GmbH gründen: eine besondere Form der Haftung

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist eine der beliebtesten Rechtsformen in Deutschland. Eine GmbH zu gründen bringt einige Vorteile mit sich – beispielsweise die Möglichkeit, die Haftung der Gründerinnen und Gründer auf das Gesellschaftsvermögen zu beschränken. Dafür bringt sie aber auch umfangreiche  –, rechtliche Anforderungen und Pflichten mit sich, die angefangen bei der Gründung bis hin zur Auflösung erfüllt werden müssen. 

Was ist eine GmbH?

Die Abkürzung GmbH steht für die „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“. GmbH  bedeutet, dass die Haftung der Gesellschafterinnen und Gesellschafter auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt ist. Dadurch ist die GmbH von großer Bedeutung für Gründerinnen und Gründer, die nicht ihr gesamtes Vermögen aufs Spiel setzen möchten. Ihre persönlichen Vermögenswerte bleiben im Falle von Unternehmensschulden in der Regel unangetastet. 

Die GmbH zählt zu den Kapitalgesellschaften. Sie kann von mindestens einer Gesellschafterin oder einem Gesellschafter als „Ein-Personen-GmbH“ gegründet werden. Sie eignet sich aber auch als Rechtsform für Unternehmen, die von mehreren Personen gegründet oder geführt werden. Die Basis der Zusammenarbeit bildet ein schriftlicher, notariell beglaubigter Gesellschaftsvertrag. Diese Gesellschaftsverträge werden so gestaltet, dass die Rechte und Pflichten der einzelnen Gesellschafterinnen und Gesellschafter klar geregelt sind. 

Die klare Führung und Organisation des Unternehmens gewährleistet die Geschäftsführung, die von den Gesellschafterinnen und Gesellschaftern der GmbH bestellt wird.

Die GmbH gilt als Handelsgesellschaft im Sinne des Handelsgesetzbuchs (HGB). Die rechtlichen Grundlagen befinden sich im „Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung“, das auch als GmbH-Gesetz (GmbHG) bezeichnet wird. Damit bietet die GmbH Gründerinnen und Gründern ein hohes Maß an rechtlicher Struktur. Sie gilt als international anerkannte Rechtsform und kann daher für Unternehmen von Vorteil sein, die Geschäftsbeziehungen im Ausland unterhalten möchten.

Dank des erforderlichen Mindeststammkapitals in Höhe von 25.000 € vermittelt die GmbH oft ein höheres Maß an Seriosität und Stabilität gegenüber Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern oder Geldgebern. Neue Gesellschafterinnen und Gesellschafter können vergleichsweise einfach in die GmbH aufgenommen werden, was sie für Investoren, Start-ups aber auch wachsende Unternehmen aus unterschiedlichsten Geschäftsfeldern zu einer attraktiven Rechtsform macht.

Die Organe der GmbH

Die GmbH verfügt über verschiedene Organe, darunter die Gesellschafterversammlung, die Geschäftsführung und bei größeren GmbHs den Aufsichtsrat. Diese Organe sind für die Entscheidungsfindung und Überwachung des Unternehmens zuständig. 

Grundlegende Entscheidungen

Die Gesellschafterversammlung ist das oberste Organ der GmbH. Hier treffen sich alle Gesellschafterinnen und Gesellschafter, um wichtige Entscheidungen zu treffen. Diese Versammlung ist für grundlegende Angelegenheiten wie die Änderung des Gesellschaftsvertrags, die Wahl und Abberufung der Geschäftsführung, die Festlegung der Gewinnverteilung oder die Auflösung der GmbH zuständig. Die Stimmrechte der Gesellschafterinnen und Gesellschafter sind in der Regel an ihre Beteiligung am Stammkapital geknüpft. 

Überwachung der Gesellschaft

In größeren GmbHs kann ein Aufsichtsrat eingerichtet werden, der die Geschäftsführung und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen überwacht. Er setzt sich aus Vertretern der Gesellschafterinnen und Gesellschafter sowie gegebenenfalls aus externen Mitgliedern zusammen und kann Empfehlungen aussprechen. In GmbHs, die mehr als 500 Mitarbeitende beschäftigen, ist die Einrichtung des Aufsichtsrats Pflicht.

