstständigen Tätigkeit. Wie alle selbstständigen Unternehmerinnen und Unternehmer üben sie ihre Arbeit auf eigene Rechnung und auf eigene Verantwortung aus. Sie arbeiten in der Regel alleine, können aber auch eigene Mitarbeitende beschäftigen, solange Freiberufler aufgrund eigener Fachkenntnisse leitend und eigenverantwortlich tätig sind. 

Freiberufler zählen zu den Einzelunternehmen. Das bedeutet, ihr Unternehmen befindet sich vollständig in ihrem alleinigen Besitz. Sie leiten ihr Unternehmen eigenständig und müssen ihre Gewinne mit niemandem teilen. Damit tragen sie aber auch die alleinige Verantwortung und das volle unternehmerische Risiko.

Haftung als Freiberufler

Im Falle von Verlusten haften Freiberufler alleine und auch mit ihrem Privatvermögen. Eine Beschränkung der Haftung auf das Gesellschaftsvermögen ist für Freiberufler, die ein Einzelunternehmen führen, nicht möglich.

Zusammenschluss von Freiberuflern

Eine Möglichkeit der Haftungsbeschränkung besteht im Zusammenschluss mehrerer Freiberuflerinnen und Freiberufler zu einer Partnerschaftsgesellschaft (PartG). Diese Rechtsform ist ausschließlich Freiberuflern vorbehalten. Grundsätzlich haften die einzelnen Partner persönlich und gesamtschuldnerisch.

Im Fall, dass Verbindlichkeiten aus einem Auftrag entstehen, mit dem ausdrücklich nur ein bestimmter Partner befasst war, übernimmt dieser persönlich die Verantwortung für berufliche Fehler.

Voraussetzung für die Haftungsbeschränkung ist, dass alle Partner über eine Berufshaftpflichtversicherung verfügen und eindeutig nachgewiesen werden kann, welcher Partner tatsächlich mit dem entsprechenden Auftrag befasst war.

Freiberuflerinnen und Freiberufler, die auf Nummer sicher gehen wollen, gründen eine Partnergesellschaft mit beschränkter Berufshaftung (PartG mbH). In diesem Fall bleibt sowohl das private Vermögen des Partners, der den Fehler begangen hat, als auch das Privatvermögen der weiteren Partner von der Haftung ausgeschlossen. Hier ist die Haftung auf die Höhe der Versicherungssumme der Berufshaftpflicht beschränkt.

Unterschied Freiberufler und Gewerbetreibende

Freiberufler zählen also zu den Selbstständigen. Allerdings zeichnen sie sich steuerrechtlich durch eine Besonderheit aus. Das deutsche Steuerrecht unterscheidet bei Selbstständigen zwischen Freiberuflern und Gewerbetreibenden.

Im Gegensatz zu Gewerbetreibenden stellen Angehörige der freien Berufe weder Waren her, noch verkaufen sie Waren. Man könnte auch sagen, es findet kein Warenaustausch statt. Freiberufler zählen damit vor dem Gesetz nicht zu den Gewerbetreibenden. Dieser Umstand sorgt dafür, dass Freiberufler kein Gewerbe anmelden müssen, keinen Gewerbeschein benötigen und entsprechend auch keine Gewerbesteuer (GewSt) entrichten müssen.

Freiberufliche Tätigkeiten: Was ist das Besondere?

Die Anmeldung als Freiberufler ist keine freie Entscheidung. Vielmehr hängt diese Option von der Art der Tätigkeit ab, die Selbstständige ausüben. Welche Tätigkeiten zu den freien Berufen zählen, regelt § 18 des Einkommensteuergesetzes (EstG). Zu diesen sogenannten Katalogberufen zählen

• selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeiten,

• die selbstständige Berufstätigkeit der Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten, Handelschemiker, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratenden Volks- und Betriebswirte, vereidigten Buchprüfer, Steuerbevollmächtigten, Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten, Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer, Lotsen und ähnlicher Berufe

Um freiberuflich zu arbeiten, ist laut Gesetz also eine besondere Qualifikation erforderlich. Üben Selbstständige zudem eine kammerpflichtige Freiberuflichkeit aus, muss diese Qualifikation auch bei den zuständigen berufsständischen Kammern wie der Ärztekammer oder der Anwaltskammer nachgewiesen werden.

