Restaurant eröffnen: die wichtigsten Tipps und Tricks für angehende Gastronomen

Ein gut besuchtes Restaurant mit einer ebenso schicken wie gemütlichen Einrichtung, tollem Essen und – Ihrem Namen an der Tür. Wenn sich das für Sie nach einer perfekten Zukunft anhört, machen Sie sich an die Arbeit. Es ist viel Vorbereitung und Planung nötig, um ein Restaurant zu eröffnen. Sie müssen Kosten kalkulieren, die Finanzierung absichern, eine geeignete Location finden und natürlich eine Geschäftsidee haben, mit der Sie sich von der Konkurrenz abheben. Mit dem SumUp-Guide sind Sie für alle wichtigen Etappen gewappnet.

Lohnt es sich, ein Restaurant zu eröffnen?

Es ist ehrlicherweise nicht die einfachste Zeit in der Gastronomie – erst die Coronakrise, in der Personal und Kundschaft abgewandert sind, dann die steigenden Preise und darauf die Wiedererhöhung der Mehrwertsteuer. Lohnt es sich da überhaupt noch, ein Restaurant zu eröffnen?

Zunächst einmal gibt es regional große Unterschiede bei der Entwicklung: So gibt es auf dem Land mehr Gastro-Insolvenzen und auch zwischen den Bundesländern schwankt die Zahl an Betrieben, die aufgeben mussten, stark (siehe dazu den Bericht der Tagesschau). In Brandenburg und Berlin etwa kann man aktuell nicht vom Gaststättensterben sprechen, hier stieg die Zahl an Insolvenzen um 16 bzw. 12 Prozent, im Vergleich zu Sachsen oder Hamburg deutlich geringer.

Wie so oft also: Es kommt darauf an. Manche Betriebe standen finanziell auf stabilen Füßen und mussten wegen Personalmangel schließen. In Studentenstädten oder mit Familie, die mitarbeiten will, ist das sicher ein geringeres Problem. Genauso gut kann das Geschäft laufen, wenn es sich an beliebten Ausflugszielen befindet. Weitere Standbeine wie Catering, ein Lieferservice oder ein Foodtruck diversifizieren das Angebot und machen es sicherer in Krisen.

Diese Tipps für die Corona-Krise sorgen ebenso für andere Stolpersteine vor: Tipps für Unternehmen während der Pandemie.

Haben Sie also eine gute Restaurant-Idee und bedenken dabei die Bedürfnisse der Gesellschaft, beziehungsweise die Ihrer anvisierten Zielgruppe, kann es durchaus gelingen. Betriebe scheitern auch immer wieder daran, dass es an gastronomischen, insbesondere kaufmännischen Kenntnissen mangelte. Um einen Betrieb auf eine gute Basis zu stellen, ist gute Vorbereitung also das A und O.

Voraussetzungen, um ein Restaurant aufzumachen

„Ich liebe Kochen, warum nicht andere daran teilhaben lassen?“ So oder so ähnlich geht es wohl vielen, die ein Restaurant aufmachen wollen. Das ist eine gute Motivation, aber das nötige Engagement und die Kenntnisse, um erfolgreich ein Geschäft zu betreiben, dürfen gleichzeitig nicht unterschätzt werden.

Eine gute Basis, um ein eigenes Restaurant zu betreiben, ist die Ausbildung zum Koch. Teil der üblicherweise 3-jährigen Ausbildung sind etwa die korrekte Lagerung, die Anleitung von Küchenpersonal oder das Einhalten von Hygienevorschriften. Nach einer Reform 2022 rücken die Speisekartenkennzeichnung, Warenbeschaffung und Kalkulation mehr in den Fokus.

Restaurantbetreibende gehen auf Nummer sicher, wenn sie sich zusätzlich zum Betriebswirt oder Gastronom weiterbilden. Zur Gründung gehören eben auch Buchhaltung, Marketing, Arbeitsschutz oder die Organisation von effizienten Arbeitsabläufen.

