Kann eine Gutschrift eine Rechnung ersetzen?

Einfache Antwort: Ja, eine Gutschrift kann eine Rechnung ersetzen, und zwar branchenunabhängig. Dies ist im Umsatzsteuergesetz eindeutig geregelt.

Manche Unternehmen wollen keine Rechnungen erhalten und stellen daher Gutschriften an ihre Lieferanten aus.

Das Gutschriftverfahren wurde von dominierenden Unternehmen entwickelt, damit ihre Subunternehmer nur die Kosten berechnen können, die der „Kunde“ akzeptiert und somit eine weitere Prüfung nicht notwendig macht. Am häufigsten kommt dies in der Logistik-Branche vor.

Das Gutschriftverfahren: Rollentausch bei der Rechnungsstellung

Genau wie mit einer Rechnung kann eine Leistung bzw. eine Lieferung auch mit einer Gutschrift abgerechnet werden. Der wichtigste Unterschied dabei: Nicht Sie als Unternehmer schreibst die Rechnung, sondern der Kunde als Leistungsempfänger erstellt einen Abrechnungsbeleg – eine Gutschrift.

Zum Verständnis:

• Der Lieferant erbringt eine Leistung, erstellt aber keine Rechnung.

• Der Kunde erhält eine Leistung und stellt dafür eine Gutschrift an den Lieferanten aus.

Das Finanzamt akzeptiert eine Abrechnungsgutschrift anstelle einer Rechnung ohne Probleme, denn das Gutschriftenverfahren ist fiskalisch zugelassen. Es muss aber bestimmte Formen erfüllen. Außerdem müssen Sie, genau wie bei einer Rechnung, auch bei einer Gutschrift Umsatzsteuer bezahlen (Es sei denn, Sie sind Kleinunternehmer).

Voraussetzungen für das Gutschriftverfahren

Wichtig ist, dass die Abrechnung per Gutschrift im Vorhinein zwischen Kunde und Empfänger fest vereinbart wurde. Ohne Ihre Zustimmung geht es nicht.

Eine Gutschrift kann ihre Wirkung als Rechnungsersatz verlieren, wenn Sie ihr widersprechen. Das sollten Sie bei Unstimmigkeiten auch tun, wenn z.B. wichtige Angaben fehlen.

Was muss die Gutschrift enthalten?

Um ein vollwertiger Rechnungsersatz zu sein, sollte die Gutschrift die gleichen Pflichtangaben enthalten wie eine normale Rechnung. Zusätzlich muss der Hinweis „Gutschrift“ draufstehen. Sonst kann der Aussteller keine Vorsteuer geltend machen.

In der Gutschrift müssen also die gleichen Angaben gemacht werden, die auch in der Rechnung stehen würden. Die Gutschrift wird dann buchhalterisch genauso erfasst wie eine Rechnung.

Gutschrift elektronisch

Eine Gutschrift kann auch auf elektronischem Wege versendet werden. In diesem Fall muss sie mit einer gültigen digitalen Signatur versehen sein oder den gesetzlichen Vorschriften für e-Rechnungen entsprechen.

Vorteile des Gutschriftverfahrens

Für den Lieferanten: Beim Gutschriftverfahren liegt die Abrechnungslast auf Seiten des Kunden. Das bedeutet: weniger Arbeit und Aufwand für den Lieferanten! Er spart sich den Versand von Rechnungen und unter Umständen auch von lästigen Mahnungen.

Für den Kunden: Gleichzeitig profitiert auch der Kunde. Er spart sich die aufwendige Prüfung eingehender Rechnungen. Die Zahlungen lassen sich elektronisch automatisieren, sodass insgesamt wirtschaftlicher gearbeitet werden kann. Das ist vor allem für große Unternehmen sinnvoll.

Gutschriftverfahren: Gutschrift statt Rechnung - Fazit

Das Gutschriftverfahren ist eine effiziente Alternative zur Rechnungsstellung. Im Geschäftsleben ist es allerdings eher die Ausnahme – die herkömmliche Rechnung ist nach wie vor die Regel.