Was ist ein Freelancer?

Die Begriffe werden häufig synonym verwendet. Das ist allerdings nicht korrekt. Tatsächlich haben die Begriffe Freiberufler und Freelancer unterschiedliche Bedeutungen. 

Der Begriff Freelancer bezeichnet die Art des Arbeitsverhältnisses. Freelancer sind freie Mitarbeiter, die auf eigene Rechnung und in eigener Verantwortung zeitlich begrenzte Aufträge und Projekte für Kunden umsetzen. Sie arbeiten als selbstständige Dienstleister auf Honorarbasis und sind nicht in das Unternehmen ihrer Kunden und Auftraggeber eingebunden. Entsprechend sind sie auch nicht weisungsgebunden.

Der Begriff Freiberufler beschreibt dagegen die Tätigkeit, die Selbstständige ausüben. Während gesetzlich geregelt ist, welche Tätigkeiten zu den freien Berufen zählen, können Freelancer in nahezu allen Berufen arbeiten. Freelancer arbeiten überwiegend als Kreative in der Werbung oder der Medienbranche, in der IT als Programmierer oder in beratenden Tätigkeiten. 

Freiberufler können also auch als Freelancer tätig sein. Ein Freelancer ist aber nicht zwangsläufig Freiberufler. Freelancer, die keinen freien Beruf ausüben, gelten vor dem Steuergesetz als Gewerbetreibende und sind dazu verpflichtet, ihre Tätigkeit beim Gewerbeamt anzumelden und Gewerbesteuer zu zahlen.

Freiberufler werden: So melden Sie Ihre freiberufliche Tätigkeit an

Die Anmeldung einer freiberuflichen Tätigkeit erfolgt vergleichsweise kostengünstig, schnell und unbürokratisch. Ein Stammkapital, das auf einem Geschäftskonto hinterlegt werden muss, ist nicht erforderlich. Ist der Status der Freiberuflichkeit mit dem Finanzamt geklärt, benötigen Freiberufler für ihre selbstständige Tätigkeit lediglich eine Steuernummer, um durchzustarten.

Die Anmeldung beim Gewerbeamt oder ein Eintrag in das Handelsregister ist nicht erforderlich.

Kammerpflicht für Freiberufler

Freiberufler sind meist auch nicht dazu verpflichtet, sich bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder einer Handwerkskammer (HWK) anzumelden. Allerdings gibt es sogenannte kammerpflichtige Katalogberufe.

Freiberufler, die einen der folgenden freien Berufe ausüben,

• Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Apotheker, Psychotherapeuten, Pflegekräfte

• Notare, Rechtsanwälte, Patentanwälte

• Steuerberater, Wirtschaftsprüfer

• Architekten, beratende Ingenieure

• Lotsen

sind dazu verpflichtet, sich bei einer berufsständischen Kammer – beispielsweise der Ärzte-, Apotheker-, Architekten- oder Rechtsanwaltskammer – registrieren zu lassen. Hierzu ist der Nachweis einer entsprechenden beruflichen Qualifikation bei der zuständigen Standeskammer erforderlich.

Gesetzliche Unfallversicherung

Für die meisten Freiberufler ist zudem auch die Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft, der gesetzlichen Unfallversicherung in Deutschland, nicht verpflichtend. Aktuell unterliegen nur Freiberufler, die im Gesundheitsdienst, der Wohlfahrtspflege oder in der Friseurbranche tätig sind, der Pflicht, sich anzumelden. Zuständig ist die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW).

