Was sind die GoBD?

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen:

• Was die GoBD sind und für wen sie gelten

• Ob Sie Ihre Kasse aktualisieren sollten

• Warum das POS Kassensystem von SumUp sich lohnen kann

Die GoBD legen die genaue Form fest, in der Unterlagen von Unternehmen aufbewahrt und aufbereitet werden müssen, damit die Finanzbehörden bei Bedarf einen Zugriff auf die gespeicherten Unterlagen erhalten können. 

Sie gelten insbesondere bei elektronischen Kassensystemen, mit denen Bareinnahmen erfasst werden. Nicht von den Regelungen betroffen sind einfache manuelle Kassenlösungen, bei denen keine technische Registrierung der Einnahmen erfolgt.

Wofür steht GoBD genau?

GoBD ist eine Abkürzung für die Rechtsnorm "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". 

Diese Richtlinien wurden Ende 2014 durch das Bundesfinanzministerium herausgegeben. Sie gelten seit dem 01. Januar 2015. 

Und was ist mit den GDPdU?

Die GoBD enthalten die Nachfolgeregelungen zu den vorher gültigen "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen", kurz GDPdU. Die GDPdU sind nach einer Übergangsfrist zum 01.01.2017 endgültig ausgelaufen. Bei Prüfungen sind Aufzeichnungen, die lediglich die Richtlinien der GDPdU erfüllen, nicht mehr ausreichend und werden durch die Behörden bemängelt.

Seit dem 01.01.2020 wurden die GoBD durch die KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) erweitert.

Was ist die KassenSichV?

Die KassenSichV ist ein Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen.

Durch die Kassensicherungsverordnung sind Besitzer einer Registrierkasse dazu verpflichtet 3 zusätzliche Vorgaben zu erfüllen, um finanzamtkonform zu bleiben:

Die TSE, die Belegausgabepflicht und die Mitteilungspflicht.

Für wen gelten die GoBD?

Die GoBD gelten grundsätzlich für jedes Unternehmen, das in Deutschland aktiv ist und Einnahmen verbucht. Die Richtlinien sind nicht auf bestimmte Unterlagen beschränkt, sondern gelten für alle Unterlagen, die im Unternehmen anfallen. 

Bei Kassensystemen gibt es aber einige Ausnahmen:

Es gibt in Deutschland keine generelle Registrierkassenpflicht. Wenn Ihr Unternehmen also derzeit eine normale Kasse einsetzt, muss keine neue Registrierkasse angeschafft werden. Sie sind aber verpflichtet, Ihre Registrierkasse auf dem aktuellen Stand zu halten. 

Was das genau bedeutet: 

Das bedeutet, dass Systeme, die ab dem 01.01.2017 eingesetzt werden, auch die GoBD und nicht nur die älteren GDPdU erfüllen müssen. Eine weitergehende Registrierkassenpflicht ist in Deutschland derzeit nicht geplant. Das Bundesfinanzministerium hält eine Pflicht nicht für sinnvoll und für die Unternehmen zu teuer. 

Und in Österreich?

In Österreich wird die Registrierkassenpflicht dagegen schon seit dem 01.01.2016 umgesetzt. Dort müssen alle Unternehmer, die mehr als 15.000 € Jahresumsatz erwirtschaften oder mehr als 7.500 € Bareinnahmen aufweisen, eine elektronische Registrierkasse einsetzen.

Sowohl in Deutschland als auch in Österreich gibt es demnächst eine Pflicht für eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) bei Registrierkassen.

In Österreich sind diese zusätzlichen Sicherheitseinrichtungen ab dem 01.04.2017 verpflichtend.

In Deutschland müssen Systeme ab dem 01.01.2020 damit ausgestattet werden. Durch die Nichtbeanstandungsregelung gibt es dafür allerdings eine Übergangsfrist bis zum 30.09.2020.

Für ältere Systeme, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, aber wegen ihrer Bauart nicht aufrüstbar sind, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022. 

Die zusätzlichen Sicherheitseinrichtungen werden vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert.

Wer haftet, wenn die GoBD nicht eingehalten werden?

Wenn die Finanzbehörden während einer Betriebsüberprüfung feststellen, dass die Richtlinien nicht eingehalten werden, haften immer Sie als Unternehmensinhaber für die fehlerhafte Aufbewahrung. 

