Gastronomie Konzept erstellen: So geht's

Das Gastronomie Konzept ist die Grundlage für eine erfolgreiche Gründung. Sie bringt Struktur in Ideen und Visionen und hilft bei der Planung der nächsten Schritte. Wir zeigen, was das Konzept so wichtig macht und wie Sie Schritt für Schritt zu Ihrem persönlichen Gastro-Konzept kommen

Was ist ein Konzept?

Im Grunde genommen schafft ein Konzept eine logische Struktur für Gedanken und Ideen, drückt diese sprachlich aus und bereitet sie so auf, dass der untersuchte Gegenstand bewertet werden kann. Bei Geschäfts- oder Betriebskonzepten geht es dementsprechend um Geschäftsideen und deren Ausarbeitung.

Oft ist auch der Begriff Businessplan geläufig – er kann als verschriftlichte, formalisierte Version des Konzepts gesehen werden. Eventuell werden bei der einen oder anderen Form unterschiedliche Schwerpunkte gesetzt und manches fällt an gewissen Stellen ausführlicher aus. Das ist davon abhängig, welches Ziel man bei der Erstellung verfolgt. Insbesondere Geldgeber werden eher den Begriff Businessplan verwenden.

Vergessen Sie auch nicht, dass Ihr Gastro-Konzept nicht in Stein gemeißelt ist. Es dient zwar zur Orientierung für darauf folgende Umsetzungsschritte, man kann es aber ebenso überarbeiten, wenn sich die Vision in der Praxis nicht so entwickelt wie gedacht. Auch muss ein Konzept nicht nur vor einer Gründung entstehen, es dient ebenso als Basis für Umstrukturierungen oder Expansionspläne.

Wieso das Gastronomie-Konzept wichtig ist

Ein Gastronomie-Konzept ist eigentlich immer zu empfehlen. Ein Konzept dient grundsätzlich dazu, die eigene Idee auf Herz und Nieren zu prüfen. Hält sie der Ausarbeitung stand oder scheitert sie bereits vor der Gründung?

Nur in wenigen Ausnahmefällen kann es kürzer ausfallen – wenn Sie keine Geldgeber benötigen, einen etablierten Betrieb übernehmen oder einen Betrieb aufbauen wollen, der anderen sehr ähnlich ist und sich insbesondere durch die Standortwahl hervorhebt. Dafür gibt es im Web auch Konzeptvorlagen.

Mit einem Businessplan präsentiert man das Konzept möglichen Geldgebern und Partnern. Man bereitet die Vision attraktiv auf. Es ist außerdem die Grundlage für die Planung der weiteren Schritte: Was muss man in der Praxis eigentlich alles erledigen? Wen brauche ich als Unterstützung für Umbauten und welches Personal hilft mir im Service und in der Küche?

In 8 Schritten zum eigenen Gastro-Konzept

Um ein erfolgreiches Konzept zu schreiben, sollten einige Punkte bedacht werden. Zielgruppe, Standort und Marketing gehören dazu – stehen aber keinesfalls für sich allein. Vielmehr beeinflussen sich die einzelnen Bereiche.

Am Ende soll alles aufeinander abgestimmt sein und ein stimmiges Gesamtbild entstehen. Muss man in einem Bereich Kompromisse eingehen, muss es an anderer Stelle ausgeglichen werden. Haben Sie etwa einen Standort mit wenig Laufkundschaft im Auge, sparen Sie vielleicht an der Miete, müssen aber mehr Geld für Marketing ausgeben und in Wegweiser investieren.

1) Zielgruppenanalyse

Starten Sie Ihr Betriebskonzept am besten mit der Zielgruppe. Einige Gründerinnen und Gründer machen den Fehler, ohne Erfahrung nur auf den eigenen Geschmack zu vertrauen und nicht darüber nachzudenken, ob es genügend Leute gibt, die diesen Geschmack teilen. Um ein genaues Bild von der Zielgruppe zu erhalten, können Sie regionale Gruppen, Seiten und Foren durchforsten. Marketingfachleute liefern, wenn nötig, eine Datengrundlage. Tauschen Sie sich aber auch mit möglichst vielen unterschiedlichen Leuten zu Ihrer Geschäftsidee aus und bitten Sie um ehrliches Feedback.