Eigene Mitarbeitende anmelden

Freiberufler, die eigene Mitarbeitende beschäftigen, müssen diese beim Finanzamt melden und die Lohnsteuer (LSt) für sie abführen. Zudem müssen sie eine Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit beantragen. Diese Nummer benötigen sie, um die Sozialversicherungsbeiträge für ihre Angestellten an die Sozialversicherungsträger zu melden.

Sind Freiberufler verpflichtet, ein Geschäftskonto zu eröffnen?

In Deutschland sind nur Kapitalgesellschaften wie die Aktiengesellschaft (AG) oder die GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) dazu verpflichtet, ein Geschäftskonto zu eröffnen. Hier wird das für die Gründung erforderliche Stammkapital hinterlegt, das u. a. als Haftungsmasse dient. Das bedeutet, dass diese Unternehmen im Falle von Verlusten oder gegenüber Dritten ausschließlich mit dem Gesellschaftsvermögen haften. Das Privatvermögen der Gesellschafter bleibt von der Haftung ausgenommen. Zum anderen dient das Geschäftskonto dazu, das Gesellschaftsvermögen strikt vom privaten Vermögen der Gesellschafter zu trennen.

Für die Gründung als Freiberuflerin oder Freiberufler ist kein Stammkapital erforderlich. Entsprechend ist auch die Eröffnung eines Geschäftskontos für Freiberufler nicht verpflichtend. Allerdings ist es auch für Freiberufler ratsam, berufliche Einnahmen und Ausgaben strikt von privaten Einnahmen und Ausgaben zu trennen.

Anmeldung als Freiberufler: Buchhaltung

In Bezug auf die Buchhaltung profitieren Freiberufler von einer Erleichterung. Um betriebliche Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren, ist die einfache Buchhaltung ausreichend. Entsprechend muss am Ende des Geschäftsjahres auch kein Jahresabschluss in Form einer Bilanz mit Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) erstellt und veröffentlicht werden.

Lassen Sie als Freiberuflerin oder Freiberufler Ihr Unternehmen allerdings freiwillig in das Handelsregister eintragen, müssen Sie auf die vereinfachte Buchhaltung verzichten und sind zur doppelten Buchführung sowie zur Erstellung und Veröffentlichung eines Jahresabschlusses verpflichtet.

Welche Steuern müssen Freiberufler zahlen?

Freiberufler sind von der Zahlung der Gewerbesteuer befreit. Sie sind aber einkommenssteuer- und umsatzsteuerpflichtig. Um eine freiberufliche Tätigkeit beim Finanzamt anzumelden, füllen Sie online den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus und erhalten nach einer kurzen Prüfung durch das Finanzamt eine Steuernummer.

Diese Steuernummer geben Sie bei allen steuerlichen Angelegenheiten sowie in Ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung an. Planen Sie, auch international tätig zu werden, beantragen Sie in diesem Zuge auch gleich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID), die Sie in Ihren Rechnungen und auf Ihrer Website aufführen müssen.

Einkommensteuer

Die Einnahmen aus einer selbständigen freiberuflichen Tätigkeit unterliegen der Einkommensteuer (ESt). Bis zu einem Grundfreibetrag von 11.604 € pro Jahr (Stand 2024) bleibt das Einkommen von Freiberuflern steuerfrei. Das Einkommen, das über den Freibetrag hinausgeht, wird in der jährlichen Einkommensteuerklärung versteuert.

Da Freiberufler nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen sie keine Bilanz mit GuV erstellen. Die einfache Gegenüberstellung der betrieblichen Einnahmen und Ausgaben, auch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) genannt, reicht dem Finanzamt aus. Die Höhe der Einkommensteuer richtet sich nach der Höhe der Einnahmen und wird in vierteljährlichen Vorauszahlungen an das Finanzamt geleistet. Die tatsächliche Steuerlast wird im Rahmen der Einkommensteuererklärung ermittelt. Die Differenz wird entweder zurückerstattet oder im Rahmen einer Steuernachzahlung eingefordert.

