Immer gesetzeskonform dank bewährter E-Rechnung Software

Zwei immer wiederkehrende Begriffe, wenn es um E-Rechnungen geht, sind XRechnung und ZUGFeRD, aber worin unterscheiden sie sich?

• XRechnung, ein XML-basiertes Format, ist für Zahlungen im Kontext öffentlicher Aufträge vorgeschrieben und gewährleistet eine automatisierte Verarbeitung. 

• ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten und sorgt so für einen reibungsloseren Übergang von Papier- zu E-Rechnungen.

Beide Formate sollen die Rechnungsstellung standardisieren, Fehler reduzieren und die Bearbeitungseffizienz erhöhen​. SumUp Rechnungen wird beide Standards unterstützen.

Wenn zwischen den Geschäftspartnern vereinbart wurde, Rechnungen elektronisch zu versenden, gilt die E-Rechnung als eingegangen, sobald sie im Postfach des Empfängers oder im System des Providers gespeichert und archiviert wurde.

Die Digitalisierung in der EU soll vorangetrieben werden, auch im Bereich der Umsatzsteuer. Denn gerade in diesem Bereich kommt es häufig zu Betrugsfällen, die ohne digitale Verfahren nur schwer zu erkennen sind. 

Aus diesem Grund wurden durch eine Initiative der Europäischen Kommission (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter – ViDA) die Verpflichtung zu E-Rechnungen und ein zentralisiertes Meldesystem eingeführt.

Dies ist eher schwierig. Viele Kunden verlangen bereits von ihren Zulieferern, E-Rechnungen hochzuladen, was häufig das wiederholte Eintragen derselben Daten bedeutet.

Wenn Sie mehr als nur ein paar Rechnungen im Jahr versenden, empfiehlt es sich, eine Software zur Rechnungsstellung zu nutzen. Das erleichtert es Ihnen, die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, Steuerprobleme zu minimieren, Zeit zu sparen und Ihre Finanzen einfacher zu verwalten. 

E-Rechnungen bieten viele Vorteile, aber wie steht es mit der Sicherheit? Glücklicherweise verfügen E-Rechnungen über zuverlässige Sicherheitsmechanismen, die die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der übermittelten Daten gewährleisten. Zu den wichtigsten Sicherheitsmaßnahmen gehören Verschlüsselung, starke Authentifizierung, regelmäßige Sicherheitsaktualisierungen und Wartung.

E-Rechnungen müssen gemäß § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UstG) wie Papierrechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Rechnungen müssen für den gesamten angegebenen Zeitraum und zu Prüfzwecken aufbewahrt werden.