Gibt es eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Rechnungen?
Für geschäftliche Unterlagen wie Rechnungen besteht in Deutschland eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Diese Aufbewahrungspflicht für Rechnungen & Co. beträgt für steuerrelevante Unterlagen zwischen 6 und 10 Jahren.
Alle Personen, die nach Handels- und Steuerrecht buchführungspflichtig sind, müssen sich an die Aufbewahrungspflicht und die jeweiligen Aufbewahrungsfristen für ihre Rechnungen halten.
Warum überhaupt eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen?
Mit der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und andere geschäftliche Dokumente sollen Dokumentation und Rückverfolgbarkeit aller abgeschlossenen Geschäftsvorgänge eines Unternehmens gewährleistet werden.
Besonders aus steuerrechtlichen Gründen müssen Unternehmen und deren finanzielle Situation und finanzielle Transaktionen kontrollierbar und nachvollziehbar sein, um Betrug vorzubeugen. Da Betriebsprüfungen auch rückwirkend stattfinden können, ist eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und sonstige Belege unabdingbar.
Auch ist solch eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen eine gewisse Absicherung für die Geschäftspartner, um sich bei z.B. Unklarheiten oder Uneinigkeiten auch später noch auf gewisse Transaktionen berufen zu können.
Vorgaben zur Aufbewahrungspflicht von Rechnungen
Für alle Unternehmer und Unternehmerinnen gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für erstellte sowie empfangene Rechnungen und andere geschäftliche Unterlagen. Alle Richtlinien und Fristen der Aufbewahrungspflicht sind in der Abgabenordnung (AO) sowie dem Handelsgesetzbuch (HGB) festgeschrieben. Dort wird detailliert aufgelistet, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen.
Für welche Unterlagen gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht?
Grundsätzlich müssen alle für das Finanzamt zur Rückverfolgung und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorgänge relevanten Unterlagen aufbewahrt werden, um zum Beispiel eine eingereichte Steuererklärung überprüfen zu können.
Zu diesen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehören Rechnungen, aber unter anderem auch Angebote und Gutschriften sowie Kontoauszüge, Steuerbescheide und jegliche Ausgabenbelege. Dabei gelten je nach Art der Dokumente verschiedene Aufbewahrungsfristen.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Rechnung & Co.
Für die verschiedenen Arten von geschäftlichen Belegen gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Für einige Unterlagen beträgt die Aufbewahrungsfrist sechs, für andere ganze 10 Jahre. Hier ein kleiner Überblick, welche Belege wie lange aufbewahrt werden müssen.
Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren:
Angebote
Import- & Exportunterlagen sowie Zollbelege
Betriebsprüfungsberichte
Handels- & Geschäftsbriefe
Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:
Rechnungen
Kontoauszüge
Buchungsbelege (z.B. Bewirtungsbelege, Tankbelege, Lieferscheine)
Eröffnungsbilanzen & Jahresabschlüsse
Für alle Rechnungen, die das Unternehmens ausgestellt und selbst erhalten hat (Eingangs- & Ausgangsrechnungen), gilt also eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Diese 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beginnt immer mit dem Ende (31.12.) des entsprechenden Kalenderjahres, in dem der jeweilige Beleg erstellt wurde.
Aufbewahrungspflicht von Rechnungen für Privatpersonen
Mit der Aufbewahrungsfrist für Rechnungen an Privatpersonen verhält es sich etwas anders. Grundsätzlich gibt es für Rechnungen an private Käufer keine Aufbewahrungspflicht. Dennoch sollten private Leistungsempfänger jegliche Art von Rechnungen mindestens 2 Jahre aufheben, da bis dahin die gesetzliche Gewährleistung nach §§ 437 ff. BGB besteht.
Beachte: Ausnahme sind hier Handwerksrechnungen an Privatpersonen, denn auch diese unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Darin inbegriffen sind Rechnungen von Handwerkern, Architekten, Gerüstbauern sowie Gartenbaubetrieben. Diese Betriebe sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihren Kunden einen Hinweis bzgl. die Aufbewahrungspflicht auf ihrer Rechnung zu vermerken.
Für private Leistungsempfänger von Handwerksleistungen beträgt die Aufbewahrungsfrist zwei Jahre, wobei ein derartiger Hinweis auf der ausgestellten Rechnung rechtlich vorgeschrieben ist. Auch hier beginnt die Aufbewahrungsfrist der Rechnung zum Ende des entsprechenden Kalenderjahres.
Was passiert, wenn ich die Aufbewahrungspflicht für meine Rechnungen nicht einhalte?
Zerstört oder verheimlicht ein Unternehmen alle oder Teile seiner aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und beeinträchtigt bzw. verfälscht dadurch die Überprüfbarkeit seiner finanziellen Situation, so verstößt dieses Unternehmen gegen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Damit liegt ebenfalls eine Verletzung der Buchführungspflicht vor, wozu verschiedene rechtliche Folgen im Strafgesetzbuch (StGB) und auch in der AO vermerkt sind.
Zum einen werden die geschäftsbezogenen Vermögensgegenstände wie Gewinn und Umsatz anhand branchenspezifischer Vergleichswerte vom Finanzamt selbst geschätzt und so als Besteuerungsgrundlage genutzt. So kommt es häufig zu weitaus höheren Steuerbelastungen für das Unternehmen.
Zum anderen kann ein Gericht außerdem über Steuerbetrug und Steuerhinterziehung urteilen, wobei je nach Tatbestand erhebliche Geldstrafen, im schlimmsten Fall sogar Freiheitsstrafen anfallen können.
Hinweis: Sollten Sie Ihre Rechnungen und sonstigen buchhalterischen Belege durch unerwartete Umstände, wie einen Brand oder eine Naturkatastrophe, einmal vollständig verlieren, sollten Sie umgehend das Finanzamt informieren, um Missverständnisse und Misstrauen zu vermeiden.
Der Aufbewahrungspflicht für Rechnungen nachkommen mit einem Rechnungsprogramm
Um die Einhaltung der Aufbewahrungspflicht für Rechnungen einfacher zu gestalten, dürfen die meisten Unterlagen heutzutage digital dokumentiert und später gegebenenfalls eingereicht werden (ausgenommen sind hier Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und einige Zolldokumente).
Daher kann es für ein Unternehmen hilfreich sein, Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm zu erstellen, welches die Dokumente auf unbefristete Zeit speichert und zum Download bereitstellt. Dennoch kann es hier sinnvoll sein, die ausgestellten Rechnungen selbst noch einmal zu drucken und in Papierform abzuheften.
Bei der digitalen Archivierung muss unbedingt auf die „Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme” (GoBD) geachtet werden. Die häufig genutzten Programme Word und Excel entsprechen diesen Vorschriften nicht.