Kann ich Rechnungen per E-Mail verschicken?
Sie verschicken Ihre Rechnungen noch per Post und sind es Leid, jedes Mal den Drucker anzustellen, die Rechnung einzupacken und zum Postkasten zu tragen?
Schlimmer noch, jedes Mal, wenn Sie dafür eine Briefmarke brauchen, müssen Sie sich in der langen Schlange bei der Post die Beine in den Bauch stehen? Das können Sie sich künftig ersparen: Denn ja, Sie können Rechnungen per E-Mail verschicken und das ganz einfach.
Eine Rechnung per E-Mail ist rechtlich gültig
Es gibt immer wieder Kunden, die nur Papierrechnungen akzeptieren. Aber elektronische Rechnungen, zu denen auch per E-Mail verschickte Rechnungen zählen, sind auf dem Vormarsch.
Der Gesetzesgeber hat es in letzter Zeit sogar einfacher gemacht, eine Rechnung per E-Mail zu verschicken. Eine elektronische Rechnung braucht nämlich inzwischen keine digitale Signatur mehr, um rechtsgültig zu sein.
Natürlich muss eine elektronische Rechnung aber dieselben Anforderungen wie eine Papierrechnung erfüllen und den gesetzlichen Vorgaben für Rechnungen entsprechen.
Wie verschicke ich eine Rechnung per E-Mail?
Wenn Sie Ihre Rechnung mit Word oder Excel erstellt haben, empfehlen wir Ihnen, das Dokument als PDF-Datei zu speichern. So kann die Rechnung nicht mehr nachträglich verändert werden. Anschließend können Sie dem Kunden eine E-Mail schreiben und die Rechnung als Anhang mitschicken.
Noch einfacher wird es, wenn Sie ein gutes Rechnungsprogramm benutzen, welches Ihre Rechnungen direkt per E-Mail aus dem Programm heraus verschickt.
Tipp: Einige Rechnungsprogramme, wie SumUp Rechnungen, geben Ihnen außerdem die Möglichkeit, Rechnungen auch per App statt via E-Mail zu versenden.
Warum Rechnung per E-Mail schicken?
Diese Frage ist leicht beantwortet: Wer Rechnungen per E-Mail verschickt, spart Zeit und Geld.
Für jede per E-Mail verschickte Rechnung entfallen die Kosten für Papier, Druck, Umschlag und Porto. Außerdem entfällt natürlich auch der Aufwand, die Rechnung zu drucken, zu frankieren und zur Post zu bringen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Ihr Kunde die Rechnung sofort erhält. Damit haben Sie auch gute Aussichten, schnellstmöglich Ihr Geld vom Kunden zu erhalten.
Gerade in Zeiten, in denen Mobilität eine immer größere Rolle spielt, kann es auch für Ihren Kunden ein echter Vorteil sein, Rechnungen per E-Mail überall empfangen zu können.