Fehler auf der Rechnung – Was nun?

Das kennen viele: Es ist mal wieder die Hölle los, Sie müssen Unmengen von Rechnungen schreiben und dann passiert’s: Ein Kunde meldet sich zurück, denn auf der Rechnung hat sich ein Fehler eingeschlichen.

Machen Sie sich aber keine Sorgen – dieses Problem lässt sich ohne allzu große Mühe lösen.

Rechnung korrigieren – Welche Fehler zählen?

Zunächst stellt sich die Frage, was denn nun die Fehler sind, die Sie unbedingt ausbessern müssen. Ausschlaggebend sind hier die Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Zu diesen gehören grundsätzlich:

  • Namen und Anschriften des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers,

  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Ausstellers,

  • Rechnungsdatum und Ausstellungsdatum,

  • Rechnungsnummer

  • Menge und Art der Waren bzw. Umfang und Art der Leistungen,

  • Liefer-/Leistungsdatum,

  • Rechnungsbeträge sowie ggf. vereinbarte Entgeltminderung z.B. Skonto,

  • Steuersatz und Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Befreiung von der Umsatzsteuer

Hinweis: Bei Kleinbetragsrechnungen (bis maximal 250 €) werden weniger Angaben verlangt. Bei Grundstücks- und Bauleistungen wird dagegen etwas mehr verlangt.

Grundsätzlich gilt: Fehler bei den Pflichtangaben sollten auf keinen Fall ignoriert werden, da der Empfänger sonst womöglich die Vorsteuer nicht abziehen kann. Handelt es sich aber beispielsweise um einen Tippfehler in der Produktbeschreibung, muss dies nicht abgeändert werden.

Rechnung korrigieren – Wie gehe ich vor?

Hier unterscheidet sich die Vorgehensweise je nachdem, ob die fehlerhafte Rechnung schon verbucht worden ist oder nicht. Ist die Rechnung noch nicht bezahlt und verbucht worden, genügt es, dem Kunden eine korrigierte Rechnung zu schicken (mit gleicher Rechnungsnummer wie die Originalrechnung).

Ist die Rechnung hingegen schon verbucht, darf diese gemäß GoBD keinesfalls mehr geändert werden. In dem Fall müssen Sie eine ‚Stornorechnung‛ – auch oft ‚Rechnungskorrektur‛ oder ‚Korrekturrechnung‛ genannt – erstellen.

Dabei handelt es sich ganz einfach um eine Gutschrift. Nachdem diese ausgestellt wurde, erstellt man eine neue, korrigierte Rechnung (die auch eine eigene Rechnungsnummer vorweisen muss).

Rechnungskorrektur – Was muss auf die Stornorechnung?

Die Stornorechnung oder Gutschrift enthält die gleichen Bestandteile wie eine gewöhnliche Rechnung, jedoch mit einigen Zusätzen und Veränderungen:

  • Eigene Rechnungsnummer und eigenes Rechnungsdatum;

  • Hinweis, dass es sich um eine Stornorechnung handelt;

  • Bezug auf die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum der Originalrechnung (z.B. „Sehr geehrter Kunde, hiermit schreibe ich Ihnen folgenden Betrag aus der Rechnung Nr. XXX vom XX.XX.XXXX gut.‟);

  • Rechnungsbetrag mit einem Minuszeichen davor, da Sie diesen ja gutschreiben.

Weniger Fehler machen mit einem Rechnungsprogramm

Wussten Sie schon, dass Ihnen beim Rechnungsprogramm SumUp Rechnungen Rechnungsvorlagen zur Verfügung stehen, die alle nötigen Pflichtfelder vorweisen? Das hilft Ihnen dabei, keine wichtigen Angaben zu vergessen.

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