Anzahlungsrechnung: Definition und nützliche Tipps
Anzahlungsrechnung: Definition und nützliche Tipps
Wenn Sie selbstständig sind, werden Sie vermutlich öfter den Begriff Anzahlungsrechnung gehört haben. Bei einer Anzahlungsrechnung wird Ihnen ein bestimmter Teilbetrag zu Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung vorfinanziert. Der Kunde hat bei einer Anzahlung zu einer Rechnung noch keine Leistung erhalten.
Wichtig ist für Sie, dass eine Anzahlungsrechnung nicht mit einer Vorauszahlung zu einer Rechnung gleichzusetzen ist. Bei einer Vorauszahlung – auch Vorkasse genannt – wird die komplette Rechnung nämlich im voraus bezahlt.
Da es bei einer Anzahlung zu einer Rechnung viele Sonderregeln gibt, wie z.B. für das korrekte Buchen sowie für ein richtiges Muster, haben wir einen Artikel mit nützlichen Tipps und Erklärungen für Sie verfasst.
Anzahlungsrechnung: Pflichtangaben und Muster
Damit Ihre Anzahlungsrechnung rechtskonform und gültig ist, sollten Sie Ihren Kunden die Ausstellung immer vorab klar und schriftlich kommunizieren.
Am besten Sie legen sich ein Muster für Ihre Anzahlungsrechnung an, das sie beim Ausstellen für Ihre Kunden nur anzupassen brauchen. Der Vorteil bei einem intuitiven und einfachen Rechnungsprogramm wie SumUp Rechnungen ist, dass Sie Ihr Muster für Ihre Anzahlungsrechnung nur einmal anlegen müssen.
Bei einem Muster für eine Anzahlungsrechnung ist folgendes zu beachten:
Bei einer Anzahlung tragen Sie die Pflichtangaben einer normalen Rechnung ein. Zusätzlich ist es enorm wichtig, dass Sie Ihre Anzahlungsrechnung als solche schriftlich kenntlich machen. Eine Möglichkeit ist, das Hinweisfeld von SumUp Rechnungen für Ihren Vermerk bezüglich einer Anzahlungsrechnung zu gebrauchen.
1. Tipp für eine Anzahlungsrechnung: Richtige Kommunikation
Halten Sie alle Bedingungen zu Ihrer Anzahlungsrechnung bereits in Ihren AGB fest. Auf diese Weise sind Sie in Ihrer Kommunikation effizient und auf der sicheren Seite.
2. Tipp für eine Anzahlungsrechnung: Korrekte Angabe der Umsatzsteuer
Sobald Sie Ihrem Kunden die Schlussrechnung ausstellen, listen Sie den bereits gezahlten Betrag aus der Anzahlung in der endgültigen Rechnung unbedingt mit auf. Gleichzeitig müssen Sie den bereits gezahlten Betrag vom Gesamtpreis abziehen.
Bei der Auflistung in der Schlussrechnung ist es wichtig, dass Sie nicht nur den Bruttobetrag, sondern auch die Umsatzsteuer aus der Anzahlungsrechnung aufführen. Falls die Umsatzsteuer aus der Anzahlungsrechnung nämlich nicht in der Schlussrechnung aufgelistet ist, müssen Sie die Umsatzsteuer doppelt an das Finanzamt abgeben.
Anzahlungsrechnung: Höhe und Gründe für eine Anzahlung in einer Rechnung
Gerade für Selbstständige gibt es zwei Gründe, eine Anzahlungsrechnung auszustellen:
1. Grund für eine Anzahlungsrechnung: Sie haben einen neuen Kunden, sodass das Vertrauen auf beiden Seiten erst aufgebaut werden muss.
2. Grund für eine Anzahlungsrechnung: Sie haben ein langes oder auch umfangreiches Projekt mit einem Kunden vereinbart, sodass Sie auf Planungssicherheit angewiesen sind.
Die Höhe einer Anzahlungsrechnung ist nicht in deutschen Steuergesetzen festgeschrieben. Jedoch haben sich besonders in Deutschland gewisse Richtlinien für eine angemessene Anzahlung etabliert:
Wenn Sie Freelancer oder Freiberufler sind, ist eine Anzahlungsrechnung in Höhe von 10-50% von Ihrer Gesamtrechnung angemessen.
Falls Sie selbstständig Produkte herstellen, ist eine Empfehlung für die Höhe einer Anzahlung in einer Rechnung, der Betrag, den Sie im Voraus für die Produktion zahlen. Mit einer Anzahlungsrechnung decken Sie damit die Kosten ab, die Sie selber für die Produktion brauchen.
Anzahlungsrechnung: Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug
Grundsätzlich müssen Sie alle Ihre Rechnungen versteuern. Für eine reguläre Rechnung gilt in der Regel die Soll-Versteuerung.
Die Anzahlungsrechnung hat in Bezug auf die Umsatzsteuer eine Sonderregel: Bei einer Anzahlungsrechnung gilt die Ist-Versteuerung. Für Sie heißt das: Wenn die Gesamtrechnung von Ihren Kunden später bezahlt wird, muss die Umsatzsteuer der Anzahlungsrechnung an Ihr Finanzamt abgegeben werden.
Zudem profitieren Sie bei einer Anzahlungsrechnung vom Vorsteuerabzug.
Anzahlungsrechnung: Keine Umsatzsteuer für Kleinunternehmer
Falls Sie Kleinunternehmer sind, müssen Sie natürlich keine Umsatzsteuer in einer Anzahlungsrechnung oder auch in Ihrer Schlussrechnung angeben. Denken Sie bitte auch daran, dass Sie als Kleinunternehmer dabei nicht vom Vorsteuerabzug profitieren.
Abschließender Tipp: Im Übrigen müssen Kleinunternehmer für ihr Muster zu einer Rechnung ein paar wichtige Sonderregeln beachten.