Geschäftsbrief schreiben: Vorlagen, DIN 5008 und Tipps für den perfekten Aufbau

Professionell verfasste Schreiben sind im Geschäftsleben von großer Bedeutung. Ob zur Kontaktaufnahme, Vertragsabwicklung oder für Beschwerden – der Geschäftsbrief ist ein essenzielles Werkzeug, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie über das Verfassen von professioneller Korrespondenz wissen müssen.

 Was ist ein Geschäftsbrief?

Ein Geschäftsbrief ist jede schriftliche Kommunikation zwischen Unternehmen, Organisationen, Behörden, der Kundschaft oder Lieferbetrieben. Dazu zählen sowohl traditionelle Briefe auf Papier, die per Post verschickt werden, als auch digitale Formate wie E-Mails.  

Diese Schreiben dienen dem Zweck, im Geschäftsalltag formelle Informationen klar, präzise und professionell zu übermitteln. Ein gut geschriebener Geschäftsbrief dient aber nicht nur der reinen Informationsweitergabe, sondern stärkt auch das professionelle Image Ihres Unternehmens. Entsprechend wird in der geschäftlichen Korrespondenz ebenso Wert auf den richtigen Ton, eine angemessene Form sowie Rechtschreibung und Grammatik gelegt. 

Welche Arten von Geschäftsbriefen gibt es?

Je nach Anlass und Zweck gibt es unterschiedliche Arten von Geschäftsbriefen, die jeweils spezifische Aufgaben erfüllen.

·      Angebotsanfragen und -bestätigungen: Diese Schreiben sind häufig der erste Schritt zur Geschäftsanbahnung, um Produktdetails, Preise und Lieferbedingungen zu klären. Ein typisches Beispiel ist die Anfrage eines Unternehmens bei einem Lieferbetrieb nach einem Angebot für eine bestimmte Menge eines Produkts.

·      Bestellungen und Auftragsbestätigungen: Sie dienen in der Geschäftswelt der Dokumentation von Bestellungen oder der Bestätigung eines Auftrags, um Missverständnisse zwischen Kaufenden und Verkaufenden zu vermeiden. So bestätigen Unternehmen mit diesem Schreiben den Eingang des Auftrags und teilen der Kundschaft die Lieferfrist und Lieferbedingungen mit.

·    Rechnungen und Mahnungen: Unternehmen sind dazu verpflichtet, den Verkauf von Waren und Dienstleistungen abzurechnen. Die Rechnung dient sowohl als Zahlungsaufforderung an die Kundschaft als auch als Nachweis über die erbrachte Lieferung oder Leistung. Sie bildet die Grundlage für die Umsatzsteuer und ist wichtig für die Buchhaltung und die Steuererklärung von Unternehmen. Halten Kunden sich nicht an die mitgeteilte Zahlungsfrist, erinnern Mahnschreiben an die ausstehenden Zahlungen. · Beschwerden und Reklamationen: Ist Ihr Unternehmen unzufrieden mit gelieferten Produkten oder erbrachten Dienstleistungen, sind Beschwerdebriefe oder Reklamationen das Mittel der Wahl, um vom Lieferbetrieb Lösungen, die Sie zufriedenstellen, einzufordern. Umgekehrt gehören das Beschwerdemanagement sowie die professionelle Bearbeitung von Reklamationen ebenfalls in den Bereich der Geschäftsbriefe, wenn Ihre Kundschaft ein fehlerhaftes Produkt reklamiert und um Ersatz bittet.

· Einladungen: Veranstaltet Ihr Unternehmen regelmäßig Veranstaltungen wie Messen, Produktvorstellungen, Kundenmeetings etc. zählt ein professionelles Einladungsschreiben zur geschäftlichen Korrespondenz. 

·      Dankschreiben: Hiermit bringen Sie Ihre Wertschätzung gegenüber Kunden, Geschäftspartnern oder anderen Zielgruppen zum Ausdruck, um Geschäftsbeziehungen zu festigen. Mit diesem Schreiben bedanken Sie sich beispielsweise schriftlich für die gute Zusammenarbeit oder eine erfolgreiche Verhandlung.

·      Kündigungen und Vertragsänderungen: Möchten Sie eine Geschäftsbeziehung oder eine Kundenbeziehung beenden oder Geschäftsvereinbarungen anpassen, ist hier die Schriftform erforderlich. Ein typisches Beispiel ist, wenn eine Firma einen Vertrag mit einem Dienstleister kündigt oder neue Bedingungen verhandelt.