Ein Restaurant gewinnbringend zu leiten, ist also harte Arbeit. Neben der Arbeit am Abend, an Wochenenden und Feiertagen müssen zusätzlich Aufgaben im Backoffice erledigt werden. Für viele Aufgaben kann man sich Unterstützung ins Boot holen oder sie extern beauftragen. Doch das kostet natürlich Geld. Dafür haben Sie mehr Zeit, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und vermeiden Fehler, die das Geschäft in Schwierigkeit bringen.

Nötige Genehmigungen

Um ein Restaurant aufzumachen, benötigt man einige offizielle Genehmigungen und Papiere. Zunächst mal muss man sich für den Betrieb eines Restaurants beim Gewerbeamt anmelden und eine Gaststättenkonzession erhalten. Damit sie gewährt wird, braucht es wiederum unterschiedliche Bescheinigungen. Zudem muss der Pacht- oder Mietvertrag für die Gaststättenkonzession bereits vorliegen. Folgende Behörden sind in diesem Fall zuständig:

• Polizei für einen Auszug aus dem Strafregister und das Führungszeugnis

• Gesundheitsamt für Schulungen zu Hygienevorschriften, Erstbelehrung im Infektionsschutz und das Gesundheitszeugnis (für Sie und alle Mitarbeiter)

• Finanzamt für die steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung und die Registrierung Ihres Kassensystems – seit 2020 die Kassensicherungsverordnung in Kraft getreten ist, sind noch einige weitere Punkte zu beachten. Ziel ist es, dadurch Steuerhinterziehung auf die Schliche zu kommen.

• IHK für die vorschriftsgemäße Anmeldung sowie die Teilnahme an einer Gaststättenunterrichtung (falls Sie keine anerkannte Ausbildung in der Gastronomie haben)

• Berufsgenossenschaft für die vorgeschriebene Anmeldung und die gesetzliche Unfallversicherung

• ggf. Ordnungsamt für die erweiterte Gaststättenkonzession (falls Sie Außengastronomie planen)

Gute Ansprechpartner bei Fragen oder auch für Seminare sind der Deutsche Hotel- und Gaststättenverband, kurz DEHOGA, die Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN) und die örtliche IHK.

Geschäftsidee für Ihr Restaurant entwickeln

Ihre Geschäftsidee ist der wichtigste Grundstein auf dem Weg zum eigenen Restaurant. Sie hängt eng mit zwei weiteren Faktoren zusammen: Zielgruppe und Standort. Alle drei beeinflussen sich gegenseitig und bilden dadurch das Gerüst für Ihr Gastronomie-Konzept. Wenn Idee, Zielgruppe und Standort zusammenpassen, erhöhen sich Ihre Chancen, ein langfristig erfolgreiches Restaurant zu eröffnen.

Liegt Ihr Lokal beispielsweise in einer Gegend mit neuen Einfamilienhäusern, besteht Ihre Zielgruppe größtenteils aus berufstätigen jungen Eltern. Hier kann es sinnvoll sein, das Angebot auf das Wochenende und die frühen Abendstunden auszurichten und die Kinder in der Menüplanung zu berücksichtigen. Wollen Sie sich vor allem als Topadresse für Geschäftsessen und das Catering von Meetings einen Namen machen, brauchen Sie hingegen einen Standort in der Nähe von Bürogebäuden und großen Unternehmen.

Es fällt Ihnen schwer, ein Konzept auszuarbeiten, das sich wirklich abhebt, oder das ist Ihnen zu riskant? Dann kommt für Sie eventuell die Übernahme eines bereits bestehenden Restaurants oder ein Franchise-Vertrag infrage. Sie setzen sich dabei in ein gemachtes Nest und müssen im Gegenzug mit den Vorgaben des Franchisenehmers einverstanden sein. Studieren Sie den Vertrag also genau und kalkulieren, was für Sie abfällt.