Dabei gilt es, folgende Fragestellungen in den Fokus zu nehmen:

• Wo hält sich die Zielgruppe auf?

• Wie verbringt sie ihre Freizeit?

• Worauf legt sie besonders Wert?

• Welche Ansprüche hat sie an Qualität?

• Wie viel ist die Zielgruppe bereit zu zahlen (Einkommen/Preissensibilität)?

Sie können sich dazu auch eine fiktive Person ausdenken, die in etwa dem Durchschnitt der angedachten Zielgruppe entspricht: die sogenannte Buyer Persona. Sie müssen sich auch nicht auf eine Persona beschränken. Ein hippes Restaurant kann sowohl Touristen als auch Studierende ansprechen.

Ja, man muss da etwas auf Stereotype zurückgreifen. Natürlich wird nicht jede Person 100 % dazu passen. Aber Sie sehen, dass nahezu alle Punkte eines Konzepts auf der Zielgruppenanalyse basieren sollten.

2) Einzigartiges Angebot und USP

Wenn Sie nicht gerade eine abgelegene Ecke im Land gefunden haben, wo einfach ein Standard-Café fehlt, müssen Sie sich von der Konkurrenz abheben. Das Stichwort dafür ist die USP (Unique Selling Proposition), zu Deutsch Alleinstellungsmerkmal. Alle folgenden Schritte sollten auf die USP und die Zielgruppe abgestimmt sein.

Womit hebt sich Ihre Idee hervor? Wo geht sie besonders auf die Zielgruppe ein? Würden wir jetzt mögliche USPs auflisten, wären sie ja kaum mehr originell. Aber hier ein paar grundlegende Ideen, damit Ihr Angebot einzigartig wird:

• Exotische Küche, die am Standort noch nicht angeboten wird, aber sich zum Food-Trend entwickelt

• Einzigartiges Ambiente durch kreative Raumgestaltung – zum Beispiel Dschungel-Pflanzen und Rattanstühle oder modernes Loft in einer ehemaligen Fabrik

• Verknüpfen mit anderen Freizeitbeschäftigungen, beispielsweise Lesecafé, Bistro in einem Indoor-Spielplatz oder Burgerladen an der Bowlingbahn Anbieten von Events, Auftritten mit hauseigener Bühne

• Digitalisierung: Speisekarte und Bestellung auf dem Tablet oder via QR-Code; Service-Roboter

• Austragen von privaten Veranstaltungen, dazu das passende Ambiente und Equipment

• Zutaten aus der Region mit Präsentation der Erzeuger in der Karte

• Restaurant-eigener Verkauf von selbstgemachten Produkten, zum Beispiel Saucen oder Gewürzmischungen

• Clevere Location: Wo hat gerade eine Kantine geschlossen und die Belegschaft möchte trotzdem in der Nähe Mittag essen?

Starten Sie bei der Ausarbeitung des persönlichen Charakters bei der potenziellen Kundschaft. Genau dafür haben Sie die Zielgruppe ausgearbeitet. Es zählt, was für sie interessant sein könnte und was genau ihre Bedürfnisse anspricht. Denken Sie dabei daran:

3) Standortwahl

Ist der Standort das hauptsächliche Alleinstellungsmerkmal des Gastronomiebetriebs, gelten hier natürlich besondere Regeln. Der Standort und die spezielle Location sind aber eigentlich immer ein sehr wichtiges Kriterium für erfolgreiche Lokale. Unabhängiger wird man von der Lokalität, wenn man Lieferservice und Take-away anbietet. Oder Sie entscheiden sich gleich, einen Foodtruck zu eröffnen und gänzlich flexibel zu sein.

