3 Tipps zum Rechnung schreiben für freiberufliche Trainer
Dieser Artikel stammt von Olga, die als Marketing Koordinator bei elastic.io, der Integrationsplattform, arbeitet. Sie hat 3 Jahre in einem Beratungsunternehmen für internationale Kommunikation gearbeitet, zunächst im Marketing-Bereich, später kamen Buchhaltung und administrative Aufgaben dazu.
In diesem Artikel hat sie für uns praktische Tipps für freiberufliche Trainer rund ums Rechnungen schreiben zusammengetragen.
1. Nach der Vorlage fragen
Bevor Sie Ihre erste Rechnung an den neuen Auftraggeber schreiben, fragen Sie nach, ob bereits eine Vorlage existiert. Einfach Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und die Summe einzufügen reicht nicht (ja, sowas passiert häufig), denn oft werden anhand Ihrer Rechnung viele anderen wichtigen Informationen erfasst.
So was wie welcher Kostenstelle diese Rechnung intern zugewiesen werden soll oder bei welchem Kunden Sie gearbeitet haben, wie viele Unterrichtsstunden bereits gegeben wurden und wie viele noch übrig sind.
Fragen Sie Ihre Kontaktperson bei dem Auftraggeber (den zuständigen Sachbearbeiter) nach der Vorlage oder zumindest nach den Angaben, die auf Ihrer Rechnung auf jeden Fall aufgeführt werden sollen.
2. Erstellen Sie eine Musterrechnung
Natürlich kann man eine alte Rechnung wieder verwenden, um sich Zeit zu ersparen. Letztlich sind alle Grundinformationen schon da. Sie müssen nur noch eventuell die Anzahl der Unterrichtsstunden, das Datum und die Summe ändern.
Doch viel besser wäre, wenn Sie eine Musterrechnung pro Kunden erstellen, wo Daten, die sich von Rechnung zur Rechnung ändern, durch xxx ersetzt oder anders hervorgehoben werden.
Selbst bei erfahrenen Trainern werden ab und zu falsche Angaben gefunden, die aus den vorherigen Rechnungen durch Kopieren-Einfügen kurzerhand übernommen wurden. Klar, man kann um Korrekturen bitten, wenn ein Fehler auf der Rechnung erscheint, aber es kostet Sie und den Sachbearbeiter Zeit und extra Aufwand.
3. Geben Sie Ihren Rechnungen einen sinnvollen Namen
Trainer benennen ihre Rechnungen auf die unterschiedlichste Art und Weise.
Manchmal taucht der Name des Kunden (ganz gut!) oder des Kurses (noch besser!) auf, aber manchmal macht die Benennung der Rechnung keinen Sinn, wie zum Beispiel eine Ansammlung von (für mich) sinnlosen Buchstaben und Zahlen (ganz schlecht).
Denken Sie auch an den Sachbearbeiter, wenn Sie Ihre Rechnungen benennen. Er bekommt dutzende, wenn nicht hunderte Rechnungen pro Monat.
Und auch wenn er sie penibel sortiert und in unterschiedlichen Ordner abspeichert, es wird einen Zeitpunkt kommen, an dem er eine schnelle Suche durch Rechnungen durchführen muss. Dann ist es hilfreich, wenn die Rechnungen möglichst genau benannt sind.