Wie ist der Geschäftsbrief aufgebaut?

Ein klarer und einheitlicher Aufbau des Geschäftsbriefs ist entscheidend, um Professionalität auszustrahlen. Die Struktur von Geschäftsbriefen gliedert sich wie folgt:

·      Kopfzeile: Enthält die Absenderinformationen wie Firmenname, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

·      Empfängeradresse: Name, Position und Anschrift des Empfängers.

·      Datum und Betreffzeile: Gibt das Datum an und fasst den Zweck des Schreibens in wenigen Worten zusammen.

·      Anrede: Formelle Begrüßung (z. B. „Sehr geehrte Damen und Herren“).

·      Textkörper: Der Hauptinhalt des Schreibens mit Einleitung, Hauptteil und Abschluss.

·      Grußformel: Höfliche Verabschiedung wie „Mit freundlichen Grüßen“.

·      Unterschrift: Handschriftliche oder digitale Signatur.

·      Anlagenvermerk: Falls Dokumente beigefügt sind, sollte dies am Ende angegeben werden.

Welche Anforderungen an die Form gibt es?

Neben dem inhaltlichen Aufbau von Geschäftsbriefen spielt auch ihre Form eine wichtige Rolle für dessen Wirkung. Unabhängig davon, ob Sie eine Geschäftsbrief Vorlage nutzen oder sich Ihr individuelles, professionell wirkendes Muster für Ihre geschäftliche Korrespondenz erstellen, gibt es einige formale Vorgaben, die Sie unbedingt beachten sollten:  

·      Einheitliche Schriftarten: Wählen Sie serifenlose Schriften wie Arial oder Calibri in Schriftgröße 11 oder 12. Idealerweise finden sich in Ihrer individuell gestalteten Geschäftsbrief Vorlage Farben, Schriftarten und Logo Ihrer Corporate Identity wieder. Achten Sie daher bereits bei der Erstellung Ihrer CI darauf, angemessene Schriftarten und Farben auszuwählen.

·      Zeilenabstände und Randabstände: Sorgen Sie für ausreichenden Platz zur besseren Lesbarkeit.

·      Fehlerfreiheit: Rechtschreib- und Grammatikfehler wirken unprofessionell und sollten daher in Geschäftsbriefen vermieden werden. Nutzen Sie entweder eine Rechtschreibprüfung oder lassen Sie einen Mitarbeitenden Korrektur lesen, bevor Sie das Schreiben versenden.

·      Klarheit: Erinnern wir uns daran, dass Geschäftsbriefe Informationen klar und präzise übermitteln sollen. Vermeiden Sie verschachtelte Sätze, unnötigen Fachjargon und unklare Formulierungen. 

Geschäftsbrief DIN 5008

Kommen wir noch einmal zu Zeilen- und Randabständen. Hier greift die DIN 5008, eine Norm, die die Gestaltung von und die korrekten Schreibweisen in Geschäftsbriefen regelt. Gemeint sind Gestaltungsregeln, die vor allem im Büro- und Verwaltungsbereich Anwendung finden und sich auf Geschäftsbriefe, Protokolle und E-Mails beziehen. Ziel der Norm ist, für eine einheitliche und professionelle Optik zu sorgen und die reibungslose Kommunikation im Geschäftsleben sicherstellen, ohne dass diese durch Formfehler beeinträchtigt wird.

Ihre Regeln sind auf das Papierformat DIN-A4 (210 x 297 mm) abgestimmt. Zu den wichtigsten Vorgaben zählen:

·      Position der Absenderadresse: Links oben oder in einem Fensterbriefumschlag sichtbar.

·      Betreff: Wird grundsätzlich fett geschrieben.

·      Anrede: Nach dem Betreff folgt mit maximal zwei Zeilen Abstand die Anrede.

·      Zeilenabstand: Einheitlich, meist 1,5 Zeilen.

·      Randmaße: Links mindestens 2,5 cm, rechts mindestens 2 cm.

·      Unterschrift: Unter der handschriftlichen Unterschrift wird der vollständige Vor- und Nachname wiederholt.

·      Anlagen: Enthält ein Geschäftsbrief Anlagen, schreiben Sie Anlage/n oder „In der Anlage erhalten Sie“. Die einzelnen Anlagen aufzuführen, ist nicht zwingend erforderlich.

Vorlage oder individuelles Design?