Operatives Geschäft

Die Geschäftsführung ist für die Leitung des operativen Geschäfts verantwortlich. Zu ihren Aufgaben gehört es, die Unternehmensstrategie umzusetzen, die Mitarbeitenden zu führen, die Finanzen zu verwalten und die Einhaltung rechtlicher Vorschriften zu gewährleisten. Sie ist die gesetzliche Vertretung der GmbH und handelt im Namen des Unternehmens nach außen.

Rechte und Pflichten der Gesellschafterinnen und Gesellschafter

Die Gesellschafterinnen und Gesellschafter einer GmbH haben bestimmte Rechte und Pflichten, die ihre Beziehung zur Gesellschaft und untereinander regeln. Diese Rechte und Pflichten sind in erster Linie im Gesellschaftsvertrag der GmbH festgelegt, können jedoch auch durch das GmbH-Gesetz (GmbHG) und andere gesetzliche Bestimmungen beeinflusst werden.

Zu ihren wesentlichen Rechten zählen

• das Stimmrecht, das sie in der Gesellschafterversammlungen ausüben können, um über Änderungen am Gesellschaftsvertrag, die Ernennung und Abberufung der Geschäftsführung und andere wichtige Fragen abzustimmen,

• die Beteiligung am Gewinn der GmbH gemäß ihrer im Gesellschaftsvertrag festgelegten Anteilen sowie

• das Informationsrecht in Bezug auf wichtige Angelegenheiten der GmbH wie Jahresabschlüsse, Geschäftsberichte und andere wesentliche Informationen.

Zu ihren wesentlichen Pflichten zählt

• die im Gesellschaftsvertrag festgelegten Regeln und Bestimmungen einzuhalten,

• ihren finanziellen Verpflichtungen gegenüber der GmbH einschließlich der Einzahlung des Stammkapitals und einer gegebenenfalls vereinbarten Nachschusspflicht nachzukommen,

• die Treuepflicht, die besagt, dass die Gesellschafterinnen und Gesellschafter in ihrem Verhalten und Handeln die Interessen der GmbH wahren müssen und keine Geschäftsgeheimnisse oder vertraulichen Informationen preisgeben dürfen,

• die Ausübung ihres Stimmrechts im Rahmen der Gesellschafterversammlung und die Teilnahme an Abstimmungen, um die Interessen des Unternehmens zu vertreten und

• die Teilnahme und Mitwirkung an der Gesellschafterversammlung, um über wichtige Unternehmensangelegenheiten zu entscheiden und die Unternehmensführung zu unterstützen.

Geschäftsführung und Außenvertretung in der GmbH

Die GmbH ist eine Kapitalgesellschaft und gilt damit als juristische Person. Damit treten nicht die Gesellschafterinnen und Gesellschafter im Geschäftsverkehr als Kaufleute auf, sondern die Gesellschaft selbst. 

Die Geschäfte der GmbH können allerdings nur eine natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person führen. Dazu wird von den Gesellschafterinnen und Gesellschaftern der GmbH eine Geschäftsführerin oder ein Geschäftsführer bestellt. 

Dabei kann es sich um Außenstehende oder aber auch um eine Gesellschafterin oder einen Gesellschafter der GmbH handeln. Sie verpflichten sich dazu, die Sorgfalt ordentlicher Geschäftsleute anzuwenden und sind für die Leitung des Unternehmens nach Weisung der Gesellschafterinnen und Gesellschafter verantwortlich und vertreten die GmbH nach außen.

Die Geschäftsführung ist bei der GmbH angestellt. Ihre vertraglichen Rechte und Pflichten werden in der Regel in einem Dienstvertrag festgehalten.

Haftung: Wer haftet in einer GmbH?