Restaurant eröffnen, das kostet es

Sobald Ihr Geschäftskonzept steht, geht es an die Zahlen, denn es ist nicht ganz günstig, ein Restaurant zu eröffnen. Die Kosten richten sich natürlich nach Ihren Plänen und dem Zustand der Räumlichkeiten. Sind größere Umbau- und Renovierungsarbeiten nötig, kommen gemeinsam mit der Inneneinrichtung und einer professionellen Ausstattung von Küche und Gästebereich leicht Summen von 50.000 bis 100.000 Euro zusammen. Und das, bevor Sie überhaupt einen einzigen Euro einnehmen können.

Darüber hinaus sollten Sie damit rechnen, dass Sie die laufenden Kosten zunächst nicht vollständig durch Einnahmen abdecken können und einen finanziellen Puffer für das erste Jahr einplanen. Damit Sie genau wissen, wie groß dieser sein sollte und wie viel Startkapital Sie aufbringen müssen, stellen Sie zunächst eine detaillierte Liste alle einmaligen und wiederkehrenden Kosten auf. Diese Kosten sind ein guter Startpunkt für Ihre gastronomische Kalkulation, mit der Sie unter anderem die Verkaufspreise gewinnbringend festlegen können. Zu den einmaligen und wiederkehrenden Kosten gehören vor allem:

• Miete und Betriebskosten (Wasser, Strom, Heizung)

• Inneneinrichtung (Möbel, Elektrogeräte, Restaurantausstattung) Versicherungen

• Personalkosten

• Wareneinkauf (Zutaten, Lebensmittel, Getränke, etc.) – diese Kosten lassen sich durch die Minimierung von Lebensmittelverschwendung und Optimieren des Wareneinsatzes mindern

• Kosten für die Finanzverwaltung (Steuerberatung, Kontoführung, Kassensystem etc.)

• Kommunikation und Medien (Telefon, Internet, GEMA- und GEZ-Gebühren)

Die Gründungsfinanzierung

So ein Startkapital können die wenigsten ohne Unterstützung aufbringen. Neben den Banken gibt es noch zahlreiche staatliche Förderprogramme, die Sie auf dem Weg in die Selbstständigkeit finanziell unterstützen – sei es mit günstigen Krediten, zweckgebundenen Finanzspritzen oder kostenfreien Aus- und Fortbildungsprogrammen. Erkundigen Sie sich bei der für Sie zuständigen IHK oder Berufsgenossenschaft, für welche Förderungen Sie sich bewerben können. Um Kredite, Zuschüsse oder Fördergelder zu erhalten, braucht es wiederum einen Businessplan.

Im Businessplan verschriftlichen Sie Ihr Geschäftskonzept, darunter fällt die Vorstellung des Gründers oder der Gründerin und des Teams, eine Analyse der Marktsituation, das geplante Marketing und ganz wichtig die Kalkulation und finanziellen Aspekte.

Falls Sie sich bei der Erstellung des Businessplans unsicher sind, finden Sie auch dafür Kurse und Beratungsangebote bei der IHK, der Agentur für Arbeit oder Ihrer Berufsgenossenschaft.

Was braucht man sonst für die Restauranteröffnung?

An dieser Stelle haben Sie vielleicht einen groben Plan, eine Idee von den benötigten Genehmigungen und den Kosten für die Restauranteröffnung. Was noch fehlt und im Businessplan aufzuführen ist, sind insbesondere die Standortwahl, eine Marketingstrategie und die Personalsuche.

Standortwahl

Ein Standort, an dem die gewünschte Zielgruppe sich aufhält, entscheidet maßgeblich über den Erfolg in der Gastronomie. Eine ausführliche Standortanalyse ist also ein Muss. Welcher Ort sich eignet, hängt wiederum von Ihrem Geschäftskonzept ab. Stellen Sie sich dabei die folgenden Fragen:

• Laufkundschaft: Wenn Ihr Geschäft auf Laufkundschaft angewiesen ist – wie frequentiert ist die Straße?

• Umgebung: Welche Attraktionen oder Freizeitaktivitäten in der Umgebung ziehen Besucher an?