Ein individuelles Design für Ihre Geschäftsbriefe ist eine gute Möglichkeit, Ihrem Unternehmen auch im Briefverkehr mit Geschäftspartnern und Kundschaft eine persönliche Note zu verleihen. In Anlehnung an Ihre Corporate Identity (CI), Ihrer Markenidentität, und dem dazugehörigen Corporate Design (CD), das Ihr Unternehmen optisch von anderen unterscheidet, finden sich hier Farben, Schriften, Logo und Bildsprache wieder und sorgen dafür, dass Ihre Firma beim Empfänger im Gedächtnis bleibt – im positiven Sinne. 

Ihr eigenes Design ermöglicht eine bessere Markenprägung, erfordert jedoch auch mehr Aufwand in der Gestaltung. Viele Unternehmer:innen fragen sich daher, ob sie nicht auch einfach auf eine standardisierte Vorlage zurückgreifen können, statt eine eigene Vorlage zu entwickeln. Geschäftsbrief Vorlagen sparen Zeit, garantieren Einheitlichkeit und sind einfach anzupassen. 

Richtig oder falsch gibt es hier also eigentlich nicht. Für welchen Weg Sie sich entscheiden, hängt von Ihren persönlichen Anforderungen ab. So können Unternehmer:innen, die noch ganz am Anfang stehen, zunächst auf Standardvorlagen zurückgreifen. Wichtig ist, dass Sie sowohl beim individuellen Design als auch bei einer Geschäftsbrief Vorlage die Vorgaben in Bezug auf Optik, Format und Inhalt einhalten. 

 Welche Inhalte gehören in den Geschäftsbrief?

Bisher haben wir uns ausschließlich mit Aufbau, Form und Optik von Geschäftsbriefen beschäftigt. Darüber hinaus ist natürlich der Inhalt ebenso entscheidend. Um die Botschaft klar zu kommunizieren und Missverständnisse zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass in Ihren Geschäftsbriefen die folgenden Inhalte enthalten sind. 

Das Wichtigste zuerst: der Briefkopf 

Der Briefkopf befindet sich ganz oben im Schreiben und enthält Informationen zum Absender und zum Empfänger. Hierzu zählen die Daten des Empfängers (Anrede, Name und Adresse) auf der linken Seite sowie die Daten des Absenders (Name, Funktion oder Abteilung, Kontaktdaten wie E-Mail und Telefonnummer sowie das Datum. Die Informationen zum Absender können entweder am rechten Rand oder links über dem Empfänger stehen. 

Die Betreffzeile: Worum geht es?

Mit einem klaren Betreff geben Sie den Anlass des Briefes in wenigen Worten wieder. Handelt es sich bei dem betreffenden Schreiben beispielsweise um eine Antwort auf eine Anfrage, könnte die Betreffzeile wie folgt lauten: „Antwort auf Ihre Anfrage vom (Datum)“ oder „Wichtige Informationen zu Ihrem Vertrag“.  Kein Adressat sollte raten müssen, worum es in dem betreffenden Schreiben geht. Auch besondere Angebote können so noch besser kenntlich gemacht werden (z. B. „Sie möchten bargeldlos bei uns zahlen? Nutzen Sie Ihre Vorteile!“). Um das Thema des Geschäftsbriefs hervorzuheben, kann die Betreffzeile fett gedruckt werden. 

Präzise Einleitung und strukturierter Hauptteil

Kommen Sie schnell zum Punkt und erklären Sie, warum Sie schreiben. Vermitteln Sie Ihre Botschaft logisch und verständlich und liefern Sie dazu alle erforderlichen Informationen, die der Empfänger benötigt. Achten Sie dabei darauf, Inhalte leicht verständlich darzustellen. Verzichten Sie auf unnötigen Fachjargon und lange, verschachtelte Sätze. Schreiben Sie stattdessen sachlich, kurz und prägnant.

Deutliche Handlungsaufforderung

Erwähnen Sie klar, welche Erwartungen Sie an den Empfänger haben. Je nach Art des Geschäftsbriefes kann es sich dabei um unterschiedliche Aufforderungen halten. Bei einer Rechnung beispielsweise schreiben Sie deutlich das Zahlungsziel, zu dem Ihr Kunde die Rechnung begleichen soll. In einer Mahnung fordern Sie dazu auf, bis zu einem festgelegten Zeitpunkt zu bezahlen und weisen auf die Konsequenzen hin, wenn die Zahlung bis dahin ausbleibt. In einem Angebot weisen Sie darauf hin, bis wann es gilt und wie Kunden es in Anspruch nehmen können. Ändern sich Vertragsbedingungen und den Empfängern steht ein Widerrufsrecht zu, schreiben Sie Ihnen, bis wann sie davon Gebrauch machen müssen. Handelt es sich um eine Reklamation, formulieren Sie, welche Lösungen Sie erwarten.