Einer der entscheidenden Vorteile einer GmbH ist die beschränkte Haftung der Gesellschafterinnen und Gesellschafter. Die GmbH haftet mit ihrem Gesellschaftsvermögen für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft. Das bedeutet für die Gesellschafterinnen und Gesellschafter, dass sie bei der GmbH-Haftung nur mit ihrem eingebrachten Stammkapital haften. Ihr persönliches Vermögen kann in der Regel nicht herangezogen werden, um Schulden des Unternehmens zu begleichen. Ausnahmen gelten bei persönlichen Krediten oder Bürgschaften, Verstößen gegen die strengen Regeln über das GmbH-Kapital sowie bei der sogenannten Durchgriffshaftung bei bestimmten Schadenersatzansprüchen. In diesen Fällen haften sie zusätzlich mit ihrem Privatvermögen.

Die Haftungsbeschränkung auf das Gesellschaftsvermögen der GmbH gilt auch für die Geschäftsführung. Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer sind dank der GmbH-Haftung grundsätzlich nicht persönlich haftbar, solange sie nicht gegen die Sorgfalt ordentlicher Kaufleute verstoßen und der Gesellschaft dadurch ein Schaden entsteht.

Gewinnverteilung in der GmbH

In einer GmbH erfolgt die Gewinnausschüttung an die Gesellschafterinnen und Gesellschafter in Form von Dividenden. Die Gewinnausschüttung ist im GmbH-Gesetz und im Gesellschaftsvertrag geregelt.

Zunächst wird der Gewinn des Geschäftsjahres ermittelt, dieser setzt sich aus den Einnahmen abzüglich der Ausgaben und Rückstellungen zusammen. Ein Teil des Gewinns wird in der Regel als Rücklage für zukünftige Investitionen oder für unvorhergesehene Ausgaben einbehalten.

Die restlichen Gewinne können dann an die Gesellschafterinnen und Gesellschafter ausgeschüttet werden. Die Verteilung erfolgt entsprechend den Geschäftsanteilen. Das heißt, die Gewinne werden proportional zu ihren Anteilen aufgeteilt.

Die Gesellschafterversammlung fasst den Beschluss über die Gewinnverteilung in der GmbH. Dabei muss darauf geachtet werden, dass die GmbH nicht überschuldet wird und ausreichend Liquidität behält, um die langfristige Stabilität und Entwicklung des Unternehmens zu sichern. Verschiedene Faktoren können die Gewinnausschüttung beeinflussen, zum Beispiel die wirtschaftliche Lage des Unternehmens, zukünftige Investitionen oder steuerliche Aspekte.

GmbH gründen: Die Schritte

Die Gründung einer GmbH erfordert einige rechtliche und formale Schritte. Hierzu zählen im Wesentlichen die notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags, die Einzahlung des Stammkapitals auf ein Geschäftskonto, die Anmeldung beim Handelsregisteramt und gegebenenfalls die Gewerbeanmeldung.

Der Gesellschaftsvertrag der GmbH

Der Gesellschaftsvertrag oder auch die Satzung ist das Herzstück einer GmbH und regelt alle wichtigen Aspekte des Unternehmens. Der Vertrag muss schriftlich aufgesetzt und notariell beurkundet werden. Änderungen am Gesellschaftsvertrag erfordern ebenfalls eine notarielle Beurkundung.

Gemäß §3 GmbHG muss die Satzung mindestens die folgenden Punkte beinhalten:

• die Firma und den Sitz der Gesellschaft,

• den Gegenstand des Unternehmens,

• den Betrag des Stammkapitals,

• die Zahl und die Nennbeträge der Geschäftsanteile,

• die jede Gesellschafterin und jeder Gesellschafter gegen Einlage auf das Stammkapital übernimmt.

Darüber hinaus kann der Gesellschaftsvertrag weitere Regelungen enthalten. Beispielsweise über die Aufnahme weiterer Gesellschafter, Stimmrechte, Beschlussfähigkeiten oder die Gewinnverteilung in der GmbH. Gewinne und Verluste werden in der Regel unter den Gesellschafterinnen und Gesellschaftern im Verhältnis ihrer Beteiligung am Stammkapital aufgeteilt. Die Gewinn- und Verlustverteilung kann in der GmbH aber auch nach den Vorgaben des Gesellschaftsvertrags von dieser Aufteilung abweichen. 