Allgemein ist bei der Standortwahl zu beachten:

• Wie viel Laufkundschaft gibt es? Ist die Gegend Ihnen neu, setzen Sie sich doch einmal in der Nähe an die Straße und beobachten zu unterschiedlichen Zeiten, wie viele Leute vorbeilaufen und ob sie die passende Zielgruppe wären.

• Wie ist der Wettbewerb in der Umgebung? Wo wäre der nächste Konkurrent mit einem ähnlichen Konzept?

• Wie steht es um öffentliche Verkehrsmittel und Parkplätze?

• Gibt es eine attraktive Außenfläche, einen besonderen Ausblick oder die Nähe zu Sehenswürdigkeiten? Welche Firmen, Institutionen oder Treffpunkte befinden sich in der Nähe, die vielleicht keine eigene Essgelegenheit haben?

Und – Sie haben es bestimmt geahnt – im Zentrum steht die Frage, ob sich an dem Standort Ihre Zielgruppe aufhält. Ein hippes, veganes Bistro auf dem spärlich besiedelten Land? Oder eine Bar für Touristen fernab von irgendeiner Attraktion? Diese Konzepte werden nicht oder nur mit teurer Überzeugungsarbeit aufgehen.

4) Atmosphäre und Ambiente

Der Rahmen Ihrer Gastronomie steht, jetzt geht es an die spezifische Umsetzung. Atmosphäre und Ambiente der Lokalität müssen den Geschäftscharakter widerspiegeln, die Zielgruppe will sich wohlfühlen. Natürlich geben das Gebäude und das „Außen“ ein Stück weit den Rahmen vor, aber man wird auch Schwierigkeiten haben, in Deutschland ein Gebäude im asiatischen Stil zu pachten. Da heißt es selber bauen oder erfinderisch werden.

Das Ambiente wird geformt durch Wandgestaltung, Möbel, Leuchten, Tisch- und Wanddekoration. Es muss ein stimmiges Gesamtkonzept entstehen, das Wertigkeit ausstrahlt – die Gäste sollen sich gern länger hier aufhalten. Vielleicht beziehen Sie auch einen Blickfänger mit ein, eine Ecke, wo Leute Fotos machen können, um anderen von ihrem Erlebnis zu berichten.

Auch das Raumklima ist nicht zu unterschätzen: Werden die Sommer immer heißer und ein Restaurant verspricht Abkühlung, ist das in dem Moment vielleicht das entscheidende Argument. Ebenso möchten Nichtraucher nicht im Rauch sitzen, der von draußen hereinzieht, und bei einer offenen Küche sind auch die dabei entstehenden Gerüche zu bedenken.

Egal ob eine Bar im minimalistischen Industrial-Stil, ein Landhaus-Café oder ein alpenländisch-rustikales Lokal – Details zählen. Dazu gehören auch Pflanzen, wie etwa frische Blumen auf den Tischen. Es macht einen großen Unterschied, ob auf dem Tisch ein billiges Teelicht und eine künstliche Pflanze steht oder ob dort frische Feldblumen die Gäste begrüßen. Wer Geld sparen und gleichzeitig nachhaltig denken will, der greift auf Trockenblumen zurück. Zu trendigen und umweltfreundlichen Konzepten passt auch DIY-Deko und Upcycling.

Ein einmaliges Ambiente klingt erstmal teuer, aber es ist eine gute Investition. Achten Sie bei der Innenausstattung auf hochwertige Objekte, macht sich das durch Langlebigkeit und einfache Wartung bezahlt.

5) Speisekarte und Getränkeauswahl

Eine gute Speisekarte ist eine Kunst für sich. Sie ist Aushängeschild und oft das erste, mit dem die Kundschaft in Berührung kommt. Hier nur einige Dinge, die bei der Erstellung berücksichtigt werden sollten:

• Ihre gesamte Zielgruppe muss sich wiederfinden, also auch Kinder, Senioren, Vegetarier. Sind Sie das einzige Café im Umkreis mit veganen Milchalternativen oder das einzige Restaurant mit glutenfreien Speisen, ist das ein USP.