Freundlicher Abschluss

Entlassen Sie die Leser Ihrer Geschäftsbriefe mit einem guten Gefühl: Bedanken Sie sich und drücken Sie Ihre Vorfreude auf eine Antwort aus, bevor Sie sich mit einer Grußformel – in der Regel „Mit freundlichem Gruß“ verabschieden. Die Grußformel kann auch variieren

·      „Herzliche Grüße“

·      „Viele Grüße“

·      „Liebe Grüße“

sollte dabei aber immer an das Verhältnis zum Adressaten angepasst sein. Abschließend folgen Unterschrift [ggf. mit dem Zusatz im Auftrag (i. A.) oder in Vertretung (i. V.)] sowie ein Hinweis auf Anlagen, sofern vorhanden.

Fußzeile nicht vergessen

Der Inhalt Ihres Geschäftsbriefes wird oben von der Kopfzeile und unten von der Fußzeile eingerahmt. Hier finden sich alle relevanten gesellschaftsrechtlichen Angaben zu Ihrem Unternehmen. Dazu zählen · Firmenname · Rechtsform · Sitz der Gesellschaft · Kontaktdaten (Telefon, Telefax, E-Mail, Internet) · Bankverbindung · Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) · Vorstandsmitglieder oder Geschäftsführung · Vorsitzender des Aufsichtsrates · Eintrag beim Amtsgericht (Ort und Handelsregisternummer)

Exkurs: Unterschiede zwischen E-Mail und Geschäftsbrief

Während E-Mails für schnelle, unkomplizierte Kommunikation bei weniger formellen Angelegenheiten das Mittel der Wahl sind, gilt der Geschäftsbrief nach wie vor als Standard für geschäftliche oder rechtliche Mitteilungen, z. B. Verträge, Kündigungen oder Beschwerden.

Allerdings wird die E-Mail mittlerweile durchaus auch als Geschäftsbrief akzeptiert, denn beide dienen dazu, Informationen zu vermitteln, Anliegen zu klären oder Entscheidungen vorzubereiten. Dabei sollte die E-Mail aber die gleichen Anforderungen erfüllen wie ein Geschäftsbrief: 

·      Wie der Geschäftsbrief enthält auch die E-Mail eine Betreffzeile, um den Inhalt kurz anzukündigen.

·      Auch elektronische Briefe sollten gut strukturiert und verständlich geschrieben sein.

·      Wie im Geschäftsbrief wird auch in E-Mails ein höflicher Ton erwartet.

·      Sowohl in einer E-Mail als auch im Geschäftsbrief gibt es eine klare Anrede und Absenderangabe.

Trotz der Gemeinsamkeiten gibt es in der Praxis nach wie vor wesentliche Unterschiede:

Tipps für den perfekten Geschäftsbrief

Ein perfekter Geschäftsbrief kann den entscheidenden Unterschied in der Kommunikation mit Geschäftspartnern, Kunden oder Behörden machen. Es sind nicht nur die richtigen Worte, sondern auch die Struktur, der Ton und das Verständnis für den Empfänger, die entscheidend zum Erfolg beitragen. Mit ein paar einfachen Tipps kombinieren Sie Klarheit und Professionalität, um Ihre Botschaften prägnant und überzeugend zu vermitteln.

Klarer Aufbau

·      Briefkopf: Enthält Ihre Kontaktdaten, das Datum und die Empfängerdaten.

·      Betreffzeile: Prägnant und informativ. Beschreibt den Zweck des Schreibens in wenigen Worten.

·      Anrede: Förmlich, z. B. „Sehr geehrte Frau Müller“ oder „Sehr geehrter Herr Meier“. Wenn der Name unbekannt ist: „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Höflicher Ton

Verwenden Sie eine professionelle, aber freundliche Sprache. Höflichkeitsfloskeln wie „Wir danken Ihnen im Voraus“ oder „Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung“ kommen gut an.

Prägnanz und Klarheit

Halten Sie den Brief kurz und knackig. Verwenden Sie kurze Sätze und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Müssen Sie mehrere Themen ansprechen, teilen Sie diese in klare Absätze.

Struktur und Formatierung

Halten Sie sich an die DIN 5008, um Ihren Geschäftsbrief übersichtlich zu gestalten. Verwenden Sie Absätze, um Ihren Text zu gliedern. Nutzen Sie schnörkellose Schriftarten wie Arial oder Times New Roman in Größe 11 oder 12. 