Umsatzsteuer

Freiberufler sind dazu verpflichtet, Umsatzsteuer (USt) auf ihre im Inland erzielten Einnahmen zu zahlen. Je nach Art der Leistung wird entweder der Regelsteuersatz in Höhe von 19 % oder der ermäßigte Steuersatz in Höhe von 7 % erhoben.

Die Umsatzsteuer wird in der Rechnung gesondert vom Nettobetrag aufgeführt und im Rahmen der monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt an das Finanzamt weitergeleitet.

Die Umsatzsteuer ist ergebnisneutral und wird daher auch als durchlaufender Posten bezeichnet. Umsatzsteuer, die Freiberufler für berufliche Zwecke selbst an andere Unternehmen bezahlt haben, wird im Rahmen des Vorsteuerabzugs in voller Höhe vom Finanzamt erstattet.

Besteuerung von Kleinunternehmern

Freiberufler, deren Bruttoumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 22.000 € betragen hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 € nicht übersteigen wird, gelten nach § 19 Umsatzsteuergesetzes (UStG) als Kleinunternehmer und können sich vom Finanzamt von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen.

Freiberufler, die die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, dürfen die Umsatzsteuer nicht in ihren Rechnungen ausweisen oder Umsatzsteuer einziehen. Zudem sind Freiberufler, die sich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen, dazu verpflichtet, einen Hinweis über die Steuerbefreiung gemäß § 19 UStG in ihren Rechnungen aufzuführen, damit Geschäftspartner darüber informiert sind. Gleichzeitig sind sie vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen. 

Da die Befreiung für fünf Jahre bindend ist, sollte diese Entscheidung gut überlegt werden – insbesondere, wenn größere Investitionen geplant sind. 

Lohnsteuer

Freiberufler, die eigene Mitarbeitende beschäftigen, sind dazu verpflichtet, die Lohnsteuer (LSt) für ihre Angestellten an das Finanzamt zu entrichten.

Rechnung schreiben als Freiberufler

Unternehmen sind dazu verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Lieferung einer Ware oder Leistung an andere Unternehmen eine Rechnung zu stellen. Alternativ kann der Leistungsempfänger dem Leistungserbringer auch eine Gutschrift ausstellen. Diese Verpflichtung gilt – unabhängig davon, ob eine Rechnung oder eine Gutschrift erstellt wird – auch für Freiberufler.

Damit die Rechnungen beim Finanzamt Bestand haben und sowohl Freiberufler als auch ihre Kunden die Vorsteuer geltend machen können, muss die Rechnung oder Gutschrift bestimmte Kriterien erfüllen. Sie muss gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG).

• die Echtheit der Herkunft der Rechnung,

• die Unversehrtheit ihres Inhalts und

• ihre Lesbarkeit

gewährleisten.

Pflichtangaben in der Rechnung

Darüber hinaus muss sie die folgenden Pflichtangaben enthalten:

• eine Angabe, ob es sich um eine Rechnung oder eine Gutschrift handelt,

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens und der Leistungsempfängerin oder des Leistungsempfängers,

• die Steuernummer des leistenden Unternehmens oder seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,

• das Ausstellungsdatum der Rechnung oder Gutschrift

• eine fortlaufende Nummer zur eindeutigen Identifizierung der Rechnung oder Gutschrift,

• die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Umfang und Art einer Dienstleistung,

• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung,

• das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie eine mögliche im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts,

• den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag und

• einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

Kleinunternehmerrechnung

Freiberufler, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, dürfen keine Umsatzsteuer in ihren Rechnungen ausweisen. Alle anderen Angaben sind auch in der Kleinunternehmerrechnung Pflicht. Zudem enthält die Rechnung eines Kleinunternehmens einen Hinweis, dass die Rechnung aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG keinen Steuerausweis enthält. Diese Angabe ist nicht verpflichtend. Allerdings vermeiden Sie so Zahlungsverzögerungen, die durch Nachfragen Ihrer Kunden entstehen können.