• Gewerbegebiet: Welche Firmen befinden sich in der Umgebung, die vielleicht nicht über eine eigene Kantine verfügen? Gegebenenfalls bietet sich ein Mittagstisch oder eine Kooperation an.

• Barrierefreiheit: Können Eingang, Außenbereich und Toiletten barrierefrei erreicht werden oder würden Umbaumaßnahmen dahingehend akzeptiert?

• Parken und Anreise: Wie ist die Parksituation vor Ort oder kann sich die potenzielle Kundschaft auf den öffentlichen Nahverkehr verlassen? Parken wird schnell unangenehm, wenn es zu wenige oder zu enge Plätze gibt oder wenn man als Kurzparker etwas zahlen muss. Da treten manche lieber wieder aufs Gas und fahren zur Konkurrenz. Bringen Sie auch in Erfahrung, ob die Stadt eine Beschilderung von der Hauptverkehrsstraße vorgesehen hat.

• Wettbewerb: Wie groß ist die Konkurrenz mit ähnlichen Konzepten? Haben Sie genügend Alleinstellungsmerkmale oder planen, sich auf andere Öffnungszeiten zu fokussieren, kommt man sich gegebenenfalls nicht zu sehr in die Quere.

• Immobilienmarkt: Wie hoch sind die Mietpreise in der Gegend, wie umkämpft der Markt für Gewerbeimmobilien? Vielleicht wünschen sich bestimmte Kommunen eine Wiederbelebung ihrer Innenstadt und Sie können einen guten Deal aushandeln. Durch den Homeoffice-Boom gibt es vielerorts Leerstand in Gewerbeimmobilien, lassen sich diese vielleicht umwidmen und gastronomisch ausstatten?

• Und nicht zu vergessen: Welche Zielgruppen halten sich in der Gegend bevorzugt auf?

Ausstattung für Buchführung und Finanzielles

Ab dem Moment, in dem Sie Ihr Restaurant eröffnen, wird Ihr Leben von Zahlen bestimmt. Umsatz, Gewinn, Ausgaben, Investitionen – all diese Summen müssen Sie von Anfang an im Blick behalten. Glücklicherweise gibt es zahlreiche Lösungen, die das erleichtern. Mit SumUp organisieren Sie Ihre Finanzen einfach und übersichtlich.

Unser Angebot richtet sich speziell an kleinere, neu gegründete Unternehmen und bietet Ihnen vom digitalen Kassenbuch über verschiedene Kartenterminals bis hin zum Kassensystem für die Gastronomie alle Tools, die Sie brauchen, um sowohl Bargeld- als auch Kartenzahlungen lückenlos zu erfassen. Entscheiden Sie sich dazu noch für das kostenlose Online-Geschäftskonto, können Sie außerdem die integrierte Rechnungsstellungsfunktion nutzen und mit wenigen Klicks alle relevanten Zahlen für die Buchhaltung zusammenstellen.

Personal

Die Suche nach geeignetem Personal wird vermutlich für die meisten Kopfschmerzen sorgen. Der tollste Abend mit großartigem Essen bleibt mit unaufmerksamen, genervten Servicekräften trotzdem negativ in Erinnerung.

Um trotz Personalmangel in der Branche Unterstützung zu finden, müssen Sie den Stellenmarkt verstehen und was Jobsuchende sich wünschen, beziehungsweise was in der Gastronomie stört. Dazu gehört sicher die Arbeit am Wochenende und regelmäßig (unbezahlte) Überstunden. Wählen Sie den Personalschlüssel also so, dass dies für jede einzelne Person begrenzt und wenn wertschätzend vergütet wird.

Überlegen Sie zusätzlich, einen Einblick in zu erwartendes Trinkgeld zu geben und unterstützen Sie, dass mehr Trinkgeld zusammenkommt. Ein gefördertes Sportangebot und sonstiger Ausgleich zum fordernden Alltag vor und hinter dem Tresen sowie Firmenevents sorgen langfristig für höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Gesundheit.