Mindeststammkapital einzahlen

Um eine GmbH zu gründen, ist ein Stammkapital in Höhe von mindestens 25.000 € erforderlich. Dieses Kapital muss bei Gründung der GmbH in bar oder in Form von Sachwerten erbracht werden. Die Anmeldung der Gesellschaft darf erst erfolgen, wenn mindestens die Hälfte des Stammkapitals hinterlegt wurde.

Zu diesem Zweck sollte ein separates Geschäftskonto für die GmbH eingerichtet werden, über das sämtliche finanziellen Transaktionen abgewickelt werden.

Solange das Stammkapital nicht in voller Höhe hinterlegt ist, haften die Gesellschafterinnen und Gesellschafter persönlich für sogenannte Unterbilanz.

Eintrag in das Handelsregister

Die GmbH muss im Handelsregister eingetragen werden. Dies ist Voraussetzung für die Rechtsgültigkeit der GmbH und dient der öffentlichen Bekanntmachung der Unternehmensdaten. Für die Anmeldung wird ein Nachweis benötigt, dass das erforderliche Stammkapital eingezahlt wurde. In der Regel genügt hier ein Kontoauszug vom Geschäftskonto der GmbH. Darüber hinaus sind für die Anmeldung beim zuständigen Amtsgericht weitere Dokumente erforderlich:

• der notariell beurkundet Gesellschaftsvertrag,

• eine Gesellschafterliste, die Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort der Gesellschafterinnen und Gesellschafter sowie den Betrag der von ihnen übernommenen Stammeinlage enthält, sowie

• Nachweise über erbrachte Sacheinlagen.

Ein Notariat leitet die Dokumente zusammen mit dem Antrag zur Handelsregisteranmeldung an das zuständige Amtsgericht weiter.

Gründung einer Vorgesellschaft

Zwischen der notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrags und dem Eintrag der Gesellschaft in das Handelsregister entsteht eine Gründungsgesellschaft, die als Vor-GmbH bezeichnet wird. In dieser Zeit ist die Gesellschaft bereits teilrechtsfähig, entspricht in Bezug auf die Haftung aber einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Das bedeutet, dass die Gesellschafterinnen und Gesellschafter bis zur Eintragung der GmbH in das Handelsregister persönlich unbeschränkt und gesamtschuldnerisch für die Verbindlichkeiten der Vor-GmbH haften. Die Haftungsbeschränkung greift erst mit der Eintragung der GmbH in das Handelsregister. Bis dahin muss die GmbH in ihrem Namen den Zusatz „in Gründung“ oder die Abkürzung „i. G.“ führen.

Gewerbeanmeldung

Mit Ausnahme eines Zusammenschlusses mehrerer Freiberufler zu einer GmbH ist eine Gewerbeanmeldung beim örtlichen Gewerbeamt erforderlich. Das Gewerbeamt gibt die Anmeldeinformationen dann an das Finanzamt sowie an weitere Stellen wie die Industrie- und Handelskammer (IHK) weiter.

GmbH gründen: Die Kosten

Die Gründung einer GmbH ist recht komplex. Entsprechend müssen Gründerinnen und Gründer Kosten für den Notar oder anwaltliche Beratung berücksichtigen. Hier fallen Gebühren für die Beurkundung des Gesellschaftsvertrages und der ersten Gesellschafterversammlung sowie die Anmeldung der Gesellschaft und ihrer Geschäftsführung beim Handelsregister. Hinzu kommen Gerichtskosten für die Eintragung. 

Je nach Umfang der Leistungen belaufen sich die Gesamtkosten der Gründung einer GmbH auf 450 und 1.000 € netto. Wer beispielsweise beim Gesellschaftsvertrag auf ein Musterprotokoll zurückgreifen kann, kann hier Gebühren sparen. Darüber hinaus können die Gründungskosten zu einem gewissen Teil auf die Gesellschaft abgewälzt werden, sodass die Kosten für die Gründerinnen und Gründer im Rahmen bleiben. 