• Ein häufiger Fehler sind überladene Speisekarten. Nicht nur macht es mehr Aufwand bei der Zubereitung, es überfordert Gäste auch und macht den Eindruck, dass nicht frisch gekocht wird.

• Dennoch: Eine ausgewogene Mischung aus Gewohntem und Besonderem soll vorhanden sein. Sie ist das Kennzeichen einer guten Speisekarte.

• Die Gestaltung kann ganz unterschiedlich ausfallen, digitale Karten und Preistafeln ermöglichen eine dynamischere Preisgestaltung – hochwertige, einzigartige Karten entscheiden über den ersten Eindruck.

• Auch Saisonales sollte einen Platz finden, Tages- und Wochenangebote besonders hervorgehoben werden.

• Korrekte Rechtschreibung: Nachdem Sie viel Zeit in die Konzeption der Speisekarte gesteckt haben, darf der letzte Schritt nicht fehlen. Falsche Rechtschreibung macht einen unprofessionellen Eindruck. Bei Fehlern in anderssprachigen Begriffen kommt schnell der Verdacht, dass die Leute sich mit der Kultur, aus der sie kochen, nicht auskennen. Dabei ist eine professionelle Korrektur bei einer Speisekarte wirklich nicht teuer, weil der Aufwand vom Umfang abhängt – dasselbe gilt übrigens bei Marketingmaterialien.

• Langfristig: Prüfen Sie Ihr Speisenangebot regelmäßig und passen es an die Nachfrage an.

6) Servicekonzept und Kundenerlebnis

Guter Service ist für ein angenehmes Erlebnis unersetzlich. Die Gäste möchten bedient und umsorgt werden. Außerdem dürfen sie nicht zu lang auf Bestellung, Servieren und Bezahlung warten müssen. Auch der Service trägt zur Atmosphäre bei und sorgt dafür, dass man sich gern länger an dem Ort aufhält. Wer in den Service investiert, investiert gleichzeitig in Kundenzufriedenheit.

Nun ist guter Service heutzutage nicht einfach zu bekommen. Nach der Corona-Pandemie haben sich viele Fachkräfte umorientiert und der Personalmangel in der Gastronomie ist groß. Deshalb gehört es zu einem guten Servicekonzept, dass Sie sich genau überlegen:

• Welche Öffnungszeiten sind klug?

• Wie viel Personal benötige ich?

• Wie stelle ich sicher, dass meine Mitarbeitenden gut ausgebildet sind und zum Unternehmen passen?

• Und vor allem: Wie hebe ich mich hervor, um gutes Personal trotz Fachkräftemangel zu finden?

Es gibt zusätzlich einige Tools und Systeme, die die Arbeit für Servicepersonal erleichtern. Sie können etwa ein Online-Reservierungstool nutzen, sodass weniger Telefonate beantwortet werden müssen. Ebenso kommen Sie damit auch potenzieller Kundschaft entgegen, für die Telefonieren unangenehm ist oder die die Landessprache nicht spricht. Weiterhin kann ein digitales Kassensystem den Arbeitsalltag erleichtern, indem zum Beispiel eine Tischverwaltung integriert ist.

Zu guter Letzt folgt doch noch das i-Tüpfelchen im Service: Wie repräsentiert das Personal den Charakter des Betriebs? Das bedeutet nicht nur, Fragen beantworten und beraten zu können. Es kann auch eine individuelle Kundenansprache, besondere Arbeitskleidung und das Auftreten beinhalten. Vielleicht gehören zum Service auch kleine Aufmerksamkeiten, wie Geschenke für Kinder, Wunderkerzen für Geburtstagskinder oder ein Schnaps aufs Haus. So wird ein Essen etwas, an das man sich noch lange erinnert.