Im Fachkräftemangel ist es schwierig, Know-how und Engagement zu erwarten, wenn man nicht bereit ist, Gegenleistungen zu erbringen, die von der Konkurrenz abheben. Geben Sie also auch Quereinsteigern eine Chance und bauen Wissen auf, indem Sie Weiterbildungen zahlen. Ganz kreativ wird es, wenn Sie das Servicepersonal durch neuartige Lösungen entlasten: Immer häufiger werden Roboter eingesetzt – etwa um benutztes Geschirr in die Küche zu bringen.

Marketing

Mit gezielten Marketingmaßnahmen überlassen Sie nicht dem Zufall, dass Leute auf das neue Restaurant aufmerksam werden – und das muss nicht immer teuer sein. Zur Grundausstattung gehören etwa ein Eintrag auf Google, das bedeutet Google MyBusiness, und auf Tripadvisor. Vermutlich gibt es noch weitere Plattformen, lokale, touristische oder spezifisch gastronomische, auf denen Sie Ihr Restaurant kostenfrei eintragen können.

Ein weiteres Muss für Geschäfte aller Art ist eine eigene Website. Interessierte können sich dort mit wenigen Klicks einen Eindruck von Ihrem Angebot, der Speisekarte und den Räumlichkeiten verschaffen. Zudem können Sie über besondere Öffnungszeiten und Betriebsferien sowie Angebote an einem Ort informieren. Anders als bei Social Media können darauf alle zugreifen, solang sie nur einen Internetzugang besitzen.

Die weitere Marketingstrategie richtet sich daran aus, welche Zielgruppe (auch Buyer Persona genannt) Sie anpeilen. Studierende sind eher auf Instagram oder TikTok unterwegs und werden weniger Zeitung lesen, bei Fans von gutbürgerlichem Essen ist es vielleicht umgekehrt. Unser Guide für erfolgreiches Gastro-Marketing zeigt viele Marketingmaßnahmen auf, die sich für Sie lohnen. Starten Sie in jedem Fall so früh wie möglich mit der Werbung, um schnell schwarze Zahlen zu schreiben.

Langfristig müssen Sie im Marketing auf Kundenbindung setzen und Wege finden, die Zufriedenheit der Kundschaft hoch zu halten. Eine Möglichkeit, neue Kundengruppen zu erschließen, sind Events und andere Aktionen oder Rabatte.

Versicherungen

Es ist zwar keine Vorschrift, aber sehr empfehlenswert, noch vor der eigentlichen Eröffnung einige wichtige Versicherungen abzuschließen. Dazu zählen die Betriebshaftpflicht und eine Geschäftsinhaltsversicherung, damit Sie von Anfang an gegen Unfälle oder Einbrüche abgesichert sind.

Mit dieser Checkliste erfolgreich ein Restaurant eröffnen

Wir haben gesehen, dass es kein Zuckerschlecken ist, gerade in der aktuellen Zeit ein Restaurant zu eröffnen. Es sind ein hohes Startkapital, verschiedene Behördengänge und Durchhaltevermögen nötig. Gaststätten sind und bleiben aber wichtige Orte, wo man zusammenkommt, genießt und Neues ausprobiert. Das sind letztendlich die Hauptgründe, um ein Restaurant zu besuchen.

Viele sehnen sich nach der Pandemie nach diesen Treffpunkten. Behalten Sie das im Hinterkopf und möchten Sie sich für den Traum vom eigenen Restaurant einsetzen, sollten Sie sich davon nicht abhalten lassen. Zusammenfassend kommt hier noch die Checkliste, damit die Gründung gelingt:

• Geschäftsidee entwickelt (inklusive Überlegungen zu Standort und Zielgruppe)

• Kostenaufstellung erstellt

• Businessplan ausgearbeitet

• Finanzierung gesichert

• Miet-/Pachtvertrag unterschrieben

• Anmeldungen und Genehmigungen eingeholt

• Versicherungen abgeschlossen

• Organisation von Kasse, Geschäftskonto und Buchhaltung übernommen

• Personal gefunden

• Marketingmaßnahmen gestartet