Die Buchführung in der GmbH

Als Handelsgewerbe unterliegt die GmbH den Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (HGB). Demnach ist sie zur ordnungsgemäßen Buchführung und Erstellung von Jahresabschlüssen verpflichtet. Ordnungsgemäße Buchführung bedeutet, die GmbH ist zur doppelten Buchführung verpflichtet. Zudem muss sie für den Jahresabschluss eine Bilanz erstellen. Die Buchhaltung muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und kann intern oder durch externe Buchhalter durchgeführt werden.

Rechnungen schreiben

Die GmbH muss Rechnungen ordnungsgemäß schreiben und dabei die gesetzlichen Anforderungen an Rechnungen beachten. Das bedeutet, sie müssen innerhalb von sechs Monaten nach Lieferung einer Ware oder Leistung erstellt werden, die erforderlichen Pflichtangaben enthalten und die Kriterien an die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit erfüllen.

Besteuerung einer GmbH

Die Einnahmen der GmbH unterliegen der Körperschaftsteuer (KSt). Der Steuersatz beträgt 15 % zuzüglich 5,5 % Solidaritätszuschlag auf die Körperschaftsteuer.

Werden Gewinne in Form einer Dividende an die Gesellschafterinnen und Gesellschafter einer GmbH ausgeschüttet, muss die Gesellschaft davon 25 % Kapitalertragsteuer (KapESt) zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer einbehalten und an das Finanzamt abführen. Je nachdem, ob es sich bei einer Gesellschafterin oder einem Gesellschafter um eine natürliche oder juristische Person handelt und diese einen Wohnsitz im Inland oder im Ausland hat, kann eine zusätzliche Besteuerung erforderlich werden.

Außerdem muss die GmbH Umsatzsteuer (USt) und die Gewerbesteuer (GewSt) entrichten. Beschäftigt die GmbH eigene Mitarbeitende, muss sie zudem die Lohnsteuer (LSt) sowie Beiträge zur Sozialversicherung für ihre Angestellten entrichten.

Auflösung und Liquidation der GmbH

Die Auflösung einer GmbH kann aus verschiedenen Gründen erfolgen, zum Beispiel bei Insolvenz, aufgrund eines Gesellschafterbeschlusses oder durch ein gerichtliches Urteil. In solchen Fällen meldet die Geschäftsführung die Auflösung der GmbH im Handelsregister an. Anschließend muss das Vermögen der GmbH liquidiert und an die Gesellschafterinnen und Gesellschafter verteilt werden. Gegebenenfalls müssen zudem Gläubiger befriedigt werden. Ist die Liquidation erfolgt, wird die GmbH aus dem Handelsregister gelöscht.

Die Vorteile und Nachteile der GmbH

Die GmbH bietet einige Vorteile wie die Haftungsbeschränkung, eine klare Rechtsstruktur oder ein positives Image. Nachteile können die höheren Gründungskosten durch das Stammkapital sein. Ob die GmbH sich als Rechtsform für eine Unternehmensgründung eignet, hängt von den individuellen Umständen, Zielen und Ressourcen ihrer Gründerinnen und Gründer ab.

Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile sorgfältig abzuwägen und gegebenenfalls rechtlichen und steuerlichen Rat einzuholen, um die richtige Entscheidung zu treffen.

Fazit: Gründung einer GmbH

Eine GmbH zu gründen ist eine attraktive Option für Unternehmerinnen und Unternehmer, die ihre persönliche Haftung begrenzen möchten und eine rechtlich stabile Unternehmensstruktur suchen. 

Es ist jedoch ratsam, sich vor der Gründung einer GmbH gut zu informieren und gegebenenfalls rechtliche und steuerliche Beratung in Anspruch zu nehmen, um die eigenen Interessen und Pflichten zu verstehen und beachten zu können.