Rechtschreibung und Grammatik

Lesen Sie den Brief vor dem Versand gründlich durch. Nutzen Sie zudem Rechtschreibprüfungen oder lassen Sie eine zweite Person Korrektur lesen.

Professioneller Abschluss

Verwenden Sie eine abschließende Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ und unterschreiben Sie mit Ihrem vollständigen Namen.

Anhänge klar benennen

Falls Sie Anhänge hinzufügen, erwähnen Sie diese im Text (z. B. „Anbei finden Sie...“) und stellen Sie sicher, dass die Dateien oder Dokumente sinnvoll benannt sind.

Beispiele für Geschäftsbriefe

Hier ein Beispiel für einen Geschäftsbrief, der klar, prägnant und höflich formuliert ist und alle notwendigen Informationen enthält. Er ist kundenorientiert, höflich und lösungsorientiert. Er zeigt Verständnis für die Situation des Kunden und bietet eine angemessene Wiedergutmachung an.

Musterfirma GmbH

Abteilung Kundenservice

Firmenstraße 45

67890 Firmenstadt

E-Mail: [email protected]

Telefon: 09876 543-210

Herr Max Mustermann

Musterstraße 12

12345 Musterstadt

Firmenstadt, den 29. Dezember 2024

Betreff: Verzögerung Ihrer Bestellung Nr. 123456789

Sehr geehrter Herr Mustermann,

vielen Dank für Ihre Nachricht und Ihre Bestellung vom 20. Dezember 2024. Wir möchten uns für die Verzögerung bei der Lieferung Ihrer Bestellung entschuldigen und Ihnen versichern, dass wir die Angelegenheit mit höchster Priorität prüfen.

Leider kam es aufgrund eines unerwartet hohen Bestellaufkommens rund um die Feiertage zu Verzögerungen im Versandprozess. Wir haben Ihre Bestellung überprüft und freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass diese voraussichtlich am 31. Dezember 2024 bei Ihnen eintreffen wird. 

Wir bedauern die entstandenen Unannehmlichkeiten und danken Ihnen für Ihr Verständnis. Als kleine Entschädigung haben wir Ihrem Kundenkonto einen Gutschein über 10 % für Ihre nächste Bestellung hinzugefügt.

Sollten Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns unter 09876 543-210 oder per E-Mail an [email protected] zu kontaktieren.

Vielen Dank für Ihr Vertrauen in die Musterfirma GmbH. Wir freuen uns darauf, Sie auch in Zukunft als Kunden begrüßen zu dürfen.

Mit freundlichen Grüßen

(handschriftliche Unterschrift, falls ausgedruckt) 

Sabine Müller

Kundenservice

Musterfirma GmbH

Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

Es versteht sich eigentlich von selbst: Um es ganz deutlich zu machen, hier noch einmal typische Fehler, die Sie vermeiden sollten, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Fazit: Professionelle Geschäftsbriefe schreiben

Professionell verfasste Geschäftsbriefe sind entscheidend für den Erfolg im Geschäftsleben, da sie formelle Informationen klar und präzise übermitteln und das professionelle Image eines Unternehmens stärken. Ein Geschäftsbrief kann sowohl auf Papier als auch digital verfasst werden und umfasst verschiedene Arten, wie Angebotsanfragen, Bestellungen, Rechnungen, Beschwerden sowie Einladungen und Dankschreiben.

Um einen perfekten Geschäftsbrief zu erstellen, sind klare Strukturen, höflicher Tonfall sowie fehlerfreie Rechtschreibung unerlässlich. Typische Fehler wie unklare Betreffzeilen oder fehlende Informationen sollten vermieden werden, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Ob Sie eine Vorlage oder ein individuelles Design verwenden, hängt von den persönlichen Anforderungen ab. Unabhängig davon folgt der Aufbau eines Geschäftsbriefs einer klaren Struktur: Kopfzeile mit Absenderinformationen, Empfängeradresse, Datum und Betreffzeile, Anrede, Textkörper mit Einleitung und Hauptteil, Grußformel sowie Unterschrift. Der Abschluss sollte freundlich sein und alle relevanten rechtlichen Angaben in der Fußzeile enthalten.

Die DIN 5008 bietet Richtlinien zur Gestaltung von Geschäftsbriefen und sorgt für Einheitlichkeit in der Optik.

E-Mails können ebenfalls als Geschäftsbriefe fungieren, sollten jedoch die gleichen formalen Anforderungen erfüllen.