Dabei ist es unerheblich, ob Sie die ordnungsgemäße Speicherung der Daten an eine dritte Person (zum Beispiel Steuerberater oder Buchführungsunternehmen) auslagern. Sie sind immer dafür verantwortlich, dass die Informationen korrekt aufbereitet werden. Sie sollten daher regelmäßig prüfen, ob die Voraussetzungen der Richtlinie auch tatsächlich in Ihrem Betrieb erfüllt werden. 

Zum Beispiel folgendermaßen:

Prüfen Sie, ob für die Kassensoftware Ihrer Registrierkassen eine Aktualisierung der Software zur Verfügung steht und geben Sie gegebenenfalls ein Update in Auftrag. Kontaktieren Sie im Zweifelsfall den Anbieter Ihres Kassensystems.

Können alle Kassenmodelle auf die neuen GoBD aktualisiert werden?

Leider nein. 

Einige Kassenmodelle lassen sich nicht auf die neuen Richtlinien aktualisieren. Bei einigen Kassen wäre der Aufwand so groß, dass die Umstellung von den GDPdU nicht rentabel wäre. 

Bei einigen Modellen gibt es zudem gar keine Aktualisierungsmöglichkeiten, weil die verwendete POS Kassensoftware schon seit Jahren nicht mehr aktiv gepflegt wird. 

Die Entscheidung liegt bei Ihnen:

Wenn Sie derzeit noch veraltete Kassensysteme einsetzen, sollten Sie über einen Wechsel auf ein neues System nachdenken, statt das alte System mit viel Aufwand auf die neuen Richtlinien umzustellen.

Dies kann sich lohnen, selbst wenn es nach wie vor in Deutschland keine Kassenpflicht gibt.

Die Point of Sale Kasse von SumUp

Bei einem Update auf ein neues System sollten Sie überlegen, ob eine softwarebasierte Lösung nicht besser für Ihr Geschäft geeignet ist. Mit dem POS Kassensystem von SumUp erhalten Sie ein fertig konfiguriertes, sofort einsetzbares System für Ihr Geschäft.

Im Lieferumfang des Startpakets sind:

• ein iPad mit Kassensoftware

• eine Bargeldschublade

• ein Bondrucker

• ein Standfuß für das iPad

• das SumUp Air Kartenterminal

Optional erhalten Sie auch einen Barcodescanner. 

Was von Vorteil sein kann: 

Das elektronische System unterstützt alle Richtlinien, die gemäß den GoBD erfüllt werden müssen und bereitet die Daten auf Wunsch komfortabel für Ihren Steuerberater auf. 

Zudem kann SumUp durch die Softwarelösung flexibel auf Änderungen der gesetzlichen Grundlagen reagieren. Der Einbau der zusätzlichen Sicherheitseinrichtungen ab dem 01.01.2020 ist durch ein einfaches Softwareupdate erledigt, umfangreiche Wartungsarbeiten sind wahrscheinlich nicht notwendig. Neben einmaligen Kosten von 999 € für das Hardware-Paket zahlen Sie eine monatliche Gebühr für die Softwarelizenz.

Der Unterschied zu anderen Anbietern von Kassenlösungen:

Bei SumUp gibt es keine Langzeitverträge. Alle Verträge sind auch mit monatlicher Zahlweise abschließbar. Zudem testen Sie die Kassenlösung von SumUp 30 Tage ohne Risiko. Gefällt Ihnen das System nicht, erhalten Sie Ihr Geld zurück.

Zusammenfassung: 

Die GoBD lösen die GDPdU ab und stellen eine einheitliche Führung von Daten in elektronischer Form sicher. Durch das neue Kassengesetz 2020 wurde die GoBD zusätzlich erweitert. Hierbei stehen Datensicherheit und Datenunveränderbarkeit im Vordergrund. Einfache manuelle Kassen sind von dieser Regelung nicht betroffen. 

Einige elektronische Kassenmodelle lassen sich jedoch entweder gar nicht oder nur in Verbindung mit hohen Kosten auf die neuen Richtlinien aktualisieren.

Die Alternative: 

Der Umstieg auf ein modernes, flexibles iPad-Kassensystem, wie das POS Kassensystem von SumUp, kann sich auf lange Sicht rechnen. Die Kassensoftware wird regelmäßig aktualisiert und hilft Geschäftsführern dadurch finanzkonform zu bleiben.