Kleinbetragsrechnung

Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 € brutto nicht übersteigt, wird als Kleinbetragsrechnung bezeichnet. Für die Erstellung gelten auch für Freiberufler erleichterte Vorschriften in Bezug auf die Pflichtangaben. Es genügt, die folgenden Angaben aufzuführen:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens

• das Ausstellungsdatum der Rechnung

• Menge und Art der gelieferten Waren oder Art und Umfang einer sonstigen Leistung

• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe

• der angewandte Steuersatz

• ggf. einen Hinweis auf die Steuerbefreiung

Welchen Versicherungsschutz brauchen Freiberufler?

Im Gegensatz zu Angestellten sind Selbstständige nicht dazu verpflichtet, Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten. Das gilt auch für Freiberufler. Sie sind selbst für die Absicherung privater und beruflicher Risiken verantwortlich. 

Einige Versicherungen wie die Kranken- und Pflegeversicherung oder die Kfz-Haftpflicht für Fahrzeugbesitzer sind in Deutschland Pflicht. In einigen Berufsgruppen ist zudem eine Betriebshaftpflichtversicherung vorgeschrieben. Welche Versicherungen Freiberufler darüber hinaus benötigen, hängt von der individuellen persönlichen und beruflichen Situation ab.

Absicherung privater Risiken

Die Kranken- und Pflegeversicherung ist für Freiberufler Pflicht. Allerdings haben sie die Wahl, sich freiwillig gesetzlich oder privat zu versichern. Das Gleiche gilt für die Rentenversicherung. 

Ausnahmen bilden Freiberufler, die einen kammerpflichtigen Beruf ausüben: freiberufliche Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Apotheker, Architekten, Notare, Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer, Ingenieure und Psychotherapeuten zahlen für Ihre Rente in die berufsständischen Versorgungswerke ein.

Absicherung beruflicher Risiken

Die Absicherung beruflicher Risiken ist für Freiberufler existenziell wichtig, um sich gegen Schadensersatzansprüche Dritter finanziell abzusichern. Zu den Versicherungen, die Sie als Freiberuflerin oder Freiberufler auf jeden Fall abschließen sollten, zählen die

• Vermögensschadenhaftpflicht, die für selbstverursachte Schäden aufkommt

• die betriebliche Rechtsschutzversicherung

• sofern Sie eigene Mitarbeitende beschäftigen, eine Betriebshaftpflichtversicherung die für Schäden, die Ihre Angestellten verursacht haben, aufkommt

Ihre technische und kaufmännische Betriebseinrichtung decken Sie als Freiberuflerin oder Freiberufler mit einer Inhaltsversicherung ab. Zudem kann eine Sach- und Ertragsausfallversicherung sinnvoll sein, die bei Schäden durch Feuer, Leitungswasser, Einbruch oder Glasbruch den entgangenen Gewinn sowie Ihre fortlaufenden Kosten abdeckt. Wer einen Fuhrpark betreibt oder einen Firmenwagen anmeldet, benötigt zudem eine Kfz-Haftpflichtversicherung für seine Fahrzeuge. Bei neuwertigen Fahrzeugen kann sich zudem der Abschluss einer Teil- oder Vollkaskoversicherung lohnen.

Freiberufler werden: Eine gute Option, aber keine freie Wahl

Freiberufler profitieren von steuerlichen und rechtlichen Vorteilen. Sie sind von der Gewerbesteuer befreit, können sich innerhalb bestimmter Umsatzgrenzen von der Umsatzsteuer befreien lassen und sind nicht zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Der Gründungsprozess ist in dieser Rechtsform vergleichsweise einfach, schnell und kostengünstig. Ein Mindeststammkapital ist nicht erforderlich und nach Anmeldung beim Finanzamt können die meisten Freiberufler direkt in die Selbstständigkeit starten. 

Allerdings steht die Gründung in dieser Rechtsform ausschließlich Selbstständigen zu, die nach §18 EStG einen Katalogberuf oder eine ähnliche Tätigkeit ausüben. Die Entscheidung, ob eine Tätigkeit als freiberuflich anerkannt wird, liegt im Zweifel beim Finanzamt.