7) Betriebswirtschaftliche Aspekte und Budgetplanung

Als nächstes geht es an die Zahlen. Alle Träume und Wünsche müssen beziffert werden, damit der Gastro-Betrieb finanziell auf festen Füßen steht. Da kommt die Gastronomie-Kalkulation ins Spiel. In der Kalkulation führen Sie auf, welche Kosten Sie decken müssen und welche Preise Sie nehmen müssen, um Gewinn zu erzielen.

Die Bank wird besonders auf den Finanzplan schauen, wenn sie das Budget für das Startkapital stellen soll. Zu den Anfangsinvestitionen gehören:

• Kosten für Umbauten, Renovierungen und Inneneinrichtung

• Kosten für Equipment, zum Beispiel das Kassensystem und andere Elektronik

• Rücklagen für die erste Zeit, in der der Betrieb noch nicht rentabel ist

• Gewerbeanmeldung

• Ggf. Kaution

Dafür kommen leicht 50.000 bis 100.000 € zusammen. Und das in einer Zeit, in der Sie noch keine Einnahmen haben. Wer auf Gebrauchtes zurückgreift oder Eigenleistungen erbringt, kann hier viel sparen. Gehört eine Retro-Einrichtung zu Ihrem Konzept, ist Secondhand sogar essenziell.

Im dauerhaften Betrieb kommen weitere Kosten hinzu, darunter insbesondere das Budget für Personal, Miete, Ware sowie Strom, Internet- und Telefonanschluss, aber auch Versicherungen und Marketingausgaben.

8) Marketing und Promotion

Die noch so gut vorbereitete Gründung hilft nichts, wenn niemand von ihr weiß. Bei der Kommunikation Ihrer USPs und der Ansprache der passenden Zielgruppe kommt Marketing ins Spiel. Grundsätzlich sollten Sie mit dem Marketing so früh starten wie möglich und die Neueröffnung bekannt geben oder groß feiern.

Für jeden Betrieb gibt es passende Marketingmaßnahmen – auch für kleines Budget. Tatsächlich ist das beste Marketing vollkommen kostenlos: Mund-zu-Mund-Propaganda und Kundenbindung. Animieren Sie Ihre Gäste dazu, Ihren Gastrobetrieb weiterzuempfehlen und wiederzukommen.

Erst einmal brauchen Sie aber Neukunden. Auf Portalen, in regionalen Gruppen auf Social Media, in Zeitungen und über Flyer kann man die Eröffnung publik machen. Besonders wichtig sind auch der Eintrag auf Google Maps und das stetige Pflegen von Informationen und Fotos sowie das Beantworten von Rezensionen. Auch das ist vollkommen kostenlos, kann aber mit einem Werbebudget besonders beworben werden.

Je nach Konzept bieten sich gegebenenfalls besondere Werbeformen an: Cateringanbieter sind bestimmt gut auf Hochzeitsmessen aufgehoben und sollten sich mit Eventagenturen vernetzen. Sind Touristen die Zielgruppe, gibt es in der Stadt vielleicht Touristeninformationen und Hotels, wo man Flyer auslegen kann, oder sogar Städtekarten, mit denen Besucherinnen und Besucher Rabatte bei ausgewählten Betrieben bekommen. Andernfalls machen auch Angebote wie Groupon oder der Schlemmerblock neue Kunden auf Sie aufmerksam.

3 Beispiele für innovative Restaurant Konzepte

Fehlt die springende Idee oder die Vorstellungskraft, wie Gastronomie Konzepte in der Praxis umgesetzt werden, gibt es zum Glück viele erfolgreiche Beispiele. Durchforsten Sie Google Maps oder Tripadvisor nach den am besten bewerteten Lokalitäten in der Region.

Oder schauen Sie auf Streaming-Plattformen die vielen kulinarischen Reisesendungen, die von den Besten der Besten auf der ganzen Welt berichten. Hier ein paar Beispiele für erfolgreiche Restaurant Konzepte, die auf SumUp setzen:

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